Leverantörer

Leverantörsvyn i Flowtly samlar en centraliserad översikt över alla externa leverantörer, underleverantörer och tjänsteleverantörer som ditt företag samarbetar med. Denna vy hjälper till att spåra leverantörsinformation, kategorisera utgifter och hantera finansiella relationer effektivt. Genom att ladda upp leverantörsrelaterade transaktioner och bifoga relevanta dokument säkerställs smidig verksamhet och finansiell tydlighet.

Varje leverantör tillhör en grupp, som klassificerar vilken typ av kostnader leverantören representerar. Gruppen visas i leverantörslistan och används för att fördela utgifterna i kostnadsdiagrammet. När du lägger till en leverantör placerar Flowtly den automatiskt i organisationens standardgrupp, så det finns ingen grupp att välja i formuläret.

Leverantörsvy

Leverantörerna är din organisations leverantörer. Öppna "Counterparties" i huvudmenyn, i gruppen "Counterparties & contracts", och välj fliken "Suppliers" för att se listan över alla, enligt beskrivningen i Motparter. Öppna leverantörens post och följ länken i dess avsnitt "Supplier" för att nå leverantörssidan som beskrivs nedan. Denna vy hjälper till att spåra leverantörsinformation, kategorisera utgifter och hantera finansiella relationer effektivt.

Varje leverantörspost inkluderar:

• "Name" – Leverantörens registrerade namn.
• "Group" – Den kategori leverantören tillhör.
• "Description" – Ytterligare detaljer om leverantören (om sådan finns).
• "Edit"-knapp – Gör det möjligt för användare att uppdatera leverantörsdetaljer.

Lägga till en ny leverantör

För att lägga till en ny leverantör:

• Klicka på "Add counterparty" på sidan Motparter och välj leverantör som roll. På fliken "Suppliers" är rollen redan vald.
• Ange leverantörens uppgifter, såsom:
  • "Name" (Obligatoriskt) – Leverantörens officiella namn eller företagsnamn.
  • TIN (Skatteregistreringsnummer) – Används för skatte- och regelefterlevnad.
  • "Match regex" – Ett mönster som används för automatisk matchning av transaktioner kopplade till denna leverantör. Betalningar med delad betalning (MPP) matchas dessutom på det skatteregistreringsnummer som finns i betalningens meddelande, även utan mönster här. Mönstret är ett reguljärt uttryck och matchas utan hänsyn till versaler och gemener, även bokstäver med diakriter som Ł och ł. Mellanslag före och efter mönstret ignoreras, och ett mönster som bara består av mellanslag räknas som inget mönster. Ett vanligt / i det, som i FV/TEST, matchar ett bokstavligt snedstreck. Ett mönster som inte är ett giltigt reguljärt uttryck avvisas med ett valideringsmeddelande när du sparar leverantören, så rätta det innan du sparar.
  • Status (Obligatoriskt) – Anger om leverantören är aktiv eller inaktiv.
  • "Recurring" – För en leverantör som fakturerar dig enligt ett regelbundet schema, till exempel hyra eller ett telefonabonnemang. Om ingen betalning till den dyker upp på tre månader listar "Action center" den så att du kan kontrollera den.
  • Fast belopp – Markerar denna leverantör för fasta, återkommande betalningar istället för variabla belopp.
  • "Require attachment" – Varje bankbetalning till denna leverantör flaggas tills en faktura eller ett kvitto har bifogats. Stäng av det för leverantörer som aldrig skickar någon, till exempel en bank eller skattemyndigheten.
  • Exkludera från diagram – Exkluderar denna leverantörs transaktioner från kostnadsdiagram för rapportering.
  • Ägare/Anställd – Kopplar leverantören till en specifik intern anställd som är ansvarig för att hantera relationen.
  • "Tax amount" – Anger eventuell tillämplig skattesats för betalningar till denna leverantör.
  • "Payment deadline" – Standardbetalningsfristen som används för denna leverantör.
  • Budget – Tilldelar leverantörsutgifter till en specifik, redan skapad budget för spårning (visas endast om Budgetmodulen är aktiv).
  • "Description" – Ytterligare detaljer om leverantören (t.ex. avtalsvillkor eller särskilda villkor).
• Spara leverantören för att göra den tillgänglig för framtida transaktioner.

Efter skapandet kommer leverantören att visas i listan över "Active" eller "Inactive" leverantörer, beroende på vilken status som valdes vid skapandet.

Undvika dubbla leverantörer

När du lägger till en ny leverantör jämför Flowtly dess namn med de företag och personer som redan finns i din organisation, även sådana som du redan fakturerar som kunder. Om det hittar en trolig träff varnar det dig innan en andra, frånkopplad post skapas, så att ett företags historik inte delas upp på två poster.

• Om det verkligen är ett annat företag som bara råkar ha samma namn, gå vidare och skapa det som en separat post.

• Om det är samma företag som du redan arbetar med som kund, behåll dem som en enda post så att allt hålls samman. Välj Lägg till leverantörsroll för, knappen som anger den befintliga kunden: den befintliga kunden blir också leverantör, ingen andra post skapas och den visas direkt i leverantörslistan. Formuläret erbjuder detta medan du fortfarande fyller i det, så snart namnet eller det TIN du skrev matchar en kund, och att välja det där stänger formuläret. Samma val visas igen om träffen först hittas när du sparar.

Det fungerar också åt andra hållet: ett företag som du redan har som leverantör kan göras fakturerbart som kund i samma steg (se Undvika dubbla kunder).

