Fakturataggrupper

"Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups" är där du definierar de kategorier som människor väljer bland när de konterar en faktura eller en fakturarad: kostnadsslag, kostnadsställen, försäljningsregister. En taggrupp är en kategori. Taggarna i den är de värden man väljer bland.

Vem kan ändra den

Bara en administratör kan öppna den här skärmen och ändra något på den.

Kontrollerna på den här skärmen

Överst på sidan

"Export": laddar ner varje fakturataggrupp och dess taggar som en kalkylbladsfil med namnet tags.csv, för redigering i bulk.

"Import": läser en .csv- eller .xlsx-fil och visar vad den skulle ändra innan något sparas (se "Redigera i ett kalkylblad" nedan).

"Add tag group": öppnar ett formulär för en ny grupp.

"Enable invoice tagging": det organisationsövergripande reglaget för fakturataggning. Det är på som standard och sparas så fort du växlar det, med ett "Success"-meddelande. Medan det är av slutar Flowtly föreslå taggar på inkommande fakturor, nekar att ställa in standardtaggar för fakturor på en motpart och godtar inte en budget som arbetar med taggar.

Listan över grupper

Varje grupp är ett kort med sitt namn och, när den har en, sin "Code". En grupp utan taggar visar "No tags yet."

"Reorder groups": visas när det finns mer än en grupp. Den växlar listan till en dra-och-släpp-lista över grupperna. Dra en grupp för att ange i vilken ordning den visas på den här skärmen, i varje taggväljare och i budgetrapporten per grupp. Klicka på "Done" för att återgå till korten.

"Add tag" (längst ned på varje kort): öppnar taggformuläret för den gruppen. En ny tagg hamnar sist i gruppen.

Inne i ett kort drar du en tagg i dess handtag för att ordna taggarna. Ordningen är den ordning som varje taggväljare visar.

Varje taggrad visar sin etikett, plus något av följande som är angivet: "Export name" (visas när namnet skiljer sig från etiketten), "Account" (bokföringskoden), beskrivningen och "Owner". En rad med en ägare som inte kan godkänna fakturor visar också en varning som säger vart fakturor med den taggen går i stället.

Redigeringsknappen på ett kort öppnar gruppformuläret. Radmenyn ("More actions") på en tagg innehåller "Edit tag" och "Delete tag".

"Name": gruppens namn. Formuläret kan inte sparas utan ett. Sparas med "Add" för en ny grupp eller "Save" vid redigering.

"Also apply to counterparties": av som standard för en ny grupp. När det är på blir gruppens taggar tillgängliga på en motpart, där de ersätter taggarna för den motpartens kostnader i budgetar. En grupp som gäller alla relationer, motparter inräknade, visar det här reglaget på och låst.

Taggformuläret ("Add tag to a group", "Edit tag")

"Name": det långa namnet, som används i exporter och utskrivbara sammanhang. Högst 255 tecken.

"Label": den korta texten som visas i taggväljaren och på brickor. Den fylls i från namnet medan du skriver, som gemener, siffror och bindestreck, tills du redigerar den själv. Den får vara högst 32 tecken, så ett långt namn behöver en egen etikett.

"Description": vad taggen omfattar, med dina egna ord, som visas för dem som väljer taggen. Högst 255 tecken.

"Accounting code": det bokföringskonto som taggen bokförs på, så som din redovisningsansvarige kallar det. Optima-exporten skriver den i stället för taggens namn; lämna den tom för att exportera namnet. Högst 64 tecken.

"Sort order": ett tal som ordnar taggarna. Det visas bara där taggarna inte kan ordnas genom dragning.

"Invoice direction": på vilka fakturor taggen kan väljas. Alternativen är "Both incoming and outgoing invoices" (standard), "Incoming (purchase) invoices only" och "Outgoing (sales) invoices only". En tagg som redan finns på en faktura blir kvar där. Fältet visas för grupper som gäller fakturor.

"Owner": den person som ger det första godkännandet för en faktura som taggats med det här värdet. Bara den som har fakturabehörighet tillfrågas; alla andra hoppas över och fakturan går vidare som om ingen ägare var angiven. Om ägaren inte har accepterat sin inbjudan eller saknar rollen fakturagodkännare varnar formuläret dig, och fakturor med taggen går till alla som har den rollen. Ägaren används bara av grupper som tillämpas på hela fakturor; för andra grupper säger formuläret att ägaren inte används och kan rensas. Se Fakturagodkännare och Godkännandeflöde för fakturor.

"Linked project": ett förslag, inte en regel. När du väljer taggen på en inköpsfaktura fylls det här projektet i, och när du väljer projektet fylls taggen i. Båda går att redigera. Om två taggar anger samma projekt fylls ingen av dem i när du väljer projektet. Visas för grupper som gäller inkommande fakturor.

"Cancel" stänger formuläret utan att spara. "Add" (ny tagg) eller "Save" (befintlig tagg) sparar den. "Name" och "Label" är obligatoriska; om servern nekar taggen förblir formuläret öppet med ett felmeddelande.

Ta bort en tagg

"Delete tag" frågar "Delete this tag?" och tar sedan bort den med "Delete". Det nekas medan taggen fortfarande är kopplad till fakturor eller bilagor; ta bort de hänvisningarna först och försök igen.

Taggkategorier

"Tagging categories" är en rad längst ned på sidan, med en knapp "Configure". Den öppnar den separata skärm där kategorier kombinerar taggrupper till ett enda etiketterat fält på kostnadsfakturor. Kategorier är valfria: utan dem fungerar taggning som den alltid har gjort.

Redigera i ett kalkylblad

"Export" skriver en rad per tagg, under sin grupp, med kolumnerna id, group, tag, label, order, description och direction. En grupp som ännu inte har några taggar är en rad med en tom tagg. Bokföringskoden och ägaren finns inte i filen.

"Import" matchar rader först på id och sedan på grupp och taggnamn, så en fil som exporterats från en organisation kan importeras till en annan. Importdialogrutan visar en torrkörning: hur många grupper och taggar som är nya, ändrade eller oförändrade, och de problem som hittats, med raden för varje. Inget kan tillämpas medan ett problem kvarstår. "Apply changes" sparar ändringarna. En import raderar aldrig: en tagg som saknas i filen blir kvar som den är, och dialogrutan anger hur många sådana taggar det finns.

Exempel på användning

En administratör skapar en grupp "Cost centre" och lägger till en tagg per avdelning, så att varje kostnadsfaktura kan konteras på en avdelning.
En administratör anger en "Owner" på taggen "Marketing", så att fakturor med den går till marknadschefen först.
En administratör exporterar taggarna, byter namn på och ordnar om dem i ett kalkylblad och importerar filen för att tillämpa ändringarna i ett steg.
En administratör fyller i en "Accounting code" på varje tagg så att den redovisningsansvariges Optima-export innehåller bokföringskonton i stället för taggnamn.