Taggplan för att komma igång
Ett team som börjar kontera fakturor utan en överenskommen lista över taggar har snart tre namn på samma sak. Den här sidan ger ett tjänsteföretag en färdig första uppsättning taggrupper och taggar, som en enda tabell, så att alla utgår från samma grund. Byt namn på taggarna så att de passar ditt företag och ta bort de rader du inte behöver. Varför grupperna är indelade så här förklaras i Välja taggar för budgetering.
Tre regler att komma överens om först
- Varje faktura får minst en tagg. Skapa en taggkategori per taggrupp under "Tagging categories" och slå på "Required" för Kostnadsslag. En faktura med ett tomt obligatoriskt fält markeras som ofullständig, vilket aldrig hindrar att den sparas, så ingen stoppas från att parkera en faktura innan den är konterad. En taggkategori är ett fält på kostnadsfakturor, så den flaggar bara dem. En försäljningsfaktura kontrollerar du via raden "Untagged" i nedbrytningen Kunder.
- En projekttagg kopplas till sitt projekt en gång. När du skapar taggen anger du "Linked project" på den. Därefter fyller valet av projekt i taggen på en inköpsfaktura, och valet av tagg fyller i projektet, så ingen behöver komma ihåg vad som hör ihop. Håll dig till en tagg per projekt: om två taggar anger samma projekt fyller valet av det projektet inte i någon av dem.
- Din revisors kategorier läggs in som en andra grupp. Be revisorn om listan över de kostnadskategorier som revisorn bokför efter och skapa den som en separat taggrupp bredvid Kostnadsslag. Din egen nedbrytning och revisorns hålls då isär, och ett dokument räknas fullt ut i vardera. Om du exporterar till din revisor fyller du i "Accounting code" på var och en av de taggarna.
Planen
| Taggrupp | Tagg | Vad som hör hit | Exempelfaktura | Projekt eller budget |
|---|---|---|---|---|
| Kostnadsslag | Bankavgifter | Kontoavgifter, kortavgifter och överföringsavgifter | Bankens månatliga kontoavgift, ofta en betalning utan faktura | Endast nedbrytning |
| Kostnadsslag | Kontor | Hyra, el och vatten, städning och kontorsmaterial | Den månatliga hyresfakturan för kontoret | Endast nedbrytning |
| Kostnadsslag | Programvara och prenumerationer | Verktyg och tjänster som hela företaget använder | Den månatliga fakturan för ditt bokföringsprogram | Endast nedbrytning |
| Kostnadsslag | Skatter | De skattebetalningar som din revisor räknar som kostnader | En betalning av inkomstskatt till skattemyndigheten, en betalning utan faktura | Endast nedbrytning |
| Kostnadsslag | Egen marknadsföring | Annonser, evenemang och material som marknadsför ditt eget företag | En faktura för onlineannonser för dina tjänster | Budget: en Marketing-budget som omfattar fakturor med den här taggen |
| Kunder | En tagg per kund, till exempel Kund A | Varje försäljningsfaktura som utfärdats till kunden och kostnader som köpts in enbart för den kunden | Den månatliga retainerfakturan till Kund A | Endast nedbrytning |
| Projekt | En tagg per projekt, till exempel Kund A webbplats | Kostnaderna och intäkterna för ett kundprojekt | En frilansares faktura för att bygga Kund A:s webbplats | Projekt: ange "Linked project" på taggen |
| Vidarefakturering | Ska vidarefaktureras | Kostnader du betalar först och fakturerar vidare till en kund | En hotellfaktura för en resa som gjorts för Kund B, att debiteras Kund B | Endast nedbrytning; ge den även kundens tagg och projektets tagg |
| Bokföringskategorier | En tagg per kategori som din revisor bokför efter, till exempel Hyra | Samma kostnader som Kostnadsslag, uppdelade så som din revisor delar upp dem | Fakturan för kontorshyran, taggad Hyra här och Kontor i Kostnadsslag | Endast nedbrytning; fyll i "Accounting code" |
| Ingen | Ingen tagg | Överföringar mellan dina egna konton | Att flytta pengar från ditt huvudkonto till ditt momskonto | Ingetdera |
För att läsa in planen i ett steg lägger du den i ett kalkylblad med en rad per tagg och kolumnerna group, tag och description, och använder "Import" under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups". Utelämna den sista raden, som inte är en tagg, och ersätt varje rad En tagg per … med dina riktiga kunder, projekt och kategorier. Lägg texten från Vad som hör hit i description: den blir taggens "Description", som visas för den som väljer taggen. Om en taggs namn saknar latinska bokstäver och siffror lägger du till en kolumn label med en kort etikett för den: utan den markeras raden, och inget i filen kan tillämpas förrän den är rättad. Importen visar vad den skulle ändra innan något sparas. En import raderar aldrig något, så taggar du redan har förblir som de är.
Vad den sista kolumnen betyder
- Endast nedbrytning. Taggen är en rad i vyn "P&L by tags" i varje budget som dokumentet räknas i, när du väljer dess taggrupp. Ett dokument utan tagg från den gruppen hamnar på raden "Untagged", så en stor "Untagged"-rad visar var den första regeln ännu inte följs.
- Projekt. "Linked project" knyter taggen till ett projekt, som den andra regeln beskriver. Projektet för med sig kostnaden till varje budget som täcker projektet.
- Budget. När du skapar Marketing-budgeten markerar du "Tagged incoming invoices" i steget som frågar vad budgeten omfattar och väljer taggen Egen marknadsföring. Varje mottagen faktura med den taggen räknas då i budgeten. Se Budgetkonfiguration.
En betalning utan faktura, till exempel en bankavgift eller en skattebetalning, taggas på själva betalningen, i dess sidopanel under "Transactions".
Överföringar mellan dina egna konton får ingen tagg. De är inte en kostnad. Flowtly känner igen en överföring som din egen när det andra kontonumret i bankens beskrivning matchar ett annat bankkonto som du har lagt till i Flowtly, och flaggar den inte som saknande budget. För en motpart vars betalningar aldrig hör hemma i en budget markerar du den som "Budget neutral". Se Transaktionshantering och Motparter.
Exempel på användningsfall
- En ny kontorschef och grundaren kommer överens om tabellen innan någon konterar en faktura och importerar den i ett steg.
- Ett team som bråkade om en hotellräkning var Resor eller Kund B taggar den Ska vidarefaktureras, Kund B och projektet, och slutar bråka.
- En revisor skickar listan över de kategorier som revisorn bokför efter, och administratören lägger till den som en andra taggrupp med en "Accounting code" på varje tagg.
- En administratör ser en stor "Untagged"-rad i nedbrytningen efter Kostnadsslag och slår på "Required" för kategorin Kostnadsslag.