Attestflöde för fakturor — Fakturor

Flowtly låter dig skicka inkommande leverantörsfakturor genom ett atteststeg innan de betalas. När attest är påslaget ligger fakturorna i en väntelista tills en behörig person attesterar eller avslår dem. Du kan också hoppa över attesten och gå direkt till fliken "Unpaid" för att välja fakturor och exportera en SEPA-fil för banköverföring till din bank.

Så slår du på attestflödet

Gå till "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers".
Slå på "Invoice approval workflow".
Ange vilka som får attestera fakturor. Om inga attestanter ännu är upplagda ber sidan för väntande attest dig att lägga till dem. Attestanter tilldelas direkt på den sidan via en dialog; de får rollen "Invoices manager".

Obs: fliken "Unpaid" är alltid synlig, oavsett om attestflödet är påslaget eller inte.

Vem som får attestera

Att attestera eller avslå en faktura kräver en fakturabehörighet — "Invoices viewer" eller "Invoices manager". Den räknas oavsett om den har getts direkt till personen eller via en behörighetsgrupp som personen tillhör.

Flowtly väljer en fakturas attestanter i den här ordningen, och stannar vid det första steg som ger någon:

Ägaren till en tagg på fakturan. Om fakturan har taggar — till exempel en kostnadskategori — och någon av dem har en ägare, går fakturan till den ägaren. Se Styrning efter kostnadskategori nedan.
Ägaren till den kopplade kostnaden. Om fakturan är kopplad till en kostnad som har en ägare, och den personen har en fakturabehörighet, går fakturan till hen.
Alla med en fakturabehörighet. Det här steget gäller när inget av stegen ovan gav någon.

En kostnadsägare utan fakturabehörighet blir alltså varken ombedd att attestera eller aviserad. Fakturan fastnar ändå inte: den går till dem som har behörigheten. Detsamma gäller en taggägare — en ägare utan fakturabehörighet hoppas över, och nästa steg gäller.

Obs: en fakturabehörighet är allt en attestant behöver. Den person som en faktura väntar på kan öppna den från attestlistan, se dess fil och bifogade dokument, attestera eller avslå den, tilldela den till ett projekt och välja dess avtal, utan avtals-, dokument- eller annan ekonomibehörighet. I avtalsväljaren ser personen bara varje avtals namn, inte dess belopp eller villkor. Den som saknar fakturabehörighet blir aldrig ombedd att attestera och kan inte fatta beslut om en faktura, inte ens om personen är utsedd till attestant.

Styrning efter kostnadskategori

Team som konterar varje leverantörsfaktura på en kategori — bygg, design, juridik — vill oftast att den första attesten går till den som ansvarar för kategorin, snarare än till den som äger leverantören.

För att ställa in det ger du varje tagg en ägare:

Skapa en tagggrupp för dina kategorier, med en tagg per kategori.
Ge varje tagg en "Owner" — den person som ska attestera fakturor i den kategorin.
Tagga varje inkommande faktura med dess kategori, som en del av konteringen.

Från och med då går en faktura taggad Juridik till ägaren av taggen Juridik, och en taggad Bygg till ägaren av Bygg.

Fyra detaljer som är värda att känna till:

En tagg utan ägare ändrar ingenting. Attesten går då vidare till kostnadsägaren och sedan till alla med en fakturabehörighet, precis som förut. Du får bara styrning efter kategori för de taggar du medvetet ger en ägare, så befintliga upplägg påverkas inte.
En faktura med två taggar som har ägare går till båda ägarna. Vilken som helst av dem kan attestera den. Flowtly väljer inte en åt dig, eftersom båda valdes medvetet.
En tagg vars ägare inte kan attestera säger det. Saknar ägaren fakturabehörighet eller har hen ännu inte accepterat sin inbjudan, visar taggens inställningar en varning med ägarens namn. Tills det är åtgärdat går ägarens fakturor till alla med en fakturabehörighet.
En tagg kan ha olika ägare för varje projekt. Under "Owners per project" i taggens inställningar (se Fakturataggrupper) anger en administratör vem som attesterar för särskilda projekt. För varje projekt som fakturan fördelats på, på hela fakturan eller på dess rader, tillfrågas det projektets ägare i stället för taggens egen ägare, och ett projekt utan egen ägare använder taggens ägare. En faktura som delats mellan två projekt kan därför gå till två personer. Ett projekt som strukits ur fördelningen räknas inte, och en faktura utan projekt styrs som beskrivs ovan. En ägare per projekt som inte kan attestera hoppas över som vilken annan ägare som helst, och nästa steg gäller. Detta avgör bara den första attesten.

