Anslut KSeF till Flowtly Workspace

När du har anslutit KSeF skickar Flowtly Workspace dina kundfakturor till Polens nationella system för e-fakturor (Krajowy System e-Faktur) och hämtar de fakturor som andra företag utfärdar till dig. Den här guiden tar dig från ett tomt E-Invoicing-kort till din första faktura med ett KSeF-nummer och ett UPO, på ungefär tio minuter.

Därför är KSeF viktigt just nu

KSeF är en lagstadgad skyldighet i Polen, så den här guiden riktar sig till organisationer som fakturerar som polska skattskyldiga.

  • Att ta emot fakturor via KSeF har varit obligatoriskt för alla skattskyldiga sedan 1 februari 2026.
  • Att utfärda fakturor i KSeF blev obligatoriskt den 1 februari 2026 för skattskyldiga vars försäljning 2024 översteg 200 miljoner PLN, och den 1 april 2026 för alla övriga skattskyldiga.

Vissa lättnader gäller för de minsta fakturautfärdarna. Läs polska finansministeriets sidor om KSeF, eller fråga din redovisningskonsult, för att se vilka regler som gäller för ditt företag.

Flowtly Workspace ansluter till KSeF 2.0 och alltid till produktionsmiljön: det finns inget testläge i appen, så varje faktura du skickar är en verklig inlämning.

Innan du börjar

  • I Flowtly Workspace: administratörsbehörighet, ett aktivt abonnemang som omfattar fakturering och ditt företags fullständiga faktureringsuppgifter: NIP, faktureringsnamn, gatuadress, postnummer, ort och land. Ha även ditt REGON till hands.
  • I KSeF: ett sätt att autentisera dig som företaget (en kvalificerad elektronisk underskrift, en kvalificerad elektronisk stämpel eller Profil Zaufany, den polska e-legitimationen) och rätt att hantera behörigheter för det NIP-numret. Om din redovisningsbyrå sköter KSeF åt dig är det nu du ska kontakta dem.

Steg 1: Fyll i företagsuppgifterna

Gå till Settings → Finance & Business → Invoicing settings och fyll i NIP, Billing name, Street line, postnummer, City och Country i avsnittet Billing data. Gör det här först: så länge inte alla sex fälten är ifyllda förblir e-fakturareglaget i steg 5 låst. Ange ditt REGON i samma avsnitt. Det låser inte reglaget, men fakturakontrollen i steg 6 kräver det.

Tips: Fältet E-Invoicing token är inte nedtonat; det visas helt enkelt inte på kortet E-Invoicing förrän ditt NIP är sparat. Om du inte ser det, gå tillbaka till Billing data.

Tips: Du kan ange NIP med eller utan prefixet PL. Flowtly Workspace tar bort prefixet innan något skickas till KSeF.

Steg 2: Skapa en token i KSeF:s app för skattskyldiga

Logga in på ap.ksef.mf.gov.pl i ditt företags kontext (dess NIP) med en kvalificerad elektronisk underskrift, en kvalificerad elektronisk stämpel eller Profil Zaufany. Välj Tokens → Generate token i vänstermenyn. Ge token ett namn, till exempel ”Flowtly Workspace”, och kryssa i tre behörigheter: utfärda fakturor, visa fakturor och visa behörigheter.

Tips: Alla tre behörigheterna krävs. Det räcker inte med att utfärda fakturor: utan visa fakturor och visa behörigheter fungerar inte anslutningen till Flowtly Workspace. Om en behörighet saknas, skapa en ny token med alla tre.

Tips: Skapa en egen token enbart för Flowtly Workspace i stället för att återanvända redovisningsbyråns. Då kan du återkalla den utan att stänga ute någon annan.

Tips: KSeF visar token bara en gång. Kopiera den och klistra in den direkt i Flowtly Workspace. Spara den inte i ett dokument, en chatt eller en skärmbild: med token kan vem som helst utfärda fakturor för ditt företags räkning. Om den har hamnat någonstans där den inte borde vara, återkalla den under Tokens → Token list och skapa en ny.

