Motparter

Modulen Motparter i Flowtly fungerar som det centrala registret för alla externa affärsenheter som din organisation interagerar med, inklusive leverantörer, uppdragstagare, kunder och partners. Den tillhandahåller ett strukturerat sätt att underhålla kontaktinformation, skatteidentifierare, betalningsvillkor och relationshistorik för varje motpart.

CRM-berikningsfunktioner kompletterar automatiskt motpartsprofiler med offentligt tillgänglig företagsdata, såsom registreringsuppgifter, finansiella indikatorer och varumärkestillgångar. Detta minskar manuell datainmatning och hjälper ditt team att upprätthålla uppdaterade, heltäckande poster utan att förlita sig på extern forskning.

Övervakning av varumärkeshälsa spårar fullständigheten och konsekvensen av motparters varumärkesdata, såsom logotyper och firmanamn, i dina poster. Funktionen för dubblettdetektering och sammanslagning identifierar motpartsposter som sannolikt avser samma enhet och tillhandahåller verktyg för att konsolidera dem, vilket håller din databas ren och pålitlig.

"Invoice line templates" gör det möjligt för en motpart att lagra texterna som dess fakturarader formuleras från — en kontraktsmening som upprepas varje faktureringsperiod sparas en gång och väljs vid fakturering, istället för att skrivas in på nytt. Se Radmallar för fakturor.

Standardprojekt och standardbudget låter en motpart ange var dess utgifter vanligtvis hör hemma, så att svaret fylls i i stället för att skrivas om. Ange dem på motparten, så föreslår Flowtly det projektet och den budgeten på motpartens banktransaktioner och dess inkommande kostnadsfakturor, och lägger till dem automatiskt om inte din organisation har stängt av automatiskt tillägg. När det är avstängt är var och en bara ett förslag som visas bredvid dokumentet och som du kan godkänna eller avfärda, och inget kopplas till en budget eller ett projekt förrän du godkänner det. Att godkänna budgetförslaget lägger till dokumentet i budgeten på exakt samma sätt som om du valde det för hand. Om du avvisar standardprojektet på en faktura får du frågan om en orsak.

Sidan Motparter

Öppna "Counterparties" i huvudmenyn för att se alla din organisations kunder och leverantörer i en lista. Ett företag som du både fakturerar och köper av visas en gång med båda rollerna.

Flikar. "All", "Clients" och "Suppliers" filtrerar listan efter roll, och varje flik visar hur många motparter den innehåller. En motpart med båda rollerna räknas i båda. Du ser bara de flikar som dina behörigheter tillåter: en användare som hanterar kunder men inte leverantörer ser bara fliken "Clients", och tvärtom.

Hitta en. Sök på namn och sortera kolumnerna. Varje rad visar motparten, dess roller, hur "Complete" dess post är, dess bankkonton och dess taggar. En motpart utan skattenummer visar "No tax ID". På en smal skärm blir raderna kort.

Fullständighet. Ringen på varje rad är andelen av de kontroller som en motpartspost bör klara, och brickan bredvid anger den första kontrollen som fortfarande saknas, till exempel "Tax ID missing", eller ett saknat bankkonto, en saknad adress, valuta eller ett saknat betalningsvillkor.

"Possible duplicate": en rad med denna bricka ser ut som en annan motpart i din organisation. För att slå ihop två poster bockar du i de två motparterna och väljer "Merge 2 counterparties". Sammanslagningen flyttar bankkonton, transaktioner och dokument till den motpart du behåller, och du väljer vilken du behåller innan något ändras.

Lägg till en. "Add counterparty" öppnar en dialogruta som först frågar efter rollen. Välj kund, leverantör eller båda: båda är en motpart med två roller, skapad i ett steg. Rollen är förvald utifrån den flik du står på. Om du bara får lägga till en av rollerna erbjuds inte den andra, och utan någon av behörigheterna finns ingen knapp "Add counterparty". Landet är från början din organisations eget. Skriv ett NIP så fyller registeruppslagningen i namnet en gång; för en person utan NIP bockar du i "This is a private individual (no NIP)". Om begäran misslyckas skapas ingenting, det du skrev behålls och "Try again" skickar den igen. Om namnet eller skatte-ID:t matchar en motpart du redan har erbjuder dubblettvarningen "Open the existing counterparty" i stället för att skapa en andra post.