Attestflikarna

När flödet är påslaget visar skärmen för leverantörsfakturor fem flikar:

Flik	Vad den innehåller
"Awaiting"	Alla fakturor som väntar på beslut, oavsett vem de väntar på. Attestanter kan attestera eller avslå härifrån.
"Waiting on me"	Den del av "Awaiting" som väntar på just ditt beslut.
"Approved"	Fakturor som är attesterade och klara att betala.
"Rejected"	Fakturor som avslagits. Du kan läsa orsaken och skicka in igen om det behövs.
"Unpaid"	Alla fakturor som ännu inte är betalda, oavsett atteststatus. Syns även när attest är avstängt.

Väntar på mig

"Awaiting" visar allt organisationen har under granskning — vilket för alla utom det minsta teamet mestadels är andras arbete. "Waiting on me" begränsar det till de fakturor där du är den person som ombeds fatta beslut. Det är samma lista med samma åtgärder, filtrerad på dig — inget attesteras eller avslås på ett annat sätt där.

En faktura visas bara på den här fliken så länge den fortfarande väntar på ett beslut. När du väl attesterar eller avslår den försvinner den och hamnar i "Approved" eller Avslågna precis som vilken annan som helst.

När det inte finns något för dig att besluta om säger fliken det — "Nothing is waiting on you right now". Det är ett snävare påstående än det "Awaiting" gör när den är tom: organisationen kan ha en full kö medan inget i den är ditt.

Hos vem en faktura ligger

Innan du skickar en faktura som har en tagg med ägare anger dess attestavsnitt, ovanför "Submit for approval", vem den går till:

"It will go to:" listar de taggägare på fakturan som kan attestera den.
En varning anger varje ägare som inte kan: en som ännu inte har accepterat sin inbjudan, eller en utan rollen fakturaattestant.
När ingen av ägarna kan attestera anger en mening att fakturan går till leverantörens kostnadsägare om denne kan attestera, och annars till alla med rollen fakturaattestant.
Om din egen roll inte låter dig se personer anger avsnittet att mottagarna inte kan visas, i stället för att inte visa något.

När du skickar en faktura för attest anger bekräftelsen vilka personer den gick till. Om den gick till alla med en fakturabehörighet i stället för till en tagg- eller kostnadsägare ser du det direkt.

Medan fakturan granskas visar dess attestavsnitt "Waiting for:" och de personer som ännu måste besluta. Räcker det med en underskrift och någon skriver under tillfrågas de andra inte längre: de försvinner ur kolumnen "Approvers" och fakturan visas bara som attesterad, aldrig som attesterad och samtidigt väntande.

Attestera eller avslå en faktura

Gå till "Invoices" i huvudmenyn och öppna fliken "Waiting on me" — eller "Awaiting", om du vill se hela organisationens kö.
Klicka på en faktura för att öppna detaljvyn, eller använd åtgärdsknapparna direkt i listan.
Välj "Approve" eller "Reject".
- Om du avslår en faktura kan du lägga till en notering med orsaken.
Fakturan flyttas omedelbart till fliken "Approved" eller "Rejected".

Obs: ett beslut kräver båda delarna: personen måste vara utsedd till attestant på sidan för väntande attest och ha en fakturabehörighet.

Fliken Obetalda

Fliken "Unpaid" samlar varje faktura som fortfarande ska betalas — både de attesterade och de som gått förbi flödet. Använd den som din betalningskö.