Steg 3: Klistra in token i Flowtly Workspace och spara

Tillbaka i Flowtly Workspace, på samma sida Invoicing settings, letar du upp kortet E-Invoicing, klistrar in token i fältet E-Invoicing token och sparar. Flowtly Workspace autentiserar sig mot KSeF och lagrar token krypterad.

Tips: Det här gör du bara en gång. En KSeF-session löper ut efter en tid, men Flowtly Workspace förnyar den med den sparade token, så du behöver inte klistra in den igen.

Steg 4: Kontrollera anslutningsstatus

På samma kort ska E-Invoicing auth status visa CONNECTED. Om du i stället ser ett fel kommer meddelandet från KSeF.

Tips: De tre vanligaste orsakerna är en token som skapats för ett annat NIP, en token som saknar behörigheterna från steg 2 och en token som redan har återkallats. Skapa i samtliga fall en ny token och upprepa steg 3.

Tips: Om du inte kunde spara i steg 3, kontrollera ditt abonnemang: fakturering måste vara aktiverad.

Steg 5: Aktivera e-fakturering

Först nu kan du slå på Enable E-Invoicing. Flowtly Workspace låser upp reglaget först när statusen är CONNECTED och företagsuppgifterna från steg 1 är kompletta.

Tips: Om reglaget inte reagerar trots att statusen är CONNECTED, gå tillbaka till steg 1 och kontrollera alla sex fälten. Det är oftast land eller postnummer som saknas, och ett enda tomt fält räcker för att låsa det.

Tips: På samma kort finns Hide contact details on e-invoices. När det är påslaget utelämnas säljarens telefonnummer och köparens e-postadress på de e-fakturor som Flowtly Workspace skapar, både i PDF och i KSeF. Kontaktuppgifterna finns kvar i kundposten.

Steg 6: Bekräfta anslutningen genom att skicka en faktura

Öppna valfri utfärdad faktura och välj Validate and send via E-invoicing. Om något saknas listar Flowtly Workspace exakt vad du behöver komplettera innan e-fakturan skapas. De vanligaste luckorna är kundens NIP eller typ av skatte-id, kundens land eller ett fakturadatum i framtiden, som KSeF avvisar.

Tips: När en faktura har skickats via e-fakturering går den inte längre att redigera, och Flowtly Workspace raderar den inte. Om du behöver ändra den utfärdar du en korrigeringsfaktura. Kontrollera uppgifterna innan du skickar.

Tips: Om kontrollen pekar på ditt företag snarare än på kunden, välj Edit company details för att komma till Invoicing settings. Det är oftast REGON eller en del av faktureringsadressen som saknas.

Steg 7: Ladda ned UPO

Välj Download E-Invoicing UPO på fakturan. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, det officiella mottagningsbeviset) är ditt bevis på att KSeF har tagit emot fakturan. KSeF-numret visas också på fakturan, och när fakturan har skickats in är dess PDF det dokument som finns i KSeF.

Tips: Spara UPO tillsammans med din bokföring. Det är UPO, inte själva fakturan, som bekräftar vilket datum KSeF tog emot dokumentet.

Det här har du nu

  • E-Invoicing auth status visar CONNECTED, och din första faktura har ett KSeF-nummer och ett UPO. Från och med nu skickar du kundfakturor till KSeF direkt från Flowtly Workspace.
  • Det fungerar även åt andra hållet: fakturor som utfärdas till ditt företag hämtas från KSeF till Incoming invoices, där de kan gå igenom ert attestflöde.
  • KSeF-anslutningen gäller hela organisationen, så du konfigurerar den en gång, oavsett hur många projekt ni driver. Hämtade fakturor kommer in i Incoming invoices utan projekt. Du tilldelar ett projekt senare i fakturans kostnadsfördelning, och en faktura kan delas upp på flera projekt, vid behov rad för rad.

Användbara länkar

Läs mer