Vidarefakturera media och gemensamma kostnader utan kalkylark

För förvaltare av kontors-, logistik- och blandfastigheter: mätaravläsningar, leverantörsfakturor och hyresgästavräkningar i en arbetsyta.

Boka demoUtforska ett exempelföretagStarta gratis provperiod

Så fungerar det

  1. Lägg in fastigheter och hyresavtal

    Lägg till fastigheter, hyresgäster och mätare, och ladda upp signerade hyresavtal som Flowtly läser.

  2. Ställ in fördelningsreglerna en gång

    Ange varje fastighets andel och varje hyresgästs yta; Flowtly tillämpar dem på varje faktura.

  3. Avräkna och vidarefakturera

    Avläsningar och leverantörsfakturor blir hyresgästdebiteringar som du godkänner innan de skickas.

För fastighetsoperatörer

Fastighetsdrift är krävande nog i sig

Du behöver inte tio verktyg, fem mappar och dagliga filjakter. Flowtly samlar allt du behöver för finansiella processer och dokumentation i ett tydligt system. Mätaravläsningar, fakturor, avtal, vidarefakturering och prognoser ligger på rätt plats och fungerar ihop utan kaos.

Jobbar du med äldre mätare eller inköpsverktyg? Boka en 30‑minuters genomgång så skissar vi rätt automation eller partner.

  • Fånga flöden från byggsystem, tariffer och leverantörsfakturor utan dubbelknappning
  • Spåra avtal, SLA:er och inspektioner med tydliga ägare och vänliga utgångsvarningar
  • Publicera revisionsklara hyresgäst- och anläggningsrapporter på några klick

Var Flowtly passar bäst

Vem har vi byggt Flowtly för inom B2B-fastigheter?

Flowtly fungerar bäst där:

  • byggnader har många nyttigheter och olika leverantörer,
  • teamen arbetar i flera kalkylblad som är svåra att hålla ordning på,
  • hyresgäster förväntar sig tydliga och detaljerade avräkningar,
  • ägare vill se kassaflödet live,
  • drift och ekonomi körs lite ”sida vid sida”,
  • dokument försvinner i mejl och driften sköts från minnet,
  • organisationen växer och ”den enda personen som hanterar allt” inte längre räcker.

Flowtly är för operatörer av:

  • kontorsbyggnader,
  • logistikparker,
  • tillgångar med blandade hyresgästtyper,
  • coworkings och flexkontor,
  • campus och stora portföljer spridda över regioner.

Om du ständigt tänker ”det här skulle kunna skötas bättre”, är Flowtly svaret.

Vad Flowtly gör för dig

Möjligheter anpassade till hur din bransch faktiskt fungerar

Automatisera nyttor från mätare till vidarefakturering

Ta in avläsningar, leverantörsfakturor och tariffer automatiskt – Flowtly placerar dem på rätt hyresavtal, kostnadsställe eller tjänst.

När något ser fel ut hamnar det i en kö med godkännanden och bilagor så finans kan skicka rena vidarefakturor på timmar i stället för veckor.

Håll finans och hyresgäster på samma sida

Koppla hyra, gemensamma tjänster, underhåll och leverantörsdokument till dashboards och hyresgästportaler så alla ser samma tydliga uppställning.

Hyresavtal lästa från den signerade filen

Ladda upp ett signerat hyres- eller leverantörsavtal så läser Flowtly in parter, datum, betalningsvillkor och priser som du granskar. Ett hyresavtal med pris per m² behåller sitt pris exakt som det står och ingen påhittad totalsumma: ange löptiden så erbjuder Flowtly, när ytan är känd, en summa märkt som beräknad som du kan godta.

En ny fil som läggs till ett befintligt avtal fyller bara i tomma fält, och ett tillägg sparas utan att läsas, så värden du redan har angett förblir som de är.

Bevaknings- och städrundor du kan belägga

Sätt upp QR-koder för bevakning och städning vid varje kontrollpunkt och ange förväntade tider med ett toleransfönster. Servicerundor visar varje runda som klar, sen, delvis eller missad för den period du väljer, så att månadsgenomgången med städ- eller bevakningsleverantören utgår från skanningar, inte från minnet.

Ett holdingbolag, flera SPV-bolag, en uppsättning siffror

Varje SPV-bolag har sin egen budget, sina avtal, fakturor och personalkostnader, och holdingbolaget läser dem sida vid sida. Lönsamheten besvaras per projekt och per bolag medan arbetet pågår, i stället för att byggas om i kalkylblad efter kvartalsskiftet.

