Fördela en elfaktura mellan hyresgäster

En elfaktura för en byggnad med hyresgäster som har undermätare måste fördelas på två olika sätt. Varje hyresgäst med undermätare betalar för den energi som den egna mätaren registrerade och faktureras för den på sin förbrukningsfaktura. Resten, den energi som de gemensamma ytorna använde plus fakturans fasta avgifter, bärs av alla hyresgäster i proportion till den yta de hyr och bokförs på budgetar i stället för att faktureras.

"Settle energy" gör båda delarna utifrån själva leverantörsfakturan, till det pris som fakturan tar ut. Ingenting bokförs förrän siffrorna stämmer med fakturan.

När "Settle energy" erbjuds

Din organisation väljer per förbrukningsslag hur en förbrukningsfaktura fördelas: fylls efter mätare, med "Fill by meter consumption" och ett pris som du skriver in, eller regleras från fakturan. Att reglera från fakturan väljs per organisation och är avstängt tills det har slagits på för din; be Flowtlys support ändra det.

När el regleras från fakturan visar en inkommande faktura med en rad för aktiv energi "Settle energy" bland fyllknapparna i sin sektion "Categorization". En faktura utan en sådan rad, till exempel en städfaktura, erbjuds den aldrig. "Fill by meter consumption" finns kvar för varje förbrukningsslag som fortfarande fylls efter mätare och listar inte längre el.

Regleringspanelen

"Settle energy" öppnar panelen "Settle the energy invoice". Den visar regleringen så som den skulle bokföras, sektion för sektion.

Faktura

Leverantören, fakturanumret, "Usage period", den månad vars förbrukningsfakturor bär hyresgästernas belopp ("Lands on tenant invoices for": månaden efter förbrukningsperioden, eller senare om din organisation fakturerar i efterhand med fler månader), raden för aktiv energi som kWh gånger pris, de fasta avgifterna samt totalerna netto, moms och brutto.

"Unit price (net per kWh)" och "Invoice kWh" läses från fakturans energirader. Priset ändras varje månad och sparas därför aldrig på byggnaden. Om PDF:en säger något annat, korrigera någon av siffrorna och tryck på "Recalculate". När priset inte kan läsas från fakturan skriver du själv in á-priset och kWh från PDF:en och beräknar sedan om. Siffror skrivs med din organisations egna decimal- och tusentalsavgränsare.

Byggnader

Välj de byggnader vars mätare fakturan täcker. Flowtly kommer ihåg valet och föreslår det på nästa faktura från samma leverantör. Listan förblir synlig, så du kan ändra byggnaderna och beräkna om.

Hyresgäster med undermätare: vidarefakturering

En rad per hyresgäst med en elundermätare i de byggnaderna: varje mätares ingående och utgående avläsning, kWh däremellan och beloppet till fakturans pris. Varje hyresgästs belopp är summan av beloppen för dennes mätare.

En avläsning som gjorts några dagar före eller efter förbrukningsperioden fördelas proportionellt per dag. En avläsning längre utanför perioden, eller en mätare där dagar av perioden saknar data, kräver ditt beslut: "Prorate by days", "Take as is" eller vänta på avläsningen och kom tillbaka senare.

"Leave out this meter" tar en mätare ur regleringen, till exempel en mätare som redan räknas av en annan. "Include all meters" tar tillbaka alla utelämnade mätare. De utelämnade mätarna kommer ihåg när du öppnar regleringen igen.

När ingen hyresgäst i de valda byggnaderna har en elundermätare går hela nettobeloppet till de gemensamma ytorna.

Rest: gemensamma ytor, fördelat efter yta

De gemensamma ytornas kWh till fakturans pris plus varje fast avgift, fördelat på alla hyresavtal i de valda byggnaderna efter uthyrd yta och bokfört på varje hyresavtals budget. Ingen faktureras för det. Resten visas inte förrän varje mätare kan stängas, eftersom en tidigare fördelning skulle flytta en hyresgästs förbrukning till de gemensamma ytorna.

De tre kontrollerna

Tre kontroller måste stämma innan regleringen kan bekräftas. Varje kontroll visar "Agrees", "Mismatch" eller "Cannot close yet".

• Belopp: fakturans nettobelopp är lika med hyresgästernas vidarefakturering plus fördelningen på de gemensamma ytorna, på öret.
• Energi: fakturans kWh är lika med undermätarna plus de gemensamma ytorna. De gemensamma ytorna är aldrig negativa, så undermätare som summerar till mer än fakturan tyder på en felaktig avläsning; panelen anger vilken mätare du bör kontrollera först.
• Period: varje ingående och utgående avläsning omsluter förbrukningsperioden.