Var Motparter finns i menyn

Kunder och leverantörer har inga egna menyposter. De är flikarna "Clients" och "Suppliers" i "Counterparties". Ekonomiposterna i huvudmenyn är grupperade så här:

"Sales": "Invoices".
"Purchases": "Incoming invoices", med sina godkännandevyer där din organisation använder fakturagodkännande, och "Unpaid".
"Counterparties & contracts": "Counterparties", "Contracts" och "Signatures".
"Banking": "Transactions".

"Reports & budget" och "Accounting" följer därefter. "Counterparties" finns tillsammans med avtalen eftersom det tjänar både försäljning och inköp.

Äldre länkar till kunder och leverantörer

Länkar och bokmärken till de separata kund- och leverantörssidorna fungerar fortfarande.

En länk till kund- eller leverantörslistan öppnar motsvarande flik i "Counterparties" och behåller söktermen från länken. Sidindelning och de övriga listinställningarna från den gamla sidan förs inte över.
En länk till en enskild kund eller leverantör öppnar det företagets motpartspost.
En länk till en särskild flik på en kund- eller leverantörssida, till exempel "Documents" eller "Payments", öppnar den sidan som förut. Det gör även länkarna från en motpartspost till dess kund- eller leverantörssida, som innehåller det som posten inte visar, till exempel en kunds kontrakt eller en leverantörs budgetar.
Om du inte ser motsvarande flik, till exempel för att dina behörigheter bara täcker en del av ekonomimenyn, blir du kvar på den äldre sidan. Detsamma händer när ingen motpartspost hittas för länken.
Fakturasidor påverkas inte.

Motpartens post

Välj "Open record" i en rads åtgärdsmeny för att se allt som finns lagrat om den på ett ställe. Posten öppnas som en sidopanel för en snabb titt och som en hel sida när du vill ha mer utrymme. Den är indelad i "Identity", "Connections", "Bank accounts", "Matching", "Client", "Supplier", "Transactions" och "Documents". En roll som motparten inte har visas nedtonad, med en rad som säger det, till exempel This party is not a client, so we issue it no invoices. Ett avsnitt du inte har åtkomst till utelämnas, och posten säger vilket.

Flikar på hela sidan. Som hel sida har posten flikar. "Overview" innehåller avsnitten ovan. "Sales invoices" och "Contacts" hör till kundrollen och "Purchase invoices" till leverantörsrollen: de är samma listor som kund- och leverantörssidorna visar. "Documents" listar dokumenten för varje roll som motparten har, med en lista per roll, märkt med rollen när den har båda. En flik visas bara när motparten har den rollen och dina behörigheter låter dig se den listan på dess kund- eller leverantörssida. Finns ingen sådan flik att erbjuda visar posten sina avsnitt utan flikrad, och en länk till en flik du inte ser öppnar "Overview". Postens länk till dess dokument öppnar fliken "Documents", även från sidopanelen.

"Purchase invoices" visar varje fakturas förfallodag och dess status: "Paid", "Partially paid", "Settled", "Overdue" eller "Unpaid". På en telefon är statusen en rad på varje kort. I avsnittet "Transactions", på fliken "Overview" och i sidopanelen, listas de tre senaste transaktionerna med datum, beskrivning och belopp, och varje transaktion öppnar sig själv, före länken till alla. Avsnittet "Documents" visar på samma sätt de två första dokumenten, med filtyp och dokumenttyp, före länken till resten. Om de senaste transaktionerna inte kan läsas in finns antalen och länkarna kvar.

