Dokumenttyper

"Settings" → "Finance & Business" → "Document types" är där du definierar de slags dokument som din organisation arkiverar, till exempel ett arbetstillstånd, en undertecknad order eller ett kvitto. Varje typ hör till ett slags post, så en typ som skapats för teammedlemmar erbjuds bara på teammedlemmar. Se Dokumenthantering för hur dokument laddas upp mot dessa typer.

Vem kan ändra den

En administratör eller den som har behörigheten "Documents manager" kan öppna den här skärmen, lägga till typer och redigera dem.

Kontrollerna på den här skärmen

"Add document type": knappen uppe till höger, som öppnar tilläggsdialogrutan. I en tom lista visas samma knapp i det tomma läget, under "No documents have been added yet."

Listan har fyra kolumner. Klicka på "Type" eller "Description" för att sortera efter den; listan öppnas sorterad efter "Type", från A till Ö.

Kolumn	Vad den visar
"Type"	Dokumenttypens namn.
"Related entity"	Vad typen kopplas till.
"Description"	Den valfria beskrivningen.
"Expiring document"	"Yes" eller "No".

"Edit": pennan i slutet av varje rad öppnar redigeringsdialogrutan. Det finns ingen borttagning: en dokumenttyp kan, när den väl har skapats, ändras men inte tas bort.

Tilläggs- och redigeringsdialogrutan

Rubriken är "Add document type" eller "Edit document type".

"Name": obligatoriskt. Namnet som människor ser när de väljer en typ.

"To what entity attach?": obligatoriskt vid tillägg. Valen är "Team members", "Suppliers/Contractors", "Clients", "Projects", "Assets" och "Incoming invoices". Det kan inte ändras när typen finns: fältet visas nedtonat vid redigering. Befintliga typer kan också visa "Contracts" eller "Time off requests"; de erbjuds inte för nya typer.

"Add optional description": fri text, högst 255 tecken. Om du tömmer den på en befintlig typ rensas den lagrade beskrivningen.

"Expiring document": en kryssruta, av som standard. När den är på har ett dokument av den här typen ett utgångsdatum, och Flowtly skickar påminnelser innan det går ut. Utan den har dokument av typen inget utgångsdatum.

"Add" (vid tillägg) eller "Save" (vid redigering): sparar typen och visar ett "Success"-meddelande. Knappen förblir inaktiverad tills namnet och, vid tillägg, entiteten är ifyllda.

Exempel på användning

• En kontorschef lägger till en typ "Work permit" för teammedlemmar och kryssar i "Expiring document" så att förnyelser påminns om.
• En administratör lägger till en typ "Signed NDA" för kunder, med en beskrivning som säger var originalet förvaras.
• En chef byter namn på en typ utan att förlora de dokument som redan arkiverats under den.