Pick up day

Pick up day är den ledighetstyp som används för en dag som en medarbetare tar ut som kompensation, i stället för som semester. Den registreras som en frånvaro på vanligt sätt, men tar från en egen kvot, så att medarbetarens semesterrätt lämnas orörd.

Varför en dag ges tillbaka

Polsk arbetsrätt fastställer en arbetstidsnorm för varje månad. Enligt artikel 130 § 2 i Kodeks pracy sänker en helgdag som infaller på någon annan dag än söndag den månadens norm med åtta timmar.

När en sådan helgdag infaller på en lördag märker en medarbetare som aldrig var schemalagd den dagen inget av nedsättningen, så det är vanligt att arbetsgivaren utser en annan ledig dag i stället. Pick up day är den ledighetstyp som den dagen registreras under.

Den förbrukar inte semester

Semester och en kvot för pick up day beter sig olika, och Flowtly räknar dem var för sig:

Semester är en rätt för ledighetsåret. Den tjänas in under året, räknas ned proportionellt från ett startdatum och kan föras över.
En kvot för pick up day beviljas. Någon anger ett antal dagar, den gäller från ett datum och den tjänas inte in.

Eftersom de två är åtskilda minskar inte semestersaldot när en pick up day godkänns. Om samma dag i stället registreras som semester minskar saldot, med en dag ur medarbetarens rätt.

Panelen bredvid förfrågningsformuläret anger vilken kvot som tas i anspråk medan frånvaron fortfarande fylls i. En förfrågan om pick up day anger hur lång tid den tar från kvoten för pick up day och att semestern inte påverkas, och det saldo som visas är den kvotens eget. Samma dag registrerad som semester säger motsatsen - att den förbrukar så mycket av semesterrätten. Den typ som väljs när frånvaron registreras är fortfarande det som avgör saken: ingenting flyttar en dag från den ena kvoten till den andra efteråt.

Kvoten beviljas per medarbetare, på medarbetarens flik för semesterdagar, genom att lägga till en post där "Holiday Type" är "Pick up day". Det är samma formulär som används för en individuell semestergräns, och det beskrivs i Semesterdagar.

En pick up day är fortfarande en frånvaro i alla andra avseenden: medarbetaren visas som borta under perioden, och tiden dras från tillgängligheten i schemavyerna, som för all annan godkänd ledighet.

Kvoten kan inte överskridas

En pick up day bokas bara när kvoten täcker den. En frånvaro som skulle ta mer än det återstående saldot avvisas, och meddelandet anger den begärda längden och det kvarvarande saldot, så att förfrågan kan läggas in på nytt med en längd som ryms.

Kontrollen gäller överallt där frånvaron avgörs: när en medarbetare skickar in förfrågan och igen när en chef godkänner den. Det andra är viktigt eftersom ett saldo inte är fast däremellan - en annan frånvaro som godkänts först, eller en rättelse av det beviljade antalet, kan göra att en förfrågan som var möjlig när den skickades in inte längre är möjlig när den godkänns.

Ett uttag som landar saldot på exakt noll är tillåtet. Det är bara att gå under noll som avvisas.

Fällan är en rest på några timmar. Om en kvot har, säg, tre timmar kvar begär "Hours" inställt på "Full day" hela den avtalade dagen och avvisas; att ange 3 accepteras och för saldot till noll. En kvot som inte räcker löses genom att bevilja mer av den på medarbetarens flik för semesterdagar, inte genom att registrera frånvaron på ett annat sätt - en dag som ges tillbaka och som kvoten inte täcker är ingen pick up day, och att registrera den som en sådan skulle bara flytta underskottet utom synhåll.

Registrera en pick up day

En dag som ges tillbaka registreras normalt av en chef på uppdrag av en teammedlem:

Välj "Time off planner", under "People" i huvudmenyn.
Välj "Add time off".
Välj medarbetaren i "Select team member".
Ställ in "Type" på "Pick up day".
Välj dagen, eller perioden, i kalendern.
Låt "Hours" vara "Full day", eller välj ett heltal timmar från 1 till 7 när bara en del av en dag tas ut. "Full day" bokar medarbetarens hela avtalade dag mot kvoten, vilket är mer än en rest på några timmar kan täcka. Se Kvoten kan inte överskridas, ovan.
Fyll i "Description" om den erbjuds, eller krävs, för den här typen.
Välj "Create request".

Om "Pick up day" inte erbjuds i listan "Type" har den inaktiverats bland din organisations ledighetstyper i stället för att tas bort. Bara aktiva typer erbjuds när en frånvaro registreras; se Vanliga inställningar för ledighet för hur en typ aktiveras.

Registrera varför dagen gavs

Varje dag som tas ut som kompensation registreras under den enda typen "Pick up day", oavsett vilken rätt den härrör från. Typen ensam säger därför inte vilken helgdag, eller vilken annan ordning, en viss dag hör till.

Där det spelar roll senare - en lönekontroll eller en avstämning av en viss helgdag - anteckna skälet i "Description" när frånvaron skapas. En beskrivning kan göras obligatorisk för typen så att den aldrig utelämnas, vilket ställs in tillsammans med själva typen i inställningarna för frånvaro.

Exempel på användningsfall

En helgdag på en lördag: Helgdagen sänker månadens arbetstidsnorm, arbetsgivaren utser en ledig dag i stället och varje medarbetares dag registreras som en pick up day i stället för som semester.
En del av en dag: En medarbetare tar ut tre timmar i stället för en hel dag. Frånvaron läggs in på ett enda datum med "Hours" inställt på 3.
En rest på några timmar: Tre timmar av kvoten återstår. "Full day" avvisas, eftersom en hel avtalad dag är mer än tre timmar; "Hours" inställt på 3 accepteras och för saldot till noll.
Bevilja kvoten först: En administratör lägger till en post för "Pick up day" på en medarbetares flik för semesterdagar, gällande från det datum dagarna beviljades, så att frånvaron kan registreras mot den.
Skydda rätten: En löneadministratör som går igenom året bekräftar att dagar som getts tillbaka registrerades som pick up days, så att ingen medarbetares semesterrätt minskades av misstag.
Planera i förväg: En chef registrerar dagen i "Time off planner" innan den infaller, så att teamets tillgänglighet för den perioden stämmer.