Transaktionshantering

När en kund eller annan part betalar en faktura, registreras betalningstransaktionen på ditt bankkonto, vilket även inkluderar transaktioner för underleverantörer. Alla transaktioner kan återfinnas genom att klicka på knappen "Transactions" för det valda bankkontot.

Vyn Transaktioner ger en översikt i realtid över alla finansiella händelser för länkade bankkonton. Denna sektion hjälper ekonomiteam att spåra betalningar, stämma av avvikelser och övervaka kassaflödet. Vyn består av två delar: högst upp presenteras en grafisk representation av saldoförändringar över tid, och därunder visas en detaljerad lista över varje transaktion.

Vad vyn visar:

• "Current balance": Visar de totala tillgängliga medlen för det valda bankkontot.
• Transaktionshistorik: Listar alla behandlade och väntande transaktioner.
• Filtreringsalternativ: Ger möjlighet att filtrera efter datumintervall, underleverantör, belopp eller riktning — inkommande eller utgående.
• Bilagekolumn: Indikerar om stödjande dokument (t.ex. fakturor, kvitton) saknas eller krävs.
• Underleverantörslänkning: Visar information om underleverantörer som behöver kopplas eller uppdateras.
• Varje underleverantör i tabellen har en klickbar ikon till vänster, vilket ger enkel åtkomst till underleverantörens sida för att granska eller uppdatera uppgifter.

När du klickar på en specifik transaktion öppnas en sidopanel med detaljerade hanteringsalternativ för transaktionen. Denna funktion möjliggör för ekonomiteam att effektivt granska och uppdatera enskilda transaktioner.

Funktioner tillgängliga i sidopanelen:

• Lägg till bilaga – Ladda upp underlag som fakturor, kvitton eller avtal. Det är också viktigt att välja Mottagandedatum för att säkerställa korrekt redovisning och efterlevnad.

• Koppla befintliga bilagor – Om dokument redan har laddats upp men ännu inte är kopplade till denna transaktion, kan de kopplas här. Du kan enkelt hitta bilagan i listan och klicka på knappen ”Bifoga”. Listan innehåller varje väntande dokument, och sökrutan ovanför, Sök på belopp eller dokumentnummer, begränsar den på två sätt. Skriv ett belopp så som du skulle skriva det, till exempel 16 124,00, 16124 eller 16.124,00, så hittas dokument med exakt det beloppet, på öret; en kreditfaktura hittas på sitt belopp med eller utan minustecken. Eller skriv en del av ett dokumentnummer, oavsett skiftläge: det matchas mot fakturanumret på dokumentet och mot filnamnet, där många uppladdningar har sitt nummer. När inget matchar står det Inga resultat i listan, och du erbjuds att rensa sökningen.

• Förslaget "Link attachment" – När Flowtly föreslår ett dokument för betalningen jämför förslagskortet dokumentets belopp med betalningens i en rad "Amount":

  • "Agrees" – de två beloppen är lika, inom ett grosz.
  • "Differs" – kortet visar båda beloppen och skillnaden. Ett dokument i en annan valuta än betalningen visar alltid "Differs", med båda beloppen och utan skillnad.
  • Finns inte på dokumentet – dokumentet har inget belopp än, så betalningens belopp kontrolleras inte.

  När förslaget kommer från en leverantör som fakturerar samma belopp varje månad anger kortet också hur många olänkade dokument från den leverantören som har beloppet, till exempel 3 olänkade dokument från den här leverantören har beloppet 1 230,00 zł. Välj dokumentet för rätt månad med detta i åtanke. Ett förslag utan beloppsjämförelse visar ingen rad "Amount".

• Tilldela budget – Koppla transaktionen till en specifik budget för noggrann finansiell spårning. Denna funktion är endast tillgänglig om budgetmodulen är aktiv.

