Inställningar

Området Inställningar i Flowtly är där administratörer konfigurerar plattformens grundläggande beteende för att matcha organisationens krav. Det täcker ett brett utbud av alternativ, från grundläggande organisationsprofiluppgifter till avancerade säkerhets- och integrationsinställningar.

"Organization settings" inkluderar företagsinformation, standardvaluta, räkenskapsårskonfiguration och lokaliseringsinställningar. Dessa grundläggande inställningar påverkar hur data visas och bearbetas genom hela plattformen, så det är viktigt att konfigurera dem korrekt under den initiala installationen.

Säkerhets- och autentiseringsinställningar gör det möjligt för administratörer att kräva enkel inloggning (SSO) via Microsoft Entra ID – någon annan SAML/OIDC-leverantör stöds för närvarande inte. Användare kan också logga in med ett Google-konto från inloggningssidan; det är ett personligt inloggningsalternativ, inte SSO. Så länge en organisation kräver SSO kan dess medlemmar inte återställa eller ange ett lösenord i Flowtly och loggar bara in via organisationens identitetsleverantör. Själva sidan med säkerhetsinställningar innehåller de organisationsomfattande kontrollerna för hur personer loggar in och vad som registreras om det — se Säkerhetsinställningar. Det finns inga inställningar för lösenordspolicyer eller sessionstidsgränser. När kravet är på leds den som ännu inte har ställt in en autentiseringsapp genom installationen direkt på inloggningsskärmen – skanna koden, ange de sex siffrorna, spara återställningskoderna – och loggas sedan in. Att slå på kravet stänger alltså inte ute någon, och ingen behöver be en administratör om hjälp för att komma igång.

Widgetkonfiguration låter administratörer anpassa instrumentpanelsupplevelsen för olika användarroller genom att välja vilka sammanfattningspaneler, diagram och snabbåtkomstlänkar som visas på startskärmen. Administratörer anger här även organisationens standardordning för widgetar: en kort lista över de widgetar som kommer först, medan övriga behåller produktens egen ordning. Den gäller alla som aldrig har ordnat om sin egen startskärm — så snart någon ordnar om sin gäller deras egen, och de kan när som helst återgå till organisationens ordning. På telefon sker omordningen via startskärmens Ordna-alternativ, med knappar för att flytta upp och ned. Kortet "Unavailable team members: which absences count" avgör vilka frånvarotyper instrumentpanelens widget Otillgängliga teammedlemmar visar: en markerad typ visas, en omarkerad gör det inte. Alla organisationens typer listas, även sådana den själv skapat, och en typ som läggs till senare är markerad från början. Som standard är allt utom distansarbete markerat, vilket är vad widgeten alltid har visat — avmarkera till exempel tjänsteresor när de berörda fortfarande arbetar och går att nå. Kortet visas när Semestermodulen är aktiverad och gäller alla i organisationen. Faktureringskonfiguration täcker standardbetalningsvillkor, numreringsscheman, skatteinställningar och mallar som gäller för alla fakturor som genereras i plattformen.

Inställningar visar bara de flikar som innehåller minst en sida som din roll kan öppna. En flik utan något för dig utelämnas, och en länk till en dold flik öppnar den första flik du kan använda.

Sektionerna nedan följer sidan Inställningar i appen: varje sektion är en av dess grupper, och varje länk är en skärm, med det namn som står på dess ruta, som leder till sidan som förklarar vad skärmens kontroller gör. Några sidor som går djupare in på en skärm står vid sidan av den.

Workspace

• Bank holidays — de allmänna helgdagar din organisation iakttar
• Locations
• Mail footer — organisationens gemensamma e-postsignatur och dess platshållare
• Dashboard widgets

People

• Positions
• Departments
• Requirement groups
• Work schedules
• Time off types
• Contract types
• Annual time off
• Time off carry-over
• Absence notifications
• Time off approvers
• Timesheets
• Permission groups

Finance & Business

• Invoicing settings — faktureringsuppgifter, numrering, betalningsvillkor och fakturautskick
• Invoice approvers
• Banks
• Currencies
• Document types
• Invoice tag groups — en färdig första uppsättning finns i Taggplan för att komma igång
• Payment reminders
• Utskickssäkerhet — en testadress för fakturamejl, ett stopp för inlämning av e-fakturor och en paus för e-postnotiser
• Transactions
• Stripe sync

Advanced

• List columns — välj extra kolumner som visas i projekt-, tillgångs- och budgetlistor
• Asset settings — aktivera förbrukningsmätare och annat tillgångsbeteende
• Attributes — dina egna datafält, de uppsättningar som bär dem och vad varje alternativ på ett attribut gör
• Billing rates — standardpriser för attribut som används vid fakturering
• Budgets
• Supplier invoice completeness

Administration

• Email history
• Security — de organisationsövergripande kontrollerna på sidan Security, inklusive hur mycket av en inloggnings-IP-adress som lagras
• Single sign-on (SSO)
• Multi-factor authentication — en andra faktor vid inloggning, återställningskoder, betrodda enheter och kravet för hela organisationen
• Organization — företagsidentitet, lokalisering, format och arbetsdagar
• Manage active modules
• Countries
• Audit logs — vem som gjorde vad och när, med sökning, filter och sortering

Exempel på användningsfall

• Konfigurera SSO-integration med din företags identitetsleverantör för att effektivisera medarbetares åtkomst.
• Ställ in organisationens standardvaluta och startdatum för räkenskapsåret under initial plattformsinstallation.
• Anpassa instrumentpanelswidgets så att olika team ser de nyckeltal som är mest relevanta för deras roller.
• Definiera standardmallar för fakturering, betalningsvillkor och numreringssekvenser för konsekvent fakturering.
• Kräv MFA för hela organisationen för att uppfylla era säkerhetsstandarder – den som ännu inte har ställt in en autentiseringsapp leds genom installationen vid nästa inloggning.