Tidrapportering
Som en del av funktionaliteten för Projekthantering finns en tidrapporteringsfunktion tillgänglig via fliken "Work Time" för alla användare. Anställda kan registrera sin tid dagligen över flera projekt, med tidsspårning för detaljerad övervakning och fakturering. Chefer har möjlighet att granska tid loggad av andra anställda direkt från kalendervyn på sidan "Work Time". Mer om möjligheterna för tidrapporteringshantering beskrivs i artikeln Tidrapporteringshantering.
Om modulen Ledighetshantering är aktiv för din organisation integreras alla godkända ledigheter sömlöst i kalendervyn. Dessutom visas helgdagar automatiskt i kalendern.
Anställda
Anställda utan specifika roller tilldelade har begränsad åtkomst som enbart tillåter dem att logga sina arbetstider på tilldelade projekt och granska sin tidigare loggade tid. Detta säkerställer korrekt tidshantering och ansvarighet för alla teammedlemmar involverade i projektet.
När anställda navigerar till sidan "Work Time" ser de en kalendervy för aktuell månad. De har möjlighet att lägga till en eller flera tidposter per dag, för precis spårning av arbetstider för varje tilldelat projekt.
För att skapa en ny tidpost:
- Navigera till posten "Work Time" från huvudmenyn.
- Klicka på knappen Lägg till post som finns i varje kalenderdagcell.
- Välj projekt: Välj ett projekt/fas från listan över projekt tilldelade till användaren.
Obs: Om en anställd är tilldelad ett överordnat projekt kommer alla tillhörande underprojekt även att vara tillgängliga för val.
- Ange nedlagd tid: Ange den tid som lagts på projektet.
- Lägg till beskrivning: Skriv en beskrivning på minst 32 tecken som detaljerar utfört arbete, eller inkludera helt enkelt länkar till de ärenden du arbetat med.
- Spara posten: Klicka på spara för att lägga till posten i kalendern.
När posten sparats visas den i den valda kalendercellen. Användare kan lägga till flera poster per dag (inte mer än 24 timmar totalt). Dessutom har användare flexibiliteten att logga tid med minutprecision. Medan rullgardinsmenyn tillåter val i 15-minutersintervall kan användare manuellt ange specifika varaktigheter, som 22 eller 57 minuter, vid behov.
Om du behöver visa detaljerna för en loggad period hovrar du helt enkelt markören över tidposten. Alla tidpostdetaljer visas, liksom möjligheten att redigera/ta bort tidposten.
Under kalendern finns ett fält som visar en sammanfattning av aktuell information: "Planerade timmar" (total planerad tid för månaden, exklusive helgdagar och helger), "Ledigheter" (total godkänd ledighetstid för aktuell månad), "Att fylla" (tid som förväntas fyllas i före månadens slut) och "Loggade timmar" (tid som redan loggats fram till nu). När summan av "Loggade timmar" och "Ledigheter" överstiger värdet "Planerade timmar" ändras "Att fylla" till "Övertid" och markeras i rött.
Om projekttimern avbryts
"Project timer" på startsidan behåller den tid den har mätt i den webbläsare där du startade den. Den tiden går inte förlorad när din session tar slut, eller när Flowtly har uppdaterats och du skickas tillbaka till inloggningssidan. När du har loggat in igen fortsätter en timer som körde att köra och räknar från när du startade den, och en pausad timer har kvar den tid den hade.
Bara tiden behålls. Projektet, uppgiften och anteckningen som du hade angett rensas, eftersom nästa person som använder webbläsaren kan vara någon annan. Välj projektet igen och lägg till anteckningen innan du sparar posten.
Ingenting förs över när du själv rensar webbläsarens data, eller när du fortsätter i en annan webbläsare eller på en annan enhet.
Exempelanvändning
- Anställda som noggrant loggar dagliga timmar på olika projekt för projektansvarighet och framstegsuppföljning.
- Chefer som övervakar teamets arbetsbelastning och projektstatus genom att granska loggade tidposter från sina teammedlemmar.
- Generering av precisa kundfakturor baserat på registrerade projekttimmar, vilket säkerställer korrekt fakturering.
- Övervakning av efterlevnad av planerade projekttimmar och identifiering av potentiell övertid eller underutnyttjande av resurser.
- En konsult hittar inloggningssidan efter en Flowtly-uppdatering, loggar in och ser att timern fortfarande går. Hen väljer projektet igen och sparar posten med hela tiden.