Redigera identiteten. "Edit" i avsnittet "Identity" ändrar namnet, skattenummerets land, NIP, webbplatsen och postadressen: gata med husnummer, postnummer, ort och land. Avsnittet "Identity" visar adressen på en rad och anger landet bara när det skiljer sig från din organisations. Bara det du ändrade sparas, och ett lagrat skattenummer som inte längre klarar dagens kontroll hindrar dig aldrig från att byta namn på motparten.
Leverantörsinställningar. Tre reglage i avsnittet "Supplier", med en rad under varje som förklarar vad det gör:
- "Require attachment" flaggar varje bankbetalning till motparten tills en faktura eller ett kvitto har bifogats. Stäng av det för en motpart som aldrig skickar någon, till exempel en bank eller skattemyndigheten.
- "Budget neutral" betyder att motpartens bankbetalningar inte flaggas som saknande budget och att ingen budget föreslås för dem. Pengar som redan är hänförda till en budget räknas fortfarande där.
- "Recurring" är för en leverantör som fakturerar dig enligt ett regelbundet schema, till exempel hyra eller ett telefonabonnemang. Om ingen betalning till den dyker upp på tre månader listar "Action center" den så att du kan kontrollera den.
Standardmomssats. Avsnittet "Client" visar kundens "Default VAT rate": den sats som fakturor som utkastas från kundens kontrakt och hyresavtal börjar med. Den som får redigera kunden väljer den bland de satser som din organisations land erbjuder, så snart Flowtly känner till det landet (från faktureringslandet, eller annars organisationens standardjuridiska språk); alla andra ser den skrivskyddad. En sparad sats som landet inte erbjuder markeras "not offered in the organisation's country", och att spara en sådan sats avvisas med ett meddelande vid fältet. Massfakturering av hyresavtal avvisar ett hyresavtal vars kund har en sådan sats och pekar hit för att ändra den.
Lägg till en saknad roll. På en motpart som bara är kund har den nedtonade raden "Supplier" "Add as supplier"; på en som bara är leverantör har raden "Client" "Add as client". Motparten behåller sin historik och får rollen.
När en sparning misslyckas. Fältet behåller det du skrev, visar "Not saved" med orsaken och erbjuder "Retry", som skickar samma ändring igen. Se nedan.
Skrivskyddad. Utan behörighet att ändra en motpart visar posten You can view this party but not edit it.
Ändringar kontrolleras per roll. En ändring kräver behörigheten för varje roll den berör: kunduppgifter kräver kundbehörigheten, leverantörsuppgifter kostnadsbehörigheten. På en motpart som är båda berör en ändring av namn eller NIP båda rollerna och kräver därför båda behörigheterna. Att ta bort en motpart kräver likaså behörigheten för varje roll den har. En kund med affärer kan inte tas bort; meddelandet säger det. En ändring som nekas sparar ingenting.

På en inkommande faktura eller en banktransaktion öppnar motpartens namn överst i panelen dess post. Postens tillbaka-fält för dig tillbaka till dokumentet, och stäng stänger båda.

Ett namn för ett företag som är både kund och leverantör

En motpart har en identitet: ett namn, ett juridiskt namn, ett NIP, en uppsättning kontakter och registeruppgifter som REGON, KRS och momsstatus. Kund- och leverantörsvyerna visar samma värden, eftersom båda rollerna läser dem från motparten. Bara det som hör till en enskild roll stannar hos den rollen, till exempel en kunds betalningsvillkor eller en leverantörs kostnadsgrupp.

Konsekvensen du kan märka: ett företag som angavs under ett annat namn som kund än som leverantör visar ett enda namn på båda sidor, så ett namn du minns kan lyda annorlunda. Detsamma gäller NIP: där leverantörssidan tidigare hade ett eget NIP visar leverantörsvyerna och exporten av banköverföringar i stället motpartens NIP. För att ändra någotdera redigerar du identiteten i motpartens post.

Sökningen följer samma regel. Sökning efter en kund eller en leverantör matchar det namn och NIP som raden visar, och motpartslistan matchar namnet. Ett namn eller NIP som bara en av rollerna tidigare hade hittas inte.

