Transaktionsbilagor

Fliken "Transaction attachments" i Flowtly är en centraliserad plats för lagring och hantering av filer relaterade till finansiella transaktioner. Funktionen säkerställer att alla betalningsregister, fakturor och stöddokument är korrekt länkade, för att säkerställa transparens och efterlevnad i de finansiella processerna. Funktionen gör det även möjligt för användare att hantera dokument och filer separat från specifika transaktioner.

Denna flik ger en strukturerad översikt över alla uppladdade bilagor relaterade till transaktioner. Huvudfunktionerna inkluderar:

Visa alla transaktionsbilagor på ett ställe.
Identifiera och hantera olänkade (väntande) bilagor.
Ladda upp nya bilagor manuellt.
"Edit" och ta bort befintliga bilagor.

I listan är varje dokument en rad i en tabell. Varannan rad är svagt skuggad så att en rad är lätt att följa över skärmen, och ett klick var som helst på en rad öppnar det dokumentets panel. På en telefon visas varje dokument i stället som ett kort. Kolumnerna är:

"Counterparty / invoice" – Motpartens namn, med dokumentnumret under när de båda skiljer sig åt, och eventuella etiketter som dokumentet bär, till exempel "Needs a tag" eller "Cash cost — no document". Se Dokumentnummer och filnamn nedan.
"Data" – En ring som visar hur komplett dokumentets data är. När du håller markören över den listas det som saknas, eller så står det att inget saknas.
"Approval & payment" – Ett segment för varje godkännandenivå, sedan ett för betalning, med en bildtext som säger var dokumentet står, till exempel "Not submitted", "Level 1 of 2", "Rejected at level 1", "Approved · unpaid", "40% paid", "Paid", "Overdue", "Overdue · 40% paid" eller "Settled". När din organisation inte använder godkännandeflödet visas bara betalningssegmentet. En kontantkostnad eller en huvudboksimport har inget betalningssegment. När en betalning är kopplad via en transaktion anger cellen den som via transaction #….

Betalning väntar inte på godkännande: betalningssegmentet följer vad som har betalats och förfallodagen i varje godkännandesteg, så en faktura som har betalats medan den ännu granskas, eller betalats och sedan avvisats, visar sin betalning. När bildtexten gäller godkännande anger en andra rad under den betalningen så fort det finns något att säga: "Paid", "40% paid", "Overdue", "Overdue · 40% paid" eller "Settled". En avvisad eller återkallad faktura visas aldrig som förfallen, eftersom ingenting är skyldigt på den; bara det som har betalats på den visas.
"Net" – Nettobeloppet, eller bruttobeloppet för ett dokument som saknar nettobelopp. Sortering och sökning använder samma belopp som kolumnen visar.
"Payment due", "Period" och "Received" – Förfallodatum, den månad dokumentet är tilldelat och datumet då det mottogs. De visas tills du döljer dem.
"Project" – Det projekt dokumentet är tilldelat. Dold tills du slår på den.
"Payment" – Dokumentets betalningsstatus: "Paid", "Partially paid", "Settled", "Overdue" eller "Unpaid". En faktura som är delvis betald och förfallen står som "Overdue". För en avvisad eller återkallad faktura är statusen nedtonad och står aldrig som "Overdue". Ett dokument utan betalningsstatus, till exempel en kontantkostnad eller en huvudboksimport, visar ett streck. Dold tills du slår på den. På en telefon har korten ingen betalningsrad; bildtexten under ringen visar i stället betalningen.
"Books" – Var dokumentet står i redovisarens böcker: "Unbooked", "Booked", "Mismatch" eller "Excluded". Dold tills du slår på den.

Klicka på en kolumnrubrik för att sortera listan efter den kolumnen. Varje kolumn utom "Project", "Payment" och "Books" går att sortera.

Välja kolumner

Knappen "Columns" i slutet av verktygsfältet listar alla kolumner. "Counterparty / invoice", "Data", "Approval & payment" och "Net" är markerade "Always shown". Bocka i eller ur någon av de andra för att visa eller dölja den; listan ändras direkt. "Reset" återställer standardkolumnerna. Ditt val sparas i den här webbläsaren, separat för ditt användarkonto och för varje organisation.

Filtrera listan

Verktygsfältet ovanför listan innehåller sökrutan, perioden och en filterknapp:

"Search" hittar dokument på fakturanummer, namn eller beskrivning.
"Period" går en månad bakåt eller framåt med pilarna bredvid. Ett klick på månaden öppnar ett år av månader att välja bland, med pilar för att byta år, "All periods" och "This month". Pilarna är otillgängliga medan "All periods" är valt. Perioden filtrerar på den månad ett dokument är tilldelat, inte på datumet då det mottogs.
"Books" och "VAT period" begränsar listan till en avstämningsstatus och till en momsperiod.
"More filters", filterknappen, innehåller "Project" och "Tags". Ett tal på knappen räknar hur många av dessa två som är angivna, så att ett filter du inte ser aldrig glöms bort.

Varje filter som används visas som en chip under verktygsfältet. Ta bort en chip för att släppa det filtret, eller välj "Clear all" för att släppa alla filter på en gång.

Hitta dokument utan tagg

Filtret "Tags", under "More filters", begränsar listan till de dokument som ännu inte har någon tagg, till exempel importerade leverantörsfakturor som ingen har kodat. Välj "Untagged" för att bara se dem och "All" för att se alla dokument igen. Medan filtret är på visas det som en chip som du kan ta bort, och "Clear all" tar bort det tillsammans med de andra filtren. En sökning som skrivs medan det är på söker bara bland dokumenten utan tagg. Filtret "Tags" visas bara när din organisation har minst en tagg, eller medan "Untagged" redan är valt, så att du fortfarande kan ta bort det.

