Finansiell instrumentpanel

Den "Finance dashboard" i Flowtly ger ekonomiteam och ledning en realtidsöverblick över organisationens kassaflöde. Den presenterar viktiga nyckeltal i interaktiva diagram, vilket möjliggör datadrivna beslut utan behov av att exportera data till externa verktyg.

"Account balance" är den fjärde fliken i instrumentpanelen. Den visar det dagliga saldot för organisationens bankanslutna konton — slutpositionen dag för dag, inte en uppdelning av pengar in mot pengar ut. Filtrera på ett enskilt bankkonto eller se alla konton kombinerat, och uppdatera cachad data vid behov. Perioden är konfigurerbar och visar som standard de senaste 12 månaderna. Åtkomst till instrumentpanelen kräver rollen "Costs analyser".

Kostnad- och intäktssektionerna ger navigation till underliggande transaktions- och fakturadata som driver kassaflödet. Medan detaljerade kostnadsfördelningar och intäktsuppföljning finns tillgängliga via modulerna Kostnadskontroll respektive Fakturor, fokuserar den Finansiella instrumentpanelen på aggregerade kassapositionstrender.

Vad siffrorna under Kostnader och Intäkter räknar

De två flikarna mäter inte samma sorts dokument, så de svarar på två olika frågor:

"Costs" räknar banktransaktioner som är kopplade till en kostnadsgrupp, netto, summerade per månad. En inkommande faktura i sig syns inte här; dess kostnad visas först när en banktransaktion har kopplats till en kostnad i en kostnadsgrupp. När inget är kopplat för den valda perioden står det "No costs to show for this period" på fliken, och den upprepar vad den räknar.
"Income" räknar kundfakturor efter deras försäljningsdatum, netto. Brickan på "Overview" och kortet på fliken "Income" har båda rubriken Invoiced income, och kortet har raden "Sale invoices by sale date, net." under sin titel.

När din organisation är inställd för fastighetsförvaltning visas fliken "Costs" och dess post i sidofältet inte, och en länk till fliken Costs öppnar "Overview" i stället. Fliken erbjuds först när Flowtly har läst den inställningen: fram till dess utelämnas den, och om inställningen inte kan läsas förblir fliken dold i den vanliga navigeringen, medan en länk till fliken Costs, eller till en kostnadsgrupps sida per leverantör, visar We couldn't load this section och en knapp Retry, som beskrivs under Kostnader per grupp.

Filtrera på projekt och motpart

"Overview", "Costs" och "Income" delar ett filterband: "Project" och "Counterparty", och på "Costs" även "Cost group". Välj värden och tillämpa dem; varje val visas som en bricka som kan tas bort, och "Clear all" tar bort alla. En statusrad säger vad som är filtrerat. Valet sparas i sidans adress och följer med mellan de tre flikarna. Filtret "Counterparty" erbjuds bara personer som får läsa motparter.

En filtrerad siffra säger alltid vad den utelämnar, så att delarna summerar till företagets totalsumma:

"Unallocated": dokument som ännu inte har något projekt. Deras belopp varken döljs eller gissas; det ligger här tills någon fördelar det.
"Over-allocated": dokument vars projektfördelningar summerar till mer än dokumentet. Varje dokuments fulla belopp ligger här, utanför alla projekt, tills det rättas till.
"Outside the filter": resten av företaget.

På "Costs" ritas "Unallocated" och "Over-allocated" som streckade grå serier, en rad ovanför diagrammet anger den filtrerade summan mot företagets summa, och tabellen och CSV-nedladdningen slutar med rader som stämmer av mot företagets totalsumma. När en kostnadsgrupp också är vald visas resten av filtret som "Other cost groups in the filter". På "Income" ritas de två som streckade och prickade grå linjer. På "Overview" följer brickorna filtret och anger den företagssiffra de är en del av; skatter förblir företagsövergripande, eftersom de tillhör företaget och inte ett projekt eller en motpart. Filtrerade siffror täcker bara de senaste 24 månaderna, så för ett längre intervall markeras uppdelningen som inte tillgänglig. Beloppen anges i den rapporteringsvaluta som står i bandet.

