Semesterdagar

Flowtly gör det möjligt att konfigurera semesterdagsgränser både på organisationsnivå och för enskilda medarbetare. Denna flexibilitet stödjer olika scenarier, till exempel förändringar i en medarbetares anställningstid eller specifika avtalsvillkor. Semesterdagsgränser för samtliga medarbetare konfigureras som standard i organisationsinställningarna. För medarbetarspecifika situationer, som justeringar baserade på anställningstid, används de individuella inställningarna för semesterdagsgräns i medarbetarens profil.

Konfigurera individuella semesterdagsgränser

Varje semesterdagsgräns kan konfigureras för en specifik avtalstyp och för en angiven period. För att fastställa eller ändra en semesterdagsgräns för en medarbetare lägger du till en post som anger gränsen (t.ex. 26 dagar) samt dess startdatum. Formuläret kräver följande information:

"Days" - Antalet dagar för semesterdagsgränsen.
"Date from" - Datumet från vilket gränsen börjar gälla.
Variant - Den avtalsvariant som gränsen tillämpas på (t.ex. anställningsavtal eller B2B).
Ledighetstyp - Den specifika typ av ledighet som gränsen gäller för.

När semesterinformationen har konfigurerats visas gränsen i medarbetarlistan under kolumnen "Free days/year" och återspeglas i kolumnen "Free days left".

För att justera en medarbetares semestergräns tar du bort en befintlig post om gränsen inte längre ska gälla, eller lägger till en ny post för att fastställa en ny gräns. En ny post ersätter tidigare inställningar för samma avtal och ledighetstyp från och med det angivna startdatumet. Om en medarbetares gräns till exempel tillfälligt höjs under en viss period lägger du till en post för den höjda gränsen och därefter en ny post för att återgå till den ordinarie gränsen när perioden är slut. Semestergränser gäller tills vidare från angivet startdatum, tills en annan konfiguration ändrar gränsen för samma avtal och ledighetstyp.

Hur rätten beräknas

En medarbetares flik för semesterdagar öppnas med saldot: kortet Time off balance med förra årets dagar under det, och How we calculate this bredvid båda. På en smal skärm staplas de.

Time off balance visar samma läsning som medarbetaren ser på sin egen sida: Year-end forecast som huvudsiffra, årsvärdet som en markering och en stapel över det intjänade och det redan uttagna. Det är den enda platsen där saldot visas på denna flik. På personens övriga flikar bär sidhuvudet i stället ett saldokort; på fliken för semesterdagar utelämnas det kortet i stället för att upprepa siffrorna. Vilket kort det är följer inställningen Available now som beskrivs nedan: när inställningen är av är det Year-end leave balance, som visar årsslutsprognosen, och det utelämnas när det inte finns någon prognos att visa; när den är på är det Leave balance, som visar de dagar som är tillgängliga nu, med årsslutssiffran under som by year end.

Ledighetskortet på personens flik Overview följer samma inställning. Under gränsen för årlig semester visar det Year-end forecast eller, när inställningen är på, Available time off, de dagar som är tillgängliga nu.

Year-end forecast är den huvudsakliga saldosiffra som Flowtly visar, här, på startsidan och bredvid en ledighetsansökan: de dagar som återstår att ta ut före den 31 december, med de dagar som ännu ska tjänas in i år och eventuella överförda dagar som årets ledighet kan ta av, minus den ledighet som tagits ut eller bokats under året. Den avrundas inte uppåt till noll: den som har bokat mer än året ger ser underskottet som ett tal under noll. Där ledighet tjänas in månad för månad visas månadstakten under den, till exempel +2,2 dagar per månad.

Available now är de dagar som kan tas ut i dag. Om den visas bredvid prognosen är en organisationsinställning och är avstängd som standard; se Frånvaroinställningar. När den är på visas den som en liten sekundär rad, aldrig i stället för prognosen: under prognosen på kortet Time off balance, med det som hunnit tjänas in under; som en rad i sammanställningen på kortet Days off på startsidan; och som en liten rad under prognosen i panelen bredvid en ledighetsansökan, före och efter ansökan. När den är av visas den inte på någon av de tre och inte heller någon annanstans: personens sidhuvudskort och fliken Overview visar i stället årsslutsprognosen, How we calculate this slutar utan summan Available now, och listan över frånvarotyper i ett ansökningsformulär visar varje semestertyps årsslutsprognos i stället för de dagar som är tillgängliga nu.

