Bokföringsexporter

Modulen Bokföringsexporter i Flowtly gör det möjligt för organisationer att överföra finansiell och HR-data från plattformen till externa redovisningssystem. Den stöder exportformat kompatibla med populära polska bokföringsprogram: Comarch Optima, Wapro (inklusive målet Wapro Kaper / Fakir för Księga Podatkowa) och enova365.

Varje målsystem använder ett dedikerat, importklart filformat. Alla tre ERP-formaten stöder export av fakturor och kostnader. Data om medarbetares ledigheter och frånvaro kan exporteras som Optima XML, WAPRO Kadry XLSX eller enova365 Kadry XLSX samt som CSV och XLSX. enova365 (från Soneta) stöds som en inbyggd export, så att redovisningsansvariga kan importera fakturor och kostnader direkt i enova365.

Exportprocessen gör det möjligt för användare att välja en månad och välja exporttyp; varje export omfattar en månad. Detta bidrar till att säkerställa korrekthet och fullständighet innan datan överlämnas till ekonomiteamet eller importeras i extern programvara.

Två Optima-format, och vilket av dem din redovisningsbyrå importerar

Flowtly skapar två olika filer för Comarch Optima, och de är inte utbytbara.

JPK_V7M är en momsdeklaration till det polska finansministeriet. Optima genererar en sådan för att lämnas till skattemyndigheten; den importerar inte någon. Om din bokförare ber om "Optima-filen" är det oftast inte den här.

Praca rozproszona (distribuerat arbete) är Optimas eget utbytesformat, och det är vad en redovisningsbyrå läser in i sin databas. Välj detta när någon importerar dina dokument i Optima.

Praca rozproszona-filen är adresserad till en specifik Optima-databas, så den bär två identifierare som du anger en gång i organisationsinställningarna:

Optima-källdatabasens id (BAZA_ZRD_ID) — ditt eget, den databas posterna kommer från.
Optima-måldatabasens id (BAZA_DOC_ID) — redovisningsbyråns, den databas de går till.

Vardera är högst fem tecken, och din redovisningsbyrå talar om båda för dig. Om riktningen blir fel adresseras filen till fel databas, så Flowtly vägrar exportera tills båda är angivna i stället för att gissa.

Där kategorierna eller registret i praca rozproszona-filen hämtas från ett dokuments taggar skrivs en tagg som har en "Accounting code" som den koden i stället för sitt namn, så att posterna hamnar på de bokföringskonton som er redovisningsbyrå använder; en tagg utan kod skrivs under sitt namn. Koden anges på taggen, under Faktureringsinställningar.

Att skicka dokumenten tillsammans med registret

En registerpost i Optima säger ensam bara revisorn vad som bokfördes, inte vad den bokfördes utifrån. Flowtly kan lägga källdokumenten inuti samma fil: för varje post fakturans PDF och, där fakturan kom från KSeF, den ursprungliga KSeF-XML-filen.

Detta är valfritt, eftersom det ändrar nedladdningens storlek avsevärt — en månads dokument mäts i megabyte i stället för kilobyte, och ett år är betydligt mer. Be om det när den som importerar också behöver dokumenten; låt det vara när de bara behöver siffrorna.

Dokumentarkivet (en ZIP-fil) finns kvar och gör samma jobb på ett annat sätt: registret plus dokumenten bredvid det i stället för inuti. Det passar en period som är så stor att en enda fil skulle bli svårhanterlig.

Vad exporten talar om att den utelämnat

En Optima-export tiger inte om dokument som den inte kunde placera. Efter nedladdningen listar Flowtly vad som behöver uppmärksamhet, med dokumentnumren, så att datan kan rättas och filen skapas igen i stället för att stämmas av för hand efter importen.

Poster utan motpartens skatte-id (NIP). Dessa finns i filen. Momsregistret kräver ett värde i det fältet, så Flowtly skriver det lagstadgade BRAK — och då har Optima ingenting att matcha en kontraktspart mot, så den lägger varje sådan post under !NIEOKREŚLONY!. Ingenting går förlorat vid importen, men ingen kan se vems dokument det är. Fyll i NIP på motparten och exportera månaden igen.

Dokument som hållits tillbaka från registret. Praca rozproszona-filen utelämnar ett dokument som den inte kan adressera: ett utan någon motpart alls, ett vars motpart saknar Optima-akronym, och en korrigering vars betalningsriktning i Optima inte har bekräftats. Dessa finns inte i filen, så registret är kortare än månaden tills datan har rättats.

Högst femtio dokumentnummer listas för varje orsak. Där det finns fler är antalet hela siffran och listan ett urval av den.

Momsgrund för exporterade siffror

Fakturaradernas belopp i bokföringsexporterna är exklusive moms. Flowtly omräknar en rad till netto i samma stund som den registreras, så en export behöver aldrig härleda grunden ur det värde den hittar — och det behöver inte heller redovisningsansvarig som importerar den.

Denna garanti gäller från och med den 5 augusti 2026. Rader som registrerades före det datumet lagrades så som källdokumentet angav dem och kan fortfarande ligga på brutto. Flowtly omräknar dem inte av sig självt, eftersom det inte antecknades i vilken form varje rad ursprungligen levererades. När en export omfattar en period före det datumet bör du stämma av totalerna mot källdokumenten innan du importerar dem i ditt redovisningssystem.

enova365: momssummor så som de anges på fakturan

För en inköpsfaktura som tagits emot via KSeF och som har en enda momssats skriver enova365-exporten de netto- och momssummor som anges på själva fakturan, så att de siffror som din revisor importerar stämmer med dokumentet på grosz när, även om fakturans rader avrundats en och en. För en inköpsfaktura med fler än en momssats räknas summorna fram från raderna, sats för sats.

Konverterade belopp

Om en exporterad rad är i en annan valuta än organisationens omräknas den i exporten till kursen på radens datum. Om ett valutapar överhuvudtaget inte kan prissättas avbryts exporten med ett felmeddelande som anger valutorna, datumet och raden — i stället för att lämna ett underlag till revisorn vars siffror inte kan litas på. Se Valutor och växelkurser för information om vilka valutor som kan konverteras och vad du ska göra med en rad som inte kan konverteras.

Exempel på användningsfall

Exportera månatliga fakturor i Comarch Optima-format för import av det externa ekonomiteamet.
Exportera medarbetares ledigheter och frånvaro via Optima-exporten för lönehantering.
Använd Wapro-exporten för att synkronisera kostnadsdata med organisationens redovisningssystem, eller Wapro Kaper-exporten för bokföring via Księga Podatkowa (KPiR + momsregister).
Använd enova365-exporten för att överlämna fakturor och kostnader till en redovisningsansvarig som arbetar i enova365.
Exportera kostnadsredogörelser månad för månad för kvartalsvisa finansiella granskningar.