Lägg till (redigera) projekt

Som chef har du möjlighet att lägga till nya projekt i din organisation. Att lägga till ett projekt kräver behörigheten Admin eller Projects manager. Personer som bara kan se eller leda projekt ser varken knappen "Add project" eller uppmaningen att skapa ett projekt i en tom projektlista. För att säkerställa att ditt projekt läggs till korrekt och är redo att hanteras, följ dessa steg:

1. Navigera till posten Projekt från huvudmenyn

Detta tar dig till Projektlistsidan där du kan hantera befintliga projekt eller lägga till nya.

2. Klicka på "Add project"

På Projektsidan klickar du på knappen "Add project" som finns i det övre högra hörnet på sidan. Detta öppnar ett formulär där du anger detaljerna för ditt nya projekt.

3. Fyll i formuläret

I formuläret som visas behöver du ange följande information:

• "Name": Ange projektets namn. Det bör vara en beskrivande titel som tydligt identifierar projektet.
• "Reference" (Valfritt): En nyckel som namnger projektet i de system du arbetar med utanför Flowtly. Flowtly föreslår en medan du skriver namnet; skriv över den för att använda din egen, eller töm fältet om projektet inte behöver någon. Den måste vara unik inom din organisation. Se Projektreferens.
• "Type": Ange projekttyp från de tillgängliga alternativen. Typerna inkluderar: "Fixed price" (Projekt med fast kostnad), "Internal" (Projekt som genomförs inom organisationen), "Non billable" (Projekt som inte genererar intäkter), "Time and material" (Projekt där kostnader baseras på tid och använt material).
• "Date from" (Valfritt): Representerar projektets startdatum.
• "Date to" (Valfritt): Representerar projektets slutdatum.
• "Client" (Valfritt): Kunden som projektet utförs för. Välj en befintlig kund, eller välj "Add client" längst ned i listan för att skapa en ny utan att lämna formuläret; den nya kunden fylls sedan i automatiskt. Lämna fältet tomt för ett internt projekt. Fältet visas om du får arbeta med kunder (Clients Manager eller Debt Collections Manager); bara en Clients Manager ser "Add client". Du kan också ange eller ändra kunden senare, under "Basic information".

Obs: Om inga datum ställs in förblir projektets status aktiv tills den ändras manuellt. Om ett "Date to" anges förblir projektet aktivt till och med det datumet och ändras automatiskt till inaktivt dagen efter. Från dagen efter sitt "Date to" visas det under fliken "Inactive" på Projektlistsidan. En annan möjlig status är Delvis aktiv, som visas baserat på statusarna för projektets faser.

4. Spara projektet

När du har fyllt i alla nödvändiga fält klickar du på "Save" för att lägga till projektet i systemet.

Genom att följa dessa steg säkerställer du att ditt nya projekt läggs till framgångsrikt och är redo att hanteras i vårt system. Du kan nu visa och redigera projektdetaljer, hantera anställda som tilldelats projektet och följa dess framsteg genom olika faser.

Redigera projekt

På fliken Översikt på Projektsidan är projektinformationen nu grupperad i separata sektioner, var och en med sitt eget Redigeringsalternativ. Denna modulära metod gör det möjligt för användare att hantera specifika segment oberoende utan att behöva redigera hela projektet.

1. Grundinformation Klicka på Redigera-knappen i det övre högra hörnet av sektionen Grundinformation för att ändra följande fält:

• "Name": Redigera projektets namn.
• "Reference": Projektets nyckel för system utanför Flowtly. Den härleds inte på nytt från namnet när du byter namn på projektet, så ett namnbyte kan inte styra om en integration; ändra den här när du vill ändra den. Se Projektreferens.
• "Parent project": Ange ett överordnat projekt, om tillämpligt.

Obs: När det är kopplat visas projektet nästlat under sitt angivna överordnade projekt i Projektlistan.

• "Type" (obligatoriskt): Välj mellan Fast pris, Internt, Ej debitarbart eller Tid och material.
• "Date from": Välj projektets startdatum.
• "Date to": Välj projektets slutdatum.
• "Client": Välj den associerade kunden, om tillämpligt. Varje ändring sparas av sig själv: ett textfält när du lämnar det, ett val så fort du gör det. "Date from" och "Date to" sparas tillsammans, som en period. En liten status bredvid fältet visar när ändringen är sparad, och om en ändring avvisas anger fältet varför och Flowtly frågar innan du stänger dialogrutan och förlorar den. Den senaste ändringen kan ångras i några sekunder, och en ändring som görs utan uppkoppling väntar och sparas av sig själv när uppkopplingen kommer tillbaka; se Formulär som sparar löpande.