Kortet Days off på startsidan visar samma läsning för den inloggade medarbetaren: Year-end forecast som rubrik, samma stapel, den årliga rätten, vad som hunnit tjänas in, förra årets dagar på en egen rad och eventuell ledighet som fortfarande väntar på godkännande angiven för sig — den har inte dragits från saldot än. En prognos under noll visas i rött, med en anmärkning under den om att saldot ligger under noll. Med Available now påslaget visas samma anmärkning även när de dagar som är tillgängliga i dag ligger under noll. När det inte finns någon årlig rätt, ingen rätt har fastställts eller en del av sammanfattningen inte kunde läsas in, säger kortet det i stället för att visa en siffra. View my time off öppnar hela sidan.

How we calculate this är räkningen bakom de dagar som är tillgängliga i dag. När din organisation visar Available now slutar den på den summan; när den inte gör det listas raderna utan summa:

Annual limit: de dagar som konfigurerats för detta avtal, med en markering om varifrån talet kommer: Individual för en post på denna flik, eller organisationens standard. Oavsett vilket är detta rätten för ett heltidsavtal.
× EPE from the contract: heltidsekvivalenten för det aktiva avtalet, samma procent som bredvid tjänstgöringsgrad och veckoarbetstid.
Accrued so far: hur mycket av året som hunnit tjänas in, ställt mot årsvärdet.
Rader för överföring från föregående år, förfallna dagar och uttagna dagar visas bara när de inte är noll.
Available now: summan, alltså de dagar som kan tas ut i dag, och samma tal som kortets sekundära rad. Den visas bara när din organisation visar Available now.

Om raderna inte går ihop ber en varning under dem om att det rapporteras.

På en smal skärm är panelen hopfälld; välj How we calculate this för att öppna den.

Gränssnittet visas på engelska eftersom Flowtly ännu inte är översatt till svenska.

Talet i kolumnen Days är rätten för ett heltidsavtal. Flowtly tillämpar EPE därefter. En individuell gräns som redan sänkts för hand för en deltidsanställd proportioneras då en andra gång och lämnar personen med för få dagar. För en halvtid med 20 dagar i organisationen är den rätta individuella gränsen fortfarande 20, eller ingen alls, eftersom standarden redan säger 20.

Available now och sammanställningen How we calculate this avläses som standard per i dag, i stället för per månadsslut. De räknar ledighet till och med det datumet, så ledighet som är bokad för en senare dag, inklusive arbetsdagen direkt efter, minskar dem inte. Year-end forecast ser i stället på hela året, så ledighet som redan är bokad senare under året dras av från den.

När hela året beviljas i förväg

Intjänande fördelat över året är en av två grunder. Vilken som gäller anges för hela organisationen och kan anges olika per avtalstyp; det är inte en inställning på semesterinställningssidan i dag, så be Flowtlys support ändra den. Enligt den andra grunden finns hela årets rätt tillgänglig från den 1 januari, och inget hålls tillbaka för senare månader. Polska regler för anställningsavtal fungerar så från en anställds andra kalenderår: bara det första året tjänas in månad för månad, och därefter kan någon ta ut två veckor i februari utan att ännu ha «tjänat in» dem.

När en persons år beviljas i förväg läses saldot annorlunda, eftersom inget återstår att tjäna in:

När Available now visas anger raden under den hur mycket av året som har använts — 7 dagar använda av 26 dagar för hela året — i stället för hur mycket som hunnit tjänas in. Rätten, det som är borta och det som återstår finns alla på skärmen, så det finns inget att räkna ihop för hand.
Raden i uppdelningen är Granted for the whole year i stället för Accrued so far, och den har inget av 26 dagar bredvid sig: siffran är redan hela året.
Ingen månadstakt visas. Det finns inget +2,2 dagar per månad, eftersom dagarna inte kommer månadsvis.

Ett tidsbegränsat avtal som slutar under året beviljas ändå sina dagar i förväg; rätten upphör helt enkelt där avtalet upphör, så siffran är mindre än för ett helt år.

Allt annat är oförändrat — stapeln, årsmarkeringen och förra årets dagar läses precis som för någon vars semester tjänas in.

Dagar överförda från föregående år

Under kortet Time off balance visar Leave from <år> vad personen gick in i det aktuella året med, och om någon angett det. Ett tal som en människa skrivit in är markerat entered by hand; ett som Flowtly härlett ur föregående år är markerat calculated. Använd knappen för att lägga till, eller redigera och ta bort ett befintligt värde.

