E-fakturering

Modulen E-fakturering i Flowtly gör det möjligt för organisationer att skicka och ta emot elektroniska fakturor i enlighet med regulatoriska krav. Den integrerar med det polska nationella e-faktureringssystemet (KSeF) för att automatisera utbytet av strukturerade fakturadata mellan din organisation och dess motparter.

Utgående fakturor som skapas i Flowtly kan automatiskt konverteras till det XML-format som krävs och skickas till KSeF. Modulen följer upp inlämningsstatus, lagrar bekräftelsenummer och flaggar eventuella valideringsfel så att problem kan lösas innan de påverkar efterlevnadsdeadlines.

E-fakturering har ingen egen sida. E-faktureringsåtgärderna för en faktura öppnas i en panel från den fakturan, och organisationens gemensamma inställningar för e-fakturering finns under Organisationsinställningar, på sidan Invoicing settings.

Synkronisering av ingående fakturor hämtar fakturor som ställts ut till din organisation från KSeF direkt till Flowtly. Mottagna fakturor matchas mot befintliga leverantörsposter och kan dirigeras genom godkännandeflöden, vilket minskar manuell datainmatning och risken för bearbetningsfel.

Auktorisera ett rumänskt företag hos ANAF. Ett rumänskt företag vars leverantör under Rumänsk e-fakturering i organisationens faktureringsinställningar är ANAF måste auktorisera Flowtly hos ANAF innan Flowtly kan nå ANAF för företagets räkning. Varje sparat företag med den leverantören visar sitt auktoriseringsstatus och en knapp "Authorize with ANAF". Knappen öppnar ANAF:s auktoriseringssida i en ny webbläsarflik (om webbläsaren blockerar den nya fliken öppnas sidan i den aktuella). Godkänn åtkomsten där, stäng fliken och gå tillbaka till Flowtly: statusen uppdateras när du kommer tillbaka. Statusen lyder:

• "Not authorized with ANAF": företaget har inte auktoriserats ännu.
• "Authorization started, not yet approved at ANAF": ANAF:s sida öppnades, men åtkomsten har inte godkänts där ännu.
• Auktoriserat till ett datum: företaget är auktoriserat, och datumet är när auktoriseringen löper ut.
• Löper ut ett datum**, auktorisera igen**: auktoriseringen håller på att löpa ut. Auktorisera igen före det datumet.
• "Needs re-authorization": auktoriseringen har löpt ut. Auktorisera igen.

Ett företag vars fakturor lämnas in av en annan rumänsk leverantör visar en rad som anger att den leverantören lämnar in dess fakturor, så det behöver ingen ANAF-auktorisering, och har ingen knapp. Ett företag som du just har lagt till eller ändrat visar sin auktoriseringsrad när listan har sparats. Om statusen inte kan läsas anges det i ett meddelande på kortet; försök igen om några minuter. Om auktoriseringssidan inte kan öppnas visas ett meddelande på det företagets rad. I båda fallen går företagen fortfarande att redigera.

Leverantörsfakturor från ANAF för ett rumänskt företag. Ett rumänskt företag vars leverantör under Rumänsk e-fakturering i organisationens faktureringsinställningar är ANAF får sina leverantörsfakturor från ANAF (RO e-Factura) i stället för från KSeF. Flowtly hämtar dem enligt ett schema, och sidan för inkommande fakturor erbjuder dessutom Synkronisera leverantörsfakturor från ANAF, en knapp per sådant företag, för användare som hanterar fakturor. Företag som lämnar in via en annan rumänsk leverantör har ingen sådan knapp, och en organisation utan rumänskt företag ser sidan oförändrad.

En synkronisering körs för ett företag i taget och kan ta några minuter; medan den körs är synkroniseringsknapparna otillgängliga. När den är klar visar knappens företag tidpunkten för den synkroniseringen och vad den hittade: hur många fakturor som hittades, hur många som var nya, hur många som skickades till Flowtly, hur många som hoppades över och hur många som misslyckades. När sidan öppnas visar varje sådant företag också när det senast synkroniserades (Senast synkroniserad med datum och tid), eller "Never synced" om det ännu inte har synkroniserats; efter en synkronisering från knappen visas i stället tidpunkten för den synkroniseringen. Tidpunkten för senaste synkronisering när sidan öppnas visas bara för administratörer: andra användare ser ingen tidpunkt förrän de kör en synkronisering, och inget fel. När en körning inte kunde läsa in alla fakturor anges det i resultatet, och resten hämtas automatiskt. Varje företag behåller sitt eget resultat medan ett annat företag synkroniseras.