Yta och parkeringsplatser När din organisation använder fastighetshantering visar avsnittet Grundinformation också tre värden som Flowtly räknar fram från projektets bokningar, så att ingen behöver skriva in dem:

• "Leased area": den sammanlagda ytan för de enheter projektet har bokat.
• "Common-area share": projektets andel, i m², av den gemensamma ytan i varje byggnad där det är bokat. När projektet och dess faser bara är bokade i en byggnad följs andelen av dess procentandel av den byggnadens gemensamma yta, det förhållande som den gemensamma ytan faktureras efter. Se Gemensam yta i en byggnad.
• "Parking spaces": antalet olika parkeringsplatser projektet har bokat. En plats som delas av två bokningar räknas en gång. En resurs räknas som parkeringsplats när dess kategori har parkeringsikonen; kategorins namn spelar ingen roll.

Värdena summerar projektet och dess faser och räknar bara de bokningar som är aktiva i dag, så de ändras när en bokning börjar, slutar eller redigeras. En byggnad vars värde inte är känt lämnas utanför summan i stället för att räknas som noll, och fältet anger varje byggnad som lämnats utanför tillsammans med orsaken, till exempel utan data: Byggnad B (en bokad enhet saknar yta). Orsaken är en av en bokad enhet saknar yta, byggnaden saknar yta eller gemensamma ytor är inte konfigurerade, vilket visar om du ska registrera en enhets yta, byggnadens hela yta eller konfigurera byggnadens gemensamma yta. En byggnad som är bokad av både projektet och en fas anges en gång.

När "Common-area share" visar ett procenttal redogör en rad under värdena för vad det bygger på, till exempel 301 m² av 2 258 m² uthyrningsbar yta (byggnad 2 458 m²). Medräknade enheter: 12, utelämnade utan yta: 3. Per 20.10.2026. Den anger projektets egen yta i byggnaden, byggnadens uthyrningsbara yta och dess totala yta, hur många enheter som räknades med och hur många som lämnades utanför för att de saknar registrerad yta, samt det datum värdena gäller för. Raden anger inget eget procenttal: det i fältet räknas fram från andelarna av de gemensamma ytorna, så det kan skilja sig från egen yta delad med uthyrningsbar yta i sista decimalen. Utan procenttal, som för ett projekt som är bokat i fler än en byggnad, finns ingen rad.

Attributvärden som skrivits in för hand visas fortfarande nedanför, under "Attributes" (manuellt inmatade). Den sektionen visas så snart minst ett attribut i projektets attributuppsättning har ett värde, och listar då varje attribut i uppsättningen, med en platshållare för de som fortfarande är tomma. Ett tomt värde räknas inte.

Anteckningar Sektionen Anteckningar gör det möjligt för användare att lägga till interna kommentarer och information relaterade till projektet. Om inga anteckningar har lagts till ännu visar sektionen ett platshållaremeddelande: "No notes for the project". För att lägga till den första anteckningen klickar du på Lägg till anteckning + i det övre högra hörnet av Anteckningsrutan. När en anteckning har skapats blir den synlig i sektionen och kan sedan redigeras. Detta är användbart för att spara ad hoc-uppdateringar, beslut eller påminnelser direkt inom projektkontexten. Användare med Admin-rollen kan ta bort alla Anteckningar. Du kan uppdatera en projekts avatar från vilken flik som helst inom Projektvyn. Hovra över avataren (bredvid projektnamnet) och klicka på redigeringsikonen som visas. Detta öppnar dialogen Ändra avatar, där du antingen kan välja en ny projektfärg från paletten eller ladda upp en anpassad logotyp/bild från din enhet. När den är vald tillämpas den uppdaterade färgen eller bilden på avataren och återspeglas konsekvent över plattformen.

