Kassasystem

Kassasystem (POS) är Flowtlys verktygslåda för en butik som säljer fysiska varor över disk. Det samlar en produktkatalog, en lagerjournal och en kassa — så att du kan lista vad du säljer, veta hur mycket du har av det och ringa in en försäljning på några sekunder, med en riktig faktura till varje kund som vill ha en.

POS är avstängt som standard för varje organisation. Om du inte säljer fysiska varor över disk ser du det aldrig. Om du gör det slår en administratör på det under "Settings", och en ny sektion "Shop" visas i navigeringen med tre skärmar: "Catalog", "Stock" och "Sell".

Två roller, med avsikt

POS har två egna roller, och de ser olika saker:

• "POS Manager" bygger upp och underhåller katalogen, tar emot varor och kan se inköpspriset — vad du betalade leverantören — och därmed din marginal på varje produkt.
• "POS Clerk" säljer. Ett kassabiträde kan ringa in försäljningar, ta emot varor och räkna lager, men inköpspriset och marginalen är medvetet dolda på biträdets skärmar. Den som står i kassan behöver inte veta vad butiken betalade för att göra sitt jobb bra, och Flowtly visar det inte.

Tilldela dessa roller på samma sätt som vilken annan roll som helst i Flowtly, från personens profil.

Bygga upp katalogen

Katalogen är din lista över produkter, ordnad i kategorier så att kassan är lätt att överblicka. För varje produkt anger du ett namn, ett valfritt SKU, en kategori, en leverantör, en skattegrupp och — det fält som betyder mest — ett försäljningspris.

Det försäljningspris du anger inkluderar redan skatt. Det är siffran på hylletiketten, beloppet som kunden faktiskt lämnar över i kassan. Du skriver aldrig in ett "netto"-pris och en skattesats var för sig: du skriver in priset som kunden ser, och Flowtly räknar automatiskt ut nettobeloppet och momsen bakom det, utifrån produktens skattegrupp. Det är det som håller varje faktura ärlig — den summerar alltid till exakt det pris kunden fick, eftersom priset är utgångspunkten, inte resultatet av en beräkning som du själv måste få rätt.

Som "POS Manager" kan du också registrera inköpspriset — vad produkten kostade dig. Flowtly använder det för att visa din marginal, men det syns aldrig på en faktura, ett kvitto eller ett kassabiträdes skärm.

Produkter kan också ha en garanti (ingen, ett antal månader eller livstid), som följer med försäljningen så att både du och kunden vet vad som täcks.

Lager: ingenting finns förrän det kommer in

Lagersaldo är inget man skriver in på en produkt — det uppstår först när du tar emot varor. När en leverans kommer anger du hur mycket som kom in, och Flowtly lägger till det på hyllan.

Därefter skrivs varje enskild ändring av hur mycket du har av en produkt ner som en rörelse: en leverans, en försäljning, en korrigering efter inventering, en retur. Ingenting ändrar siffran i det tysta. Den rörelsehistoriken är det som gör lagersaldot pålitligt — om en siffra någon gång ser fel ut kan du alltid spåra exakt vilken leverans, försäljning eller räkning som gav den.

Sälja i kassan

Kassan är byggd för snabbhet: tryck på en produkt för att lägga den i varukorgen, tryck igen för att lägga till en till, justera antal och ta betalt. Flowtly prissätter alltid försäljningen själv utifrån det aktuella katalogpriset, så det biträdet ser på skärmen är exakt det kunden betalar — ett felskrivet pris kan inte smyga sig in på en faktura.

Betalning kan tas emot kontant eller via mobile money (till exempel MTN Mobile Money eller Orange Money). När betalningen är bekräftad utfärdar Flowtly automatiskt en faktura och minskar lagret för varje sålt föremål — en försäljning, en rörelse per produkt, inga extra steg.

De flesta försäljningar är till spontana kunder, och det är helt i sin ordning: du behöver ingen kundpost för att sälja något. Koppla bara en riktig kund till försäljningen när köparen faktiskt vill ha fakturan utställd på sitt namn — till exempel för att ha ett inköpsbevis vid ett garantiärende. Du kan lägga till den kunden direkt från betalningsskärmen.

Räkna hyllan (inventering)

Fysiska räkningar glider med tiden ifrån systemet — en låda försvinner, en leverans räknas fel, en kund går därifrån med två i stället för en. En inventering rättar till det: du går till produkten, anger den mängd du faktiskt räknade, och Flowtly jämför den med vad journalen säger och registrerar skillnaden som en rörelse. Du behöver aldrig göra subtraktionen själv — du berättar bara för Flowtly vad du ser på hyllan.

Korrigera en försäljning

Misstag händer — fel vara ringades in, eller en kund lämnar tillbaka något. Utfärda en korrigering på fakturan, på samma sätt som för vilken annan Flowtly-faktura som helst, så kommer lagret automatiskt tillbaka på hyllan. Du behöver inte också registrera en separat lagerrörelse; det räcker att korrigera fakturan.

Sälja när saldot visar noll

Flowtly låter dig registrera en försäljning även när systemet visar noll i lager för den produkten. Det är avsiktligt: om räkningen är fel men varorna fysiskt står på hyllan är en kassa som vägrar ringa in en verklig försäljning värre än ett lagersaldo som ibland behöver rättas till med en inventering. Produkten visar helt enkelt en diskret notis i kassan om "slut i lager, men går fortfarande att sälja" — den blockerar aldrig försäljningen.

Exempel på användning

• Öppna butiken för dagen: ett kassabiträde loggar in i kassan och börjar ta emot kunder, utan någon annan inställning än den chefen redan gjort i katalogen.
• En ny leverans kommer in: chefen tar emot varorna och lägger till kvantiteten i lagret i ett enda steg.
• En kund vill göra ett garantiärende senare: biträdet kopplar kundens uppgifter till försäljningen så att fakturan — inköpsbeviset — står på kundens namn.
• Räkning vid dagens slut: ett biträde räknar vad som fysiskt står på hyllan och anger det som en inventering; Flowtly rättar diskret till eventuell avvikelse.
• En kund lämnar tillbaka en defekt vara: chefen utfärdar en korrigering på den ursprungliga fakturan, och varan finns automatiskt i lager igen.