En synkronisering kan nekas, och resultatet anger då orsaken i en mening:

• Företaget är inte auktoriserat hos ANAF, eller dess auktorisering har gått ut. Auktorisera det hos ANAF under Rumänsk e-fakturering i organisationens faktureringsinställningar och synkronisera sedan igen.
• En synkronisering för företaget pågår redan. Vänta tills den är klar och försök sedan igen.
• Synkroniseringen slutfördes inte. Den görs om automatiskt, och du kan också försöka igen om några minuter.

En leverantörsfaktura från ANAF som redan finns i Flowtly. När ANAF levererar en faktura som du redan hade registrerat i Flowtly innan dess dokument kom, till exempel från en importerad lista med tidigare fakturor, bifogas dokumentet till den fakturan och den blir en e-faktura, i stället för att en andra kopia skapas. Det som registrerats på den ligger kvar som det var: leverantör, fakturanummer, belopp, kategorier och betalningsmatchning. Flowtly letar först efter en faktura från samma leverantör med samma fakturanummer. Eftersom det för hand registrerade numret ofta skiljer sig från det som ANAF anger (ANAF kan lägga till leverantörens seriebokstäver och inledande nollor, så att "531916" visas som "FAR0 531916"), letar det sedan efter den enda fakturan från samma leverantör, med fakturans utfärdandedatum, med samma nettobelopp eller samma bruttobelopp. Om flera fakturor passar avgör numret utan seriebokstäver och inledande nollor mellan dem. En faktura som redan har ett eget e-fakturadokument används aldrig. Om flera fakturor fortfarande passar bifogas ANAF-dokumentet inte till någon av dem, eftersom de kan vara separata, riktiga fakturor: ange rätt fakturanummer på den som dokumentet hör till, så bifogas det vid nästa synkronisering. Om ingen registrerad faktura passar kommer dokumentet in som en ny faktura.

Skicka ett rumänskt företags fakturor till ANAF. Inlämning till ANAF:s produktionssystem (RO e-Factura) aktiveras för varje organisation under en styrd utrullning, inte från inställningarna, och gäller alla organisationens rumänska företag samtidigt. Tills den är aktiverad arbetar Flowtly med ANAF:s testsystem för den organisationen: en faktura som skickas då lämnas inte in till ANAF, även om den visar ANAF:s svar, så ANAF är fortfarande ett separat steg. Varken valet av ANAF som ett företags leverantör eller auktorisering hos ANAF aktiverar den. Fakturalistan erbjuder utskicket endast så länge Enable E-Invoicing är på i organisationens faktureringsinställningar. Den omkopplaren kräver en KSeF-anslutning, som inlämning till ANAF inte ger ett företag, så ett sådant företag kan inte slå på den från den sidan.

När inlämningen är aktiverad lämnas för ett rumänskt företag vars leverantör under Romanian e-invoicing är ANAF en faktura in till ANAF (RO e-Factura) i stället för till KSeF när den skickas, och de övriga polska e-faktureringsinställningarna gäller inte för den. Företaget måste först vara auktoriserat hos ANAF. Innan något skickas kontrollerar Flowtly fakturan och nekar, när något saknas, med ett meddelande som anger vad som ska rättas, och skickar ingenting:

• Fakturan är numrerad i företagets serie, är i RON, har minst en rad, och varje rad har 21 % eller 11 % moms.
• Dess lagrade bruttosumma stämmer inom 0,01 med den summa som ANAF beräknar från raderna med moms avrundad per sats.
• Kunden har ett företagsskatte-id (CUI) med RO-prefix och en adress med gata. Orten skrivs som "<ort>, judet <län>", eller "Bucuresti, Sector <n>" i Bukarest, eftersom ANAF kräver länet och, för Bukarest, sektorn.
• Företagets faktureringsnamn, gata och ort i organisationens inställningar är ifyllda, med orten skriven på samma sätt.

En faktura till en privatperson, vars skatte-id är ett personnummer (CNP), skickas inte. Korrigeringar kan inte skickas till ANAF från Flowtly. När ANAF har behandlat fakturan registrerar Flowtly om den godkändes eller avvisades, tillsammans med ANAF:s meddelanden. När ANAF har godkänt den kan fakturan skickas till kunden med e-post via "Send via e-mail" i menyn på dess panel för e-fakturering.