"Attributes" På fliken Attribut klickar du på knappen Redigera på en rad för att ändra attributets värde. Värdet sparas av sig själv när du lämnar fältet. För ett attribut med en period sparas "Date from" och "Date to" tillsammans; för ett attribut med bara ett slutdatum sparas datumet så snart du väljer det. Det finns ingen knapp Spara. Att lägga till ett nytt attributvärde använder fortfarande knappen "Add".

Ett projekt hämtar sina attribut från en attributuppsättning. Så länge ett projekt saknar uppsättning öppnar fliken Attribut först "Assign attributes", där du väljer en. När du väljer en uppsättning frågar Flowtly först, med uppsättningens namn, till exempel "Tilldela Kontorshyror? Det går inte att ändra senare." "Assign" sparar uppsättningen direkt och går vidare till att lägga till det första värdet; "Cancel" sparar ingenting och lämnar projektet utan uppsättning. Frågan finns eftersom valet är slutgiltigt: när ett projekt väl har en attributuppsättning går det inte att byta till en annan. När din organisation har exakt en attributuppsättning finns inget att välja, och Flowtly tilldelar den själv när dialogrutan öppnas.

Lägga till teammedlemmar

Öppna projektets panel "Members" och klicka på "Add member".

• Välj en eller flera personer. Klicka på en person för att välja den och klicka igen för att avmarkera. Håll ned Shift och klicka på en andra person för att välja alla som står mellan de två. En vald person markeras med en bock, och alla valda listas också ovanför listan, där du kan ta bort dem en i taget.
• Välj en roll. En roll krävs och gäller alla valda. Bara roller som ingen av dem redan har i projektet erbjuds. Om ingen roll är ledig för alla, ta bort någon ur urvalet.
• Klicka på "Add team member". Om några personer inte kunde läggas till förblir dialogen öppen med bara dem valda, och ett meddelande visar hur många som lades till. Då kan du försöka igen utan att lägga till någon två gånger.

Personer utan ett gällande avtal visas i listan men kan inte väljas. Deras rad förklarar varför och låter dig skapa eller förnya avtalet.

Arkivera ett projekt

Du arkiverar ett projekt från fliken "Overview": öppna projektet, klicka på "Archive" i projektets sidhuvud och bekräfta. Flowtly tar dig tillbaka till projektlistan.

Vem kan arkivera ett projekt

Att arkivera ett projekt kräver behörigheten "Admin" eller "Projects manager". Roller som omfattar Projects manager, till exempel "Account manager", kan också arkivera projekt. Projektledare kan inte det, inte ens för projekt de själva leder. Utan någon av dessa behörigheter visas inte knappen "Archive".

Vad arkivering gör

Ett arkiverat projekt försvinner från sökningen, från projektväljarna och, såvida inte någon av dess faser fortfarande pågår, från projektlistan, så att det inte står i vägen för det pågående arbetet. Arkivering raderar ingenting: projektet behåller sina uppgifter, registrerad arbetstid, kostnader och fakturor. Budgetar och resursbokningar som är kopplade till projektet hindrar inte arkiveringen.

För att hitta ett arkiverat projekt väljer du "Archived" i filtret "Status" på Projektlistsidan.

Arkivering gäller själva projektet, inte dess faser: varje fas behåller sin egen status. Arkivera även en fas om du vill få den ur vägen.

Återställa ett arkiverat projekt

Öppna det arkiverade projektet och klicka på "Unarchive" på fliken "Overview". Det finns ingen bekräftelse: projektet är genast tillbaka i dina listor.

Obs: arkivering är inte samma sak som att ett projekt avslutas. Om du bara vill att ett projekt ska sluta räknas som aktivt anger du i stället dess "Date to", vilket flyttar det till "Inactive" på Projektlistsidan.

Exempelanvändning

• Introducera ett nytt kundprojekt: Skapa ett nytt projekt, välj typen "Fast pris" eller "Tid och material", tilldela relevant kund och ställ in initiala start- och slutdatum.
• Starta ett internt initiativ: Konfigurera ett "Internt" projekt för att följa framsteg inom ny produktutveckling, processförbättringar eller teamutbildningsprogram.
• Justera projekttidslinjer: Redigera ett befintligt projekt för att uppdatera dess "Date to"-fält när projektet har förlängts eller slutförts i förtid.
• Dokumentera projektbeslut eller uppdateringar: Lägg till en ny anteckning i projektets Anteckningssektion för att registrera viktiga beslut från ett kundmöte eller en viktig intern uppdatering.