Uppgifter

Modulen "Tasks" i Flowtly gör det möjligt för team att organisera, tilldela och följa arbetsuppgifter över projekt och avdelningar. Den fungerar som en central arbetsyta där enskilda medarbetare och chefer kan hantera dagliga aktiviteter och säkerställa att inget faller mellan stolarna.

Uppgifter kan organiseras i uppgiftslistor, grupperas efter projekt och filtreras efter status, tilldelad person, prioritet eller förfallodag. Varje uppgift stöder detaljerade beskrivningar, kommentarer och aktivitetsloggar så att all relevant kontext finns på ett ställe. Teammedlemmar kan samarbeta direkt inom en uppgift genom trådade kommentarer. Uppgifter har fyra prioritetsnivå: låg, normal, hög och brådskande.

Flowtly stöder återkommande uppgifter för repetitiva aktiviteter såsom veckorapporter, månatliga granskningar eller periodiskt underhåll. Upprepningsregler stöder daglig, veckovis och månatlig frekvens med konfigurerbara intervall, val av veckodag/månad och valfria slutdatum. Nya uppgiftsinstanser genereras automatiskt enligt det definierade schemat.

Uppgiftsstatusar är fullt konfigurerbara för att matcha ditt teams arbetsflöde och delas av hela organisationen: alla projekt använder samma uppsättning. Uppgifter stöder även mallar -- du kan markera en uppgift som mall för att återanvända dess struktur när du skapar liknande arbetsuppgifter. Prenumeranter (bevakare) kan följa uppgifter för att få uppdateringar utan att vara direkt tilldelade.

Utöver de individuella statusarna erbjuder statusfiltret "Open", som visar varje uppgift vars status inte är stängd. Uppgiftswidgeten på instrumentpanelen öppnar listan på detta sätt: dess knappar "View all" och "Upcoming" visar dina öppna uppgifter inom det förfallointervall de räknade, så att listan innehåller samma uppgifter som talet på knappen.

När du inte har någon uppgift tilldelad alls, varken öppen eller klar, listar widgeten i stället de uppgifter du har loggat tid på de senaste 30 dagarna, under "Tasks you logged time on recently": upp till fem, med den uppgift du senast loggade tid på först. Varje rad öppnar uppgiften, eller loggar mer tid på den med "Log time". När du har fått en uppgift tilldelad visar widgeten dina egna uppgifter igen. Bara när du inte har någon tilldelad uppgift och inte har loggat tid på någon uppgift under den perioden föreslår widgeten att du provar Flowtly Tasks.

Arbete som väntar på dig

Överst på sidan Uppgifter, ovanför filtren och vyerna, listar Flowtly arbete som väntar på dig någon annanstans i produkten. Dessa poster är inte uppgifter: ingen har skapat dem, de kan inte redigeras här och de ingår inte i någon uppgiftslista. Dina egna uppgifter under avsnittet fungerar precis som förut.

Tre slags poster kan visas, och var och en öppnar skärmen där du hanterar den:

• "Invoice to approve" öppnar fakturan i attestlistan för fakturor. Se Attestflöde för fakturor.
• "Document needing attention" öppnar den inkommande fakturan som har ett problem att lösa.
• "Transaction needing attention" öppnar listan över transaktioner som behöver uppmärksamhet i Åtgärdscenter.

Posterna delas upp på två kort:

• "Waiting on you" innehåller poster som är ställda till dig personligen. Dess rubrik visar hur många det är. När det inte finns några är kortet en enda rad: "Nothing is waiting on you."
• "Needs attention in your role" innehåller poster som tillhör en roll du har snarare än dig personligen. Det här kortet visas bara när det har något att visa, och det listar en post bara om du kan öppna skärmen som posten leder till.

Varje kort visar upp till tre poster av varje slag, med postens namn, dess slag och, när det är känt, datumet sedan när den har väntat. När det finns fler öppnar en länk som "See all invoices waiting on you", "See all documents needing attention" eller "See all transactions needing attention" hela listan. En post som är ställd till dig stannar i "Waiting on you" även om dina behörigheter inte låter dig öppna dess skärm; den visas då utan länk.

Avsnittet läses in på nytt varje gång du öppnar Uppgifter. Om det inte kan laddas säger det så och erbjuder "Retry", och resten av sidan Uppgifter fortsätter fungera. Medan avsnittet laddas, eller när det inte kunde laddas, påstår det aldrig att inget väntar på dig.

Anpassade attribut på en uppgift

När din organisation registrerar attribut på uppgifter har uppgiftspanelen i Uppgifter-listan och -tavlan ett avsnitt Detaljer. Det listar varje attribut som uppgiften har ett värde för, med namn och värde; ett attribut utan värde listas inte.

För att ändra ett värde klickar du på pennan bredvid det, Redigera <attributnamn>. Den öppnar samma redigeringsformulär som attributvärden använder på ett projekt: värdet och, för ett period- eller tillståndsattribut, dess datum. Ändringen sparas av sig själv, och panelen visar det sparade värdet direkt.

Pennan visas bara där uppgiften har ett enda värde för det attributet. Ett attribut som har flera värden på uppgiften visas, men ändras inte från panelen.

Exempel på användningsfall

• Skapa och tilldela uppgifter med deadlines, prioritetsnivå (låg/normal/hög/brådskande) och flera tilldelade personer.
• Ställ in återkommande uppgifter med veckovis eller månatlig frekvens för regelbundna operativa aktiviteter.
• Använd uppgiftslistor för att bryta ner en stor leverans i hanterbara steg och följa framstegen.
• Prenumerera på uppgifter som bevakare för att hålla sig informerad utan att vara tilldelad.
• Skapa uppgiftsmallar för repeterbara processer som checklistor för kundintroduktion.
• Öppna Uppgifter och se, vid sidan av dina egna uppgifter, fakturorna som väntar på ditt godkännande samt dokumenten och transaktionerna som behöver uppmärksamhet.
• Rätta värdet på en uppgifts anpassade attribut, till exempel en våning eller en förfalloperiod, i uppgiftspanelen utan att öppna projektet.
• Ta upp de uppgifter du har loggat tid på från instrumentpanelen, även om ingen av dem är tilldelad dig, och logga mer tid därifrån.