Fakturanummer i en rumänsk serie. För ett sådant företag numrerar Flowtly fakturor i företagets serie, till exempel FSPA-0716, med fortsättning från det högsta nummer som redan använts. Numret ges när fakturan skapas, så serien kan ha luckor: ett borttaget utkast lämnar sitt nummer oanvänt, och det numret ges aldrig till en annan faktura, eftersom en borttagen faktura kan vara på väg till ANAF redan. Om en annan faktura, även en borttagen, har samma nummer skickas fakturan inte förrän den får ett nytt nummer.

En faktura som ANAF har godkänt, i fakturalistan. Medan en faktura som lämnats in till ANAF har godkänts men ännu inte skickats till kunden, lyder dess status i fakturalistan och på dess kort Accepted by ANAF i stället för "Not sent". Det ändrar bara ordalydelsen: fakturan räknas fortfarande som inte skickad till kunden, så statusfiltret "Not sent" listar den fortfarande. Om fakturamejlet misslyckades lyder statusen i stället "Sending failed".

Läsa varför ANAF avvisade en faktura. När ANAF avvisar en faktura och returnerar sina meddelanden erbjuder fakturans rad i fakturalistan, och dess kort på en telefon, "View ANAF messages". Knappen öppnar en panel med rubriken "Rejected by ANAF" med ANAF:s sammanfattning följd av vart och ett av dess meddelanden. När ett meddelande nämner en av ANAF:s valideringsregler, till exempel BR-CO-16, visas regelkoden ovanför det. Att öppna panelen öppnar inte fakturan. En avvisad faktura kan rättas och skickas igen. En faktura som avvisats av KSeF erbjuder inte den här knappen.

PDF:en för en faktura som lämnats in till ANAF. När en faktura skickas till ANAF skapar Flowtly dess PDF utifrån e-Factura-dokumentet som det lämnades in och sparar den kopian tillsammans med fakturan, så att PDF:en visar fakturan så som den skickades, tillsammans med uppgifter som det inlämnade dokumentet inte innehåller, till exempel ANAF-status och fakturans anteckningar. Den sparade kopian är den som öppnas och laddas ned från fakturans e-faktureringsåtgärder, den som Skicka via e-post bifogar när ANAF har godkänt fakturan och den som Ladda ned valda PDF:er lägger i arkivet. En betalningspåminnelse bifogar i stället standardfaktura-PDF:en, som saknar ANAF-uppgifter.

PDF:en skiljer sig från standardfaktura-PDF:en på följande sätt:

• ANAF-uppgifter i sidhuvudet. Sidhuvudet visar ANAF-uppladdningsindex (Index de încărcare ANAF), som är ANAF:s referensnummer för inlämningen, och ANAF-status (Stare ANAF). Tills ANAF har gett indexet står det Väntar på tilldelning (În așteptarea alocării).
• CUI för rumänska parter. Säljaren och en rumänsk köpare visas med sitt CUI och prefixet RO. En utländsk köpare behåller sitt momsnummer.
• Rumänska juridiska uppgifter i sidfoten. Sidfoten anger säljarens säte, dess CUI och, när det är angivet för organisationen, dess aktiekapital. Ett handelsregisternummer (Reg. Com.) skrivs bara ut när det inlämnade dokumentet har ett; fakturor som lämnats in från Flowtly har inget, så räkna inte med något på dem.
• Inga polska uppgifter. Det finns inget KSeF-nummer, ingen KSeF-QR-kod, ingen polsk betalnings-QR-kod, inget REGON, KRS eller BDO.
• Fakturans anteckningar. Anteckningar som skrivits på fakturan skrivs ut under en rubrik på PDF:ens språk. De ingår inte i det inlämnade dokumentet, så ANAF:s kopia innehåller dem inte. En massfaktura för hyra som räknats om från EUR anger sin kurs så här: Curs valutar: 5.3416 (BNR EUR/RON, 2026-11-03).

PDF:en är på kundens dokumentspråk när det är rumänska, engelska, polska eller ukrainska, och på rumänska för alla andra språk.

När PDF:en visar uppladdningsindexet. Indexet finns inte ännu när fakturan skickas, så den första sparade PDF:en visar Väntar på tilldelning och statusen vid den tidpunkten, till exempel Skickas till ANAF. När ANAF godkänner fakturan sparar Flowtly PDF:en en gång till med indexet och Validerad av ANAF (Validată de ANAF), och den blir fakturans senaste PDF. Det sker en gång, och bara så länge PDF:en som väntar på tilldelning fortfarande är den senaste. Misslyckas det är fakturan ändå registrerad som godkänd, men dess PDF visar fortfarande Väntar på tilldelning, och det är den PDF som Skicka via e-post bifogar. Flowtly gör inget nytt försök.