En exempelmånad: leverantörsfakturor och banktransaktioner landar hos det bolag som äger dem, avtalsrader bär de överenskomna beloppen, och timmar och lönekostnader hängs på de projekt de finansierar — sedan summerar holdingvyn allt. Varje siffra öppnas till underlaget bakom den, så en siffra som ser fel ut spåras i stället för att diskuteras. Skrivet för den financial controller som äger siffrorna dagligen, med ägaren eller vd:n som sponsor, och för grupper där bolagen är långt fler än personerna i teamet.

Ekonomistyrning i Flowtly, fastighetsdriften i Assetly

Flowtly sköter bolagssidan i en fastighetsgrupp — budgetar, avtal, fakturering, kostnader och människorna som utför arbetet. Assetly sköter fastighetssidan: hyresgäster, mätare och servicerundor. De täcker olika halvor, och vardera förblir källan för sin egen.

Din lagstadgade bokföring stannar där den är. Flowtly ger controllern en levande ekonomisk bild och lämnar redovisningskonsulten rena, spårbara underlag; det lämnar inte in dina skatte- eller lagstadgade rapporter och ersätter inte ditt bokföringssystem.

Flowtly‑playbooks för din bransch

Välj en operativ utmaning och se hur team löser den med Flowtly.

Mätaravläsningar och fakturor i alla format?

Leverantörer skickar PDF:er, byggteam lämnar kalkylblad och någon matar in siffror i tracker – vidarefakturering drar ut på tiden och konstig förbrukning missas.

Flowtly samlar all operationell och finansiell data på ett ställe.

Specifikt:
- en vy för kostnader, nyttigheter, avläsningar, tillgångar och projekt,
- automatiska felkontroller (saknade avläsningar, konstiga värden, dubbletter),
- ingen manuell ihopsättning av ark — datan finns redan där den ska.

Resultat: färre misstag, färre frågor och slut på jakten efter «senaste versionen av filen».

Mätartavla
Felkontroller
Saknade mätarställningar, avvikande värden och dubbletter flaggas
  • Bifoga leverantörsfakturor till varje avläsningsbatch
  • Flagga avvikelser innan de når hyresgästens debitering

En leverantörsfaktura ska delas mellan byggnader och hyresgäster

Fakturor för bevakning, städning och förbrukning gäller ett helt område, så var och en delas upp för hand, och fördelningen blir inaktuell varje gång en hyresgäst flyttar in eller ut.

Registrera ett tal en gång på varje byggnad och på varje hyresgästs projekt, till exempel byggnadens andel av området och hyresgästens yta. På leverantörsfakturan fyller ett klick i fördelningen efter det attributet, som en kaskad först per byggnad och sedan per hyresgäst, eller efter mätarförbrukning. Bara hyresgäster med en bokning som är aktiv på fakturans mottagningsdatum ingår, andelarna summerar alltid till fakturans total, och en hyresgäst du stryker förblir registrerad som undantagen, så nästa ifyllning utelämnar den.

Resultat: varje hyresgästs projekt visar hela fakturan bredvid projektets andel, så du kan kontrollera vad alla debiterats utan kalkylark.

Attributfördelning
100 %
Fördelningens summa mot fakturans nettobelopp
  • Byggnadsandel × hyresgästens yta, ifyllt med ett klick
  • Strukna hyresgäster förblir registrerade som undantagna

Hyresgäster bestrider debiteringar för att uppställningen är oklar?

Gemensamma tjänster, nyttor och påslag styckas ihop i kalkylblad så hyresgästerna inte följer matematiken och tvister hopar sig.

Flowtly håller alla förskott och faktiska kostnader på ett ställe, beräknar löpande differenser och visar hyresgästsaldot. Det genererar en avräkning med fullständigt spår: avläsningar → fördelningar → fakturor → differenser.

Resultat: den årliga avräkningen är ingen tvist om siffror — varje kostnad har en källa och bevis.

Hyresgästportal
100 %
Rapporter med bilagor
  • Radvisa nyttor, tjänster och påslag dokumenteras automatiskt
  • Hyresgäster laddar ner fakturor och mätardata när som helst

Kassaprognoser stannar tills CAM‑avräkningar är klara?

Finans väntar i veckor medan drift sätter ihop budgetar, leverantörsfakturor och återvinningar, vilket lämnar ledningen gissande kring kassaläge och risker.

Flowtly lägger till inmatningsvalideringar (t.ex. kan en avläsning inte vara lägre än den föregående), ändringshistorik, varningar för ofullständig eller ovanlig data samt ett arbetsflöde för godkännande av undantag.

Resultat: du får inte reda på fel efter att fakturan redan gått till avräkning.