Ett kontonummer tillhör en motpart

Flowtly kontrollerar ett kontonummer innan det sparas. Det accepterar ett IBAN (två bokstäver följda av dess siffror) eller ett inhemskt kontonummer på 20 till 34 siffror; mellanslag och bindestreck går bra. För ett IBAN kontrolleras dessutom de två kontrollsiffrorna efter landskoden, som fångar nästan varje enskild felskriven siffra och de flesta byten av två intilliggande siffror. Stämmer de inte meddelar Flowtly att numret troligen innehåller ett skrivfel, så jämför det siffra för siffra med källan. Ett nummer som anges utan landskod har inga kontrollsiffror att kontrollera, så bara dess längd kontrolleras.

Ett bankkontonummer tillhör en enda motpart. Om du lägger till ett nummer som en annan motpart redan har avvisar Flowtly posten och anger vilken motpart som har det, i stället för att spara en andra kopia. Ett polskt konto är samma nummer oavsett om det skrivs som ett IBAN med PL framför eller enbart som de 26 siffrorna, så att ange det på det andra sättet avvisas på precis samma sätt. Skälet är betalningar: en betalningsexport svarar med motpartens konto, så ett nummer som ligger under fel företag skickar det företagets pengar någon annanstans.

Det finns två vägar vidare, och vilken som är rätt beror på sakläget. Om numret tillhör det andra företaget tar du bort det hos den motparten och lägger till det här. Om de två posterna är samma företag registrerat två gånger slår du samman dem — numret och historiken följer med tillsammans.

Samma regel gäller när Flowtly läser ett kontonummer ur en banktransaktions beskrivning eller ur en faktura: numret kopplas till transaktionens motpart bara så länge ingen annan motpart har det. Ett konto som setts på en betalning till en leverantör läggs därför aldrig tyst till hos en annan.

Land fylls i från skatte-ID

När du redigerar en motpart vars fält Country är tomt fyller Flowtly i det utifrån skatte-ID:t: ett polskt NIP utan prefix tolkas som Polen, och ett momsregistreringsnummer med landsprefix, till exempel DE, anger det landet. Ett land som redan är angivet, eller som du själv väljer, ersätts aldrig.

När du skapar en motpart medan du granskar ett utläst kontrakt och parten har ett polskt NIP, slår Flowtly också upp NIP:et och fyller i den adress som hittas: gatan med hus- och lägenhetsnummer, postnumret och orten. Om uppslagningen inte hittar något eller inte kan slutföras skapas motparten ändå, utan adress, och inget fel visas; lägg till adressen på motparten efteråt.

Välja en motpart

Överallt där du väljer en motpart i en lista, till exempel på en transaktion, ett dokument eller ett avtal, visar varje post motpartens namn och under det dess roller ("Client", "Supplier", båda eller "No role") och dess skatte-ID om den har ett. Två motparter med samma namn går därför att skilja åt innan du väljer en av dem. När motparten är vald visar fältet bara namnet.

Lägga till en motpart medan du är på en transaktion

Du behöver inte lämna en banktransaktion eller en inkommande faktura för att skapa den motpart den behöver. Öppna motpartsfältet på transaktionen eller fakturan och skriv namnet. Om inget matchar visas längst ned i listan en post Lägg till motpart; när du väljer den öppnas den vanliga dialogrutan med namnet du skrev redan ifyllt och rollen Kund eller Leverantör redan inställd på den som transaktionen eller fakturan behöver.

När du sparar kopplas den nya motparten till transaktionen eller fakturan direkt — det finns inget andra steg, och valet finns kvar när du öppnar transaktionen igen.

Obs: Om namnet du skrev redan tillhör en motpart som bara har den andra rollen anger dialogrutan det innan du sparar och erbjuder dig att lägga till den saknade rollen hos den posten i stället. Ta emot erbjudandet — två poster för ett och samma företag delar dess historik på mitten, och att slå samman dem efteråt är mer arbete än att acceptera erbjudandet.

