Hantera inkommande fakturor i Flowtly

Innan du börjar

Det här behöver du

• Leverantörsfakturorna du vill hantera, mottagna automatiskt eller sparade som filer som du kan ladda upp.
• Månaden som varje kostnad hör till, där dokumentet inte gör det tydligt.

1. 1

   Öppna Incoming Invoices och lägg till ett dokument

   Navigera till Finance & Business → Incoming invoices. Om din organisation har E-fakturering (KSeF) aktiverat hämtas leverantörsfakturor automatiskt från det nationella e-faktureringssystemet — klicka på Check E-Invoicing uppe till höger för att starta en omedelbar synkronisering. Om E-fakturering inte är konfigurerat, dra och släpp en PDF eller bild på uppladdningsytan eller klicka på Click to upload (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).

   Tips & råd

   • Kontakta din Flowtly-admin om du inte ser knappen Check E-Invoicing — E-fakturering måste aktiveras för din organisation först.
2. 2

   Klicka på en faktura för att öppna granskningspanelen

   Listan visar varje fakturans namn, slutförandestatus (förloppscirkeln), belopp, kopplad transaktion, redovisningsperiod och mottaget datum. En cirkel under 100 % betyder att uppgifter fortfarande saknas eller att förslag väntar på granskning; färgen visar vad som upptäckts — rött för en avvikelse eller en misslyckad analys, orange för saknade uppgifter. Klicka på valfri rad för att öppna detaljpanelen. Längre ner i panelen finns avsnittet Note — skriv ett meddelande som din redovisningskonsult ser bredvid fakturan, eller ge kontext som Flowtlys AI använder för framtida förslag; det sparas automatiskt. Klicka på Preview (ögonikonen) högst upp i panelen för att visa originaldokumentet och verifiera dess detaljer innan du arbetar igenom AI-förslagen.

   Tips & råd

   • Arbeta igenom fakturor sorterade efter Received date (standard) så att äldre dokument inte missas vid månadsdeadlinen.
   • Håll redovisningsanteckningen kortfattad men specifik — till exempel ”Ersättningsbar resa, Q1 kundbesök”. Flowtlys AI läser även den här anteckningen för att förbättra framtida förslag för liknande fakturor.
3. 3

   Acceptera eller korrigera den relaterade månaden

   Under Set related month visar Flowtly den månad som extraherades från fakturan via OCR och orsaken. Klicka på Accept om månaden stämmer. Klicka på Edit suggestion för att välja en annan månad i datumväljaren och sedan på Apply. Klicka på Reject för att rensa förslaget och ange månaden manuellt senare.

   Tips & råd

   • Den relaterade månaden är det mest kritiska fältet — din redovisningskonsult godkänner inte fakturan i månadsavstämningen utan den.
4. 4

   Acceptera eller korrigera beloppet

   Under Set amount visar Flowtly bruttovärde, nettobelopp och valuta extraherade av OCR. Klicka på Accept om siffrorna stämmer, eller klicka på Edit suggestion för att ange rätt värden manuellt och sedan på Apply. Du kan också skriva direkt i fälten Net och Gross högst upp i panelen; varje fält sparas så snart du lämnar det.

   Tips & råd

   • Om de extraherade siffrorna ser fel ut, öppna Preview och granska originaldokumentet noggrant innan du accepterar.
5. 5

   Tilldela motparten

   Under Create supplier (eller Match supplier om en matchning hittades) visar Flowtly vad det läste från fakturan. Om en matchande leverantör finns i dina register, acceptera förslaget. Om inte, klicka på Edit suggestion: du kan antingen välja en befintlig leverantör från listrutan Choose existing supplier eller skapa en ny — formuläret är förifyllt med OCR-extraherat namn, land, skattenummer och adress. Klicka på Apply för att bekräfta.

   Tips & råd

   • Att skapa en ny leverantör här sparar den permanent, så framtida fakturor från samma företag matchas automatiskt.
   • Ett kostnadsgruppförslag kan också visas i panelen. Acceptera eller tilldela det på samma sätt — det säkerställer att fakturan kategoriseras korrekt för rapportering.
6. 6

   Acceptera alla och bekräfta 100 % slutförande

   När du har granskat de enskilda förslagen, klicka på Accept all längst ner i avsnittet Suggestions (knappen visas så länge mer än ett förslag väntar) för att bekräfta varje kvarvarande väntande post i ett klick. Statuscirkeln blir helfyllt grön på 100 % och listraden visar nu belopp, redovisningsperiod och kopplat transaktionsnummer. Fakturan är klar för din redovisningskonsult.

   Tips & råd

   • Om ett förslag är fel, hantera det individuellt med Edit suggestion eller Reject innan du klickar på Accept all — Accept all bekräftar alla ännu väntande förslag som de är.