En länk som öppnar listan begränsad till vissa taggar fungerar separat från det här filtret. Tillsammans med "Untagged" lämnar den listan tom, med båda chipen synliga; ta bort något av dem för att se dokument igen.

Vilka filer öppnas i förhandsgranskningen

Att visa en fil öppnar den på plats när dess format visas som en fast sida eller bild — en PDF eller en bild i ett vanligt fotoformat som JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF eller TIFF. Det täcker de fakturor, kvitton och fotograferade dokument som utgör nästan allt som lagras här.

Alla andra format laddas ned i stället för att visas, och öppnas i det program på datorn som hanterar dem. Det inkluderar filtyper som kan innehålla instruktioner såväl som innehåll — vektorgrafik och webbsidor bland dem — som aldrig renderas inuti Flowtly, oavsett vem som laddade upp dem. Filen i sig är oförändrad och komplett: det är bara var den öppnas som skiljer sig.

Förhandsgranskningen av en faktura som tagits emot från KSeF visar KSeF-dokumentet överst och under det varje underlagsdokument med en fil, till exempel en skanning, i den ordning som listan "Documents" har. Varje underlagsdokument har sin anteckning som bildtext. Ett underlagsdokument som öppnas för sig från sektionen "Documents" visas fortfarande ensamt, och "Back to invoice" går tillbaka till den kombinerade vyn. En faktura som du själv har laddat upp förhandsgranskas som en enda fil.

När fakturaförhandsgranskningen är öppen behålls den öppen när du går till nästa eller föregående faktura, och den fakturans fil läses in. En separat öppnad underlagsskanning hör till sin faktura, så att gå till en annan faktura återgår till fakturaförhandsgranskningen. Att stänga detaljpanelen stänger också förhandsgranskningen.

När en fakturas panel är öppen flyttar vänster- och högerpilen till föregående och nästa faktura i listan. De fortsätter göra det medan filförhandsgranskningen är öppen bredvid panelen, även när tangentbordsfokus ligger i förhandsgranskningen. Tangenterna lämnas åt det du arbetar i medan du skriver i ett fält, medan en dialogruta, en meny eller en lista är öppen över sidan, eller medan du håller ned Skift, Ctrl, Alt eller Cmd, och i en inzoomad bild flyttar de i stället runt i bilden. På ett av sidopanelens storleksreglage ändrar de i stället storlek, och panelen förblir öppen.

Panelen för en inkommande faktura

När du öppnar en inkommande faktura öppnas dess panel som en sidopanel till höger på skärmen. När fakturans fil är en PDF eller en bild visas filen i sidopanelen, till vänster om detaljerna, och tangentbordsfokus stannar i detaljerna.

"Preview", i panelens rubrik, visar eller döljer filen. Nålen bredvid, "Pin the preview open", avgör vad som händer när du öppnar en faktura. Medan nålen är på, vilket den är från början, öppnas filen av sig själv; med nålen av öppnas filen bara när du klickar på "Preview". När du stänger förhandsgranskningen förblir den stängd för den fakturan, och med nålen på öppnas den igen nästa gång du öppnar fakturan. En fil som förhandsgranskningen inte kan visa, till exempel en KSeF XML-fil, öppnas inte av sig själv; "Preview" öppnar fakturans förhandsgranskning när som helst.

Dra sidopanelens vänstra kant för att göra den bredare eller smalare, och dra linjen mellan filen och detaljerna för att ge någon av dem mer plats. Båda reglagen fungerar också med tangentbordet: flytta fokus till ett av dem och använd piltangenterna, Home eller End. Detaljerna behåller alltid tillräckligt med plats för att kunna läsas. Flowtly kommer ihåg nålen, sidopanelens bredd (separat för när filen visas och när den inte visas) och den andel som filen tar, i den här webbläsaren, för ditt användarkonto och varje organisation, även efter att du laddat om sidan. I ett smalt fönster ligger filen ovanför detaljerna och det finns inga reglage.

Panelens sektioner följer arbetets ordning: först "Suggestions", "Categorization" och "Related transactions", sedan "Details" med "Related period", följt av de övriga sektionerna. I panelens rubrik ligger netto-, moms- och bruttobeloppet kvar på en rad, även på en smal skärm. Sektionen "Books" registrerar hur redovisaren har bokfört fakturan, med dess status visad bredvid sektionens rubrik.

Dokument som flaggats för uppmärksamhet

Ett dokument i listan kan bära en eller flera korta etiketter som anger vad som ännu återstår att göra med det, så att listan själv visar var luckorna finns i stället för att du måste öppna varje dokument för att ta reda på det. Etiketterna gäller saker som ett saknat nettobelopp, en saknad kopplad månad, en saknad motpart eller ett saknat skattenummer och ett dokument som ännu inte tilldelats ett projekt.

En av dem gäller hur en kostnad fördelats mellan projekt:

"Incomplete split — no exclusions marked" visas på ett kostnadsdokument vars projektfördelning inte summerar till dokumentets nettobelopp, där ingenting i fördelningen förklarar skillnaden — så en del av fakturan belastar ingen. Ge antingen det saknade beloppet till de projekt som ska bära det, eller stryk de projekt som inte ska bära något av det. Ett överstruket projekt är i sig en förklaring, så en fördelning som lämnats kort på det sättet flaggas inte. Båda åtgärderna beskrivs i Fördela en kostnad över projekt efter attribut.

En annan gäller hur ett dokument betalades:

"Incomplete payment — linked payments do not cover the amount" visas på ett kostnadsdokument vars kopplade betalningar summerar till mindre än dess belopp. När bristen är verklig, koppla den saknade betalningen. När skillnaden är väntad — en banks växelkurs eller avgifter, till exempel — ange en tolerans eller godkänn skillnaden, som beskrivs längre ned i När betalningarna skiljer sig från fakturan.
"Overpayment — linked payments exceed the amount by more than the tolerance" är dess spegelbild: de kopplade betalningarna summerar till mer än dokumentets belopp, med mer än toleransen tillåter. Kontrollera att ingen betalning kopplats två gånger eller till fel dokument; när skillnaden är väntad, godkänn den på samma sätt.

