Projektlista

Under posten Projekt i huvudmenyn hittar du en lista över alla projekt som någonsin skapats i din organisation. Listan är organiserad efter varje projekts aktuella status, oavsett om det är aktivt, delvis aktivt eller inaktivt, vilket säkerställer enkel navigering och hantering.

För varje projekt ser du följande detaljer:

• "Name"

  Obs: Projektfaser (delprojekt) visas under sitt motsvarande överordnade projekt. Flernivåers projekthierarki stöds.

• Status: Aktuell status för projektet.

  Obs: obligatoriskt om du vill lägga till en taxa för anställda.

• "Employees": Tilldelade anställda, om några.
• Åtgärdsknappar:
  • Gå till Timvy: Direkt åtkomst till projektets tidrapportering.
  • Gå till Projektvy: Direkt åtkomst till den detaljerade projektvyn.

Längst upp på sidan kan användare filtrera efter Projektnamn, Projekttyp och Kund med hjälp av de tillgängliga filtren. Om ett projekt har faser (delprojekt) kan du visa dem genom att klicka på expanderingsknappen till vänster om projektnamnet.

Sortera efter yta. I organisationer som använder funktionerna för fastighetsförvaltning har listan en kolumn Area. Klicka på rubriken för att sortera projekten efter yta, minst först, och klicka igen för störst först. Projekt utan känd yta står sist i båda ordningarna.

Hur projektstatus bestäms i Projektlistvyn

Projekt kategoriseras som Aktiva eller Inaktiva baserat på deras konfiguration av start- och slutdatum samt datumkonfigurationen för deras associerade faser.

1. Visning av aktiva och inaktiva projekt

• När ett projekt är Aktivt eller Delvis aktivt visas det under fliken Aktiva.
• När ett projekt är Inaktivt visas det under fliken Inaktiva.

2. Inverkan av inaktiva faser på överordnat projekt

• Om någon fas av ett projekt blir Inaktiv ändras det överordnade projektets status automatiskt till Delvis aktivt. Även om alla faser av projektet är Inaktiva, men Datum till för det överordnade projektet ännu inte har nåtts - förblir det Delvis aktivt.

3. När ett överordnat projekt blir Delvis aktivt

• Om projektfaser är aktiva, men Datum till för det överordnade projektet har nåtts, ändras det överordnade projektets status till Delvis aktivt.

4. När ett projekt blir helt Inaktivt

• Ett projekt blir först Inaktivt när alla dess faser och det överordnade projektet självt är markerade som Inaktiva (Datum till har nåtts).

5. Filtrering efter status eller slutdatum bedömer varje projekt och varje fas för sig

• När du filtrerar listan efter status eller slutdatum bedöms varje fas utifrån sin egen status och sina egna datum, inte utifrån det överordnade projektets. En avslutad fas i ett pågående projekt visas inte under Aktiva, och en pågående fas i ett avslutat eller arkiverat projekt visas fortfarande under Aktiva.
• Ett överordnat projekt visas så snart en av dess faser matchar, så att fasen alltid visas under sitt överordnade projekt. I det fallet visar det överordnade projektet sin egen status, som kan skilja sig från det filter du valde.
• Ett överordnat projekt utan matchande fas, som inte heller självt matchar, utelämnas.
• En arkiverad fas i ett aktivt projekt visas inte som standard.
• När ingen status är vald i statusfiltret utelämnas ett arkiverat projekt tillsammans med alla sina faser. Välj "Archived" i statusfiltret för att se det.

Gå till Timvy

"Go to hours view", kolumnen "Sign-off" och dess månadsväljare visas bara när din organisation har tidrapporteringsmodulen. Utan den utelämnar projektsidan också siffran för loggade timmar och fliken "Team costs over time", projektets fakturapanel erbjuder inte arbetstidsloggen, och ett nytt fakturautkast hämtar inte in loggade timmar.

Genom att klicka på knappen "Go to hours view" dirigeras du till sidan "Working hours report". Denna sida är utformad för att hjälpa chefer att övervaka den loggade tiden för specifika projekt under en vald period. Den ger värdefulla insikter om tidshantering och projektframsteg, vilket säkerställer effektiv uppföljning och resursallokering.

För att granska vem som arbetat på ett projekt, när och hur länge, följ dessa steg:

1. Välj önskad period: Välj det intervall för vilket du vill visa arbetstiderna.
2. Välj projekt: Välj det/de projekt du vill granska.
3. Klicka på "Show Project Working Hours": Detta visar de detaljerade arbetstiderna för det valda projektet och perioden.

Generera fakturor i Flowtly

Om din organisation har modulen Fakturor aktiv kan du generera fakturor baserat på loggade timmar.

Om det valda projektet har en kund kopplad kan du direkt generera en faktura för en specifik period genom att klicka på knappen "Generera faktura". Varje anställd som har loggat tid under det/de valda projekten under den angivna perioden visas som en separat rad på fakturan. Flowtly fyller automatiskt i kända uppgifter, vilket minskar manuell inmatning och säkerställer korrekthet. Flowtly tilldelar automatiskt lämplig momssats baserat på kundens registreringsland:

• Polska kunder (PL momsbetalare) -> Momssatsen ställs in på 23% som standard.
• Kunder från andra EU-länder -> Momsfältet ställs automatiskt in på "nd." (ej definierad), vilket innebär att moms inte tillämpas om det inte justeras manuellt.

Om det visas en etikett "Missing project rate" bredvid användarnamnet innebär det att användaren behöver en projekttaxa för att beräkningen ska kunna genomföras. För att lägga till den kan du klicka på etiketten. Därefter omdirigeras du till fliken "Rate" på Anställdssidan. När projekttaxan för den anställde är konfigurerad kan du fortsätta med fakturaskapandet för denna anställde. Observera att det är viktigt att tilldela en Kund till Projektet innan du lägger till anställdtaxan för att säkerställa att taxorna är korrekt avstämd med kundens specifika avtal.

Exempelanvändning

• Övervaka projektstatus: Snabbt se vilka projekt som är aktiva, delvis aktiva eller inaktiva för att effektivt hantera din portfolio.
• Jämföra projekt efter storlek: Sortera listan efter Area för att se de största eller minsta projekten först.
• Hitta specifika projekt: Använd filter för att hitta enskilda projekt efter namn, typ eller kund, vilket effektiviserar din sökning bland många projekt.
• Få åtkomst till projektdetaljer och timmar: Navigera direkt till ett projekts detaljerade vy eller dess associerade arbetstidsrapport för djupgående analys av framsteg och tidrapportering.
• Starta fakturering: Generera kundfakturor baserat på loggade projekttimmar direkt från "Gå till Timvy" för projekt med aktiva faktureringsmoduler, vilket förenklar faktureringsprocessen.