Fördela en kostnad över projekt efter attribut
En leverantörsfaktura måste ofta fördelas över många projekt — ett säkerhetsavtal som täcker alla byggnader på en anläggning, en städfaktura som täcker alla hyresgäster i en byggnad. Att mata in de andelarna för hand är långsamt och hamnar i otakt så fort en hyresgäst flyttar in eller ut.
Flowtly kan räkna fram andelarna åt dig utifrån attribut: numeriska egenskaper som du registrerar en gång på dina tillgångar och projekt. Fakturan delas sedan i proportion till de talen, och beloppen summerar alltid till fakturans totalbelopp.
De två drivkrafterna
En fördelning styrs av attributvärden, inte av något som är lagrat på fakturan. Två nivåer finns.
- Ett attribut på tillgångar — registrerat på byggnader, tomter eller andra fastigheter. Det avgör hur stor del av kostnaden varje tillgång bär.
- Ett attribut på projekt — registrerat på de projekt du fakturerar (vanligtvis ett projekt per hyresgäst). Det avgör hur tillgångens andel delas mellan projekten som ligger på den.
Ett attribut tillhör den ena eller den andra nivån. Samma attributnamn kan finnas två gånger, en för tillgångar och en för projekt, så kontrollera vilket du redigerar innan du skriver in ett värde. Se Två attribut med samma namn nedan.
Var inställningarna finns
Attributdefinitionerna finns under Attribut. Varje definition har ett namn, en typ (använd tal) och en enhet som visas intill värdet — m2 för ytor, % för procenttal.
Värdet på en tillgång finns på själva tillgången, under fliken Attribut för en byggnad eller tomt i Tillgångar.
Värdet på ett projekt finns på projektet, under dess egen flik Attribut i Projekt.
Att registrera ett värde är hela konfigurationen — det finns ingen separat mappningsvy. En tillgång eller ett projekt utan värde för attributet deltar helt enkelt inte i den fördelningen.
Använda en fördelning på en faktura
Öppna leverantörsfakturan och expandera Kategorisering. Ovanför listan över poster finns knapparna som fyller i fördelningen åt dig:
- Fyll efter <attribut> — en platt fördelning över projekt, i proportion till ett projektattribut.
- Fyll efter kaskad av <tillgångsattribut> × <projektattribut> — den tvåstegsfördelning som beskrivs nedan.
- Fyll efter mätarförbrukning — en fördelning baserad på mätaravläsningar i stället för attribut.
- Rensa alla — tömmer fördelningen så att du kan börja om.
De här knapparna verkar på fördelningen av hela fakturan. En fakturarad som har en egen projektfördelning behåller den: ifyllnaderna efter attribut och kaskad fördelar bara det nettobelopp som fakturaraderna lämnar kvar, och Rensa alla lämnar fakturaradernas egna projektrader orörda. Se Fördela en fakturarad över projekt i Transaktionsbilagor.
När du trycker på en knapp föreslås en uppsättning poster med belopp. Inget sparas förrän du sparar fakturan, så du kan trycka på en annan knapp, eller rensa och försöka igen, utan följder.
Så fungerar tvåstegskaskaden
Kaskaden besvarar frågan "vilken byggnad, och sedan vilken hyresgäst i den byggnaden".
- Tillgångens andel är dess attributvärde delat med summan av det attributet över alla tillgångar som har det.
- Hyresgästens andel inom den tillgången är projektets attributvärde delat med summan av samma attribut över projekten som är bokade på den tillgången.
- Slutvikten är tillgångens andel multiplicerad med hyresgästens andel, och fakturans nettobelopp delas efter de vikterna.
Två detaljer värda att känna till, eftersom de förklarar resultat som annars ser fel ut:
- Vilka hyresgäster som deltar avgörs av fakturans mottagningsdatum. Endast projekt med en tillgångsbokning som är aktiv det datumet ingår. En hyresgäst som flyttade ut innan fakturan kom finns inte med i fördelningen, och inte heller en som flyttade in efteråt.
- Belopp avrundas så att fördelningen blir exakt. De sista grosze går till de största bråkdelarna, så att posterna alltid summerar till fakturans nettobelopp i stället för att hamna ett grosz under.
Ett räkneexempel
En anläggning registrerar Ochrona på sina byggnader som ett procenttal:
| Byggnad | Ochrona |
|---|---|
| Budynek A | 23,98 % |
| Budynek B | 23,42 % |
| Budynek C | 34,60 % |
| Taneczna 18A | 5 % |
| Taneczna 18C | 13 % |
De fem värdena summerar till 100, så varje byggnads andel är helt enkelt dess eget procenttal. En säkerhetsfaktura som körs genom kaskaden ger Budynek C 34,60 % av kostnaden, som sedan delas mellan hyresgästerna i Budynek C i proportion till deras Powierzchnia i m².
Värdena behöver inte summera till 100. Om de summerade till 200 skulle varje byggnad fortfarande ta sitt eget värde delat med 200 — summan påverkar bara läsbarheten, inte riktigheten.
Kontrollera att en fördelning är rätt
Kontrollera tre saker innan du sparar, efter att du tryckt på en kaskad- eller ifyllnadsknapp.