En tredje gäller om dokumentets belopp stämmer med varandra:

"Amounts disagree — the net, gross and invoice lines do not add up" visas på ett kostnadsdokument vars belopp motsäger varandra: ett nettobelopp som är större än bruttobeloppet, eller fakturarader som summerar till brutto där de borde summera till netto. Det kommer oftast från en import eller ett skannat dokument snarare än från inmatning. Kontrollera netto och brutto mot själva dokumentet, och om raderna matats in som bruttobelopp, räkna om dem till netto. Tills beloppen stämmer räknas dokumentet inte som komplett.

En till gäller taggning:

"Needs a tag" visas i listan över inkommande fakturor, i skrivbordslistan och på mobilkortet, på ett dokument som inte har någon tagg, varken på själva dokumentet eller på någon av dess rader. Ett dokument med en tagg på sig eller på en av sina rader bär den inte. Etiketten visas bara när din organisation har minst en tagg. För att bara se de dokument som bär den, välj "Untagged" i filtret "Tags".

En etikett är en uppmaning och inte en spärr. Dokumentet stannar kvar i listan, behåller sin fil och sina länkar och kan hanteras i valfri ordning.

Lägga till och hantera bilagor

För att ladda upp en ny bilaga:

Klicka på knappen "Add attachment" i det övre högra hörnet.
Ange namnet.
Välj relaterad Counterparty från ditt register över motparter.
Ange bilagans belopp.
Välj valuta.
Välj filen från din dator och ladda upp den. Samma fakturafil kan inte laddas upp två gånger: en andra uppladdning avvisas, och uppladdningsfönstret anger varför.
Ange datumet då du mottog bilagan.
Ange bilagans "Related month".
Klicka på "Save" för att spara bilagan.

Lägga till många fakturor samtidigt

"Add invoices", i rubriken för listan över inkommande fakturor, öppnar en sida för att ladda upp en omgång fakturafiler och få ett svar för var och en. Filer som släpps eller väljs på listans egen släppyta öppnar samma sida med de filerna redan tillagda. Ingenting laddas upp förrän du trycker på uppladdningsknappen, till exempel "Upload and check (12)".

Upp till 100 filer ryms i en omgång. En fil som inte är en fakturafiltyp (PDF, JPG, PNG eller GIF), samma fil en andra gång i omgången eller en fil utöver den hundrade laddas inte upp, och dess rad anger varför. De övriga går vidare.
Varje fil laddas upp, läses och kontrolleras mot dina inkommande fakturor, och kommer tillbaka som ett av följande:
- "Already there": exakt den här filen är redan bifogad till en inkommande faktura. Ingenting läggs till, och raden länkar den befintliga fakturan.
- "Added": ingen inkommande faktura har samma nummer och leverantör, så filen är en ny inkommande faktura.
- "Needs a look": en inkommande faktura med samma nummer och samma NIP för leverantören finns redan, eller så kunde Flowtly inte läsa numret eller leverantörens NIP. Filen har lagts till. Raden länkar den befintliga fakturan och anger om bruttobeloppen stämmer överens. Välj "Keep both" (eller "Keep it", för en fil som inte kunde läsas) för att behålla den, eller "Discard" för att ta bort den nya kopian. Att förkasta kan inte ångras.
Att läsa en fil tar en liten stund efter att den sparats, så dess rad lyder "Added, reading the file…" tills svaret kommer. Om en fil inte kan kontrolleras anger dess rad det och länkar den: filen finns i listan.
Raderna grupperas under "Needs a look", "Added", "Already there", "Being read" och "Not uploaded", med en löpande sammanfattning av antalen. "Done" återgår till listan.

Uppladdning kräver behörighet att lägga till inkommande fakturor. Utan den visas inte "Add invoices", och sidan laddar inte upp något.

Lägga till en kontantkostnad utan dokument

Vissa utgifter kommer aldrig med en faktura att ladda upp — en guide, en taxi, en måltid som betalats kontant på plats. "Add cash cost" registrerar en sådan utgift som ett medvetet, uttryckligt val i stället för som en uppladdning som kom tillbaka tom:

Klicka på "Add cash cost" bredvid "Add attachment".
Ange ett kort namn som beskriver utgiften (t.ex. "Taxi till flygplatsen").
Välj relaterad Counterparty.
Ange belopp, valuta, datumet då du mottog utgiften och "Related month".
Ange eventuellt ett förfallodatum och lägg till en anteckning.
Klicka på "Add cash cost" för att spara den.

Posten som skapas beter sig därefter som vilken annan transaktionsbilaga som helst — kategorisera den, koppla den till ett projekt och tagga den på samma sätt som en uppladdad faktura. Den är markerad som att den inte förväntar sig något dokument, så den dyker aldrig upp som ett problem med saknat dokument, visas aldrig i listan för betalnings-/överföringsförberedelse (ingen betalning kommer någonsin för den, eftersom kontanterna redan bytt ägare) och visas aldrig som förfallen. I bilagelistan bär den etiketten "Cash cost — no document", så att den läses som en medveten kontantutgift och inte som en ofullständig uppladdning.

En kostnadsrad som importerats från din bokföring registreras också utan dokument, men är ingen kontantkostnad: i listan över inkommande fakturor bär den i stället märket "Ledger import", i skrivbordslistan och på mobilkortet. Den har ingen fil, så det finns inget att förhandsgranska eller ladda ned.

