Bankkonton

Menyvalet "Transaktioner" i huvudmenyn är avsett att underlätta skapande, hantering och översikt av banker och bankkonton, samt att granska tillhörande transaktioner.

För att visa och hantera bankkonton:

Gå till avsnittet "Transaktioner" från huvudmenyn.
En lista över alla befintliga bankkonton, med tillhörande detaljer, visas. Tillgängliga åtgärder:
Redigera konton: Klicka på knappen "Edit" bredvid ett konto för att uppdatera dess detaljer. Redigering är tillgänglig för administratörer.
Visa transaktioner: Klicka på knappen "Transaktioner" bredvid ett konto för att visa transaktionslistan för det specifika kontot.
Dölj eller visa: Välj "Hide" för att lägga undan ett konto som du inte längre använder, eller "Unhide" på ett dolt konto för att ta tillbaka det. Tillgängligt för alla som hanterar banker — se Dölja ett konto.
Ta bort: Välj "Delete" för att ta bort ett konto permanent. Endast tillgängligt för administratörer — se Ta bort ett konto. Visa dolda konton:
Dolda konton visas som standard inte i listan.
Så länge minst ett konto är dolt visas filtret "Visibility" längst upp i listan. Välj "All accounts (N hidden)" för att även lista de dolda; vart och ett är markerat med ett överstruket öga och erbjuder "Unhide".

Ett eget konto som dina transaktioner nämner men som ingen har registrerat

Bankrader nämner ofta organisationens eget konto på andra sidan av en överföring, till exempel ett momskonto eller ett andra checkkonto. När de nämner ett av dina egna konton som inte är registrerat i Flowtly visar en varning ovanför listan "Unregistered own account found". Den visar hela kontonumret efter landskoden, så att två konton som bara skiljer sig åt i de mittersta siffrorna kan skiljas åt. Den förklarar att överföringar till och från kontot räknas som vanliga betalningar tills kontot är registrerat, och anger hur många transaktioner som nämner det.

Registrera öppnar det vanliga formuläret för nytt konto med numret och den föreslagna typen redan ifyllda. Ge kontot ett namn, välj dess bank och dess valuta och bekräfta. Inget registreras förrän du gör det, och när kontot har sparats försvinner varningen.
Inte vårt konto avfärdar en kandidat som inte är din, så att den inte erbjuds igen.
Antalet transaktioner är en länk till de transaktioner som nämner kontot, visade som ett borttagbart filter Valda rader i listan. När dessa transaktioner finns på mer än ett av dina konton lägger varningen till Öppna dem på: med en länk per konto.

Varningen visas för personer med rollen bankansvarig eller transaktionsansvarig; länken till transaktionerna bara för dem som kan öppna ett kontos transaktionslista. Båda åtgärderna är otillgängliga medan din prenumeration blockerar ändringar.

För att hantera banker och deras kopplade konton:

Klicka på knappen "Manage Banks" överst på Transaktionssidan.
Du omdirigeras till sidan Bankhantering, som visar alla befintliga banker.
Om en bank har flera konton visas dessa som underliggande objekt under respektive bank. Tillgängliga åtgärder:
Lägg till nya banker: Använd knappen "Add bank" för att skapa en ny bank.
Redigera befintliga banker: Klicka på knappen "Edit" bredvid en bank eller dess konton för att ändra detaljer.
Lägg till nytt konto: Använd knappen "Add account" för att skapa ett nytt konto för en specifik bank.

Lägg till ny bank

Följ dessa steg för att lägga till en ny bank:

Välj "Transactions" från huvudmenyn.
Klicka på "Manage Banks" överst på sidan.
Klicka på "Add bank" i det övre högra hörnet.
I det visade formuläret, ange Banknamn och Swift-nummer.
Klicka på "Save".

Den nya banken läggs till i listan.

Lägg till konto till banken

Följ dessa steg för att lägga till ett konto till en befintlig bank:

Klicka på den dedikerade knappen till höger om bankraden.
I det visade formuläret, ange följande information:
- "Account name"
- Prefix
- "Account number"
- "Currency"
- Typ (kan vara vanligt eller moms)

Du kan markera kontot som standard om det är tillämpligt. Du kan också markera kontot som dolt, vilket innebär att det inte visas under Transaktioner såvida inte "All accounts" är valt i filtret "Visibility". Att dölja kontot drar också tillbaka kontots transaktioner från resten av applikationen — se Dölja ett konto nedan.

Obs! För att göra valutor tillgängliga i väljaren, konfigurera dem under "Currencies" i menyn Allmänna inställningar.

Obs! "Account number" är det som ett importerat kontoutdrag matchas mot. Ett konto utan kontonummer matchas aldrig automatiskt mot en uppladdad kontoutdragsfil — sådana utdrag måste tilldelas manuellt. Fyll i kontonumret på varje konto som du planerar att importera kontoutdrag till.

Efter skapandet visas kontot som ett underliggande objekt till banken på sidan Hantera banker och i listan "Bank accounts".

