Faktureringsinställningar

"Invoicing settings" under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" anger de standardvärden som tillämpas på varje faktura som din organisation utfärdar.

Faktureringsuppgifter

Avsnittet "Billing data" innehåller säljarens adress: företagsnamn, adress och skatteregistreringsnummer, som visas för dina kunder på de fakturor du utfärdar. De återanvänds på varje faktura så att du slipper ange dem varje gång.

Detta skiljer sig från din organisations egen faktureringsadress hos Flowtly, som visas på de fakturor Flowtly utfärdar till dig för din prenumeration — se Prenumeration och fakturering.

Numrering och betalningsvillkor

"Invoice name format" — numreringsschemat för nya fakturor.

Utskick

När fakturor skickas via e-post kan du ange "Invoice Reply-To email", "Invoice send ccs name" och "Invoice send ccs email" så att svar och kopior når rätt personer.

E-fakturering

Avsnittet "E-Invoicing" konfigurerar leverans av strukturerade e-fakturor (till exempel KSeF). Se E-fakturering för den fullständiga konfigurationen.

Fakturataggrupper

Med taggar kan du koda fakturor och deras rader efter era egna kategorier — kostnadsslag, kostnadsställen, försäljningsregister. De ställs in under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", som bara administratörer kan öppna. Varje taggrupp innehåller de taggar (värden) som går att välja, och varje tagg har ett namn, en kort etikett, en sorteringsordning och eventuellt en ägare ("Owner") som attesterar fakturor i den kategorin (se Attestflöde för fakturor).

Ordning av taggrupper

Taggrupper visas i samma ordning överallt: på den här sidan, i varje taggväljare och i budgetrapporten per grupp. En administratör bestämmer ordningen:

Klicka på "Reorder groups". Grupperna fälls ihop till en rad var.
Dra en rad i handtaget till dess nya plats. På en telefon håller du ned handtaget och drar sedan. Med tangentbordet sätter du fokus på handtaget, trycker på mellanslag, flyttar det med piltangenterna och trycker på mellanslag igen.
Klicka på "Done" för att gå tillbaka till hela listan.

Varje flytt sparas så snart du släpper den. Om den inte kan sparas går grupperna tillbaka till sina platser och ett meddelande talar om det.

Grupper som ingen har ordnat om ligger kvar i alfabetisk ordning som tidigare.
En ny grupp läggs till sist.
Alla ser ordningen; bara administratörer kan ändra den.
Kalkylbladsexporten listar grupperna i samma ordning.

Begränsa en tagg till inkommande eller utgående fakturor

Vissa taggar är bara meningsfulla på ena sidan: ett försäljningsregister hör till fakturorna ni skickar, ett inköpskostnadsslag till fakturorna ni tar emot. Varje tagg har därför inställningen "Invoice direction":

"Both incoming and outgoing invoices" — standard.
"Incoming (purchase) invoices only"
"Outgoing (sales) invoices only"

Taggväljarna erbjuder då bara de taggar som passar fakturan i fråga:

På inkommande fakturor — inklusive deras rader och kategoriseringstabellerna — erbjuds inte taggar som är begränsade till utgående fakturor.
På försäljningsfakturor och deras rader erbjuds inte taggar som är begränsade till inkommande fakturor.
När du väljer en motparts standardfakturataggar erbjuds inte en tagg som inte skulle kunna användas på någon av de fakturor som dess grupp gäller för.

En del förblir som förut:

Inget ändras förrän du väljer. Alla befintliga taggar står på båda, så alla väljare fortsätter att erbjuda dem tills någon anger en riktning.
Taggar som redan finns på en faktura ligger kvar och syns fortfarande, även om riktningen som anges senare inte längre skulle erbjuda dem på den fakturan. Inställningen påverkar bara vad som kan väljas framöver.
Andra ställen påverkas inte. Taggar på projekt, avtal, motparter eller banktransaktioner bryr sig inte om riktningen.

Inställningen visas bara för taggrupper som gäller fakturor, eller allt. En grupp som bara används på projekt eller transaktioner visar den inte.

Koppla en tagg till ett projekt

En tagg kan ange det projekt den vanligtvis hör ihop med, så att valet av den ena fyller i den andra när en inkommande faktura konteras. Öppna en tagg i en grupp som används på inkommande fakturor och välj projektet under "Linked project". Töm fältet, eller välj inget, för att ta bort kopplingen. Fältet visas inte för grupper som bara används på projekt, där kopplingen inte skulle ha någon effekt.