Hantera väntande bilagor

Väntande bilagor är filer som har laddats upp till Flowtly men som ännu inte har kopplats till en transaktion. Dessa kan inkludera:

Fakturor som laddats upp innan den relaterade transaktionen bokfördes.
Dokument som lagts till manuellt men som behöver kopplas till rätt kostnad.
Filer som kräver verifiering innan de kan kopplas.

För att säkerställa finansiell noggrannhet bör dessa bilagor matchas mot respektive transaktion.

Skapa en tagg när du taggar ett dokument

När du taggar ett kostnadsdokument och den tagg du behöver inte finns än skriver du dess namn i taggväljaren. Administratörer erbjuds Create "<name>" in <group> för varje taggrupp; när du väljer ett alternativ skapas taggen i den gruppen och kopplas till dokumentet i ett enda steg. Om din sökning matchar taggar i vissa grupper listas bara dessa grupper, med sina skapa-alternativ; ett namn som inte hittas någonstans kan skapas i vilken grupp som helst. Andra roller väljer bland de taggar som redan finns.

Sökningen matchar en taggs namn, dess korta etikett och dess beskrivning och bortser från gemener och versaler samt accenter, så om du skriver Oplaty hittas en tagg som heter Opłaty eksploatacyjne.

Ett föreslaget inköpsregister sparas inte förrän du sparar det

När din organisation kodar kostnadsfakturor med taggkategorier och ett fält med ett enda värde erbjuder inköpsregistervärdet ZAKUP, visar en inkommande faktura utan något valt i det fältet ZAKUP i fältet som ett förslag. Under fältet följs tipset "Suggested, not saved yet" av "Save <field name>".

Ett förslag lagras inte på fakturan och exporteras därför inte heller. Det sparas bara när du väljer "Save <field name>" eller själv väljer ett värde i fältet; att spara något annat fält lämnar det osparat. Om du tömmer fältet tas förslaget bort och inget sparas, så när du går till en annan faktura och kommer tillbaka, eller laddar om sidan, erbjuds förslaget igen. Ett fält vars värde har sparats visar det som ett värde, inte som ett förslag, och om värdet tas bort senare erbjuds förslaget igen.

Tills det sparas räknas ett förslag som ett tomt fält:

Ett obligatoriskt fält som bara innehåller ett förslag blir rött, som alla tomma obligatoriska fält, så snart fakturan är delvis kodad: så snart ett av dess fält har ett sparat värde. På en faktura som ingen har kodat än markeras inget fält.
När du har sparat en ändring i avsnittet "Categorization" visar dess sparindikator inte "Saved" så länge ett obligatoriskt fält bara innehåller ett förslag. Den visar Still to save: följt av namnen på dessa fält. Ändringen du gjorde sparades; indikatorn är en påminnelse om vad som återstår, inte ett fel.

Lägga till en anteckning till ett dokument

Avsnittet "Note" i ett dokuments panel sparar sig självt, precis som panelens övriga fält: skriv anteckningen och klicka utanför fältet. Det finns ingen Spara-knapp. En bock bekräftar att anteckningen har sparats. Om den inte kan sparas står texten du skrev kvar i fältet med orsaken bredvid, och knappen för att försöka igen bredvid sparar samma text en gång till. Om du tömmer fältet tas anteckningen bort.

Fördela en kostnad över en redovisningsperiod

Ett dokument kan ha en valfri redovisningsperiod, för en kostnad som gäller mer än en månad, till exempel ett årsabonnemang. Den har ett eget avsnitt "Related period" i dokumentets panel, direkt under "Details". Öppna avsnittet och ange "Period from" och "Period to": varje datum sparas så snart du väljer det. Så länge en period är angiven fördelar budgetvyerna kostnaden jämnt på var och en av dess månader, och avsnittet visar datumen även när det är hopfällt. Ett startdatum efter slutdatumet sparas inte, och orsaken visas under fälten. En banktransaktion har ingen redovisningsperiod, så dess panel har inget sådant avsnitt.

Båda ändarna av perioden är hela kalenderdagar. När perioden anges via en ansluten AI-assistent eller API:et, ange varje ände som ett rent datum, till exempel 2026-07-01. Ett datum med klockslag godtas bara när klockslaget är början av den dagen i en tidszon som ligger ett helt antal timmar från UTC. Alla andra klockslag, till exempel ett periodslut angivet som 23:59:59, avvisas med ett meddelande om det, och ingenting sparas. Appen sparar början av varje vald dag i datorns tidszon, så på en dator som är inställd på en tidszon som inte ligger ett helt antal timmar från UTC, till exempel UTC+05:30, går det inte att ange perioden från appen.

Motpart och kopplad månad

Avsnittet "Details" i ett dokuments panel innehåller fälten "Counterparties" och "Related month". En banktransaktions panel visar samma par. På ett dokument är båda fälten valfria, så ett dokument kan ligga kvar i panelen utan dem medan det fortfarande granskas. "Manage counterparty", under de två fälten, öppnar den valda motparten så att du kan redigera dess namn, roller och standardvärden; den är inte tillgänglig förrän en motpart har valts. Om du kan hantera motparter öppnar motpartens namn överst i panelen samma redigerare. Om du vill lägga till en motpart som inte finns ännu skriver du namnet i motpartsfältet och väljer "Add counterparty" (se Motparter).

En inkommande faktura är ett inköp, så dess motpart behöver leverantörsrollen. Om motparten saknar leverantörspost anger en anteckning under de två fälten dess namn och ber dig lägga till leverantörsrollen hos den motparten. Tills du gör det hittar leverantörssökningar den inte.