• Kategorisering – Dela upp transaktionens belopp på ett eller flera projekt. En summaindikator under raderna visar om de fördelade beloppen stämmer överens med transaktionens belopp; en avvikelse markeras uttryckligen, och fördelningen sparas inte förrän den är löst. Vilka taggar du ska använda beskrivs i Taggplan för att komma igång.

• "Employee cost split" – Inom "Categorization" fördelar du transaktionens belopp på en eller flera anställda. "Add employee split" finns överst i underavsnittet och öppnar ett formulär för den anställde, beloppet och en valfri anteckning. Varje rad visar den anställde, dennes andel och beloppet. Du kan ändra beloppet direkt i raden, och det sparas när du lämnar fältet. "Employee split total" under raderna visar om fördelningarna summerar till transaktionens belopp. En fördelning som bara täcker en del av beloppet är tillåten: summan visar "Sum does not match the transaction amount" i stället för att blockera den. Att ta bort en rad, eller använda "Delete all employee splits", kräver att du bekräftar först. Bara en användare med rollen "transactions manager" kan ändra fördelningen. Andra användare som kan öppna transaktionen ser den skrivskyddad, med en rad som säger det.

• "Assign as task" – Lämna över transaktionen till en kollega som en uppgift. Knappen finns i listen längst ned i sidopanelen, under avsnitten, så att den syns medan du rullar. Den visas bara om du har behörighet att skapa uppgifter.

Ett stängt avsnitt i sidopanelen säger vad det innehåller, så att du kan läsa panelen utan att öppna varje avsnitt. På en betalning som reglerar en faktura står det i en stängd "Categorization" from the invoice; annars anger den antalet projekt, till exempel 3 projects. Inuti visar "Transaction categorization" sitt antal projekt, och "Employee cost split" visar antalet personer som den är fördelad på, eller Not split.

Ett fält som inte kunde sparas säger det

Fälten i den här sidopanelen sparas av sig själva när du lämnar dem — det finns ingen Spara-knapp att trycka på. När en sparning lyckas visas en bock bredvid fältet en stund och bleknar sedan bort. När servern avvisar en sparning säger fältet "Not saved" och fortsätter säga det, med orsaken bredvid där servern gav en. Den varningen bleknar inte: den står kvar tills fältet har sparats, så att ett värde du tror att du har angett inte i tysthet kan saknas.

Värdet du skrev ligger kvar på skärmen i stället för att kastas, och när du lämnar fältet igen görs ett nytt försök att spara — så ett avvisande som beror på något du kan rätta, till exempel ett skatte-id som redan finns eller ett belopp utanför det tillåtna intervallet, rättas på plats.

Samma sak gäller beloppen per person i en kostnadsfördelning på en inkommande faktura: ett belopp som servern avvisar markeras, det tas inte bort i tysthet.

När dokumentet redan anger projektet

En kostnad kan registreras på ett projekt på två ställen: på dokumentet — inköpsfakturan eller bilagan — och på den betalning som reglerar den. Bara det ena behövs, och Flowtly betraktar dokumentet som det som gäller.

Om dokumentet som en betalning reglerar redan anger ett projekt kan betalningen därför inte få ett eget. Kategorisering är inte tillgänglig på den betalningen, och sidopanelen anger att tilldelningen hör hemma på dokumentet. Detsamma gäller en kundfaktura: anger fakturan, eller avtalet den utfärdats under, projektet, upprepar betalningen det inte.

När dokumentet anger projektet i sin egen fördelning eller på en av sina rader nämner sidopanelen båda: Assigned via dokumentets nummer → projektet (panelen visas på engelska). Om du kan öppna leverantörsfakturor leder samma meddelande direkt till dokumentet. En betalning vars underlag (ett dokument som inte är en faktura) inte anger något projekt visar i stället det allmänna meddelandet, och även dess kategorisering förblir skrivskyddad.