Dagarna en person började året med är en uppteckning, inte vad de fortfarande kan ta ut, så raden visar dem som fyra separata tal:

Opening · 1 Jan <år> — dagarna som fördes över in i året.
Used from this pool — hur många av dem som har tagits ut.
Expired — hur många som förfallit outnyttjade på förfallodatumet.
Still available — vad som finns kvar av överföringen i dag. Det är talet att läsa när man planerar ledighet.

När Flowtly inte kan avgöra hur mycket av överföringen som har använts eller förfallit visas bara ingångsvärdet, i stället för nollor som ingen har mätt. När personen gick in i året med ett underskott — mer ledighet tagen än intjänad — visar raden ingångsvärdet under noll och Deducted from <år>, beloppet som dragits av från årets rätt, och inget annat: det finns ingen pool att använda och inget som kan förfalla.

Så länge överförda dagar finns kvar och har ett förfallodatum varnar kortet Time off balance och kortet för lediga dagar på hemsidan om dem: <belopp> from <år> expires on <datum>. Use it first. Beloppet är vad som finns kvar av överföringen, inte ingångsvärdet. När överföringen är använd eller har förfallit ger varningen plats för en avklarad rad som From <år>: <belopp> used.

Ett manuellt angivet tal har ett avsnitt Source, note and override options. Öppna det för att läsa anteckningen som lämnats med talet och, om du har behörighet att ändra det, vad redigering och borttagning gör. Flowtly visar inte vem som angav talet, när, eller vilket beräknat tal det ersatte, och avsnittet säger det i stället för att lämna en lucka: Entered by: unavailable · Entry date: unavailable. och Replaced calculated figure: unavailable.

Att ta bort ett manuellt angivet tal frågar först om bekräftelse: Delete this entry? The calculated carry-over from the organisation's settings applies again, and this person's balance is recalculated.

Det betyder mest för en organisation som gick över till Flowtly mitt i ett år: de dagar folk kom in med är just de som Flowtly inte kan härleda själv.

Varifrån varje gräns kommer

Gränstabellen ligger under rubriken Annual entitlements, med flikens enda knapp Add annual time off bredvid. Knappen visas bara för personer som får hantera avtal.

Att ta bort en individuell gräns frågar först om bekräftelse: Delete this individual limit? The organisation's calculation applies again for this person, and their balance is recalculated from the applicable rule.

Varje rad i tabellen bär en markering om sitt ursprung: Individual för en gräns satt på denna flik, organisationens standard med sin variant, och = default som varning när en personlig rad bara upprepar standarden; en sådan rad ser ofarlig ut och överlever sedan tyst nästa ändring av standarden. En fotrad räknar dem.

När Flowtly inte kan avgöra varifrån raderna kommer visar varje rads markering Source unavailable, och en rad under tabellen säger: The original rule and entry history for these rows are unavailable. — i stället för att inte visa någon markering alls, vilket skulle läsas som att raderna helt enkelt följer organisationens standard.

Den gällande standarden listas också, nedtonad, med en knapp till organisationens inställningar. En standard som en personlig rad ersätter markeras som sådan.

Om varken en personlig gräns eller en standard täcker personens avtalsvariant säger fliken det med rött i stället för att visa en nolla som ser ut som ett förbrukat saldo.

På en smal skärm blir varje rad i tabellen ett eget kort.

Övertidsintjänande

Där din organisation tjänar in övertid räknar Flowtly varje månad ut hur många timmar en person har registrerat utöver sin arbetstidsnorm och föreslår att de läggs till personens övertidspool, den pool som deras Pick Up Days tar från. Ingenting läggs till förrän någon godkänner förslaget. Förslagen listas i avsnittet Overtime accrual, under gränstabellen. Avsnittet visas först när personen har minst ett förslag och visas därför inte alls i en organisation som inte tjänar in övertid.

Varje rad är en månad:

Month och Overtime, timmarna över normen, som kan vara negativa;
Pool before och Pool after, vad poolen innehöll före och efter den månadens timmar;
Status: Pending, Accepted eller Rejected.

Alla siffror anges i dagar, timmar och minuter, på samma sätt som i gränstabellen ovan, så att en godkänd månad läses likadant på båda ställena. En godkänd rad visar siffrorna som de var när den godkändes: poolen räknas om utifrån det som gäller just då och går aldrig under noll. En avvisad rad visar ett streck för båda poolvärdena, eftersom den inte lade till något.