Ett konto som skapas från den här listan måste få en bank. Banken är obligatorisk i formuläret för nytt konto, och formuläret kan inte sparas förrän en bank har valts, oavsett kontotyp, kontanter inräknat. När det ännu inte finns någon bank att välja säger formuläret Det finns ännu inga banker att välja. och länkar till Lägg till en bank. Ett konto som öppnas från en banks egen rad tillhör redan den banken, så formuläret frågar inte efter den.

Den här listan innehåller alla konton, oavsett om de tillhör en bank. Konton som saknar bank visar ett streck i kolumnen Bank. Vid redigering förblir banken valfri, så kontot kan fortfarande sparas, och det kan få en bank där. Ett sådant konto redigeras, döljs och tas bort härifrån — sidan Hantera banker listar konton under sin bank, så ett konto som inte tillhör någon visas inte där.

Vad som räknas som ett giltigt kontonummer

För en kontotyp som kräver ett nummer måste numret bestå av 8 till 34 bokstäver och siffror, varav minst 8 är siffror. Mellanslag, punkter och bindestreck mellan grupper är tillåtna, så ett nummer skrivet i grupper accepteras. De tas bort när numret sparas, både när kontot skapas och när det redigeras, så det sparade numret består bara av bokstäver och siffror. Text som NOT-A-NUMBER-!!! eller ett kort värde som 123 avvisas med ett meddelande vid fältet.

Flowtly kontrollerar endast formatet, inte IBAN-kontrollsiffrorna, så ett nummer som är korrekt uppbyggt men inte ett riktigt IBAN accepteras ändå. Samma regel gäller när du ändrar numret på ett befintligt konto. Ett konto vars sparade nummer inte uppfyller den, till exempel ett med färre än 8 siffror eller med ett snedstreck, kan fortfarande redigeras, döljas eller byta namn: formatet kontrolleras bara när själva numret ändras.

Detta är viktigt eftersom numret är det som ett importerat kontoutdrag matchas mot: ett konto med ett felaktigt nummer matchas aldrig mot sin kontoutdragsfil.

Importera MT940-kontoutdrag

När en kontoutdragsfil laddas upp måste varje transaktionsbelopp i den skrivas med siffror och ett enda decimalkomma, till exempel 84,09, 84, eller 0,00. Om något belopp i filen är felaktigt — ett ensamt komma, ett andra komma eller inget komma alls — avvisar Flowtly hela filen och sparar ingenting av den, i stället för att importera de korrekta raderna och registrera den felaktiga som ett fel belopp. Rätta beloppet i filen och ladda upp den igen.

För kontoutdrag från BPS lagras transaktionstypen i sin helhet (till exempel NTRF) och inte avkortad till sin första bokstav.

Kontoutdrag från BNP Paribas importeras i MT940-format, även de för ett momskonto (split payment). Ett konto som din automatiska bankanslutning inte täcker, till exempel ett momsunderkonto, kan hållas uppdaterat på det här sättet: exportera dess MT940-kontoutdrag och ladda upp det på sidan Transaktioner.

Kontonumret i filen matchas mot dina konton oavsett mellanslag. Ett konto sparat som 28 1140 2004 0000 3402 8485 2191 tar emot ett kontoutdrag som skriver det som 28114020040000340284852191, och tvärtom. Om två synliga konton har samma nummer skrivet på olika sätt går kontoutdraget till det konto vars nummer är skrivet exakt som i filen. När inget matchar exakt avvisas filen som tvetydig och visas i tabellen "Refused uploads"; dölj kontot du inte använder och ladda upp filen igen.

Redigera ett befintligt konto

"Currency" och Typ låses när ett konto har dem. De anger hur belopp som redan registrerats mot kontot läses — att ändra något av dem i efterhand skulle omtolka kontohistoriken; de två fälten visas men kan inte redigeras.

Ett konto sparat utan valuta eller typ är undantaget: det tomma fältet förblir redigerbart så att du kan fylla i det och spara. Allt annat om kontot — namn, prefix och kontonummer — är alltid redigerbart.

Två sätt att avveckla ett konto

Ett konto du inte längre arbetar med kan hanteras på två olika sätt, och raden erbjuder dem som två separata kontroller — de är inte varianter av samma operation:

"Hide" drar tillbaka kontot och dess transaktioner från vyn men behåller alla poster. Det kan ångras när som helst.
"Delete" raderar kontot, dess transaktioner och de kontoutdragsfiler som lagrats på det permanent. Det kan inte ångras.

Använd "Hide" om du inte specifikt behöver att posterna försvinner. Det är svaret på nästan alla skäl till att ett konto slutar användas — bankrelationen avslutades, kontot stängdes, kontoutdrag importerades till fel ställe — och det lämnar historiken intakt för revisioner och stängda budgetperioder.

Dölja ett konto

Att dölja är sättet att pensionera ett konto du inte längre arbetar med, men ändå behålla det som registrerats. Det går längre än att bara städa upp kontovalget: ett dolt kontos transaktioner slutar att visas var som helst i applikationen.

