Projektuppgifter
Fliken Uppgifter på ett projekts sida håller reda på projektets uppgiftslistor och enskilda uppgifter, så att du kan dela upp projektarbetet i spårbara poster med egen status, prioritet och upprepning.
Uppgiftslistor
Uppgifter kan grupperas i uppgiftslistor för att organisera arbetet inom ett projekt. Varje lista har ett namn och hör till ett enda projekt.
Statusar
Varje uppgift har en status. Statusar är delade, ordnade poster med namn och färg, och redigeras från arbetsflödesvyn.
Utöver namn och färg bär en status två markeringar som anger dess innebörd:
- "Mark this status as work in progress" — att nå den här statusen innebär att arbetet har påbörjats. Pågår är den vanliga.
- "Mark this status as closed" — att nå den här statusen innebär att arbetet är klart. Klar är den vanliga.
En status kan också anges som standard, vilket är den status en nyligen skapad uppgift börjar med.
De två markeringarna är oberoende av varandra. En status kan ha bägge, en eller ingen, och mer än en status kan ha samma markering — ett projekt med Pågår och Granskas kan markera bägge som pågående, och ett med Klar och Avbruten kan markera bägge som stängda. Inget tvingar ett projekt att använda dem.
Det lönar sig att sätta dem, eftersom det är dessa Flowtly läser för att erbjuda att flytta en uppgift vidare efter tidregistrering. Ett projekt vars statusar inte bär någon markering fungerar normalt; det erbjuder helt enkelt aldrig det alternativet.
Flytta en uppgift vidare efter tidregistrering
Att logga tid mot en uppgift är ett bra tillfälle att märkas att dess status inte längre stämmer överens med verkligheten. När tidposten har sparats erbjuder Flowtly att flytta uppgiften vidare:
- En uppgift som inte har startats erbjuds den status som betyder att arbete pågår — Flytta till Pågår.
- En uppgift som redan pågår erbjuds avslutningsstatusen — Markera som Klar. Att avsluta ett arbete och registrera timmarna för det är en rörelse, så att stänga det behöver inte innebära att lämna tidregistrering för att hitta uppgiften.
Det är ett erbjudande, inte en regel. Det visas som ett kort meddelande som tonar ut på eget hand, och bara att välja åtgärden förändrar något. Att ignorera det kostar ingenting och behöver inte avvisas — vilket spelar roll, eftersom att logga tid är en av de vanligaste sakerna man gör här, och åtta loggade timmar betyder ofta att arbetet är halvvägs klart snarare än avslutat.
Statusen som erbjuds kommer från vad projektets statusar är markerade som att betyda — pågående eller stängd —, aldrig från den ordning kolumnerna råkar sitta i på en tavla. Att dra om kolumnerna kan därför inte ändra vad som erbjuds. Ett projekt som aldrig markerat någon status som pågående får inget Flytta till-erbjudande, eftersom det inte finns någon status att flytta till; att markera en enda räcker.
När ett projekt har mer än en status av ett slag tar erbjudandet den första:
- Bland statusar som betyder att arbete pågår — den tidigaste — så att en uppgift läses som precis startad snarare än att hoppas längre fram.
- Bland avslutningsstatusar — den tidigaste — tavlans vanliga avslutningskolumn. Där ett projekt har både Klar och Avbruten är avbrytande undantaget och erbjuds aldrig efter att någon precis har loggat arbete.
Ingenting erbjuds alls när det inte finns något vettigt att erbjuda: en uppgift utan status, en uppgift som redan är stängd, eller ett projekt vars statusar inte skiljer på det tillstånd som erbjuds. I dessa fall sparar tidsregistreringen helt enkelt posten, utan något meddelande.
Prioritet
Varje uppgift har en prioritet: Låg, Normal, Hög eller Brådskande. Normal är standard.
Ansvariga och prenumeranter
En uppgift kan ha flera ansvariga, som meddelas via e-post när de tilldelas den.
Den som skapar en uppgift väljer dess ansvariga. På en befintlig uppgift kan bara en projektansvarig eller en administratör ändra dem. I uppgiftspanelen i listan och på tavlan under "Tasks" ser alla andra de ansvariga som text, eller "Unassigned", med en rad som anger vem som kan ändra dem, och kan fortfarande spara uppgiftens övriga fält. Medarbetare kan också prenumerera på en uppgift för att få uppdateringar utan att vara ansvariga — till exempel när de lämnar en kommentar.
Kommentarer
Ansvariga och prenumeranter kan diskutera en uppgift via kommentarer. Varje kommentar registrerar sin författare och tidpunkt. När en ny kommentar läggs till meddelas uppgiftens prenumeranter via e-post.
Upprepning
Uppgifter kan återkomma dagligen, veckovis eller månadsvis. En upprepningsregel anger frekvens, intervall, ett valfritt slutdatum och ett högsta antal tillfällen; varje genererat tillfälle är en vanlig uppgift som länkar tillbaka till regeln som skapade den.
Aviseringar vid statusändring
När en uppgifts status ändras meddelas dess ansvariga via e-post.
Vyer
Fliken Uppgifter erbjuder list-, tavel-, kalender- och arbetsflödesvyer av samma underliggande uppgifter, så att du kan arbeta med den layout som passar bäst för stunden.
Exempelanvändning
- Markera ett projekts Pågår-status som pågående, så att registrering av tid mot en ej startad uppgift erbjuder att flytta den dit.
- Logga morgonens timmar mot en uppgift och starta den i samma rörelse, utan att öppna tavlan.
- Avsluta ett arbete, registrera den tid det tog och stäng uppgiften från samma uppmaning.
- Ignorera uppmaningen på en uppgift som bara är delvis klar — timmarna registreras och statusen lämnas oförändrad.
Relaterade sidor
Tidregistrering
Kopplingskarta
Projektuppgifter