En betalning som reglerar en faktura får sitt projekt från den fakturan, oavsett om du har utfärdat eller tagit emot fakturan, och även medan fakturan ännu inte anger något projekt. Sidopanelen visar Assigned via invoice och, om du kan öppna fakturan, knappen Open invoice (panelen visas på engelska). På en sådan betalning är hela Categorization skrivskyddad: dess projektfördelning, dess taggar och dess Employee cost split. Det som registrerats där tidigare förblir synligt, och avsnittet anger varför det inte kan ändras. Fakturasammanfattningen i betalningens sidopanel visar fakturans egna taggar, både de som sitter på hela fakturan och de på dess rader; en tagg som delas av flera rader visas en gång. Detsamma gäller en betalning som är kopplad till en faktura som ett av flera dokument. Ett underlag som inte är en faktura gör inte i sig att taggarna och kostnadsfördelningen blir skrivskyddade.

Skälet är värt en mening, eftersom det förklarar en regel som annars ser ut som en saknad funktion. Två oberoende registreringar av en och samma kostnad kan glida isär — någon ändrar fördelningen på fakturan månader senare och betalningen pekar fortfarande någon annanstans — och inget i siffrorna skulle se fel ut under tiden. Att hålla kostnaden på ett ställe tar bort frågan.

Var du ändrar det i stället. Öppna dokumentet och redigera dess projektfördelning där — hur fördelningen fungerar, inklusive att stryka ett projekt, beskrivs i artikeln ”Fördela en kostnad på projekt efter attribut”. För en kundfaktura ändrar du projektet på fakturaraden, eller på avtalet.

När betalningen fortfarande är rätt ställe. En betalning utan dokument behåller sin egen kategorisering precis som förut. Det är normalfallet för en kontantutgift, en bankavgift eller en kostnad vars faktura ännu inte kommit — där har inget ändrats.

Betalningar som redan är registrerade på båda ställena fungerar vidare och behåller sina belopp; budgeten har alltid räknat en sådan kostnad en gång, inte två. En fördelning som registrerats på en betalning innan den kopplades till sin faktura ligger kvar på betalningen, synlig och skrivskyddad. Den kan inte tömmas från betalningens sidopanel; kontakta Flowtlys support om den behöver flyttas till dokumentet.

Att ge dokumentet ett projekt när betalningen redan har ett. Regeln fungerar också åt andra hållet. Oavsett hur du anger dokumentets projekt (genom att redigera dess fördelning manuellt, använda en av ifyllnadsknapparna, eller acceptera ett föreslaget projekt), kontrollerar Flowtly först de betalningar som reglerar det:

• Om en betalning anger samma projekt för samma belopp, övertar dokumentet projektet och betalningens egen kopia tas bort, så att kostnaden registreras en gång, på dokumentet, för samma totalbelopp.
• Om en betalning anger ett annat projekt, eller ett annat belopp, ändras ingenting och Flowtly förklarar varför. När du accepterar alla förslag på en gång listas den här som överhoppad, medan resten fortfarande tillämpas.

När en föreslagen motpart godkänns godkänns även fakturans föreslagna anteckning. När den motpart som Flowtly föreslog för en betalning godkänns — av dig, via ”godkänn alla” eller automatiskt där din organisation har slagit på det — och exakt en faktura är kopplad till betalningen, godkänns den anteckning som föreslogs för fakturan samtidigt och skrivs på fakturan. Ingen annan anteckning ändras. Anteckningen förblir ett förslag, som du tar ställning till i fakturans sidopanel, när mer än en faktura är kopplad till betalningen, när fakturan har mer än en föreslagen anteckning eller när den redan har en annan anteckning: en anteckning som någon har skrivit ersätts aldrig.

Sektion för transaktionsdetaljer "Counterparties" – Tilldela eller uppdatera motparten (underleverantören eller kunden) som transaktionen gäller. "Manage counterparty" under de två fälten öppnar den valda motparten så att du kan redigera dess namn, roller och standardvärden; den är inte tillgänglig förrän en motpart har valts. Om du vill lägga till en motpart som inte finns ännu skriver du namnet i motpartsfältet och väljer "Add counterparty" (se Motparter). Om motparten saknar den leverantörs- eller kundroll som den här transaktionen behöver, anger en anteckning under fälten dess namn och ber dig lägga till den rollen, eftersom sökningar efter den rollen inte hittar motparten förrän du gör det. "Related month" – Definiera den relevanta finansiella perioden för rapporteringsändamål. På en transaktion är både det här fältet och motparten obligatoriska. Transaktionsbelopp & Saldo efter transaktion – Visar transaktionens finansiella påverkan och uppdaterat kontosaldo.

