Banker

"Settings" → "Finance & Business" → "Banks" är listan över de banker som din organisation har konton hos, och kontona under varje bank. En bank har ett namn och ett SWIFT-nummer; ett konto har ett namn, en valuta, en typ och, för de flesta typer, ett nummer. Transaktioner, fakturor och betalningar hänvisar till de här kontona.

Vem kan ändra den

En administratör eller den som har behörigheten "Banks manager" kan öppna den här skärmen, lägga till och redigera banker och konton samt dölja dem. Bara en administratör ser borttagningskontrollen på ett konto. Det går inte att lägga till en bank eller ett konto medan din prenumeration blockerar ändringar.

Kontrollerna på den här skärmen

Sidhuvudet

"Add bank manually": öppnar bankformuläret (nedan) så att du kan skriva in en bank själv.

"Connect to Kontomatik": startar den automatiska bankanslutningen, som hämtar transaktioner från din bank. Den visas bara när modulen Transaktioner är aktiv. Se Bankintegration.

Meddelandet om bankanslutningen

Ovanför listan redovisar ett meddelande läget för Kontomatik-anslutningen. Det visas för administratörer och för personer med behörigheten "Transactions manager", och först när en anslutning har ställts in; en organisation som aldrig har anslutit en bank ser ingenting.

• "Bank connection is working": Flowtly hämtar transaktioner från din bank.
• "Saved, not yet verified": anslutningen är sparad men Flowtly har inte nyligen bekräftat den med banken, eller så gick det senaste försöket inte igenom. Det går oftast över av sig självt, och du behöver inte ansluta igen.
• "Bank connection needs reconnecting": banken har avslutat den behörighet som Flowtly använder, eller så når Flowtly inte längre banken. Knappen "Reconnect the bank" öppnar anslutningsskärmen.

Där det är känt lägger meddelandet till när anslutningen senast bekräftades fungera och, om Flowtly har skjutit upp nästa kontroll, till när.

Banklistan

Listan visar en rad per bank, som standard sorterad efter "Name". Klicka på rubriken "Name" eller "SWIFT" för att sortera efter den; klicka igen för att vända ordningen.

Kolumn	Vad den visar
"Name"	Bankens namn, en sifferbricka med hur många synliga konton den har och ett överstruket öga med verktygstipset "Hidden" när banken är dold.
"SWIFT"	Bankens SWIFT-nummer.
"Type"	Tom på en bankrad; på en kontorad, kontots typ.
"Bank account number"	Tom på en bankrad; på en kontorad, kontonumret (se nedan).

"Visibility": ett filter som bara visas medan minst en bank är dold. "Visible banks" (standard) utelämnar dolda banker; "All banks (N hidden)" listar dem också.

När det inte finns någon bank ännu lyder listan "No bank has been added yet" och erbjuder "Add bank manually" och, med modulen Transaktioner, "Connect to Kontomatik". Ett filter som inte lämnar något visar "No results." med en länk "Clear filters".

På en bankrad

• "Show accounts of (bank name)": pilen framför namnet expanderar banken så att dess konton visas. Den är inaktiverad medan banken inte har några.
• "Add account": öppnar kontoformuläret för den här banken.
• "Edit": öppnar bankformuläret med de aktuella värdena.
• "Hide" / "Unhide": ögonikonen. "Hide" ber först om bekräftelse ("Hide "(bank name)"?", sedan "Yes, continue") och tar bort banken från den här listan och från bankväljare; ingenting raderas, och dess konton och deras historik förblir som de är. "Unhide" återställer banken direkt, utan bekräftelse. Banker raderas aldrig.

Bankformuläret

Öppnas med "Add bank manually" eller "Edit". Rubriken är "Add bank" eller "Edit bank".

"Bank name": obligatoriskt.

