Tidrapporteringshantering

Flowtly ger chefer två gränssnitt för att övervaka och hantera anställdes tidrapportering: Kalendervyn och Tabellvyn. Båda vyerna är tillgängliga för användare med rollerna ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER eller ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, och kan växlas via knappen i det övre högra hörnet av modulen Arbetstid.

Kalendervyn erbjuder en månadsöverblick över loggade timmar och visar projektnamn och tidsallokeringar direkt på varje kalenderdag. Denna vy är särskilt användbar för att granska arbetsbelastningsmönster på individ- eller projektnivå och identifiera luckor eller inkonsekvenser över längre tidsperioder.

Tabellvyn ger en tvåveckorsmatris av daglig loggad tid jämfört med förväntade arbetstider, visad för alla valda anställda. Denna layout är utformad för snabba jämförelser, teamnivåuppföljning och för att identifiera saknade poster vid första ögonkastet.

Medan anställda främst använder Kalendervyn för att logga sin egen tid drar chefer nytta av utökad funktionalitet i båda vyerna - inklusive filter, detaljer, redigeringsbehörigheter (när det är tillämpligt) och sammanfattningsinsikter.

Rollbaserat åtkomstbeteende i Kalendervyn

Med rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER är din åtkomst att se andra anställdes tidposter begränsad till att granska tid som loggats enbart för de projekt du personligen är tilldelad. Anställda med rollen ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan granska korrekta arbetstidsposter för alla anställda och alla projekt i organisationen. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER ger användare möjlighet att visa och ändra tidposter för alla anställda. Användare kan hitta en specifik anställd med hjälp av filter, navigera till relevant dag och klicka på Redigera-knappen på motsvarande tidpost för att göra ändringar.

Vad du ser i Kalendervyn

Kalendervyn ger chefer en månadslång översikt över tidposter loggade av valda anställda - som standard över hela organisationen. Denna vy är idealisk för att snabbt skanna hur arbete är fördelat, identifiera saknade poster och förstå projektengagemang över tid.

Varje kalenderdag visar alla tidposter från alla valda anställda och/eller projekt med totala timmar per projekt, per dag.

Till exempel, om tre anställda loggade tid för olika projekt den 23 april, visar kalendern en staplad lista med varje projekt och motsvarande tidposter för den dagen - vilket gör det omedelbart synligt hur mycket insats som lagts ned, av vem och på vad. Chefer kan hovra över eller klicka på vilken dagcell som helst för att öppna en detaljerad uppdelning av den dagens poster. Formuläret inkluderar:

Den anställdes namn
Projektnamnet
Den loggade tiden
Eventuell beskrivning eller anteckningar

En pennaikon (om chefen har ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) för att redigera detaljer.

Rollbaserat åtkomstbeteende i Tabellvyn

Synligheten och funktionaliteten i denna vy beror på användarroller:

Användare med enbart ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER kan växla till tabellvyn, men ser enbart tidposter för projekt de är tilldelade. De kan inte expandera användarrader eller redigera poster.
Användare med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan visa tabellen för alla användare och projekt och har rätt att redigera tidposter, men kan inte expandera användarrader för att se uppdelning och projekttaxor.
Användare som har ROLE_PROJECTS_MANAGER utöver visnings- eller chefsroller kan expandera rader för att se detaljerade uppdelningar per projekt.
När både ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER är tilldelade får användaren full åtkomst: visa och redigera alla tidposter, över alla användare och projekt, inklusive detaljvyer och omdirigering till taxa om den saknas för en anställd.

Vad du ser i Tabellvyn

Denna vy visar ett kalenderlikt rutsystem över alla anställda (eller filtrerade urval) och deras dagliga arbetstidsposter. Varje cell i rutsystemet visar två värden:

Den loggade tiden för dagen (t.ex. 8:00)
Den förväntade arbetstiden för den dagen (vanligtvis 8:00, men reducerad eller tom på helger, ledigheter, dagar utanför den anställdes avtal eller baserat på frånvaro)

Användare kan scrolla horisontellt genom veckorna och vertikalt över alla anställda. Du ser en grasripad bakgrund för helger och helgdagar. Om en användare har en helgdag visas inte den förväntade tiden och cellen är synligt nedtonad. Tidposter är dock inte blockerade för någon dag.