Panelen för ett inkommande dokument använder samma avsnitt "Details", med samma två fält. Se Transaktionsbilagor.

Bilagor Varje dokument som är kopplat till transaktionen listas med sina åtgärder i en fast ordning. "Open" går till dokumentet, om du kan öppna inkommande fakturor. "Preview" visar dess fil och "Download" sparar den. Båda visas bara när dokumentet har en fil. Anteckningsknappen lägger till eller redigerar en anteckning, och "Unlink" kommer sist. Unlink ber dig bekräfta och kopplar sedan bort dokumentet från den här transaktionen. Dokumentet raderas inte.

Anteckningen på ett kopplat dokument öppnas under dess rad och sparas av sig själv när du lämnar fältet. Det finns ingen Spara eller Avbryt. Om anteckningen inte kan sparas står texten kvar i fältet med orsaken och ett nytt försök, raden förblir öppen och anteckningsikonen blir röd tills anteckningen har sparats. Den här anteckningen lagras med dokumentets koppling till den här transaktionen. Den är skild från avsnittet "Note" i dokumentets egen panel, så en anteckning som skrivits på det ena stället visas inte på det andra.

Fakturor som du har utfärdat och som den här betalningen reglerar listas i samma avsnitt, var och en med "Open" och "Unlink". Att koppla bort en faktura gäller direkt, utan bekräftelse.

Det finns ett alternativ att direkt ladda ner MT940-filen från vyn Transaktioner i huvudmenyn, via en ikon i det övre högra hörnet. Efter att filen laddats ner kommer den automatiskt att länkas till det valda bankkontot.

En uppladdad kontoutdragsfil tilldelas ett bankkonto genom att jämföra kontonumret i filen med de kontonummer som är konfigurerade för dina bankkonton. Mellanslag i något av numren spelar ingen roll. Ett bankkonto sparat utan kontonummer kan inte delta i den jämförelsen och tar aldrig emot ett kontoutdrag automatiskt — se Bankkonton för var du fyller i det.

Vilken fil du ska exportera från din bank

MT940 är ett standardformat för kontoutdrag — en vanlig textfil, inte ett kalkylark, en PDF eller en XML-rapport. Flowtly accepterar den med alla de filändelser som bankerna ger den: .sta, .txt, .mt940 eller .940.

De flesta internetbanker erbjuder flera exporter, och bara MT940-exporten kan importeras här. Namnen skiljer sig mellan bankerna, men skillnaden är densamma överallt:

• MT940 — det är den. Leta efter den med namn; vissa banker kallar den kontoutdrag i MT940-format eller SWIFT MT940.
• MultiCash, MT942 eller en export som beskrivs som en intradags- eller saldorapport — ett annat format, även där samma meny erbjuder det bredvid MT940. Den går inte att importera.
• En XML-export, eller något som kallas rapport eller export av filstruktur — inte heller MT940, vilken filändelse den än råkar ha.

Om din bank erbjuder mer än en och du är osäker, exportera den som heter MT940 och ladda upp den.

Om uppladdningen avvisas är filen inte i ett format som Flowtly kan läsa — oftast för att den är en av de andra exporterna ovan i stället för MT940. Prova specifikt MT940-exporten. Om även den avvisas, skicka filen till supporten: formatet skiljer sig mellan banker, och vissa kräver arbete från vår sida innan de kan läsas.