Välj "Hide" på kontoets rad. Bekräftelsen anger vad som kommer att hända: kontot och dess transaktioner slutar visas överallt — inklusive i budgetsummor — inget raderas och det kan ångras när som helst.

Medan ett konto är dolt:

Dess transaktioner visas inte i transaktionslistan eller balansgrafiken och returneras inte av filter eller sökningar.
De räknas inte in i budgetsiffror. En transaktion på ett dolt konto utesluts ur budgetöversikter, kostnadstabeller och budgetsummor — inklusive en transaktion som manuellt kopplades till ett budget innan kontot doldes.
En budgetrad som backas upp av en transaktion från ett dolt konto utesluts i stället för att visas som en tom rad.

Ingenting raderas. Transaktionerna finns kvar i dina data precis som de var; de undanhålls bara från vy och beräkning. Ta bort markeringen "Hidden" på kontot så visas alla dessa transaktioner igen, med budgetsiffror som återgår till vad de var. "Unhide" på kontots rad i listan Transaktioner gör samma sak med ett klick.

Två konsekvenser är värda att känna till innan du döljer ett konto:

Budgetsummor som inkluderade kontot kommer att förändras, inklusive summor för månader som redan är stängda. Om en budgetsiffra har förändrats och du inte kan förklara det, kontrollera om ett konto som matar in i det budgetet har dolts.
Att dölja gäller hela kontot, inte en enskild transaktion. För att utesluta en enskild post ur ett budget, koppla loss den transaktionen från budgeten i stället.

För att hitta konton som för närvarande är dolda, välj "All accounts" i filtret "Visibility" längst upp på sidan Transaktioner. Dolda konton är markerade med ett överstruket öga, och "Unhide" på raden tar tillbaka ett konto. Filtret erbjuds bara så länge minst ett konto är dolt.

Ta bort ett konto

"Delete" är den oåterkalleliga avvecklingen. Det raderar kontot, alla dess transaktioner och de kontoutdragsfiler som lagrats på det permanent. Det finns inget arkiv eller papperskorg, och posterna kan inte återhämtas efteråt.

Av den anledningen är borttagning avsiktligt svårare än att dölja:

Borttagning är begränsat till administratörer. Någon som hanterar banker och konton kan dölja ett konto, men borttagningskontrollen erbjuds dem inte alls.
Bekräftelsen namnger vad som kommer att förstöras — transaktionerna och de lagrade kontoutdragsfilerna — och anger att det inte kan ångras. Den påpekar också att döljning är tillgängligt om du bara vill lägga kontot åt sidan.
Du måste skriva in kontonamnet i bekräftelsen innan borttagning kan godkännas. Det går inte att klicka förbi utan att läsa, så ett missat klick på fel rad kan inte förstöra ett konto.

När en borttagning nekas

Flowtly vägrar ta bort ett konto vars poster fortfarande behövs på andra ställen, snarare än att ta bort dem och låta siffrorna som förlitat sig på dem kollapsa. När det händer förblir bekräftelsen öppen och anger vad som håller kvar kontot och hur många — till exempel att dess transaktioner har ett visst antal budgetkopplingar.

Det meddelandet är den användbara delen av nekandet: det berättar exakt vad du behöver lösa om du verkligen avser att ta bort kontot. Lös det som nämns och försök igen, eller dölj kontot i stället.

Borttagning erbjuds också för ett konto som redan är dolt — att dölja först och sedan ta bort är en rimlig sekvens, och på sidan Hantera banker visar ett dolt konto bara borttagningskontrollen eftersom det redan är dolt. I listan Transaktioner visar det "Unhide" och "Delete".

Föredra döljning om du är osäker. Ett dolt konto kan alltid återställas; ett borttaget kan inte det. Om ett konto avvecklades och dess transaktioner fortfarande visas någonstans doldes det och raderades inte — och det omvända är viktigare: när en borttagning väl utförs finns inga spår av de transaktionerna kvar att hitta senare.

Exempel på användningsfall

En ekonomiansvarig behöver granska alla inkommande och utgående transaktioner över olika företagskonton för att stämma av huvudböcker.
En revisor vill lägga till ett nyligen öppnat företagskonto för att spåra dess transaktioner inom Flowtly.
En ekonomichef vill snabbt hitta ett specifikt bankkonto för att kontrollera dess nuvarande status och tillhörande transaktioner.
En användare pensionerar ett stängt bankkonto genom att dölja det, så att dess transaktioner slutar visas i transaktionslistor och räknas in i budgetar, medan registren i sig bevaras.
En ekonomichef hittar en budgetsumma lägre än förväntat och ställer filtret "Visibility" på "All accounts" för att se om ett konto som matade in i det budgetet har dolts.
En administratör tar permanent bort ett konto som skapades av misstag, tillsammans med kontoutdraget som felaktigt importerades till det, så att ingen av dess transaktioner förblir sökbara.
En administratör försöker genomföra en borttagning, läser nekandet som anger hur många budgetkopplingar kontoets transaktioner har, och väljer att dölja kontot i stället.