Kassakonsol
I realtid
CAM‑prognosen uppdateras när fakturor och återvinningar kommer in
  • Budgetar, leverantörsfakturor och återvinningar synkas automatiskt
  • Finans ser kassascenarier per tillgång, region eller kund

Fakturabeskrivningar är oklara och stämmer inte med tjänsterna

Hyresgäster får fakturor med generiska eller tekniska beskrivningar som de ifrågasätter i efterhand.

Spara en gång, på motparten, den formulering som varje hyresgästs fakturor behöver, till exempel avtalsmeningen och fastighetsadressen, med faktureringsmånaden eller kvartalet ifyllt automatiskt. När du skriver en rad väljer du mallen och ser meningen exakt som den skrivs ut. Bara beskrivningen ändras: antal, priser och moms förblir desamma, och redan skickade fakturor skrivs aldrig om.

Resultat: varje hyresgäst får den formulering avtalet kräver, utan att någon skriver om den varje månad.

Tillgångar (t.ex. parkeringsplatser) tilldelas av misstag flera gånger

Bristande kontroll gör att samma platser utlovas till olika hyresgäster.

En bokning som överlappar en befintlig bokning av samma resurs nekas. Tillgångslistan visar vilken person eller vilket projekt som har varje resurs, en tillsvidaretilldelning fortsätter att visa innehavaren tills den avbokas eller omfördelas, och resurser som lämnats ut långsiktigt kan stängas för bokning men ändå visa vem som har dem.

Resultat: ingen plats utlovas till två hyresgäster.

Årsavläsningar av nyttigheter (t.ex. vatten) har bara en avläsning — svårt att avräkna

Utan regelbundna avläsningar måste du backa i Excel för att rekonstruera 12 månader.

Välj hur en månads förbrukning faktureras hyresgästen. Hel månad fördelar varje par av avläsningar jämnt över dagarna mellan dem, så en månad utan egen avläsning ändå fakturerar sin andel. Mellan två avläsningar fakturerar exakt det de två avläsningar du väljer motsvarar, till exempel början och slutet av ett hyresavtal, och uppskattade avläsningar är markerade innan du väljer dem.

Resultat: ingen kalkylbladsakrobatik för att ”gå tillbaka” 12 månader.

AC- och HVAC-data beter sig annorlunda än vanliga mätare

Värme-, ventilations- och kyldata kommer ofta som en månads förbrukning snarare än som en mätarställning, och att behandla dem som mätarställning förstör avräkningen.

Ange hur varje mätare registrerar sina avläsningar. En mätare med mätarställning fakturerar skillnaden mellan avläsningar; en mätare där varje avläsning redan är en periods förbrukning, som ett månatligt HVAC-värde, fakturerar i stället summan av periodens avläsningar. Varje mätare förblir en egen rad på fakturan.

Resultat: HVAC-kostnaderna förstör inte hela avräkningen.

B2B‑fastighetsplaybook

Styr portföljen från en konsol

Flowtly samlar nyttor, leverantörsdokument och hyresgästsdebitering i ett flöde så finans, asset managers och drift ser samma siffror i realtid.

  • Portföljdashboard med live‑hyror, mätare och CAPEX‑beredskap.
  • Hyres‑, service‑ och finansprocesser kedjas till en automationsryggrad.
  • Styrelseklar konsolidering för ägare och fonder utan filjakt.

Nyttokonsol

Samla mätare, leverantörsdokument och CAM‑budgetar på ett ställe

Leverantörer, fördelningsformler och vidarefakturor körs genom ett revisionsvänligt flöde så kassaeffekten syns direkt. Siffrorna nedan är illustrativa.

Vanliga frågor

Vanliga frågor

Hittar du inte svaret här? Kontakta oss.

Hur fångar Flowtly mätaravläsningar och leverantörsfakturor?
Det beror på systemen på plats. Flowtly tar emot CSV/API‑flöden eller portaluppladdningar, men proprietära byggformat kan behöva ett tunt automationslager (eller partner) framför Flowtly för bästa flöde.
Kan Flowtly dela kostnader per hyresgäst eller kostnadsställe?
Sätt fördelningsformler baserat på yta, förbrukning eller manuella justeringar. Flowtly skapar vidarefakturor med revisionsspår så finans kan förklara varje post.
Får hyresgäster insyn i nyttor och gemensamma tjänster?
Ja. Flowtly tar fram rapporter med radposter, fördelningsformler och bilagda fakturor, så hyresgäster kan logga in eller få exporter som förklarar varje euro automatiskt.
Hur spårar fastighetsförvaltare underhålls‑SLA:er och leverantörers prestation?
Flowtly fokuserar på det finansiella och avtalsmässiga lagret. För fält­dispatch eller SLA‑timers bör du para med ett CMMS (t.ex. Qmaint) och synka godkända work orders och fakturor tillbaka till Flowtly.

Kundcase

Boka demoSe planer och priser