Expandera anställdrader för projektuppdelning

Chefer med lämpliga behörigheter (se Rollbaserat åtkomstbeteende i Kalendervyn) kan expandera en användares rad genom att klicka på pilen bredvid deras namn. När den expanderas visar systemet:

Projekt som användaren loggat tid mot
Det loggade beloppet per projekt
Timtaxor (om satta)
Varningar när taxor saknas

Varje projektrad visar den loggade tiden och tillhörande taxa för det projektet, eller en röd varning: "Saknad timtaxa" om ingen taxa är konfigurerad. Genom att klicka på den röda varningen omdirigeras chefen direkt till taxainställningssidan för den kombinationen av projekt och anställd. Detta ger en bekväm genväg för projektledare att lösa taxaluckor under tidsgranskningar.

Visa och redigera loggade tidsdetaljer

Genom att hovra och klicka på en icke-tom tidcell öppnas ett detaljerat formulär för den tidposten, som inkluderar datum, projektnamn, loggad tidsvaraktighet och beskrivning. En pennaikon (synlig enbart för användare med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) ger möjlighet att redigera tiden eller beskrivningen. Användare utan redigeringsbehörighet kan fortfarande visa detta formulär för insikt i vad som loggats, men kan inte ändra dess innehåll.

Flytta en tidpost till ett annat projekt

Att redigera en tidpost inkluderar projektet den är loggad mot, så att ändra det fältet flyttar timmarna från ett projekt till ett annat i stället för att kopiera dem. Det är det vanliga sättet att rätta tid som loggats på fel ställe.

Flowtly nekar flytten när projektet som timmarna lämnar har fakturerats. Posten stannar exakt där den var och ingenting sparas, och meddelandet på skärmen anger orsaken: This time entry cannot be moved to another project because its project has already been invoiced.

Två detaljer avgör om flytten nekas:

Kontrollen gäller projektet som timmarna lämnar, aldrig det de ska till. Att flytta timmar till ett fakturerat projekt är inte begränsat.
Alla fakturarader som skapats för det projektet räknas, inte bara rader fakturerade i timmar. Ett projekt som fakturerats en gång för en fastpris-milstolpe nekar flytten också, eftersom Flowtly inte registrerar vilka enskilda poster en given fakturarad byggdes på och inte heller gissar sig till det.

Bara ett projektbyte påverkas. Varaktigheten, beskrivningen och datumet för ett fakturerat projekts timmar är fortfarande redigerbara som vanligt — ett fakturerat projekt blir inte skrivskyddat.

Om timmarna verkligen hör hemma annanstans, behandla det som en faktureringsfråga snarare än en tidrapporteringsfråga: siffrorna på en utfärdad faktura härrör från det projektet, så tala med den som hanterar faktureringen för det innan den underliggande tiden flyttas.

Filtreringsalternativ

Längst upp i båda vyerna kan du tillämpas dynamiska filter för att begränsa datan:

Anställdfilter - Filtrera loggade tidposter genom att välja specifika anställda. Om du kan granska andras tid öppnas sidan med alla som du har behörighet att se; Only me bredvid filtret växlar till din egen tid med ett klick, och ett nytt klick visar alla igen. Användare som bara rapporterar sin egen tid ser alltid bara sig själva.
Projektfilter - Filtrera posterna efter specifika projekt/faser. Detta är användbart för att följa framsteg och tidsallokering över olika projekt. Som standard är alla projekt valda.
Kombination av filter: För mer precis granskning kan chefer tillämpas både filter samtidigt. Detta gör det möjligt att se tid loggad av valda anställda på valda projekt, vilket ger en detaljerad översikt över resursallokering och projekttidslinjer.

Filtren tillämpas så snart du markerar en person eller ett projekt — det finns ingen Tillämpa-knapp. De valda personerna, projekten och månaden ingår i sidans adress, så de finns kvar när du laddar om sidan och du kan dela en länk till exakt samma vy.