Viktiga funktioner:

Flerval — markera kryssrutorna vid de fakturor du vill betala.
Massexport — när du valt en eller flera fakturor blir knappen "Export SEPA file" aktiv.
Filter för bankexport — begränsa listan till de fakturor som ännu inte lagts i en bankfil, eller till de som har gjort det. Se Status för bankexport nedan.

Betala en del av en faktura

När du väljer en faktura blir dess belopp ett redigerbart fält, ifyllt med hela beloppet och med det högsta som kan betalas, till exempel "Up to 1 000,00 EUR". Låt det vara för att betala det beloppet, eller skriv ett lägre för att bara betala den delen i filen.

Skriv beloppet i din organisations talformat, med högst två decimaler. Det får inte vara noll eller högre än gränsen som visas under fältet. Summan bredvid exportknappen följer det du skriver. Tills varje vald faktura har ett giltigt belopp är exporten inte tillgänglig för den valutan, och ett meddelande säger "Enter a valid amount for each selected invoice."

Fliken "Unpaid" listar fakturor utan kopplad betalning. När en betalning kopplas till en faktura lämnar den fliken, så resten av en delbetald faktura erbjuds inte här.

Så exporterar du en SEPA-fil för banköverföring

I stället för att mata in varje betalning manuellt i bankens portal kan Flowtly skapa en standardiserad pain.001-fil (pain.001.001.03) i XML som du laddar upp direkt till banken.

Öppna fliken "Unpaid".
Välj fakturorna du vill betala med kryssrutorna.
Klicka på "Export SEPA file" (eller motsvarande text i verktygsraden).
Flowtly skapar en pain.001-fil och laddar ner den till din dator.
Logga in i bankens internetportal och ladda upp filen via funktionen för massbetalning eller import av SEPA-betalningar.

Obs: se till att varje leverantörsfaktura har ett giltigt IBAN och BIC på motpartens bankkonto i Flowtly. Fakturor utan bankuppgifter kan inte ingå i pain.001-exporten.

Välj filformat för din bank

Alla banker importerar inte samma fil. Flowtly känner igen banken på BIC (SWIFT-koden) för kontot som är valt i "Pay from" och erbjuder de format som banken importerar. Under varje knapp "Export PLN" eller "Export EUR" står en bildtext med den importmall du väljer i bankens portal; informationsikonen bredvid knapparna, "Which bank import format?", visar samma mallar. När banken importerar mer än ett format väljer du det under "File format" i menyn som öppnas med pilen bredvid exportknappen.

Bank du betalar från	Filformat	Importmall i bankens portal
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT för EUR, Przelew krajowy XML V2 för PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT för EUR, Przelew krajowy XML för PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, format XML
Alla andra banker	SEPA / pain.001 XML	Ingen mall anges

SGB24 tar bara emot PLN i det här formatet. En przelew zwykły (inrikes betalning) saknar valuta, så SGB24-filen erbjuds bara för betalningar i PLN. En betalning i EUR från det kontot exporteras som pain.001, som SGB24:s SEPA-import inte accepterar, så betala EUR-fakturor från det kontot direkt i SGB24.
Alla andra banker. För EUR importerar du pain.001-filen med bankens mall för SEPA-betalningar. För PLN använder du den bara om bankens inrikesimport läser pain.001: vissa banker har ett eget format och avvisar filen. En annan kooperativ bank på SGB24 behandlas som alla andra banker.
Ingen bildtext under knappen betyder att Flowtly inte känner till bankens importmall, oftast för att kontot i "Pay from" saknar BIC. Lägg till BIC på bankkontot för att få bankens egna format.

Status för bankexport

Flowtly registrerar vilka fakturor som lagts i en fil med banköverföringar, så att nästa betalningskörning inte betalar dem en andra gång.

Vad som markeras som exporterat

När du exporterar en fil markeras varje faktura som skrivits in i den som "Exported to bank". En faktura som lämnats utanför filen, till exempel för att leverantören saknar bankuppgifter, markeras inte. Exporten markerar inte en faktura som betald: den ligger kvar på fliken "Unpaid" med sin markering tills dess betalning har kopplats.