Varje avvisad fil sparas. Under listan över kontoutdrag på sidan Transaktioner visar tabellen "Refused uploads" var och en med tidpunkten då den avvisades, vem som laddade upp den och orsaken. Använd nedladdningsikonen på dess rad för att hämta exakt den fil som skickades, till exempel för att rätta den eller lämna den vidare till supporten. Vissa äldre avvisade filer saknar nedladdningsikon eftersom deras kopia inte var kopplad till posten.

Vad importmeddelandet berättar

När filen har lästs rapporterar ett meddelande hur många transaktioner som lades till — vilket inte alltid är lika många som filen innehöll. Kontoutdrag överlappar varandra: en transaktion som Flowtly redan har känns igen som samma transaktion och registreras inte en andra gång, så när du laddar upp en fil igen, eller en fil som täcker dagar som redan importerats, läggs bara det som verkligen är nytt till.

Meddelandet är formulerat efter vad som hände.

• Allt i filen fanns redan. Det står uttryckligen — Alla 13 transaktioner från den här filen fanns redan i systemet. — och visas som information snarare än som bekräftelse på att något lades till, eftersom inget gjordes.
• Vissa transaktioner var nya och andra fanns redan. Båda siffrorna anges: 5 transaktioner importerades. Finns redan i systemet: 8.
• Alla transaktioner var nya. Meddelandet anger antalet importerade.

En transaktion känns igen som en du redan har när dess datum, belopp, referens och beskrivning alla stämmer överens. Två separata betalningar som råkar ha samma dag och belopp slås aldrig ihop till en: var och en behåller sin egen rad och känns igen separat vid en senare uppladdning. Detsamma gäller en fil som laddas upp igen efter att banken ändrat hur den formulerar en transaktion: om beskrivningen på en rad skiljer sig från den lagrade behandlas raden som en ny transaktion och läggs till.

Ett antal som är lägre än antalet transaktioner du ser i kontoutdraget är därför det förväntade resultatet vid en överlappande uppladdning: det betyder att inget dubblerades, inte att rader försvann. Om en transaktion du förväntade dig verkligen saknas, leta först i transaktionslistan — den kan ha kommit med ett tidigare kontoutdrag.

Underleverantörstransaktioner

Hur fungerar det?

Betala underleverantören via din bank (utanför Flowtly). Spara betalningsbekräftelsen eller banktransaktionsuppgifterna för avstämning. För att återspegla betalningen i Flowtly, importera ditt kontoutdrag (MT940-fil) till systemet. Flowtly kommer automatiskt att matcha betalningar mot underleverantörer baserat på belopp, betalningsreferens och underleverantörens information. Om Flowtly inte automatiskt matchar en transaktion kan du manuellt koppla den till relevant underleverantör.

Automatisk matchning följer några regler, så att en betalning bara bokförs på ett dokument som den faktiskt kan reglera:

• Riktning. Pengar som lämnar ditt konto matchas bara mot ett kostnadsdokument. Pengar som kommer in matchas bara mot ett dokument med negativt belopp, till exempel en kreditnota som en leverantör återbetalar. En inkommande betalning bokförs aldrig på en kostnadsfaktura bara för att beloppen är lika.
• Avvisade betalningar. När du avvisar en betalning som föreslagits för ett dokument kopplar Flowtly inte efteråt automatiskt den betalningen till dokumentet, varken när du sparar dokumentet eller när du importerar ett kontoutdrag.
• Återkommande belopp. När en leverantör fakturerar samma belopp varje månad kan det finnas flera betalningar på det beloppet nära en faktura. Varje faktura matchas då mot den betalning som ligger närmast dess datum, inom 20 dagar, så att en månads betalning inte bokförs på en annan månads faktura. När ingen betalning kvalificerar sig lämnas fakturan omatchad så att du kan koppla den manuellt.

Underleverantörer som tillhör en intern kostnadsgrupp utesluts från dessa automatiska förslag, så att en intern överföring inte föreslås som en leverantörsbetalning även om underleverantörens namn förekommer i transaktionsbeskrivningen. Du kan fortfarande tilldela en sådan underleverantör till transaktionen manuellt.