Exportalternativ

Längst upp till höger hittar du en enskild knapp Ladda ned tidrapport.

Genom att klicka på denna knapp öppnas ett formulär där användare kan se exportparametrar:

Datumintervall
Inkludera delprojekt (visas bara när projektfiltret används)
"Group by" och eventuellt "Then by": "Team member", "Project" eller "Task". Bara det som ditt urval kan delas upp efter erbjuds: "Team member" när exporten omfattar mer än en person, Projekt när den omfattar mer än ett projekt eller tar med delprojekt, och Uppgift alltid. När Uppgift är det enda valet säger dialogen det. Sedan efter visas när Gruppera efter är valt och erbjuder aldrig samma val två gånger.
"Report type": "Type 1 (detailed)" listar varje post; "Type 2 — Client summary of services" är den prissatta sammanställningen för kunden. De hette tidigare Intern (detaljerad) och Kund — sammanställning av tjänster.
Filformat (PDF, CSV eller XLSX), för Typ 1. En XLSX har samma kolumner som CSV-filen, med tal sparade som tal så att de kan summeras direkt, och samma gräns för antal poster som CSV. Typ 2 är alltid en PDF, med pris och nettobelopp på varje rad.
"Remember these settings": återanvänd den här rapporttypen, grupperingen och formatet nästa gång du öppnar dialogrutan.

Exporter återspeglar de tillämpade filtren och grupperingsalternativen, vilket gör dem användbara för interna revisioner eller kundfaktureringsrapporter.

Förhandsvisningen av strukturen

Bredvid exportalternativen visar dialogrutan en "Preview" av rapporten, märkt "Structure only": den visar rapportens uppbyggnad, inte de färdiga sidorna. Du ser varje grupp med dess antal poster och timmar, de första posterna i den första gruppen följda av en rad som … 12 poster till, och totalsumman. För Typ 2 — Kund: sammanställning av tjänster visar förhandsvisningen även timpriset och nettobeloppet för varje rad, och nettosumman.

Raden högst upp sammanfattar exporten. För Typ 1 står det till exempel ≈ 4 sidor · 3 medlemmar · 5 grupper: antalet sidor är en uppskattning, och medlemmarna är de personer vars tid exporten innehåller. För Typ 2 visas i stället nettobeloppet, till exempel ≈ 2 sidor · netto 71 550,00 PLN.

Om en grupp skulle börja på de sista raderna på en sida infogas en sidbrytning före den, så att dess rubrik stannar med dess rader. Förhandsvisningen visar detta som en streckad linje "Page break before this group · it would have split", och en anteckning bredvid alternativen anger gruppen och sidan.

Förhandsvisningen följer varje ändring av datum, urval, rapporttyp och gruppering. Om ingen tid har registrerats i perioden för de valda personerna och projekten säger den det, och "Download" förblir inaktiverad tills du vidgar perioden eller ändrar urvalet. Om förhandsvisningen inte kan läsas in kan du ändå ladda ner rapporten, eller välja "Reload preview". Vid en mycket stor export räknar förhandsvisningen bara de första posterna och säger det; filen du laddar ner innehåller ändå alla.

Komma ihåg dina inställningar

Markera "Remember these settings" innan du laddar ned, så återanvänds rapporttypen, grupperingen och filformatet nästa gång du öppnar dialogrutan. De sparas per person och per organisation, så de följer med dig till en annan webbläsare eller dator. När något är sparat är rutan redan markerad.

Datumintervallet och de valda personerna och projekten sparas aldrig, eftersom de beskriver en enskild export och inte hur du arbetar. Avmarkera rutan och ladda ned för att glömma det sparade.

Om en sparad gruppering inte passar det aktuella urvalet (du sparade till exempel "Team member" och exporten omfattar en person), säger dialogrutan det och nämner grupperingen den inte kunde använda, i stället för att tyst ge dig en ogrupperad rapport. Grupperingen gäller igen så snart urvalet tillåter det.