Korrigera en fryst budgetmånad

"Corrects month" visas i avsnittet "Details" i panelen för ett kostnadsdokument när din organisation har frusit en budgetmånad i Budgetinställningar. Ett dokument som redan anger en månad fortsätter att visa fältet. Det är till för en sen kostnad som hör till en månad som redan har skickats till din redovisningskonsult:

Ställ in "Related month" på en öppen månad. En korrigering bokförs alltid i en öppen månad.
Välj i "Corrects month" den frusna månad som kostnaden hör till. Fältet erbjuder bara frusna månader och sparas så snart du väljer.

En korrigering som bokförs i en fryst månad, eller en som anger en månad som inte är fryst, avvisas, och meddelandet säger vilket av de två fallen det är. Om du tömmer "Corrects month" blir dokumentet åter en vanlig kostnad.

Vad det innebär att godkänna ett leverantörsförslag

När Flowtly föreslår en leverantör för en inkommande faktura anger förslagskortet, innan du godkänner, vad godkännandet kommer att göra. Meningen räknas fram ur din motpartslista och säger något av detta:

Att godkänna kopplar den här fakturan till en leverantör som redan finns. Leverantörens egen post ändras inte.
Att godkänna ger en motpart som redan är kund leverantörsrollen och kopplar fakturan till den. Ingen andra motpart skapas för samma part.
Att godkänna skapar en ny leverantör under namnet på dokumentet och kopplar fakturan till den.
Att godkänna kommer att misslyckas, av ett av tre skäl, som kortet anger:
- en befintlig motpart har redan det namnet eller det skatteregistreringsnumret. Använd "Edit suggestion" för att koppla den motparten i stället, eller slå först ihop dubbletten;
- den matchande kunden kan inte automatiskt få leverantörsrollen, eftersom dess leverantörsuppgifter är knutna till en annan, dold motpartspost. Kontakta Flowtlys support för att lösa det, eller använd "Edit suggestion" för att välja en annan leverantör;
- fakturan har ett annat företags skatteregistreringsnummer, inte numret för den kund som kortet anger. Använd "Edit suggestion" för att välja eller skapa leverantören med skatteregistreringsnumret på fakturan.

Ett kort vars godkännande kommer att misslyckas visas som en varning. Utan den skulle kortet se ut som ett som går att godkänna, och avslaget skulle först visas när du har klickat på Godkänn.

Meningen räknas fram varje gång du öppnar dokumentet, inte när förslaget gjordes. Ett dokument som väntade i inkorgen medan någon skapade leverantören för hand säger därför att godkännandet kopplar det till en befintlig leverantör, och inte att det skapar en ny. När förslaget har godkänts anger kortet i stället vad det faktiskt gjorde.

På kortet är leverantörens adress markerad som "Read from the document, not verified": det är adressen så som den lästes från filen, inte kontrollerad mot något register.

Taggar som följer leverantören

När du anger leverantören på ett uppladdat dokument, oavsett om det kom in ensamt eller i en omgång, hamnar leverantörens standardfakturataggar och taggarna från dess senaste faktura direkt på dokumentet, på samma sätt som på en faktura som importerats från KSeF eller ANAF. Om din organisation har stängt av automatisk tillägg förblir de förslag som du kan godkänna.

Bara ett leverantörsbyte räknas. Att godkänna en annan leverantör eller ange en på dokumentet lägger till taggarna. Att godkänna samma leverantör igen eller redigera ett annat fält lägger inte till något.
Taggar läggs bara till. Taggar, projekt och fördelningar som redan finns på dokumentet förblir som de är, och taggarna läggs till även när du själv väljer leverantör på ett dokument som redan är kodat.
Standardprojektet läggs inte in på det sättet. Det förblir ett förslagskort som du kan godkänna.
Flowtlys egna körningar lämnar kodade dokument ifred. När en leverantör hamnar på ett dokument utan att du har valt den, till exempel när leverantören som föreslagits på ett annat dokument har skapats, läggs taggar bara till om dokumentet saknar projektfördelning, projekt på en rad och tagg.
Ett besvarat förslag förblir besvarat. En tagg vars förslag har godkänts eller avvisats erbjuds inte igen.

När leverantören måste skapas först

När ett av förslagen för en inkommande faktura är att skapa en ny leverantör förklarar en notering ovanför förslagskorten i vilken ordning resten följer:

Taggförslag kommer efter leverantören. De erbjuds först när leverantören finns och bara för en leverantör med en tidigare faktura, så en leverantör som ännu ska skapas kan inte ha några ännu.
Andra väntande förslag låses också upp efter den. Att godkänna korten ett i taget kräver därför två omgångar. När andra förslag väntar bredvid leverantörskortet pekar noteringen på "Accept all" under korten, som tillämpar dem alla i ordning.

Noteringen i sig tillämpar ingenting.

Avvisa ett förslag

"Reject" på ett förslagskort avvisar det med ett klick, utan att någon orsak behöver anges.

Undantaget är ett förslag som kommer från leverantörens standardprojekt. Att avvisa det öppnar en kort dialogruta med en valfri orsak och rutan "Don't suggest this project for this supplier again". Om rutan kryssas i tas projektet också bort som leverantörens standard, så att det inte föreslås på leverantörens nästa fakturor. Standardprojektet tas bara bort om det fortfarande är det projekt som förslaget angav. Dialogrutan visas bara för den som får redigera leverantören och när fakturan har en motpart; annars avvisas även det här förslaget med ett klick.