På en inkommande faktura fungerar kopplingen i båda riktningarna:

När du väljer taggen fylls projektet i, så länge fakturan inte redan är tilldelad något projekt. En faktura som redan är fördelad mellan projekt lämnas som den är, så att belopp du redan har angett inte delas upp på nytt.
När du väljer projektet fylls taggen i, så länge exakt en tagg anger det projektet och inget ännu är valt i den taggens grupp. Om två taggar anger samma projekt fylls ingen av dem i, eftersom ett val av en skulle vara en gissning.

I båda fallen är det ett förslag och inte en regel: det som fylls i kan ändras eller tas bort som allt annat du själv har valt, och ingen kombination av tagg och projekt nekas.

Ge en tagg dess bokföringskod

En tagg kan bära det bokföringskonto den bokför på, så som er redovisningskonsult benämner det. Öppna taggen och fyll i "Accounting code", under beskrivningen. Koden är fri text på upp till 64 tecken, så polska bokstäver, punkter, bindestreck och understreck fungerar alla, och flera taggar kan dela samma kod. Lämna fältet tomt om taggen inte har något eget konto.

I listan över taggar visar en tagg med kod den under sitt namn som "Account": följt av koden; håll muspekaren över den för att se hela koden när den är för lång för att rymmas.

Koden spelar roll för exporten till Comarch Optima: där en tagg har en kod innehåller filen koden i stället för taggens namn, och en tagg utan kod exporteras under sitt namn. Se Bokföringsexporter.

Exportera och importera taggar som kalkylark

Klicka på "Export" på sidan med fakturataggrupper för att redigera många taggar på en gång. Du laddar ned en .csv-fil med alla fakturataggrupper och deras taggar, som öppnas i Excel. Varje rad är en tagg, och en grupp utan taggar har en egen rad. Kolumnerna är:

id: taggens id. Låt det vara oförändrat.
group: taggruppen.
tag: taggens namn.
label: den korta etiketten. Lämnar du den tom på en ny tagg skapas den från namnet.
order: ordningen. Lägre tal visas först.
description: valfri.
direction: incoming, outgoing eller both.

Redigera filen, spara den som .csv eller .xlsx, klicka sedan på "Import" och välj den. Inget sparas ännu: Flowtly visar först vad filen skulle göra, med nya grupper, nya taggar och ändrade taggar. Har en rad ett problem, till exempel en etikett längre än 32 tecken eller en okänd riktning, visas den med sitt radnummer och inget kan tillämpas förrän filen är rättad. Klicka på "Apply changes" för att spara.

En import tar aldrig bort något. En tagg som saknas i filen förblir som den är. Taggar tar du bort på själva sidan.
Byta namn på eller flytta en tagg görs via id: ändra namnet eller gruppen på taggens rad.
Kopiera taggarna till en annan organisation: importera samma fil där. Id:na känns inte igen i den andra organisationen, så raderna matchas på grupp- och taggnamn, och det som saknas skapas.
Bara fakturataggrupper exporteras och importeras. Taggarnas ägare finns inte i filen och lämnas oförändrade.

Taggar för hyresfakturering

Kortet "Lease invoicing tags" anger den fakturakategoritagg som Massfakturering av hyresavtal sätter på varje typ av avgift. Det har en taggväljare vardera för "Rent tags", "Service-charge advance tags" och "Utilities tags", och varje väljare sparas för sig. Bara taggar från grupper som används på fakturarader erbjuds.

En tagg inställd för en avgift: körningen använder den.
Flera taggar inställda: en administratör som kör faktureringen väljer en av dem i körningen, och det valet hamnar på varje faktura som körningen utkastar och skapar.
Ingen tagg inställd: körningen avvisar den avgiften. Avvisandet länkar tillbaka till det här kortet.

Samma taggar avgör vad som räknas som hyra och förbrukning i rapporten över fakturerad hyra per kvadratmeter, och vilka betalningar som räknas som förskott på driftskostnader när en årsavstämning regleras.

Exempel på användning

Lägga till ekonomiteamet som kopiemottagare på varje fakturamejl.
Begränsa taggarna i en grupp med försäljningsregister till utgående fakturor, så att de inte längre dyker upp när någon konterar en leverantörsfaktura.
Koppla varje kostnadsställetagg till sitt projekt, så att en leverantörsfaktura som konterats med taggen hamnar på rätt projekt utan ett andra val.