Kostnadsdiagram

Dessutom kan du granska Kostnadsdiagram genom att klicka på den dedikerade knappen nära sidhuvudet högst upp på sidan. Kostnadsdiagramvyn i Flowtly ger en visuell översikt över utgifterna för olika leverantörsgrupper över tid. Denna funktion hjälper ekonomiteam att analysera utgiftsmönster, följa kostnadstrender och fatta datadrivna finansiella beslut. Den övre delen av vyn innehåller ett staplat ytdiagram som visar totala leverantörsutgifter över tid.

Viktiga insikter inkluderar:

Övergripande utgiftstrender – Diagrammets höjd indikerar den totala utgiften för varje period. Kategoribaserad utgiftsfördelning – Olika färger representerar olika leverantörsgrupper, vilket gör det enkelt att identifiera var de flesta kostnaderna allokeras. Månatliga kostnadsvariationer – Toppar och dalar belyser fluktuationer i utgifter, vilket hjälper till att följa säsongstrender eller oväntade kostnadsökningar.

Genom att hålla muspekaren över diagrammet kan användare se exakta värden för varje leverantörskategori under en specifik månad.

Under diagrammet visar en detaljerad tabell en uppdelning av kostnader per leverantörsgrupp över flera månader. Varje rad representerar en specifik leverantörskategori, och kolumnerna visar månatliga utgifter.

Kolumn för Leverantörsgrupp – Listar olika grupper av leverantörer (t.ex. B2B, Extern, IT-utrustning, Utbildning). Kolumner för Månatliga kostnader – Visar registrerade utgifter per månad för varje leverantörsgrupp. Negativa eller nollvärden – Indikerar återbetalningar, korrigeringar eller inga registrerade transaktioner för kategorin.

Redigera leverantör

Det är möjligt att redigera befintliga leverantörer. Redigeringsvyn erbjuder inte bara redigeringsläge, utan också en möjlighet att visa och bifoga dokument samt en översikt över alla transaktioner kopplade till denna leverantör. För att komma åt redigeringsläget öppnar du leverantörens post under Motparter och följer länken i dess avsnitt "Supplier".

Översiktsflik

På fliken "Overview" kan du se och uppdatera all information som angavs vid leverantörens skapande.

Dokumentflik

Fliken "Documents" i leverantörsprofilen ger användare möjlighet att:

• Ladda upp och lagra leverantörsavtal, överenskommelser, NDA:er och andra relevanta filer.
• Följa utgångsdatum för avtalsförnyelser.
• Visa, ladda ner och radera dokument vid behov.
• Upprätthålla organiserad och säker dokumentation för regelefterlevnad och granskning.

Varje dokumentpost inkluderar följande kolumner:

Typ – Anger dokumentets kategori (t.ex. Leverantörsavtal, NDA). "Notes" – Ytterligare anmärkningar om dokumentet. "Expiration date" – En platshållare för att följa avtalets giltighet (Utgångsdatum kan endast anges om det är aktiverat för den specifika dokumenttypen i organisationsinställningarna). "Attached file" – Ger användare möjlighet att ladda ner eller förhandsgranska det uppladdade dokumentet. Redigerings- och borttagningsalternativ – Möjliggör ändring eller borttagning av dokument.

För att lägga till ett nytt leverantörsdokument:

• Klicka på knappen "Add document" i det övre högra hörnet.
• Fyll i de obligatoriska fälten:
• "Document type" – Välj bland redan skapade dokumenttyper eller lägg till en ny. (Genom att klicka på "+"-knappen nära fältet "Document type" omdirigeras du till sidan under Organisationsinställningar. Här kan du lägga till en ny dokumenttyp och koppla den till enheten Leverantör för att den ska synas i listan över leverantörsdokument. Knappen visas endast för användare med rollen Dokumentansvarig).
• "Attached file" – Ladda upp relevant avtal eller dokument.
• "Notes" – Ange ytterligare detaljer om dokumentet (valfritt).
• Klicka på "Add" för att spara dokumentet till leverantörsprofilen.

Hantera och följa leverantörsdokument:

• Visa och ladda ner – Klicka på ögonikonen för att förhandsgranska dokumentet, eller nedladdningsikonen för att spara en lokal kopia.
• Redigera dokumentinformation – Klicka på redigeringsikonen för att uppdatera dokumentanteckningar eller utgångsdatum.
• Radera dokument – Klicka på papperskorgsikonen för att ta bort inaktiva eller felaktiga filer.

Transaktionsflik

På fliken "Transactions" kan du granska diagram och alla transaktioner kopplade till den specifika leverantören. För mer information, besök artikeln om Transaktionshantering.

Exempel på användningsfall

• Effektiv leverantörshantering: Centralisera all information om externa leverantörer, underleverantörer och tjänsteleverantörer på ett och samma ställe för enkel åtkomst och hantering.
• Kostnadsanalys: Analysera utgiftsmönster över tid per leverantörsgrupp med hjälp av kostnadsdiagram.
• Effektiviserade finansiella operationer: Hantera betalningsfrister, följa återkommande betalningar och säkerställa korrekt dokumentation genom att kräva bilagor för specifika leverantörstransaktioner.
• Regelefterlevnad och granskningsberedskap: Lagra och hantera alla leverantörsrelaterade dokument, såsom avtal och NDA:er, direkt i Flowtly för att upprätthålla en organiserad och säker spårbarhet för granskningar.