Godkänna ett taggförslag

När din organisation konterar kostnadsfakturor med taggkategorier hamnar en tagg som godkänns från ett förslag i det fält som dess taggrupp hör till, som om du hade valt den där. Detsamma gäller en leverantörs standardtaggar för fakturor när Flowtly lägger till dem automatiskt på en inkommande faktura. Vad som händer beror på taggens grupp:

Gruppen hör till en taggkategori. Taggen fyller det fältet. Fältet räknas som ifyllt, så ett obligatoriskt fält markeras inte längre som saknat, och där fältet är mappat i Optima-exporten går värdet med fakturan till bokföringsexporten.
Gruppen hör till ingen taggkategori. Taggen läggs till som en vanlig tagg, utanför alla fält.
Gruppen hör till flera taggkategorier. Ett förslag anger inte vilket av dessa fält det avser, så taggen läggs till som en vanlig tagg och inget fält fylls i. För att kontera fakturan väljer du själv värdet i rätt fält.

Ett fält som tar ett enda värde kan inte få ett andra på det här sättet. När fältet redan har ett värde avvisas godkännandet av förslaget med ett fel och förslaget förblir öppet; ta först bort det nuvarande värdet från fältet och godkänn sedan igen. "Accept all" och den automatiska tilläggningen av standardtaggar hoppar över ett sådant förslag på samma sätt och lämnar det åt dig att granska.

Betalningar och kontrakt kopplade till ett dokument

I avsnittet "Related transactions" listas varje betalning som är kopplad till dokumentet med beskrivning, datum och belopp, följt av "Open" och "Unlink". Att ta bort kopplingen till en betalning gäller direkt, utan bekräftelse.

Avsnittet "Categorization" håller varje projekt i en fördelning på en rad, med "Weight" och "Amount" i egna kolumner. Ett långt projektnamn kapas där; håll muspekaren över det för att läsa det i sin helhet.

Bredvid + projekt kopplar + contract ett kontrakt. Det öppnar en väljare som filtreras efter dokumentets motpart, med "Search all counterparties" för att söka längre. Utan motpart är det inte tillgängligt, och dess verktygstips säger "Set a counterparty to link a contract." Ett dokument har ett kontrakt, så + contract är dolt medan ett är kopplat. Det kopplade kontraktet visas i tabellen som en bricka som öppnar kontraktet, med en X-knapp bredvid som tar bort kopplingen. Om du vill byta kontrakt tar du bort kopplingen och väljer ett annat. När ett dokument har ett kontrakt visar ett separat avsnitt "Contract" det också, bara med "Open". Medan det avsnittet är stängt nämner dess rad kontraktet.

När avsnittet Categorization inte kan läsas in

Avsnittet "Categorization" i panelen för en inkommande faktura behöver organisationens inställningar för taggkategorier innan det visar sina taggtabeller, och visas som laddande tills de har kommit. Om de inte kan läsas in visas en varning med texten "The category settings could not be loaded, so tags cannot be edited here." och en knapp "Retry" som läser in dem igen. Tills de har lästs in visar avsnittet inga taggtabeller, så en tagg tillämpas aldrig där utan sin kategori. Dokumentets kontrakt visas fortfarande.

Fördela en fakturarad över projekt

En projektfördelning kan anges för hela fakturan eller för en enskild rad i den. En rads egen fördelning är till för fallet där en rad täcker arbete för fler än ett projekt, till exempel en lokalanpassningsrad som delas mellan två hyresgäster.

För att dela upp en rad med en kaskadregel använder du kaskadfyllningen på själva raden, samma som hela fakturan erbjuder. Den fördelar radens nettobelopp mellan regelns hyresgäster efter yta direkt; en regel som hittar en enda hyresgäst ger raden den hyresgästens projekt, och en regel som inte hittar någon ändrar ingenting. Fyllningen är inte tillgänglig på en rad utan belopp.

Använd + projekt på raden för att lägga till ett projekt. Det första projektet tar hela raden. Varje projekt som läggs till därefter börjar med det som är kvar av radens nettobelopp, och varje projekts belopp kan redigeras. Beloppen måste summera till radens nettobelopp, och raden säger till när de inte gör det. Med två projekt som summerar till raden flyttar en ändring av ett belopp skillnaden till det andra, så att raden fortsätter att gå ihop. Att ta bort ett projekts rad tar bort det ur radens fördelning. När fördelningen tidigare summerade till raden fördelas radens nettobelopp på de rader som återstår i proportion till deras nuvarande belopp, så att fördelningen fortfarande summerar; en fördelning som inte summerade behåller sina belopp som de skrevs in.

Fördelningen av hela fakturan hjälper till på samma sätt när den har exakt två projekt. När du skriver in ett projekts belopp medan det andra fortfarande står på noll får det andra resten av nettobeloppet. Det gäller även ögonblicket efter att + projekt har lagt till det andra projektet: det första projektet har fortfarande hela nettobeloppet och det andra börjar på noll, så när du skriver in det andra projektets andel behåller det första det som är kvar. Ett belopp som du har skrivit in på den andra raden skrivs aldrig över, och en struken rad förblir på noll.

En rads nettobelopp är beloppet på raden, eller dess kvantitet gånger styckepris när raden saknar belopp. Undantaget är ett dokument vars rader summerar till dess brutto i stället för dess netto, vilket händer när raderna angavs som bruttobelopp. Där fördelas dokumentets nettobelopp över raderna i proportion till deras belopp, så att radernas nettobelopp summerar exakt till dokumentets netto.

En rads fördelning visas likadant överallt på fakturan. Fördelningen av hela fakturan listar radens projekt skrivskyddade, markerade med Angivet på rad #n, redigera där, och räknar dem fortfarande med i sin summa. En rad utan eget projekt visar hur fördelningen av hela fakturan skulle fördela den.

En rad med ett eget projekt behåller hela sitt nettobelopp på radnivå. Det gäller en rad som ges till ett projekt och en rad som fördelas över flera projekt, även när en av dess rader är struken eller dess belopp inte når upp till radens nettobelopp. Fördelningen av hela fakturan fördelar aldrig radens pengar en andra gång till andra projekt: den täcker bara det som raderna lämnar kvar.