En exporterad faktura visar etiketten "Exported to bank" under leverantörens namn på fliken "Unpaid", med exportdatum och källkonto. Öppna fakturan för att se dess avsnitt "Bank export": datum, källkonto och filens namn. När fakturan är betald finns avsnittet kvar som en notering om exporten.

Filtrera efter bankexport

Ovanför listan "Unpaid" har filtret "Bank export" tre alternativ:

Alternativ	Visar
"Any"	Alla obetalda fakturor.
"Not yet exported"	De fakturor som inte markerats som exporterade — nästa omgång att betala.
"Exported to bank"	De fakturor som redan finns i en bankfil och fortfarande väntar på sin betalning.

Filtret begränsar hela listan, inte bara den sida du tittar på.

Exporterade fakturor lämnas utanför en ny fil

Kryssrutan för att välja alla markerar bara de fakturor som ännu inte exporterats. Om du markerar en exporterad faktura för hand anger en varning bredvid exportknappen hur många av de valda fakturorna som redan exporterats, och de fakturorna lämnas utanför filen.

För att med flit betala en av dem igen, till exempel för att banken avvisat den tidigare filen, markerar du "Include the already exported invoices (export them again)". Varningen säger då att de kommer att exporteras igen. Alternativet rensas av sig självt varje gång de valda exporterade fakturorna ändras, så det följer aldrig med till ett annat urval.

Medan en fil skapas är exportknappen inte tillgänglig. När filen har laddats ner uppdateras listan och de exporterade fakturorna försvinner ur ditt urval, så att samma fakturor inte kan exporteras två gånger med ett andra klick.

Markera en faktura som ej exporterad

Om en fil aldrig nådde banken tar du tillbaka markeringen så att fakturorna återgår till nästa omgång:

En faktura: öppna den och välj "Mark as not exported" i dess avsnitt "Bank export".
Flera fakturor: välj dem på fliken "Unpaid" och välj "Mark as not exported" bredvid exportknappen. Med filtret "Exported to bank" påslaget markerar kryssrutan för att välja alla varje faktura som går att välja, för en samlad ångring.

Flowtly ber dig först bekräfta. Fakturorna går tillbaka till ännu inte exporterade, och nästa export tar med dem igen. Om filen redan har laddats upp till banken skulle en ny export betala dem två gånger.

Ett meddelande anger sedan hur många fakturor som markerades som ej exporterade, hur många som redan var betalda och lämnas som de är, och hur många som inte hade exporterats. En betald faktura behåller sin exportnotering och kan inte markeras som ej exporterad.

Exempel på användning

En ekonomichef går varje morgon igenom alla nya leverantörsfakturor på fliken "Awaiting", attesterar de giltiga och avslår dubbletter med en notering.
En projektledare som bara attesterar fakturor för sina egna kostnader öppnar "Waiting on me" i stället och rensar en kortare lista snarare än att söka igenom hela organisationens kö.
I slutet av veckan öppnar en redovisningsekonom fliken "Unpaid", väljer alla attesterade fakturor, exporterar en pain.001-fil och laddar upp den till företagets bank — och betalar därmed dussintals leverantörer i ett steg.
Ett litet team med attest avstängt använder fliken "Unpaid" enbart som betalningskö och exporterar SEPA-filer utan något atteststeg.
En redovisningskonsult bestrider en rad på en leverantörsfaktura, väljer fakturan på fliken "Unpaid" och sänker dess belopp till den obestridda delen innan filen exporteras.
En redovisningsekonom förbereder varje veckovis betalningskörning med filtret "Bank export" satt till "Not yet exported", så att fakturor som skickades till banken i förra veckans fil inte betalas igen medan deras betalningar fortfarande är på väg.
Banken avvisar en överföringsfil. Redovisningsekonomen väljer filens fakturor under "Exported to bank", markerar dem som ej exporterade och exporterar en korrigerad fil.