Radmallar för fakturor

Vissa motparter kräver att fakturarader formuleras på ett bestämt sätt — en avtalsmening, en infrastrukturadress, ett referensnummer som anges i avtalet. En motpart kan hålla ett bibliotek med sådana formuleringar, så att du skriver meningen en gång och väljer den när du skriver en fakturarad, istället för att skriva om den varje faktureringsperiod.

En mall tillhandahåller enbart formulering. Den påverkar aldrig något belopp och skapar aldrig en rad.

Spara formuleringar på en motpart

Öppna motparten och gå till "Invoice line templates". Varje mall har två fält:

• "Name" — det du väljer den på i fakturareditorn. Det skrivs inte ut på fakturan; ge det ett namn som är till hjälp för den som måste välja: Platsåtkomst — månatlig, Ramavtal — första hyresgäst.
• "Text" — meningen som hamnar på fakturaraden.

Ge varje mall ett unikt namn. Namnet är det enda du ser när du väljer, så två mallar med samma etikett låter dig inte göra ett välgrundat val.

En motpart kan inte ha två mallar med samma namn, och namn jämförs löst snarare än tecken för tecken: versaler ignoreras, och de flesta accentuerade bokstäver räknas som samma bokstav som sin grundform — så Site access och Sité Access är samma namn här. Några bokstäver som ser ut som accentuerade former behandlas som egna bokstäver — ł bredvid l är en av dem — och de kan samexistera. Om namnet redan är taget indikerar fältet "Name" detta och mallen sparas inte; ändra namnet och spara igen.

Varje mallrad har en meny med "Move up" och "Move down", som flyttar den ett steg i listan. Fakturaredigeraren erbjuder mallarna i samma ordning.

Alla som kan redigera motparten kan underhålla dess mallar. De finns tillsammans med motpartens andra standardvärden, som standardprojekt och taggar.

Fylla i faktureringsperioden

Formuleringar som upprepas varje period måste vanligtvis namnge den period de täcker. Två platshållare fylls i automatiskt när mallen tillämpas:

Platshållare	Blir
{period}	Faktureringsmånaden — till exempel 07/2026.
{quarter}	Kvartalet — till exempel Q3 2026.

En mall skriven som Infrastrukturatkomstkostnad, Kvarnvagen 18, for period {period} når fakturaraden som Infrastrukturatkomstkostnad, Kvarnvagen 18, for period 07/2026.

Använd {quarter} för motparter som faktureras kvartalsvis och {period} för övriga. Inget härleds från motparten — den mall du väljer är den som säger vad du menar.

Allt annat inom klammerparentes är inte en platshållare och skrivs ut exakt som du skrivit det. Editorn påpekar detta när den ser ett sådant uttryck, för säkerhets skull ifall det var ett skrivfel, men låter dig ändå spara: text som syns är lättare att upptäcka och rätta än ett gap på raden.

Månadformatet — 07/2026, 07.2026 eller 2026-07 — ställs in en gång för hela organisationen under Organisationsinställningar. Det är avsiktligt skilt från datumformatet, eftersom en faktureringsperiod täcker en månad och inte har någon dag. Kvartal visas som Q3 2026 oavsett detta val.

Tillämpa en mall på en fakturarad

Välj "Use a template" när du redigerar en fakturarad. Listan visar varje mall för motparten renderad för fakturans faktureringsperiod, så att du läser meningen som den kommer att skrivas ut — inklusive månaden — snarare än råtexter med en platshållare.

Att välja en mall skriver in dess text i radens beskrivningsfält. Det är hela effekten:

• Inga belopp ändras. Kvantitet, nettopris, moms, rabatt och fakturatotalen är precis som du lämnade dem.
• Ingen rad skapas. Om en motpart faktureras på tre rader lägger du till tre rader och väljer en mall för var och en. Ingenting genererar dem åt dig.
• Texten blir radens egna. Den kopieras, inte länkas, så att du kan redigera den efteråt precis som vilken annan beskrivning som helst.

"Use a template" visas bara när fakturans kund är kopplad till en motpart som har sparade mallar. Om alternativet saknas har antingen kunden ingen motpartpost eller så är den motpartens bibliotek tomt.

Att välja en mall ersätter det som radens beskrivning redan innehöll — välj först och justera sedan, inte tvärtom.

Redigera en mall senare

Eftersom formuleringen kopieras till raden när du väljer den påverkar en senare ändring av mallen bara rader som skrivs från den tidpunkten. Fakturor som redan är utkast, godkända eller skickade behåller den text de utfärdades med; ingenting skriver över dem.

Är en rad fel, rätta den raden — välj antingen en annan mall eller redigera dess beskrivning direkt.

Exempel på användningsfall

• Lagra den exakta avtalsmening en hyresvärd kräver på varje månatlig infrastrukturfaktura, och tillämp den med ett klick varje månad.
• Håll en mall per slutkund under ett enda ramavtal, och välj en annan för varje rad på samma faktura.
• Formulera raderna för en kvartalsvis fakturerad motpart med {quarter} så att perioden visas som Q3 2026 utan att någon skriver det.
• Ändra organisationens periodformat till 2026-07 så att varje rad byggd från en mall matchar det bokföringssystemets förväntade notation.
• Rätta en avtalsreferens i en motparts mall, i vetskapen att fakturor som redan skickats till den motparten förblir oberörda.