Reglagen för hela fakturan ersätter bara raderna för hela fakturan och lämnar en rads egen fördelning orörd:

knapparna som fyller efter ett attribut eller en kaskad, och "Redistribute to the rest", fördelar bara det nettobelopp som fakturaraderna inte redan håller. När raderna håller allt meddelar en ifyllnad att raderna redan håller hela nettot, så det finns inget kvar på fakturan att fördela. "Redistribute to the rest" erbjuds bara när det skulle ändra ett belopp;
"Fill by meter consumption" räknar fram sina belopp ur avläsningarna, som på vilken faktura som helst;
"Clear all" tar bara bort projektraderna för hela fakturan och ber dig bekräfta att fakturaraderna behåller sina egna.

Summan av fördelningen av hela fakturan räknar en rad som ges till ett projekt med hela nettobeloppet, så en fördelning som går ihop visar inte raden som saknad. Ett glapp inuti en rads egen fördelning, från en struken rad eller belopp som inte når upp till raden, syns kvar i summan: de pengarna debiteras medvetet ingen.

Rubriken för avsnittet "Categorization" räknar de rader som har ett projekt, antingen ett eget eller ett från fördelningen av hela fakturan, eller en egen tagg, till exempel 2/5 rader med ett projekt eller en radtagg. Taggar som anges på hela fakturan räknas inte med.

Fördelningen av en fakturas kostnad mellan anställda är en undersektion längst ned i "Categorization", precis som på en transaktion.

För att fylla i fördelningen av hela fakturan från attribut eller mätaravläsningar, se Fördela en kostnad över projekt efter attribut. För en elfaktura som vidarefaktureras till hyresgäster med undermätare, se Fördela en elfaktura mellan hyresgäster.

Hur den kopplade betalningen kategoriseras

När betalningen som är kopplad till ett dokument har en egen projektfördelning eller egna taggar visar avsnittet "Transaction allocation" dem. Varje projekt har en rad med sin andel och sitt belopp i betalningens valuta, och betalningens taggar följer. Avsnittet är skrivskyddat. "Open transaction" går till betalningen och visas bara för användare som får öppna banktransaktioner. Medan avsnittet är stängt anger dess rad antalet projekt i betalningens fördelning, till exempel 2 projects, när betalningen har laddats.

Ta bort ett dokument från dess panel

"Delete" finns i menyn "More options", knappen med tre punkter högst upp i ett dokuments panel, bredvid dess titel. Du bekräftar innan dokumentet tas bort.

Dokumentnummer och filnamn

Ett uppladdat kostnadsdokument har två separata identifierare, och det är värt att veta vilken du tittar på.

Filnamnet är namnet på filen du laddade upp, eller det namn du angav när du lade till bilagan manuellt. Det är det namn som bilagelistan visar för dokumentet, så en fil du sparade som Figma_Invoice.pdf visas under det namnet.
Dokumentnumret är faktura- eller kvittonumret som är tryckt på själva dokumentet. Det läses automatiskt från dokumentet när det kan hittas, och det förvaras separat från filnamnet.

Eftersom de två hålls isär överlever ett filnamn som är meningsfullt för dig — leverantören, tjänsten, perioden — uppladdningen, medan dokumentnumret förblir tillgängligt på de ställen där numret behövs snarare än etiketten.

Där numret är det viktiga är det numret som används. Redovisningsexporter och inköpsdokumentfälten de producerar använder dokumentnumret, och kostnadsrader i budget- och resultatrapporter märks med det också. Där inget dokumentnummer kunde läsas återgår dessa ställen till filnamnet, så en rad lämnas aldrig utan etikett.

Sökning täcker båda. Att skriva en del av ett fakturanummer hittar dokumentet även när dess filnamn inte liknar det numret alls, och att skriva en del av ett filnamn hittar det också.

Taggar som matchas automatiskt mot ett kostnadsdokument jämförs med båda identifierarna, så ett beskrivande filnamn kan ge en tagg som dokumentnumret ensamt inte skulle ha matchat.

Bilagor som lagts till innan dokumentnumret hade ett eget fält listas under det numret snarare än under ett filnamn, och de märks inte om i efterhand. En lång lista kan därför visa en blandning av de två. Redigering av en bilaga gör det möjligt att ange det namn du vill ha på en enskild rad.

Ett dokument med endast bruttobelopp

Vissa dokument kommer med ett bruttobelopp och inget nettobelopp, till exempel ett kvitto som bara anger totalsumman. Avsnittet Detaljer visar då under nettobeloppet, momsen och bruttobeloppet ett fält "VAT rate" med ledtexten Ofullständigt. Välj en momssats för att räkna fram netto och moms. De satser som erbjuds är de som gäller i din organisations land, inklusive undantagen (zw.). Väljer du en sats sparas den direkt: Flowtly räknar fram netto och moms från brutto, fyller i nettot och fältet försvinner. Dokumentet räknas då inte längre som saknande nettobelopp.

Du kan fortfarande skriva in nettot själv om dokumentet anger det; fältet "VAT rate" försvinner så fort ett netto har angetts. Om dokumentets rader summerar till brutto i stället för netto ber Flowtly dig sedan att räkna om raderna till nettobelopp. Om satsen inte kan sparas blir fältet tomt igen och säger det.

När betalningarna skiljer sig från fakturan

En faktura betalas inte alltid med exakt det belopp som anges. En leverantörsfaktura i euro som betalas från ett konto i zloty omräknas till exempel till bankens kurs, och bankens kurs och avgifter kan göra att de länkade betalningarna hamnar några procent över eller under fakturan. Flowtly visar denna skillnad i stället för att dölja den, och låter dig avgöra när den är acceptabel.

