Håll transaktioner rena och välkategoriserade

Innan du börjar

Det här behöver du

• Ett bankkonto kopplat till Flowtly, så att dess transaktioner kommer in i listan.
• Leverantörsfakturor som redan finns i Flowtly, så att de kan matchas mot betalningar.
• Budgetarna och projekten som du vill tilldela kostnader till.

1. 1

   Öppna modulen Transactions

   Navigera till Finance & Business → Transactions och öppna det bankkonto du vill arbeta med. Dess lista grupperar bankaktivitet per månad med transaktionsnummer och motpartsnamn till vänster. Statuskolumnen visar en färgad förloppscirkel för varje post: helfyllt grön (100 %) innebär att all nödvändig data finns på plats; partiella cirklar i orange eller grå indikerar saknade fält.

   Tips & råd

   • Transaktioner grupperas per bankkonto. Använd brödsmulenavigationen högst upp för att växla mellan konton om din organisation har fler än ett.
2. 2

   Öppna en transaktion och fyll i de obligatoriska fälten

   Klicka på valfri rad för att öppna detaljpanelen till höger. Växlaren Supplier/Client högst upp väljer transaktionsriktning — Supplier för utgående betalningar, Client för inkomster. Två fält är obligatoriska för månadsavstämning: Counterparty (vem betalningen är till eller från) och Related month (den redovisningsperiod den tillhör). Fyll i båda och de sparas omedelbart.

   Tips & råd

   • Den relaterade månaden behöver inte vara samma som transaktionsdatumet — ange den period din redovisningskonsult ska inkludera den här utgiften i.
3. 3

   Granska AI-leverantörsförslag

   När Flowtly identifierar en betalningsmottagare utan befintlig motpartsmatchning visar sektionen Suggestions i detaljpanelen ett ”Create supplier”-kort. Kortet visar det extraherade namnet och orsaken. Klicka på Accept för att skapa leverantören och koppla den till transaktionen i ett steg. Klicka på Edit suggestion för att justera namnet innan du skapar och sedan på Apply. Klicka på Reject för att stänga och ange motparten manuellt.

   Tips & råd

   • Leverantörer som skapas från förslag sparas permanent — framtida transaktioner från samma betalningsmottagare matchas automatiskt utan manuell inmatning.
4. 4

   Berika motparten

   För att redigera en motparts inställningar, klicka på Manage counterparty under fältet Counterparty för att öppna motpartspanelen. Här kan du aktivera Require attachment för att genomdriva att ett dokument alltid måste kopplas för den här betalningsmottagaren, och ange ett Default project så att det föreslås för varje ny transaktion från dem. Klicka på ”Enrich via AI” för att låta Flowtly hämta offentlig företagsdata som momsregistreringsnummer, registrerad adress och bankkonton automatiskt.

   Tips & råd

   • Att ange ett standardprojekt är särskilt användbart för återkommande leverantörer som hyra eller SaaS-abonnemang — det eliminerar ett manuellt steg varje månad.
5. 5

   Bifoga en faktura till transaktionen

   Använd knappen ”Attach awaiting files” för att koppla en faktura som redan finns i Flowtlys lista Incoming Invoices — panelen visar alla okopplade fakturor med deras belopp, mottaget datum och motpart så att du kan matcha rätt och klicka på Attach. Om dokumentet inte finns i Flowtly ännu, använd ”Add attachment” istället för att ladda upp en PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- eller GIF-fil (max 3 MB) direkt från din dator.

   Tips & råd

   • Attach awaiting files är den snabbaste vägen — det återanvänder ett dokument du redan behandlat i Incoming Invoices så att du inte duplicerar uppladdningar.
6. 6

   Tilldela transaktionen till en budget

   Klicka på ”Assign to budget” i sektionen Budgets i detaljpanelen. Välj budgetraden från listrutan, bekräfta beloppet (förifyllt med transaktionsvärdet) och använd procentreglaget om du vill allokera bara en del. Klicka på Assign. Du kan tilldela samma transaktion till flera budgetrader genom att upprepa flödet med ”Add another budget”.

   Tips & råd

   • Att tilldela till en budget håller dina utgiftsrapporter korrekta och låter dig på en blick se hur mycket av varje budgetrad som förbrukats.
7. 7

   Koppla till ett projekt

   Använd sektionen Categorization för att länka transaktionen till ett projekt för kostnadsspårning. Lägg till ett projekt med chipet ”+ project” och ange sedan dess belopp eller procent; lägg till fler projekt för att fördela kostnaden. Ett ”Fill by …”-chip fördelar kostnaden automatiskt över projekt baserat på delade attribut. Varje ändring sparas automatiskt. Om motparten kräver ett dokument eller om ett dokument redan är bifogat, kategorisera kostnaden på den fakturan i stället.

   Tips & råd

   • Fördela partiella allokeringar uttryckligen — till exempel 50 % till ett fakturerbart kundprojekt, 50 % till ett internt — så att ditt ekonomiteam har kontext vid granskning av projektets resultaträkning.
8. 8

   Registrera betalningskvitto på kundtransaktioner

   När en banköverföring anländer från en kund, öppna transaktionen och växla till Client. Sektionen Attachments i detaljpanelen visar ett fält ”Unpaid or partially paid invoices” som listar alla dina utgående fakturor som ännu inte betalats fullt ut. Välj den matchande fakturan från listrutan. Flowtly registrerar betalningen mot den fakturan och uppdaterar dess status till Paid automatiskt när det fulla fakturabeloppet matchats.

   Tips & råd

   • Om en kund betalar flera fakturor i en enda överföring kan du koppla transaktionen till flera fakturor genom att välja dem en i taget — Flowtly spårar det kvarvarande saldot på var och en.