Frånvaroinställningar — Inställningar

Frånvaroinställningar, under "Settings" → "People" → "Time off carry-over", styr överföringspolicyn för frånvarosaldon.

Aktivera överföringspolicyn för att låta outnyttjad frånvaro föras över till nästa period enligt dina regler. Om överföring är inaktiverad används det tidigare beteendet för frånvarosaldon.

Endast organisationsadministratörer kan ändra detta; övriga kan se den aktuella policyn.

Exempel på användning

En anställd har 5 återstående frånvarodagar vid årets slut, och överföringspolicyn tillåter att 3 dagar förs över till nästa period.
En anställd har 10 återstående frånvarodagar, men överföringspolicyn har ett maximum på 5 dagar, så bara 5 dagar förs över.
En anställd har 0 återstående frånvarodagar, så ingen frånvaro förs över.
En utkontrakterad löneavdelning läggs till som extern e-postadress för "Employment contract", och dess personal känner igen aviseringarna på avsändarnamnet <organisationsnamn> via Flowtly.

Överföring per avtalstyp

Under "Carry-over per contract type" har varje avtalstyp ("Employment contract", "B2B", "Freelance service contract" och "Contract for specific work") en rad med två inställningar.

Reglaget har tre val:

"Inherit (organisation: …)" följer organisationens reglage "Enable carry-over policy". Det gäller tills du ändrar det.
"On" för över dagar för den här avtalstypen, även när policyn är inaktiverad för organisationen.
"Off" för aldrig över dagar för den här avtalstypen.

Det avtal som räknas är det som gäller den 31 december det år dagarna kommer från, så ett avtalsbyte i januari ändrar inte förra årets överföring. Valet gäller även överföring som har förts in manuellt för en anställd.

Bredvid reglaget anger "Expiry for <contract type> (MM-DD)" när den avtalstypens överförda dagar förfaller. Lämna fältet tomt för att använda organisationens "Expiry date (MM-DD)", som det tomma fältet visar som tips. Fältet är inaktiverat så länge överföring är av för avtalstypen, eftersom inget förs över och därför inget förfaller. Använd en dag som finns i månaden: februari accepterar högst 02-28, eftersom datumet saknar år.

"Max carried days" och "Consume carried days first" följer alltid organisationens inställningar. När en avtalstyp förfaller på ett eget datum listar panelen "Recommendations" de avtalstyperna.

Exempel: överföring "On" för "Employment contract" och "B2B", där "B2B" förfaller 03-31 och fältet för "Employment contract" lämnas tomt, så att organisationens datum gäller.

Available now i ledighetssaldona

Ledighetssaldot leder med Year-end forecast, de dagar som återstår att ta ut före den 31 december, på kortet "Time off balance", på kortet "Days off" på startsidan och i panelen bredvid en ledighetsansökan. Om dessa tre ställen även visar "Available now", de dagar som kan tas ut i dag, är en inställning för hela organisationen. Den är avstängd som standard.

"Off" — endast prognosen för årets slut visas, och "Available now" visas ingenstans av dessa tre. Den utelämnas också överallt annars: sidhuvudskortet på en persons sida heter "Year-end leave balance", fliken "Overview" visar årsslutsprognosen, "How we calculate this" listar sina rader utan summan "Available now", och listan över frånvarotyper i ett ansökningsformulär anger årsslutsprognosen för varje semestertyp.
"On" — "Available now" läggs till som en liten sekundär rad under prognosen och som en rad i sammanställningen på kortet "Days off". Prognosen förblir huvudsiffran på dessa tre. Personens sidhuvudskort, fliken "Overview" och listan över frånvarotyper visar de dagar som är tillgängliga nu, och "How we calculate this" slutar på summan "Available now".

Inställningen ändrar bara vad som visas: inget saldo räknas om och inga ledighetsdata ändras när den slås om. Det finns ingen omkopplare för den på sidorna "Time off carry-over" eller "Absence notifications"; be Flowtlys support slå på eller av den för din organisation. Hur båda siffrorna beräknas beskrivs i Semesterdagar.

Frånvaroaviseringar

HR-aviseringar om frånvaro har en egen ruta: "Settings" → "People" → "Absence notifications". Tidigare låg det här avsnittet under formuläret för överföring; överföringssidan hänvisar nu till den nya rutan.

Där väljer du vilka händelser ("Requested", "Accepted", "Rejected", "Canceled" eller "Edited") HR informeras om och vem som får aviseringarna för varje avtalstyp: "Default (time off managers)", "Specific people" eller "Nobody". Endast frånvaroansvariga kan ändra de här inställningarna.

Medan organisationens aviseringar är pausade visas en banner med "Notifications are paused until <date>" högst upp på sidan "Absence notifications" och på sidorna under "People" → "Time off" (ansökningar, historik och planerare). En administratör ser "Resume now", som avslutar pausen direkt, och "Pause settings", som öppnar själva reglaget under "Settings" → "Administration" → "Organization". Alla andra får veta att en administratör kan återuppta aviseringarna där. Pausen ändrar inte de konfigurerade händelserna eller mottagarna.

E-post till en extern e-postadress

En extern e-postadress har inget konto i Flowtly, så aviserings-mejlet skickas på din organisations vägnar och avsändarnamnet är <organisationsnamn> via Flowtly. Personer i din organisation får samma avisering under enbart din organisations namn. Båda kommer från samma Flowtly-adress utan svar (no-reply).

Så länge "Pause email notifications" är på under Utskickssäkerhet får externa e-postadresser inga av dessa aviseringar, precis som personer i din organisation inte får några. Varje mejl som hållits tillbaka på det här sättet listas i E-posthistorik som "Blocked by policy", med orsaken att e-postkanalen är pausad.

Vilka frånvarotyper varje person får besked om

Under "Specific people" har varje mottagare, oavsett om det är en person eller en extern e-postadress, ett eget fält "Absence types each person hears about". Det listar organisationens aktiva frånvarotyper; som standard är alla typer ikryssade och fältet visar "All absence types". Avmarkera de typer som en mottagare inte ska få besked om: en lönebyrå kan till exempel få enbart ledighetsansökningar och ingenting om distansarbete eller en dag hos kunden.

Alla typer ikryssade betyder inget filter. En mottagare som lämnas på "All absence types" får också besked om frånvarotyper som organisationen lägger till senare.
Minst en typ måste förbli ikryssad. Om alla avmarkeras visas "Pick at least one absence type." och inställningarna kan inte sparas förrän någon typ kryssas i igen. Ta bort mottagaren om du vill stoppa en mottagares aviseringar helt.
Om en mottagare tas bort försvinner också filtret, så när mottagaren läggs till igen börjar den med alla typer.
En frånvarotyp som sedan dess har inaktiverats finns kvar i listan för en mottagare vars filter redan nämner den, så ett sparat filter visas som det är.