Tidigare exporter och jämförelsen med dagens timmar

Varje tidrapport du laddar ner sparas, så dialogen Export Report visar också en lista med "Previous exports" under exportalternativen. Varje rad anger dagen då exporten gjordes, vem som exporterade och en kort sammanfattning av vad den omfattade — hur många personer och hur den var grupperad.

Två saker kan du göra från en rad:

"Download the file again". Du får den ursprungliga filen, exakt som den skickades, inte en ny export av dagens timmar.
"Compare with current hours". Det är den användbara när någon ifrågasätter en faktura.

Exporter sparas från det att den här funktionen kom, så listan börjar tom och fylls på medan du exporterar. Filer som laddades ner före det finns inte med.

Vad jämförelsen visar

"Compare with current hours" ställer tre versioner av samma tidrapport sida vid sida, en post per rad:

"Live now" — timmarna som de är registrerade i dag.
"As adjusted" — timmarna som rapporten presenterade dem, om exporten skapades från ett granskat utkast. Tomt för en export utan justeringar.
"Exported" — vad filen du skickade faktiskt angav.

En rad som har ändrats sedan exporten är markerad, med en notering som skriver ut skillnaden: exporterat 2:30, nu 3:00. Det är svaret på "filen säger en sak och systemet en annan" — den anger vilken post som flyttade sig, och med hur mycket.

Två rader läses olika, och skillnaden har betydelse:

"No longer available" — posten går inte att läsa nu. Den kan ha tagits bort, eller den ligger helt enkelt utanför det du får se. Jämförelsen säger inte vilket av de två, och dess timmar hålls utanför summan "Nu" i stället för att räknas som noll. När någon rad är i det tillståndet anger jämförelsen hur många de är, så att en summa som inte ser ut att stämma blir förklarad i stället för gåtfull.
"Added after the export" — posten är registrerad nu, inom den period och de filter exporten omfattade, men den fanns inte i filen.

Själva den exporterade filen ändras aldrig. Jämförelsen berättar bara vad som har hänt sedan dess.

Hur grupperingen visas i varje rapport

CSV - när en grupperingsmetod har valts anger varje rad det projekt eller den person den tillhör, stavat på samma sätt som i en export utan gruppering.
Typ 2 (PDF) - om du väljer "Team member" eller "Project" som grupperingsmetod grupperas de prissatta raderna därefter. Varje grupp listar sina rader med pris och nettobelopp, avslutas med en delsumma, och rapporten avslutas med totalsumman. En persons grupp slår aldrig samman rader från olika projekt.
Kundrubrik - när alla rader i kundrapporten tillhör en enda kund inleds rapporten med den kunden och med den som beställt arbetet, oavsett om den är grupperad eller inte. En rapport som omfattar flera kunder har ingen enskild kundrubrik.
Projektnamn på raderna - när rapporten inte är grupperad efter projekt börjar varje rad med sitt projekt: Projekt · beskrivning.
Tid utan person - poster som saknar person samlas i en grupp som heter Ingen person.

Hur stor en export kan vara

En export innehåller alltid alla poster som matchar ditt urval; den kapas aldrig. Ett för stort urval nekas i stället, och dialogrutan visar orsaken så att du kan justera det:

Antal poster. En PDF kan innehålla upp till 10 000 tidposter och en CSV upp till 50 000. Över det väljer du ett kortare datumintervall eller färre personer eller projekt. Eftersom en CSV rymmer fler kan ett urval av Typ 1 som är för stort för en PDF ändå exporteras som CSV.
Periodens längd. Datumintervallet kan omfatta högst ett år. Exportera en längre period i delar.

Exportera ett helt projekt inklusive faser

Projektfiltret matchar bara de projekt du valde, inte det som finns under dem. Att välja ett överordnat projekt ensamt returnerar därför bara timmar som är loggade direkt på det projektet. För ett projekt uppdelat i faser är det vanligtvis nästan ingenting — timmarna finns på faserna.