- Projekten i listan är de du förväntar dig. En saknad hyresgäst betyder nästan alltid antingen att projektet saknar attributvärde, eller att ingen bokning var aktiv på fakturans mottagningsdatum.
- Procenttalen liknar de andelar du känner till. Varje post visar sin vikt som procent intill beloppet.
- Summan stämmer med fakturan. Kategoriseringspanelen visar summan av projektfördelningen; den ska visa 100 % och fakturans nettobelopp.
En hyresgäst kan också vara bokad på en byggnad och ändå inte bära något, eftersom enheterna den är bokad på saknar registrerad yta. Byggnadens arbetspanel för ett kaskadattribut, Hur <attribut> fördelas mellan hyresgäster, visar detta. Under hyresgästens namn listar den Bokade enheter utan yta med namnen på de enheterna, även när bara några av hyresgästens enheter saknar yta. En hyresgäst som blir helt utan yta visar ett streck i stället för en effektiv procentandel; håll muspekaren över det för att läsa varför. Registrera ytan på de enheterna för att ge hyresgästen dess andel.
När fördelningen har sparats visas samma siffror på varje projekt under Projektekonomi › Relaterade kostnader, där varje rad visar både fakturans fulla belopp och den andel som tilldelats projektet — det snabbaste sättet att bekräfta att ett projekt belastades med det du avsåg.
Lämna en kund utanför en fördelning
Alla projekt som en ifyllnad föreslår ska inte bära en del av kostnaden. En hyresgäst vars tjänst faktureras enligt ett separat avtal, en enhet som leverantören aldrig besökt, ett projekt som tagits med bara för att det råkar ha ett värde för attributet — vilket som helst av dessa kan behöva tas bort ur fördelningen för hand.
Använd borttagningskontrollen på projektets rad. Raden stryks ur fördelningen i stället för att raderas: projektet står kvar i listan med beloppet noll och markeras som uteslutet. Den noteringen är poängen. Den talar om för fördelningen att projektet lämnades utanför med avsikt, och när du trycker på en ifyllnads- eller kaskadknapp igen utelämnas varje struket projekt i stället för att föreslås på nytt.
Två saker följer av att stryka i stället för att radera.
- De andra raderna behåller de belopp de redan har. Att stryka en kund höjer aldrig i tysthet vad någon annan debiteras. Om den strukna andelen ska bäras av de återstående projekten kan du antingen trycka på ifyllnadsknappen igen — som delar kostnaden mellan de projekt som fortfarande deltar — eller skriva in de belopp du vill ha på raderna själv.
- Rensa alla är en annan åtgärd. Den tömmer fördelningen av hela fakturan helt, inklusive noteringen om vilka projekt som strukits, så nästa ifyllnad föreslår åter varje berättigat projekt. När du vill att ett projekt ska stå utanför, använd kontrollen på dess rad, inte Rensa alla.
När en fördelning inte täcker hela beloppet
En sparad fördelning vars poster inte summerar till dokumentets nettobelopp flaggas på dokumentet i bilagelistan med etiketten Ofullständig fördelning — inga undantag markerade.
Flaggan gäller en oförklarad differens. Ett projekt du strukit ur fördelningen är en förklaring, så en fördelning du med avsikt lämnat kort på det sättet flaggas inte. Etiketten visas där beloppen helt enkelt understiger nettobeloppet och ingenting i fördelningen förklarar skillnaden — fallet där en del av en leverantörsfaktura i tysthet har hamnat hos ingen.
Det finns två sätt att lösa det, och vilket som är rätt beror på vart pengarna borde ha gått.
- Det saknade beloppet tillhör någon. Lägg till det på de projekt som ska bära det, eller tryck på en ifyllnadsknapp för att fördela hela nettobeloppet på nytt.
- Det saknade beloppet tillhör ingen du debiterar. Stryk de projekt som inte ska bära något av det, som beskrivs ovan, så att differensen registreras som avsiktlig i stället för oförklarad.
Kontrollen gäller varje sparad fördelning, så ett dokument som arkiverades för en tid sedan kan lika gärna bära etiketten som ett som registreras idag. Det är en uppmaning att titta på fördelningen, inte ett tecken på att något har ändrats på dokumentet.
Vanliga problem
Två attribut med samma namn. Ingenting hindrar två definitioner från att dela namn — en bunden till tillgångar och en till projekt. Bara en av dem är den din fördelning använder. Om en fördelning ignorerar värden du är säker på att du matat in, öppna Attribut och bekräfta att du redigerade definitionen som hör till rätt nivå.
En hyresgäst som hyr flera enheter i en byggnad. Ett projekt som är bokat på mer än en tillgång räknas en gång, under en enda tillgång, och inte en gång per enhet. Dess andel multipliceras inte med antalet enheter det hyr.
Hyresgäster utan värde för attributet. Om inget av projekten som är bokade på en tillgång har ett värde delas den tillgångens andel lika mellan dem i stället för att tas bort. En lika fördelning där du väntade dig en proportionell är ett tecken på att värdena saknas, inte på att kostnaden gått förlorad.
Vakant yta. Bara tillgångar och projekt som har ett värde deltar, så outhyrda enheter ligger utanför beräkningen och de uthyrda enheterna delar hela kostnaden mellan sig. Om du vill att vakansen ska bära sin egen andel måste den finnas som ett projekt med ett attributvärde, som alla andra.