På en inkommande faktura visar avsnittet "Related transactions" i panelen tre belopp när de länkade betalningarna inte matchar fakturan:

"Invoice gross" — fakturans bruttobelopp.
"Linked payments" — summan av betalningarna som är länkade till den, i fakturans valuta.
"Difference" — den signerade skillnaden mellan de två, med dess procentandel av fakturan.

Beloppen förblir synliga oavsett hur skillnaden löses. En tolerans eller ett godkännande tar bort varningen; den ändrar aldrig ett belopp.

Ange en tolerans

Som standard behandlas en skillnad på upp till 3 % av fakturan, över eller under den, som matchande. En administratör kan ange en annan marginal under "Settings" → "Advanced", i avsnittet "Incoming invoices — completeness": "Payment difference tolerance" tar ett procenttal från 0 till 20 och sparas när du lämnar fältet. Lämna det tomt för att behålla kontrollen på 3 %.

En skillnad inom toleransen visas som Inom din tolerans på N % och flaggas inte. En tolerans tar bara bort en varning; den lägger aldrig till en.

Godkänna en skillnad

En skillnad som är större än toleransen, oavsett om betalningarna understiger eller överstiger fakturan, visas som en varning, med "Accept difference" bredvid. Att välja den ber dig bekräfta den exakta skillnaden du godkänner och ange en "Reason", till exempel bankens växlingskostnad. Orsaken är obligatorisk: Godkänn är inte tillgänglig förrän du anger en, på högst 255 tecken. När den har godkänts:

registrerar panelen vem som godkände skillnaden och när;
tas etiketten Inkomplett betalning eller Överbetalning bort från dokumentet i listan;
skrivs inget annat — fakturabeloppet, betalningsbeloppen, växelkursen och betalningsdatumet lämnas som de var.

"Withdraw acceptance" återställer detta, och varningen återkommer.

Ett godkännande gäller för de belopp det gavs för, inte för dokumentet som helhet. Om fakturabeloppet senare redigeras, eller en betalning länkas eller avlänkas, öppnas skillnaden igen: panelen anger att det tidigare godkännandet inte längre gäller, etiketten återkommer om betalningarna inte räcker till, och den nya skillnaden kan godkännas på nytt. Om toleransen senare täcker skillnaden visar panelen den som inom toleransen istället.

Godkänna och återkalla är tillgängligt för alla som kan redigera dokumentet. "Accept difference" erbjuds bara medan en skillnad ligger utanför toleransen och inte redan är godkänd.

Så länge en sådan skillnad är olöst är avsnittet "Related transactions" markerat med rött. I panelen markerar rött ett avsnitt med ett problem som Flowtly har upptäckt, till exempel belopp som inte stämmer, och orange markerar ett avsnitt som bara är ofullständigt, till exempel en faktura utan någon länkad betalning ännu.

Betalningen bär samma varning. När en faktura som en betalning reglerar har belopp som inte stämmer överens, inklusive betalningar som överstiger fakturan, är betalningens statuscirkel också röd, i transaktionslistan, på dess mobilkort och i dess sidopanel, och sidopanelen lägger till raden "Linked invoice: amount differs". Om man håller pekaren över cirkeln i sidopanelen listas de beloppsavvikelser som hittats på den kopplade fakturan. En faktura som bara är ofullständig lämnar betalningens färg oförändrad.

Betalningens sidopanel visar också själva skillnaden. I avsnittet "Attachments" får varje faktura som betalningen reglerar och som har en skillnad samma panel som på fakturan, med samma tre värden och, där det gäller, "Accept difference". En skillnad utanför toleransen markerar avsnittet i rött. När en betalning reglerar två eller flera fakturor har varje panel fakturans namn som rubrik, så att du ser vilken skillnaden hör till. Att godkänna den från betalningen är samma godkännande som att godkänna den på fakturan.

Exempel på användningsfall

Dölja "Received" och visa "Project" med "Columns", och stega genom "Period" månad för månad, för att granska vilket projekt varje månads leverantörsfakturor gick till.
Lossa nålen på förhandsgranskningen för att gå igenom fakturor enbart efter deras detaljer, och sedan göra sidopanelen bredare och ge filen mer plats när en faktura behöver kontrolleras mot sin skanning.
Välja "Untagged" under "Tags" för att gå igenom de importerade leverantörsfakturor som fortfarande behöver en tagg, tills listan är tom.
Länka en leverantörsfaktura i PDF-format direkt till en specifik betalningstransaktion för granskning och arkivering.
Ladda upp ett foto av ett fysiskt kvitto för en anställds utlägg, som senare kommer att matchas mot motsvarande banktransaktion.
Godkänna en föreslagen kostnadsslagstagg på en leverantörsfaktura, så att den fyller fakturans fält för kostnadsslag och når bokföringsexporten konterad.
Släppa en månads leverantörsfakturor på listan på en gång och se, fil för fil, vilka som redan fanns i Flowtly.
Centralisera alla avtal och betalningsplaner för att säkerställa enkel åtkomst och efterlevnad.
Hantera olänkade dokument (t.ex. tidigt mottagna fakturor) tills den relaterade finansiella transaktionen är bokförd i systemet.
Godkänna skillnaden på en faktura i utländsk valuta som betalats till bankens växelkurs, så att den slutar flaggas som underbetald medan beloppen förblir exakt de som fakturerades och betalades — eller ange en tolerans så att små valutakursskillnader aldrig flaggas.
Koda en leverantörsfakturas kostnadstyp och spara det föreslagna inköpsregistret med "Save <field name>", så att registret följer med fakturan till bokföringsexporten i stället för att förbli ett förslag.
Klicka på "Retry" i "Categorization" efter att kategoriinställningarna inte kunde läsas in, och tagga sedan fakturan som vanligt.
Använda "Accept all" på en första faktura från en okänd leverantör, så att leverantören skapas innan förslagen som väntar på den tillämpas.