Om det inlämnade dokumentet inte kan nås eller läsas när fakturan skickas sparar Flowtly i stället standardfaktura-PDF:en, och godkännandet ersätter den inte. Medan en faktura är avvisad är PDF:en du öppnar standard-PDF:en, skapad utifrån fakturan som den lyder just då, eftersom en avvisad faktura fortfarande kan redigeras. Skickas den igen skapas en ny inlämning med en ny PDF som börjar på Väntar på tilldelning. I inget annat fall skapar Flowtly en sparad PDF på nytt av sig självt, så en faktura som redan har en PDF i standardlayouten, som äldre ANAF-inlämningar, behåller den.

Skicka en faktura som lämnats in till ANAF via e-post. När ANAF har godkänt fakturan bifogar Skicka via e-post den sparade kopian och lämnar den som den är, oavsett om du skickar från fakturalistan, fakturaförhandsvisningen eller e-faktureringspanelen. Om fakturan inte har någon sparad kopia skapar Flowtly PDF:en i det ögonblicket, bifogar den och sparar den. Om det finns en sparad kopia som inte går att läsa innehåller e-postmeddelandet en PDF som skapats i det ögonblicket, vilken kan skilja sig från det inlämnade dokumentet, och den sparade kopian ligger kvar.

Medan ANAF:s svar fortfarande är under behandling bifogar Skicka via e-post i fakturalistan eller fakturaförhandsvisningen också den sparade kopian och sparar ingenting, så godkännandet sparar fortfarande PDF:en med dess index. Om fakturan i det ögonblicket inte har någon sparad kopia, eller om den inte går att läsa, innehåller e-postmeddelandet en PDF som skapats i det ögonblicket.

En faktura som överlämnats till ANAF kan inte tas bort. När en faktura har överlämnats till ANAF nekar Flowtly att ta bort den, även medan den fortfarande väntar i kön: ANAF tar emot den oavsett om den tas bort i Flowtly. Ingenting ändras när borttagningen nekas. Endast en faktura som ANAF avvisat kan fortfarande tas bort.

Fakturakorrigeringar stöds fullt ut, inklusive både korrigeringsfakturor och kreditnotor. Modulen upprätthåller en tydlig revisionsspårning som länkar ursprungliga fakturor till deras korrigeringar, vilket säkerställer att dina poster förblir korrekta och reviderbara vid alla tillfällen.

Skattesatser i en KSeF-PDF på engelska. I PDF:en för ett KSeF-dokument på engelska har kolumnen för satsen på fakturaraderna rubriken Tax rate, och de polska satskoderna skrivs ut i ord: koderna för icke momspliktiga np, np I och np II visas som n/a, zw som exempt och oo som reverse charge. En numerisk sats visas som procent, till exempel 23%, och varje annan post visas som den skickades in. På alla andra språk visar PDF:en koderna som de skickades in. Själva det inskickade dokumentet innehåller alltid koderna, så där den engelska PDF:en visar exempt står det zw i dokumentet hos KSeF.

En inskickad faktura kan inte tas bort. När en faktura har överlämnats till KSeF, oavsett om den fortfarande behandlas eller har skickats eller godkänts, vägrar Flowtly att ta bort den. Myndigheten kan redan ha den, och en borttagning skulle göra att dina uppgifter inte stämmer med det som lämnats in. Ingenting ändras när borttagningen nekas. För att ändra en sådan faktura utfärdar du en korrigeringsfaktura. En faktura som fortfarande väntar i kön på att skickas in, och en som KSeF avvisat, kan fortfarande tas bort. En faktura som överlämnats till ANAF följer en strängare regel, beskriven ovan.

Fakturor till konsumenter. En faktura till en polsk köpare utan skattenummer skickas till KSeF, med köparen markerad som utan skatteidentifierare, endast när kunden är angiven som "Private individual"; Motparter beskriver hur du anger en sådan. Varje annan polsk köpare utan skattenummer behandlas inte som konsument, inklusive en kund vars identifikationstyp är "None" och en köpare vars identifierartyp är NIP men vars NIP är tomt eller saknar siffror: fakturan avvisas i stället för att skickas, så att ett företag utan NIP avvisas i stället för att anmälas som konsument. Ange köparens NIP på kunden, eller ange kunden som "Private individual" om köparen är en person, och skicka igen. En kund som är angiven som "Private individual" har inget skattenummer: om ett sådant är sparat på kunden avvisas fakturan som att den har ett ogiltigt skatte-ID. Att ange kunden ändrar inte en faktura som behåller de köparuppgifter den utfärdades med; det fallet beskrivs nedan.