Fyll i från NIP. När landet är Polen och du skriver in ett giltigt NIP erbjuder den nya motparten "Fill in from the NIP". Ett klick slår upp företaget i det polska företagsregistret och fyller i dess namn. För en kund fylls även den registrerade adressen i och visas under knappen innan posten skapas, så att det som sparas är det du såg. För en leverantör kompletterar Flowtly adressen och andra registeruppgifter efter att posten har skapats, om momsregistret har dem för en aktiv eller momsbefriad skattskyldig. Namnet fylls bara i så länge fältet är tomt eller fortfarande innehåller det som ett tidigare uppslag lade dit: ett namn som du skrivit eller som hämtats från transaktionen skrivs aldrig över. Om registret inte har något företag under det NIP:et anger knappen Vat number not found; om registret inte kan nås anger den det. I båda fallen ändras inget av det du skrivit. Om du ändrar NIP eller land rensas den adress som hittats för det gamla.

Bankkonton innan posten finns. Du kan skriva in motpartens kontonummer i avsnittet Bankkonton medan du fortfarande skapar den. De listas där, du kan ta bort ett före sparande, och de läggs till motparten så snart du skapar den. Ett nummer som fortfarande står i fältet när du trycker på "Create" läggs också till. Om något av dem avvisas, till exempel för att en annan motpart redan har det, skapas motparten ändå och meddelandet anger orsaken; posten visar då de konton som faktiskt sparades. Om du väljer att använda en befintlig motpart i stället för att skapa en ny läggs de nummer du skrev inte till den, och Flowtly säger det: lägg till dem på den posten.

Ett matchande skatte-ID slår ihop rollerna åt dig. När du skapar en kund för ett företag som Flowtly redan har som leverantör med samma skatte-ID läggs kundrollen till hos den befintliga motparten i stället för att en andra post öppnas. Parten visar då en rad med båda rollerna och finns både i motpartslistan och i leverantörslistan — där en andra post hade dolt leverantörssidan och fått företaget att se ut som en kund som aldrig hade levererat något. Ingenting slås samman och ingen historik flyttas: den befintliga posten får bara den roll som saknades. Det är samma resultat som anteckningen ovan ber dig välja för hand, tillämpat automatiskt när skatte-ID:t inte lämnar något tvivel om att det är samma företag.

En privatperson har inget NIP

När du lägger till en motpart och lämnar fältet NIP tomt erbjuder dialogrutan Det här är en privatperson (inget NIP). Bocka i den när motparten är en person och inte ett företag. Låt den vara obockad för ett företag vars NIP du inte har ännu: motparten sparas då som ett företag med skatte-ID som ännu ska läggas till, inte som en privatperson. Rutan erbjuds bara så länge NIP är tomt, och ett NIP som du skriver in har alltid företräde framför den.

En motpart som du bockar i sparas med identifikationstypen "Private individual", och inget skattenummer efterfrågas.

Markera en motpart du redan har. På motpartens post erbjuder "Edit" i avsnittet "Identity" samma ruta så länge fältet NIP är tomt. Avmarkera den för att registrera motparten som ett företag vars NIP ännu ska läggas till. På de äldre kund- och leverantörssidorna erbjuder "Identification type" i en kunds detaljer eller i en leverantörs basinformation "Private individual" vid sidan av "NIP", "PESEL" och "None"; om du väljer den rensas skattenumret. Överallt där du skriver in ett NIP registreras motparten åter som ett företag med det NIP.

Så visas det. Postens avsnitt "Identity" visar "Private individual" där skattenumret annars skulle stå, och posten räknar inte en privatperson som att den saknar skatte-ID.

Matchning och taggar

Öppna "Connections" i motpartens post för att ställa in "Default invoice tags". Väljaren visas när fakturataggning är aktiverad och du kan hantera motparten. Den visar de sparade valen; ändringar sparas direkt. Ta bort alla val för att rensa standardvärdena. Om sparandet misslyckas återgår fältet till sitt lagrade värde och erbjuder "Try again" bredvid orsaken.

Grupper utan relationsbegränsning är tillgängliga här, tillsammans med grupper som tillåter inkommande fakturor. Taggar som är begränsade till utgående fakturor erbjuds inte som nya standardvärden för inkommande fakturor.

