Fakturalista och skapande
Obs: Innan du lägger till fakturor måste du först konfigurera ditt bankkonto. Mer information om detta finns i avsnittet Transaktioner. Ett bankkonto krävs för varje faktura: om inget är valt (till exempel för att inget ännu är konfigurerat, eller inget matchar fakturans valuta), avvisas sparandet av fakturan och felet anger bankkontofältet så att det kan rättas. En kund krävs också för varje faktura: om ingen är vald, avvisas sparandet av fakturan och felet anger kundfältet så att det kan rättas.
Obs: Innan du skapar fakturor behöver du konfigurera uppgifter i panelen "Organization settings" som finns i användarkontextmenyn. Inklusive: "Company tax identification number", "Billing address", Faktureringstelefonnummer.
Obs: För att skicka fakturor till kunder via Flowtly måste du först konfigurera kundens information i systemet (fliken "Clients" under "Counterparties" i huvudmenyn). Säkerställ att kundens data är fullständigt konfigurerad, inklusive detaljer som kundens land och valuta. Denna konfiguration är avgörandeeftersom den säkerställer att alla fakturor genereras med korrekta regionala och finansiella inställningar, i linje med kundens specifika krav.
Användare med rollen "Manager" har möjlighet att skapa fakturor. I Flowtly finns det tre sätt att skapa en faktura:
Manuellt skapande:
Välj "Invoices" från huvudmenyn.
Klicka på "Create an invoice".
Skapa liknande faktura:
- Klicka på "Create similar" för en redan befintlig faktura.
Generera faktura från projekttimmar:
Du kan även generera fakturor direkt från vyn "Work Time".
Klicka på knappen "Create invoice" i det övre högra hörnet.
Fakturan genereras baserat på de aktuella filtren "Employee" och "Project" som tillämpas i "Work Time".
Beteendet beror på den aktiva vyn:
- Månadskalendervy - enbart hela månadsfakturor kan genereras.
- Arbetsplanerarvy - du kan definiera ett anpassat datumintervall för fakturaperioden.
Obs: Detta sätt är enbart tillgängligt om modulen Projekt är aktiv.
Fakturalista
När du väljer "Invoices" från huvudmenyn omdirigeras du till Fakturasidan, där en lista över alla tidigare skapade fakturor visas, tillsammans med detaljer som:
Fakturatitel: namnet på fakturan. Det är klickbart och omdirigerar till sidan Fakturaförhandsvisning. Under titeln ser du den kopplade kundens namn, som anger vem fakturan är utfärdad till;
"Status": visar fakturans aktuella status. Möjliga statusar är:
- "draft" - fakturan har skapats men ännu inte slutförts
- "edited" - fakturan ändrades efter skapande
- "Not sent" - fakturan har utfärdats men har ännu inte skickats till kunden
- "Sending failed" - fakturamejlet till kunden skickades inte och kommer inte att försöka skickas igen, till exempel för att e-post är pausad eller avstängd för organisationen eller för att mejltjänsten avvisade det. Håll muspekaren över statusen eller ge den fokus för att se var orsaken finns: en administratör kan läsa den i E-posthistorik. När du filtrerar listan på status visas en sådan faktura under "Not sent"
- "sent" - fakturan har genererats och skickats till kunden;
"Sale date": detta är det datum då försäljningen ägde rum eller tjänsten utfördes. Återger det försäljningsdatum som angavs vid fakturaskapandet;
"Payment status": en cirkel som visar hur stor del av fakturan som har reglerats, som en andel av bruttobeloppet. Dess färg säger om pengarna är försenade:
- Grön — fakturan är reglerad i sin helhet eller betald i förskott;
- Orange — pengar återstår och förfallodagen har inte passerat än;
- Röd — förfallodagen har passerat och pengar återstår, vare sig inget eller bara en del har reglerats. En faktura som förfaller idag blir röd nästa dag. En faktura utan förfallodag förblir orange.
Mitt i cirkeln visas en symbol i stället för en procentsats: en dubbel bock för en faktura betald i förskott, en bock för en som reglerats i sin helhet, en klocka när den är försenad och ett streck medan den är öppen och ännu inte förfallen. När betalningspåminnelser har skickats för fakturan visar mitten i stället R1, R2 och så vidare: antalet skickade påminnelser.
När du håller pekaren över cirkeln (eller fokuserar den med tangentbordet) anges med ord vad den betyder:
- "Nothing settled yet" — cirkeln är tom;
- "Partly settled" — cirkeln är delvis fylld;
- "Paid in full" — cirkeln är grön och komplett: inget återstår på fakturan;
- "Settled in full by set-off, not by payment" — också en komplett grön cirkel, men ingenting har betalats in på ditt konto;
- "Paid in advance, as declared on the invoice, not measured from payments" — en komplett grön cirkel på en faktura som är markerad som betald i förskott. De 100 procenten kommer från den markeringen på fakturan, inte från registrerade betalningar, och därför följs den bara av fakturans totalbelopp.
Varje annan formulering följs av beloppen, till exempel Paid in full: 24 600,00 zl of 24 600,00 zl. Formuleringen för en försenad faktura anger även "Overdue", och när påminnelser har skickats anges hur många, till exempel 2 payment reminders sent.