Köparuppgifter på en redan utfärdad faktura. En utfärdad faktura behåller de köparuppgifter den utfärdades med, så att redigera kunden efteråt ändrar den inte. När KSeF inte kan ta emot en sådan faktura på grund av dessa uppgifter (saknat eller ogiltigt NIP, saknad identifierartyp, saknad gata, ort eller postnummer, eller ett land som inte är en tvåställig kod) anger meddelandet i förhandsgranskningen den utväg som fungerar för just den fakturan:

• "Undo mark as sent", rätta kunden och skicka sedan fakturan till KSeF, för en faktura som bara registrerats som skickad.
• "Issue correction", för en faktura som redan har ett KSeF-nummer.
• Ingetdera, för en faktura som skickats med e-post och aldrig lämnats in: att redigera kunden ändrar den inte, och en korrigering kan inte skickas till KSeF eftersom fakturan saknar KSeF-nummer.

I dessa fall erbjuder förhandsgranskningen inte "Edit client", eftersom det inte skulle rätta fakturan att redigera kunden. Den erbjuds så länge minst ett av avslagen fortfarande kan åtgärdas på kunden.

Betalningsvillkor. När en faktura anger en betalningsmetod men inget förfallodatum innehåller det inskickade dokumentet betalningsmetoden och utelämnar avsnittet om betalningsvillkor, i stället för att skicka ett tomt förfallodatum som KSeF skulle avvisa. Lägg till ett förfallodatum på fakturan om du vill att ett betalningsvillkor ska visas i det inskickade dokumentet.

När en mottagen faktura granskas accepterar fälten för netto- och bruttobelopp negativa värden, så att en korrigeringsfaktura som minskar eller upphäver den ursprungliga avgiften kan anges exakt så som den utfärdades. Ett negativt nettobelopp tillsammans med ett motsvarande negativt bruttobelopp accepteras som giltigt och flaggas inte som ett fel. Importera en korrigering som redan skickats till KSeF. Dokument som din organisation har skickat till KSeF kan importeras till Flowtly, vilket är så posterna kompletteras när fakturor har skickats utanför Flowtly. En korrigering importeras som en korrigering och länkas till den faktura den korrigerar, så att originalets summor uppdateras i stället för att stå kvar oförändrade. Den länken krävs: om den korrigerade fakturan ännu inte finns i Flowtly rapporteras korrigeringen som överhoppad, tillsammans med orsaken, i stället för att komma in som ett fristående dokument som inte skulle korrigera något — importera originalet först och kör sedan importen igen. En korrigering som anger kvantiteten noll på en rad, vilket är så en korrigering av enbart pris eller värde utfärdas, importeras normalt.

Hur en importerad faktura kommer in. En faktura som importeras från KSeF kommer in som utfärdad och väntar på leverans, inte som utkast — den är redan skickad till myndigheten, så dess innehåll kan inte längre ändras. Flowtly kan inte se om den också har skickats till kunden, så den krävs inte in förrän du registrerar den som skickad. Detsamma gäller när importen hittar en faktura som du skapat som utkast i Flowtly och som redan skickats till KSeF.

Exempel på användningsfall

• Skicka in utgående försäljningsfakturor till KSeF automatiskt vid godkännande i Flowtly.
• Synkronisera ingående inköpsfakturor från KSeF och dirigera dem för internt godkännande.
• Auktorisera ett rumänskt företag hos ANAF och se när auktoriseringen löper ut.
• Hämta ett rumänskt företags leverantörsfakturor från ANAF vid behov och kontrollera hur många som har kommit in.
• Ta emot ANAF-dokumentet för en faktura som redan har registrerats för hand, utan att skapa en dubblett.
• Skicka ett rumänskt företags faktura till ANAF och rätta först den kundadress eller det skatte-id som nekandet anger.
• Generera och skicka in korrigeringsfakturor när faktureringsfel identifieras.
• Övervaka status för alla inskickade fakturor och lös XML-valideringsfel snabbt.
• Läsa av ANAF-uppladdningsindexet och statusen för ett rumänskt företags inlämnade faktura på dess PDF.
• Upprätthåll en fullständig revisionsspårning av alla elektroniska fakturautbyten för regelefterlevnad.
• Öppna ANAF:s meddelanden om en avvisad rumänsk faktura, hitta regeln som den bryter mot och rätta fakturan innan den skickas igen.