Den äldre motpartspanelen samlar dessa inställningar under "Matching and tags". Dess tre fält ser lika ut men har olika uppgifter:

"Transaction keywords" är ord som söks i beskrivningen av en banktransaktion. En transaktion vars beskrivning innehåller något av dem föreslås för den här motparten.
"Default invoice tags" läggs på motpartens inkommande fakturor. När en inkommande faktura matchas mot motparten läggs dessa taggar till automatiskt, eller erbjuds bara som förslag om din organisation har stängt av automatiskt tillägg. Fältet visas bara när din organisation taggar fakturor.
"Budget tags" är taggar på själva motparten. I budgetar får motpartens kostnader dessa taggar när en kostnad inte har någon egen tagg. Om ingen taggrupp ännu accepterar motparter anger fältet det, och en administratör kan skapa en därifrån.

När avsnittet är stängt visar dess rubrik ett enda antal som omfattar alla tre fälten.

Ett fält som inte kunde sparas säger det

En motparts fält sparas av sig själva när du lämnar dem, så det finns ingen Spara-knapp att trycka på och inget att glömma. En sparning som lyckas visar en bock en stund. En sparning som servern avvisar lämnar "Not saved" vid det fältet, med orsaken där servern gav en, och den bleknar inte: den står kvar tills fältet sparats.

Den vanligaste orsaken är ett skatte-ID som redan tillhör en annan motpart. Värdet du skrev stannar kvar i fältet så att du kan rätta det och lämna fältet igen; inget går förlorat, och inget registreras som sparat som inte är det.

Posten beter sig som varje formulär som sparar löpande:

Antalet högst upp. När ändringar inte sparades anger postens överkant hur många, med ett hopp till den första, och postens rubrik har en röd status så länge någon återstår. En avvisad ändring visas bara vid sitt fält, aldrig som ett separat meddelande.
Ångra. När en ändring har sparats skriver "Undo change" bredvid fältet, och i en list längst ned i panelen, tillbaka det tidigare värdet i 8 sekunder. Varje fält visar sin egen sparstatus, även länkarna till en leverantör, kund, ägare och standardprojekt, reglagen samt matchningsnyckelorden och standardtaggarna.
Ingen uppkoppling. En ändring som görs utan uppkoppling väntar och sparas av sig själv när uppkopplingen kommer tillbaka.
Att stänga panelen. Att stänga posten sparar först det du fortfarande skriver. Om en ändring fortfarande sparas, väntar eller avvisades frågar Flowtly innan den kastas.
Att skriva innan posten har laddats. Det du skriver medan posten fortfarande laddas behålls när den har kommit; de fält du inte rört fylls i med de sparade värdena.

Detaljerna finns i Formulär som sparar löpande.

Exempel på användningsfall

Registrera en ny leverantör och fyll i deras profil med skattenummer, betalningsvillkor och kontaktuppgifter.
Använd CRM-berikning för att automatiskt fylla i saknade företagsregistreringsuppgifter för befintliga poster.
Identifiera och slå samman dubbletter av motpartsposter som skapats av olika teammedlemmar.
Granska varumärkeshälsopoäng för att säkerställa att motparters logotyper och namn är konsekventa i dokument.
Spara den kontraktstext som en motpart kräver på sina fakturarader, redo att välja vid fakturering.
Se alla kunder och leverantörer i en lista, filtrera den efter roll och hitta de motparter vars post fortfarande är ofullständig.
Slå ihop två poster för samma företag från listan och behåll den med rätt uppgifter.
Lägg till en motpart som både är din kund och din leverantör i ett steg i stället för att skapa den två gånger.
Öppna en motparts hela post och växla mellan dess försäljningsfakturor, inköpsfakturor, kontakter och dokument utan att lämna den.
Kontrollera från en leverantörs post vilka av dess fakturor som är förfallna och vilka dess senaste betalningar var.
Markera en kund du redan har som privatperson, så att dess post inte längre rapporterar ett saknat skatte-ID.