Markera "Include sub-projects" för att inkludera alla faser under de valda projekten, på valfritt djup. I kombination med "Group by" → "Project" och CSV-formatet besvarar detta frågan "hur många timmar gick till det här projektet, och var gick de" i en enda fil: en rad per fas, som täcker alla anställda som loggade tid.

Två saker att känna till:

Alternativet bara går nedåt. Att välja en fas lägger till den fasens egna underfaser, aldrig dess överordnade projekt eller dess syskonfaser.
Det är av som standard, så en export du redan använder fortsätter att returnera exakt vad den returnerade tidigare.

När du filtrerar på anställda eller projekt uppdateras värdena i sammanfattningsfältet under kalendern och tabellen därefter. "Planned hours", "Days off", "To be filled" och "Logged hours" visar den totala summan för de valda anställda.

Arbetade timmar för specifika projekt kan även granskas via funktionen "Go to hours view" som beskrivs i artikeln Projektlista.

Vad värdet "To be filled" räknar

"To be filled" är den tid som fortfarande återstår att logga under perioden: planerade timmar, minus de timmar som redan loggats, minus den frånvaro som registrerats under perioden.

Till skillnad från "Days off" räknas en godkänd pick up day med. En dag, eller några timmar, som tas ut i utbyte är tid som medarbetaren inte förväntas arbeta, så den sänker det som återstår att fylla. En distansdag är en arbetsdag och sänker ingenting.

När mer har loggats än väntat får värdet i stället etiketten "Overtime" och visar med hur mycket. Det visas i timmar och minuter, utan sekunder, så 15 minuter och 31 sekunder över läses som 0:15.

De två värdena kan alltså se ut att motsäga varandra. En månad med en pick up day på två timmar visar "Days off" utan den, medan "To be filled" är två timmar lägre på grund av den. Båda är korrekta: det ena mäter frånvaro som tagits av semesterrätten, det andra den tid som fortfarande återstår.

Varifrån kommer planerade timmar

Planerade timmar härleds från varje anställds avtal, inte från en fast arbetsdag. Den veckovisa arbetstiden som anges i avtalet fördelas över arbetsdagar för att ge den förväntade tiden i varje dagscell, och avtalets start- och slutdatum avgör vilka dagar som räknas överhuvudtaget.

Detta är tydligast för personer som är anställda under bara en del av den visade perioden:

En anställd som börjar mitt i perioden planeras från sitt startdatum och framåt; dagarna dessförinnan har ingen förväntad tid.
En anställd vars avtal har löpt ut planeras bara fram till det slutdatumet. En period som helt faller efter att de slutade visar inga planerade timmar för dem.
En anställd som är anställd under hela perioden planeras över hela den, enligt sina avtalade veckotimmar.

Avtalstyper som inte driver systemberäkningar, som en avsiktsförklaring eller ett praktikdokument, ger ingen förväntad tid. När en anställd inte har något avtal alls — till exempel en timdebiterad konsult — används en standard hel arbetsdag i stället, så att deras dagar förblir synliga för granskning i stället för att visas som noll.

Exempelanvändning

Övertid uttagen som ledighet: En medarbetare som tog ut två timmar som pick up day ser månaden visa "Overtime 0:15" i stället för tid som återstår att fylla, eftersom de två timmarna inte längre förväntas.
Övervaka teamets arbetsbelastning: En projektledare behöver snabbt identifiera vilka teammedlemmar som inte loggat sina fulla förväntade timmar för den aktuella veckan för att följa upp och säkerställa balanserade arbetsbelastningar.
Kundfaktureringsrapportering: En administratör behöver generera en detaljerad tidrapport för en specifik kunds fakturering för den senaste månaden, grupperad per anställd och exporterad som PDF.
Projektbudgetgranskning: En ekonomianvändare vill kontrollera om alla timtaxor är konfigurerade för anställda som arbetar på ett visst projekt och enkelt navigera för att ställa in saknade taxor före fakturering.
Insikt i resursallokering: En teamledare vill granska hur tid är fördelad över olika projekt för sina direktrapporterande under ett kvartal, med hjälp av Kalendervyn för att identifiera trender och fatta välgrundade bemanningsbeslut.