Massfakturering av hyresavtal

Massfakturering av hyresavtal, under "Lease invoicing" i avsnittet Massfakturering, utfärdar en månads fakturor för alla hyresavtal i en park på en gång. Du väljer en park och en månad, kontrollerar förhandsgranskningen och skapar sedan fakturorna. Ingenting skapas innan du klickar på "Create invoices", och varje faktura som inte kan utfärdas anger varför.

Skärmen ingår i fastighetsförvaltningsfunktionerna och visas därför bara i organisationer som har dem aktiverade. Den är öppen för administratörer och för användare som hanterar både kontrakt och fakturor.

Förhandsgranskningen

Förhandsgranskningen har en rad per hyresavtal, namngiven efter hyresgäst, enhet och hyresavtal, och en cell per fakturatyp:

"Rent + service-charge advance": hyran och förskottet på driftskostnader hamnar på en faktura.
"Utilities (from settlements)": en separat faktura, byggd på månadens förbrukningsavräkning när den är slutgiltig.

Vidarefakturerade kostnader och timmar utfärdas inte från den här skärmen.

Varje cell som kan utfärdas visar fakturan den skulle skapa: nettobeloppet, momssatsen och momsen samt bruttobeloppet. En rad som prissätts efter yta visar storleken gånger månadssatsen, och en rad som avtalats i EUR visar det EUR-belopp den räknades om från. Ett hyresavtal som börjar eller slutar under månaden faktureras för de dagar det löper, och cellen anger vilka dagar. En cell som redan fakturerats för månaden visar Already issued med fakturanumret; den kan inte markeras och skapas aldrig två gånger.

Under listan anges totalerna per valuta, med netto, moms och brutto på separata rader, så att en park med fakturor i både EUR och RON aldrig lägger ihop dem till en enda siffra. När belopp har räknats om anger sidfoten vilken BNR-växelkurs som använts och dess datum. När fakturorna skapas skickas inga e-postmeddelanden till hyresgäster och inget skickas för e-fakturering.

Markera och skapa

Varje faktura som är redo att utfärdas är markerad från början. "Show" begränsar listan till "All", "Ready to issue" eller "Problems", men det är en vy och inte en markering: fakturor som du har markerat förblir markerade medan filtret döljer dem, och "Create invoices" skapar dem fortfarande. Markeringsraden anger därför hur många av de markerade fakturorna som filtret döljer.

"Create invoices" skickar körningen en enda gång, oavsett hur många gånger knappen klickas. "Results of the run" listar sedan vad som har "Created", vad som har "Refused, need fixing" och vad som har "Skipped, already issued", så som det såg ut när körningen var klar; de ändras inte när förhandsgranskningen ovanför dem ändras.

Medan en organisation är i pilotläge skapas fakturorna i en separat nummerserie, PILOT, och ingår inte i intäkter och kundfordringar. Din vanliga fakturering fortsätter parallellt, och varje cell jämför förslaget med fakturan som utfärdats där.

När en faktura avvisas

En cell som inte kan utfärdas visar ett avvisande i vanliga ord som anger vad som ska åtgärdas, med en länk till hyresavtalet ("Open the lease") eller till den inställning det gäller. De vanligaste avvisandena:

En rad kan inte prissättas. Raden för hyra, förskott på driftskostnader, annan avgift eller marknadsföringsavgift saknar yta eller kvantitet, faktureras inte månadsvis eller anges brutto medan en faktura lägger moms på ett nettobelopp. Åtgärda raden i hyresavtalet.
Hyresgästen har varken kund- eller leverantörsroll. Öppna hyresgästen under Motparter och välj "Add as client".
Kundens standardmomssats är inte en som din organisations land erbjuder. Öppna hyresgästen under Motparter och ställ i dess avsnitt "Client" in "Default VAT rate" på en som landet erbjuder. Förhandsgranskningen avvisar en sådan faktura innan du skapar den, precis som att skapa den skulle göra.
Ingen BNR-växelkurs är ännu publicerad för utfärdandedatumet. EUR-raderna avvisas i stället för att räknas om till en annan kurs.
Förbrukningsavräkningen för månaden är inte slutgiltig ännu, eller har aldrig beräknats.
Ingen fakturakategoritagg är inställd för en avgift. Avvisandet länkar till "Set the category tags", kortet "Lease invoicing tags" i Faktureringsinställningar.

Välja tagg för en avgift

Varje fakturarad som körningen skapar bär den fakturakategoritagg som är inställd för dess avgift: hyra, förskott på driftskostnader eller förbrukning. När faktureringsinställningarna listar fler än en tagg för en avgift ser en administratör ett taggval för den avgiften ovanför listan. Taggen som väljs där används för förhandsgranskningen och för varje faktura som körningen skapar. Andra användare som kör faktureringen ser att en administratör måste välja taggen, och de berörda avgifterna förblir avvisade tills någon gör det.

Exempel på användningsfall

Utfärda en hel parks hyra och förskott på driftskostnader för månaden i en körning, efter att ha kontrollerat varje faktura i förhandsgranskningen.
Filtrera förhandsgranskningen på "Problems" för att åtgärda de hyresavtal som ännu inte kan faktureras, utan att förlora markeringen av dem som kan.
Rätta en hyresgästs standardmomssats i dess motpartspost efter att körningen avvisat dess faktura, och köra förhandsgranskningen igen.
Köra en park i pilotläge vid sidan av din vanliga fakturering och jämföra varje förslag med den faktiskt utfärdade fakturan.