"SWIFT number": obligatoriskt. Det måste vara 8 eller 11 tecken: fyra bokstäver för banken, två för landet, två bokstäver eller siffror för orten och, om du vill, tre till för kontoret. Allt annat nekas med "Invalid SWIFT code. It must be 8 or 11 characters long and follow the standard format."

"Add bank" (vid tillägg) eller "Save" (vid redigering): sparar banken. Ett "Success"-meddelande bekräftar det. Båda fälten börjar tomma, och knappen förblir inaktiverad tills båda är korrekt ifyllda.

Vid tillägg erbjuder formuläret också "Connect automatically to Kontomatik" med en knapp "Connect" (bara modulen Transaktioner), som en genväg till samma anslutningsskärm.

På en kontorad

Konton visas under sin bank när du expanderar den. Dolda konton listas inte här; de hanteras från kontolistan under Transaktioner.

• "Edit": öppnar kontoformuläret.
• "Hide": frågar "Hide "(account name)"?" och lägger undan kontot när du väljer "Hide". Kontot och dess transaktioner slutar visas, ingenting raderas, och det kan göras synligt igen senare från kontolistan under Transaktioner.
• "Delete" (bara administratörer): öppnar "Permanently delete "(account name)"?". Borttagningen raderar kontot, alla dess transaktioner och dess lagrade kontoutdragsfiler, och kan inte ångras. Skriv kontots namn i "Type "(account name)" to confirm" för att aktivera "Delete account permanently"; "Cancel" stänger dialogrutan. Dialogrutan föreslår att du i stället döljer kontot. Flowtly nekar att radera ett konto som fakturor eller andra poster fortfarande pekar på, och dialogrutan anger då vad som hindrar det.

Kolumnen "Bank account number" visar valutakoden med versaler, sedan maskerade grupper och de fyra sista siffrorna i numret. Ett kassakonto visar märket "Cash operations" och ett Stripe-konto visar "Stripe"; ett konto utan nummer visar ett streck.

Kontoformuläret

Öppnas med "Add account" eller ett kontos "Edit". Rubriken är "Create new account for (bank name)" vid tillägg och "Edit account" vid redigering.

"Account name": obligatoriskt, minst två tecken.

"Currency": obligatoriskt. Valen är koderna på skärmen Valutor. Den kan inte ändras när kontot finns.

"Type": obligatoriskt, med valen "Regular", "VAT Account", "Cash" och "Manual". Ett Stripe-konto som skapats av Stripe-synkroniseringen visar "Stripe" här. Den kan inte ändras när kontot finns. Konton av typen "Cash" och "Manual" innehåller transaktioner som du anger för hand och behöver varken nummer eller prefix; alla andra typer behöver båda.

"Prefix": två tecken, normalt landskoden för numret, till exempel PL. Om du skriver två bokstäver som motsvarar en valutakod, till exempel PL för den polska zlotyn, väljs den valutan åt dig.

"Account number": obligatoriskt för alla typer utom "Cash" och "Manual". Mellanslag och bindestreck tas bort när det sparas, och en landskod som skrivs först och upprepar prefixet tas bort, så ett fullständigt IBAN kan klistras in. Ett kontonummer kan bara innehas av ett konto i organisationen, dolda konton inräknade.

"Set as default account": markerar kontot som det Flowtly väljer när inget annat är valt. Av som standard. Ett dolt konto kan inte vara standardkonto.

"Hide in transactions": döljer kontot. Av som standard.

"Create" (vid tillägg) eller "Save" (vid redigering): sparar kontot.

Exempel på användning

• En redovisningsansvarig lägger till en bank med namn och SWIFT-nummer och lägger sedan till ett konto per valuta under den.
• En administratör klistrar in ett fullständigt IBAN i "Account number" med prefixet PL, och numret lagras utan landskoden.
• En ekonomichef döljer ett avslutat konto och behåller dess historik i stället för att radera det.
• En bankansvarig ser "Bank connection needs reconnecting" och använder "Reconnect the bank" för att återställa flödet.