En väntande rad erbjuder Accept och Reject:

Accept lägger till månadens timmar i poolen med ett klick, som en ny rad i gränstabellen ovan. Saldot och tabellen uppdateras direkt.
Reject ber först om bekräftelse: ingenting läggs till i poolen, och den månaden erbjuds inte igen.

Om månaden redan har avgjorts någon annanstans meddelar Flowtly det och uppdaterar listan. Om personens övertidsrätter inte tillåter att timmarna läggs till just nu, till exempel för att en rätt har lagts in manuellt samma dag eller för att poolen är uppdelad efter orsak, meddelar Flowtly det och månaden förblir väntande; granska rätterna ovan.

Avsnittet visas för personer som kan hantera medarbetare. För att godkänna och avvisa krävs dessutom behörighet att hantera avtal; utan den är avsnittet skrivskyddat.

Exportera en persons hela semesterhistorik

Fliken för årlig semester har en knapp "Export leave history (CSV)" högst upp. Den laddar ned en fil för den person vars post är öppen och omfattar varje år sedan personens första räknade avtal — inte bara året som visas på skärmen.

Filen har en rad per år och ledighetstyp, och för varje rad anges vad som fördes över till det året, vad som tjänades in, vad som användes och vad som återstår. Varje siffra anges i dagar och i sekunder, eftersom en "dag" här är den 8 timmar långa rättighetsdag som intjänandet anges i, inte personens egen avtalade dag — de två skiljer sig åt för en deltidsanställd, och filen anger vilken som avses. En kolumn källa visar stated för ett år vars ingående saldo någon har angett för hand och derived för ett som Flowtly har räknat fram; en stated-nolla är ett beslut som någon har registrerat, inte en saknad siffra.

Bredvid använt anger varje rad också vad som är planerat — godkänd ledighet daterad efter den dag då siffran räknades fram, så det är alltid noll för ett avslutat år — och vad som är väntande, det vill säga ansökningar som ännu väntar på beslut. En kolumn saldo visar vad som återstår av den kvot som ledighetstypen tar av: det årliga saldot för årlig semester och ledighet på begäran, och vad som återstår av den egna gränsen för en typ som har en. För en typ utan gräns lämnas saldot tomt i stället för att visas som 0, eftersom det inte finns något som kan ta slut. Dessa kolumner kommer efter alla andra, så ett kalkylblad byggt på den tidigare layouten läser det fortfarande.

Siffrorna för tidigare år är rekonstruktioner, och filen säger det på sin första rad. Varje år räknas om enligt den semesterkonfiguration som gällde på exportdagen, eftersom intjänanderegeln inte är daterad — så en siffra för ett tidigare år kan skilja sig från vad personen fick veta då. Det innevarande året räknas enligt den konfiguration som faktiskt gäller för det, så det är exakt. Detta spelar störst roll när siffrorna ska ligga till grund för utbetalning: läs filens två första rader innan du skickar vidare den.

Knappen visas bara för den som får läsa personens ledighet. Att kunna öppna fliken räcker inte i sig — exporten kräver rollen "Time off manager", "Time off verifier" eller "Time off viewer". Samma export erbjuds i vyn för semesterförbrukning på People-översikten, enligt samma regel. Den som har ett timavtal har ingen semesterrätt att exportera, och fliken erbjuder ingen knapp för den personen.

Exempel på användningsområden

Justera ledighet baserat på anställningstid: Höj en medarbetares semesterdagsgräns från 20 till 26 dagar när medarbetaren uppnår en viss anställningstid, med start från ett specifikt datum.
Implementera särskilda avtal: Ge en medarbetare tillfälligt fler lediga dagar baserat på ett unikt avtal eller projekt, och återgå sedan till den ordinarie gränsen när perioden är över.
Differentiera ledighet efter avtalstyp: Konfigurera olika semesterdagsgränser för medarbetare med standardanställningsavtal jämfört med de som har B2B-avtal.
Korrigera eller uppdatera ledighetsrättigheter: Ändra tilldelningen av semesterdagar för en medarbetare vid ändrad företagspolicy eller om ett fel har uppstått i tidigare inställningar.
Planera resten av året: Läs av Year-end forecast på kortet Time off balance för att se hur många dagar en medarbetare har kvar att ta ut före den 31 december, med redan bokad ledighet avdragen.