Bekräfta

"Confirm split" bokför fakturans kostnad och de gemensamma ytornas andel på budgetarna och registrerar varje vidarefakturerad hyresgästs belopp som den hyresgästens slutgiltiga förbrukningsavräkning för el för förbrukningsmånaden, i ett steg. Fakturans projektfördelning visar sedan resultatet.

Att bekräfta skapar eller ändrar aldrig en faktura. Hyresgästens belopp faktureras på dennes förbrukningsfaktura i Massfakturering av hyresavtal för den månad som visas under "Lands on tenant invoices for", där det görs som utkast och utfärdas tillsammans med hyran och serviceavgiften. Se Förbrukningsavräkningar för hyresgäster.

Bekräfta förblir inaktiverat:

• tills alla tre kontroller stämmer och inget problem anges under "Confirm is disabled until these are resolved";
• efter att du ändrat priset eller kWh, tills du trycker på "Recalculate";
• efter att en omräkning misslyckats, tills en lyckas. Använd "Retry" för att beräkna om med de byggnader och mätare som just nu är valda;
• när ingen byggnad är vald.

Att bekräfta avgör vad hyresgästerna faktureras och kräver därför rollen som fakturahanterare. Utan den kan du öppna och granska regleringen, och panelen ber dig låta en administratör bekräfta den.

Vad som stoppar en reglering

Varje problem anges i en mening som nämner den berörda hyresgästen, månaden, mätaren eller fakturan. De vanligaste:

• En avläsning saknas, överlappar en annan eller går ner. Lägg till eller korrigera avläsningen i mätarens historik och beräkna sedan om. Se Importera mätarställningar.
• Ett hyresavtal börjar eller slutar inom förbrukningsperioden, har inget projekt att bokföra på eller saknar uthyrd yta. En mätare på mer än ett aktivt hyresavtal avvisas också, eftersom den skulle faktureras två gånger.
• Fakturan har redan en projektfördelning som skrivits in för hand, på hela fakturan eller på en av dess rader. Regleringen skriver aldrig över den: ta först bort den fördelningen i kategoriseringen.
• En hyresgäst har redan en förbrukningsavräkning för el för månaden som den här regleringen inte registrerade: en beräknad utifrån en taxa, eller en registrerad genom att reglera en annan leverantörsfaktura för samma hyresavtal och månad. Regleringen ersätter den aldrig.
• En hyresgästs energirad från en tidigare bekräftelse ligger fortfarande på en faktura. Ta bort raden från fakturan och bekräfta sedan igen. En rad på en utfärdad faktura kan inte tas bort på det här sättet.
• Månadens förbrukningsfakturor har redan utfärdats i massfaktureringen av hyresavtal, och en bekräftelse skulle ändra eller ta bort en hyresgästs belopp. Avslaget nämner de berörda fakturorna.
• Din organisation har ingen standardvaluta angiven.
• Fakturan anger ingen förbrukningsperiod eller saknar nettobelopp.

Reglera samma faktura igen

När du öppnar "Settle energy" på en faktura som redan har reglerats föreslås de byggnader och utelämnade mätare som den regleringen använde. Á-priset och kWh läses från fakturan igen: om du korrigerade någon av dem tidigare, korrigera den igen och beräkna om.

Att bekräfta igen ersätter de förbrukningsavräkningar som den här regleringen registrerade, och drar tillbaka avräkningen för en hyresgäst som den inte längre vidarefakturerar, så att varje hyresgäst faktureras för månaden en gång. Den tidigare avräkningen bevaras, som ersatt, för dokumentationen. När månadens förbrukningsfakturor har utfärdats vägrar regleringen bekräfta när den skulle ändra eller ta bort en hyresgästs belopp.

Exempel på användningsfall

• Månatlig el för en byggnad med undermätare: Vidarefakturera varje hyresgästs egna kWh till leverantörens pris på dennes nästa förbrukningsfaktura, och fördela de gemensamma ytornas energi och de fasta avgifterna på hyresavtalen efter yta.
• Rätta ett felläst pris: Skriv in á-priset från PDF:en, beräkna om och kontrollera att alla tre kontroller stämmer innan du bekräftar.
• Hitta en felaktig avläsning: När undermätarna summerar till mer än fakturan, börja med den mätare som energikontrollen anger.
• Lämna ut en mätare som räknats två gånger: Lämna ut en mätare vars energi redan ingår i en annan hyresgästs mätare.