Månatligt projektgodkännande

Flowtlys redaktionsteam4 min

I slutet av varje månad bekräftar kundansvarig (account manager) för ett kundprojekt de timmar och priser som faktureras för månaden. När de är godkända ser ekonomi månaden som godkänd i projektlistan och kan fakturera den. Den godkända rapporten sparas som underlag för vad kunden fick se.

Vem gör vad

  • Projektets kundansvariga godkänner. Det är personen i projektets team med befattningen Account Manager. Rollen Account Manager i organisationen räcker inte i sig: du godkänner bara de projekt där du är teammedlem i den befattningen. En fas med en egen kundansvarig godkänns av den personen.
  • Ekonomi följer upp. Personer med åtkomst till fakturor ser godkännandestatus för varje projekt och får en avisering när en månad godkänns eller öppnas igen. De godkänner inte.
  • En administratör öppnar igen. En administratör kan öppna en godkänd månad igen så att den kan rättas. En administratör kan inte godkänna i kundansvarigs ställe.

Bara projekt med en kund har ett godkännande.

Kolumnen Sign-off

Projektlistan har kolumnen Sign-off (panelen visas på engelska); på en telefon har varje projektkort i stället en rad Sign-off. Den visar statusen för en månad för varje projekt:

  • Not started: ingen har påbörjat granskningen än.
  • In review: kundansvarig har påbörjat granskningen och har inte godkänt än.
  • Signed: godkänd, med datum och namnet på den som godkände.
  • Re-opened: en administratör har öppnat en godkänd månad igen, och den måste godkännas på nytt.
  • Not applicable: projektet har ingen kund.

Väljaren Sign-off month bredvid filtren väljer månad. Den börjar på föregående månad, den som vanligtvis stängs, och ditt val sparas i sidans adress, så en delad länk öppnar samma månad. Kolumnen kan ännu inte filtreras på status.

Klicka på en status för att öppna granskningen av projektet och månaden. Kolumnen visas för personer med åtkomst till fakturor, för administratörer och för alla som är kundansvariga för minst ett projekt.

Granska en månad

  1. Klicka på statusen i kolumnen Sign-off, eller öppna länken i en avisering.
  2. Klicka på Start the review (knapparna visas på engelska). Flowtly tar fram ett utkast till kundrapporten för projektet och månaden.
  3. Kontrollera timmar och priser. Du kan justera en rad, och varje justering kräver en motivering.
  4. Titta på panelen Leave this month. Den visar varje teammedlems frånvaro under månaden i arbetsdagar och timmar. Frånvaro visas som sammanhang och dras aldrig av från timmarna. När en frånvaro sträcker sig in i föregående eller nästa månad räknas bara delen inom den här månaden.
  5. Klicka på godkännandeknappen och bekräfta.

Medan du granskar är utkastet bara synligt för dig. Andra ser rapporten när den är godkänd.

Efter godkännandet

  • Månaden visar Signed med datum och ditt namn, och ekonomi får en avisering.
  • Open the signed report öppnar rapporten exakt som den godkändes.
  • Be en administratör om du behöver ändra en godkänd månad. Administratören klickar på Re-open och bekräftar; månaden visar Re-opened, och kundansvarig granskar och godkänner den igen.

Dölja en person i en kunds rapporter

Vissa kunder ska inte se namnet på en viss person som arbetar i deras projekt. På kundens sida har fliken Overview avsnittet People hidden from this client's invoices and reports (panelen visas på engelska). Välj en person och klicka på Hide. Använd ta bort-knappen bredvid namnet för att visa det igen. Det kräver rollen kundansvarig administratör.

Bara namnet döljs. Personens timmar, priser och summor finns kvar i kundrapporten och på fakturan: rapporten visar personen som dold och fakturaraden utelämnar namnet. Interna rapporter påverkas inte. Regeln gäller alla kundens projekt, och månader som redan är godkända behåller rapporten som den godkändes.

Aviseringar

Aviseringar om godkännande hör till kategorin Invoices i dina aviseringsinställningar, där du kan stänga av dem. En avisering öppnar granskningen av projektet och månaden i fråga.

Kopplingskarta

Planerat mot utfallHänvisar tillHärleds frånDel av
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
purchase-order-line estimerat mot time-entry. budget omfattar project. counterparty som standard till project. invoice faktureras från project. project är av typen project-type. project identified by project-reference. project bemannad av person. project-rate värderar person. project-rate gäller för project. time-entry följs upp mot project. task tillhör project. project-folder grupperar project. project länkad till budget. project-template skapar project. project measured by project-kpi. project-phase är ett delprojekt till project. project kräver role. booking budget mot utfall time-entry.estimerat motomfattarsom standard tillfaktureras frånär av typenidentified bybemannad avvärderargäller förföljs upp mottillhörgrupperarlänkad tillskaparmeasured byär ett delprojekt tillkräverbudget mot utfallOOrderrad — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrderradTTidrapport — What actually happened — work time logged against a project.TidrapportBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaPProjekttyp — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjekttypPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMedlemmens timpris — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmens timprisUUppgift — A unit of work inside a project.UppgiftPProjektmapp — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektmappPProjektmall — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektmallPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFas — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FasRRoll — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RollBBokning av medarbetare — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Bokning av medarbetare