Kostnader per grupp

På fliken "Costs" visar uppdelningstabellen utgifterna per kostnadsgrupp. För personer med behörigheten Costs manager öppnar varje grupps namn en sida som delar upp gruppens utgifter per leverantör. Ett klick på en annan plats på raden väljer gruppen i diagrammet. Gruppen "Other" har ingen sådan sida, och när kostnaderna delas upp per tagg i stället för per kostnadsgrupp är namnen inte länkar.

Den sidan per leverantör staplar en stapel per leverantör, månad för månad, över de senaste två åren. Utgifter som gruppen bär utan registrerad leverantör staplas vid sidan av dem som en egen serie, kallad "Other", så att staplarna summerar till vad gruppen faktiskt har spenderat och inte bara till den del som råkade bära en leverantör. Serien ritas bara när minst en månad i fönstret har ett sådant belopp, så en grupp vars utgifter är helt hänförda visar ingen extra stapel.

Serien "Other" är inte kostnadsgruppen "Other" som nämns ovan, och de två besvarar olika frågor. Gruppen är en rad i uppdelningstabellen — den enda raden vars namn inte är en länk. Serien lever inne i en enskild grupps diagram och betyder dessa pengar har ingen leverantör bakom sig, vilket oftast är ett tecken på att transaktionerna bakom dem aldrig matchades mot en leverantör.

Om fliken Costs erbjuds beror på om din organisation är konfigurerad för fastighetsförvaltning, en inställning som Flowtly läser när instrumentpanelen öppnas. Kan inställningen inte läsas visar en länk till fliken Costs, eller till en kostnadsgrupps sida per leverantör, We couldn't load this section och en knapp Retry i stället för siffrorna. Retry läser inställningen igen; så snart den kan läsas öppnas sidan som vanligt.

Företagsöversikt

"Company overview" ställer den avtalade planen mot vad som fakturerats och vad som faktiskt rörts, månad för månad. Varje månad har två riktningar — "Money in" och "Money out" — och varje riktning mäts på tre staplar:

"Contracted" — vad de undertecknade åtagandena uppgår till.
"Billed" — vad som fakturerats mot dem.
"Cash flow" — vad som faktiskt nått eller lämnat banken.

Varje stapel är namngiven och dess belopp skrivs ut bredvid den, direkt på diagrammet. Siffrorna är läsbara utan att peka på något, vilket är viktigt på en pekskärm där det inte finns något att hålla muspekaren över. En förklaring ovanför månaderna namnger de tre staplarna en gång, så att varje månad bara behöver den korta etiketten och siffran.

Stapellängder mäts mot ett enda maximum taget över hela fönstret och båda riktningarna, inte mot varje månads egen plan. Det är vad som gör att man kan jämföra en månad med en annan: en månad värd tiotusen och en månad värd tio miljoner ritas med synligt olika längder istället för att båda fyller raden. "Contracted" förblir referensen de andra två läses mot — det är helt enkelt inte fäst vid full bredd.

En stapel som sträcker sig förbi den avtalade siffran markeras som "above plan", så att fakturering eller utgifter utöver vad som överenskommits läses som ett tillstånd snarare än en längre stapel man måste mäta med ögat.

Exempel på användningsfall

Granska saldotrenden över de senaste 12 månaderna för att säkerställa att organisationen upprätthåller tillräckligt rörelsekapital.
Filtrera saldot på ett enskilt bankkonto för att analysera likviditeten över olika finansiella enheter.
Hitta de dagar då det kombinerade saldot var lägst, innan en betalningskörning påbörjas.
Uppdatera cachad instrumentpanelsdata inför ett ekonomimöte för att få de mest aktuella siffrorna.
Filtrera Costs på ett projekt för att se vad det har kostat, och hur mycket av företagets kostnader som fortfarande saknar projekt.
Läs månadsvis avtalad, fakturerad och kassaflödessiffra direkt från "Company overview" på en surfplatta, utan pekdon.
Jämför två månader i "Company overview" för att se om faktureringen håller jämna steg med det avtalade.
Hitta en tom månad under Costs och koppla månadens banktransaktioner till deras kostnadsgrupper i stället för att leta efter leverantörsfakturorna.