En överföring mellan två av dina egna bankkonton, till exempel när du flyttar pengar från ditt huvudkonto till ditt momskonto, flaggas inte som att den saknar budget. Flowtly behandlar den som din egen överföring bara när det andra kontonumret i bankens beskrivning exakt matchar ett annat bankkonto som du har lagt till i Flowtly, dolda konton inräknade. Ett namn, ett belopp eller ordet "VAT" räcker inte. Alla andra kontroller av transaktionen gäller fortfarande.

Öppna "Counterparties" i huvudmenyn, välj fliken "Suppliers", öppna posten för den relevanta leverantören och följ länken i dess avsnitt "Supplier" till underleverantörens sida. Under fliken Transaktioner listas alla betalningar kopplade till den underleverantören. Denna flik ger en strukturerad översikt över alla finansiella transaktioner relaterade till en specifik underleverantör, vilket gör det enkelt att spåra historiska betalningar, saknade bilagor och finansiella trender.

Huvudfunktioner för fliken Underleverantörstransaktioner:

• Grafisk översikt – Visar en visuell presentation av transaktioner över tid.
• Detaljerad transaktionslista – Visar alla transaktioner kopplade till underleverantören, inklusive betalningsdatum, belopp och status.
• Bilagestatus – Indikerar om en transaktion har ett tillhörande dokument (t.ex. faktura, betalningsbevis).
• Finansiell trendanalys – Hjälper till att övervaka underleverantörskostnader över tid (månader och år).

När du klickar på en transaktion öppnas en sidopanel med detaljerade hanteringsalternativ för transaktionen. Denna funktion möjliggör för ekonomiteam att effektivt granska och uppdatera enskilda transaktioner. Detaljer beskrivs i avsnittet Funktioner tillgängliga i sidopanelen.

Du kan också hantera transaktionsbilagor här, på samma sätt som för bankkontotransaktioner.

Kundtransaktioner

Hur fungerar det?

För att återspegla kundbetalningar i Flowtly, importera ditt kontoutdrag (MT940-format) till systemet (vyn Transaktioner i huvudmenyn). Flowtly kommer automatiskt att upptäcka inkommande betalningar och försöka matcha dem med befintliga kundfakturor. Om systemet hittar en matchning kommer det att koppla transaktionen till korrekt faktura under motsvarande kundprofil. Fliken Betalningar i en kundprofil ger en strukturerad översikt över alla utfärdade fakturor och deras tillhörande betalningar. Om en betalning inte matchas automatiskt kan du manuellt koppla den genom att hitta fakturan under fliken Betalningar och klicka på ”Tilldela transaktion”. Detta öppnar en dialogruta med importerade transaktioner som inte matchats eller som inte använts fullt ut. Du kan också ange transaktionsbeloppet här.

Efter det kommer transaktionen att matchas med fakturan, och fakturans betalda belopp samt status kommer att uppdateras. Du kan ta bort redan kopplade transaktioner, vilket även resulterar i en omräkning.

Exempel på användningsfall

• Avstämning av kontoutdrag: Matcha enkelt importerade banktransaktioner med interna poster för att säkerställa att alla ekonomiska händelser redovisas och att avvikelser åtgärdas skyndsamt.
• Spåra underleverantörsbetalningar: Övervaka alla utgående betalningar till underleverantörer, koppla dem till specifika avtal eller projekt och säkerställ att alla underlag som fakturor eller betalningsbekräftelser är tillagda.
• Hantera kunders inbetalningar: Koppla automatiskt eller manuellt inkommande kundbetalningar till obetalda fakturor, uppdatera deras betalningsstatus och upprätthålla en noggrann översikt över fordringar.
• Förberedelse för revision: Se till att alla transaktioner har nödvändiga bilagor (fakturor, kvitton) kopplade, vilket underlättar effektivare revisioner och enklare efterlevnadskontroller genom att ha en centraliserad och organiserad dokumentation.