På en dator öppnar ett klick på cirkeln fakturans sidopanel, där dess betalningar listas, utan att själva raden öppnas. I mobilvyn är cirkeln en del av fakturans kort, och en tryckning på den öppnar det som kortet öppnar.
En faktura vars bruttobelopp är noll eller lägre, till exempel en korrigering som annullerar en faktura, förväntar sig ingen betalning och visar ingen cirkel. I mobilvyn utelämnas även dess rad "Payment status", om inte en kvittning visas där. När du sorterar listan efter betalningsstatus kommer sådana fakturor efter alla fakturor som har en cirkel, oavsett sorteringsriktning.
Obs! Cirkeln mäter vad som är reglerat, inte bara vad som har betalats in. En kreditfaktura eller en kvittning minskar det som återstår och fyller cirkeln utan att några pengar kommer in, så en komplett grön cirkel betyder "inget kvar att driva in" snarare än "en betalning har mottagits". Undantaget är en faktura som betalats i förskott: dess cirkel är full eftersom fakturan anger det, oavsett vilka betalningar som är registrerade. Kontrollera formuleringen i verktygstipset innan du letar efter en överföring på kontoutdraget.
En komplett cirkel ändrar inte fakturans "Status" — det finns ingen status Betald. Statusen förblir "sent" när fakturan har reglerats.
"Details": här hittar du både netto- och bruttovärden tydligt visade. Varje faktura inkluderar ett nedladdningsalternativ som kan utlösas via en dedicerad knapp. Dessutom ser du knappen "More options" med möjligheter att:
"Send via e-mail"
"Create similar"
"Edit"
"Open preview"
Fakturor grupperas per månad och antalet fakturor visas för varje månad
Månadssummorna och summan av de fakturor du markerar anges i din organisations valuta. En faktura i en annan valuta som saknar växelkurs kan inte räknas om, så den lämnas utanför de summorna, både netto och brutto, i stället för att räknas som noll. Själva fakturan listas fortfarande under sin månad, med sina belopp i sin egen valuta.
Hitta en faktura
Sökrutan ovanför listan matchar fakturanumret och kundnamnet, så en faktura kan hittas genom att skriva in numret från en papperskopia eller en betalningsreferens — det finns inget separat fält för att söka på numret.
Skapa faktura
Låt oss gå igenom processen för att skapa en faktura från början. För att börja skapa en faktura, följ dessa steg:
Välj posten "Invoices" från huvudmenyn.
Lägg till en faktura:
Klicka på knappen "Create an invoice" som finns i det övre högra hörnet på sidan.
I formuläret är första steget att välja en kund från listan över tidigare skapade kunder (detta fyller automatiskt i bankkontoinformationen med dess valuta och växelkurs). Detta alternativ är avgörandeför att säkerställa att relevant finansiell information tillämpas korrekt och effektivt på fakturan utan att kräva manuell inmatning, vilket minskar risken för fel. Ange:
Obs: Fältet "Conversion rate" gäller bara när fakturan utfärdas i en annan valuta än organisationens egen. En faktura i den egna valutan behöver ingen kurs — lämna fältet tomt och fakturan sparas, eftersom en valuta konverterad till sig själv alltid är 1. För alla andra valutor är kursen fortfarande obligatorisk. Redigering av en faktura som redan har en kurs skriver aldrig över den.
"Issue date" - Datumet då fakturan officiellt skapas och utfärdas till kunden,
"Sale date" - Datumet då varorna eller tjänsterna levererades eller såldes till kunden,
"Due date" - Datumet då kunden förväntas betala fakturan. Det fylls i från kundens betalningsvillkor (antalet förfallodagar som anges på kundens flik "Overview"); om kunden saknar betalningsvillkor, eller ingen kund har valts än, används ett standardvillkor på 20 dagar. En kort rad under fältet visar vilken av de två källorna datumet kommer från, till exempel ”Från kundens betalningsvillkor: 30 dagar”. Om du själv anger ett annat förfallodatum, eller ändrar datumen så att förfallodatumet inte längre motsvarar villkoret, försvinner raden, eftersom den inte längre beskriver det datum som visas. Lägg till produkter på fakturan genom att ange:
"Product name" - Namnet eller beskrivningen av produkten eller tjänsten som faktureras. Om kunden är kopplad till en motpart som har sparade texter fyller "Use a template" på raden i det har fältet från det biblioteket — se Radmallar för fakturor. Det skriver bara beskrivningen och lämnar kvantitet, pris och moms oförändrade.
"Project" (valfritt) - Detta valfria fält hjälper till att koppla produkten till ett specifikt projekt för bättre projekthantering och kostnadsuppföljning.
GTU (valfritt) - Identifierare relaterad till specifika skatteregler som hjälper till att kategorisera produkten för skatteändamål.
"Quantity" - Antalet enheter av produkten som faktureras (viktigt för att beräkna det totala beloppet).
"Units" - Rullgardinsmeny som anger produktens måttenhet, såsom styck, timmar, dagar, kilowattimmar (kWh) eller kubikmeter (m³). När en rad fylls i automatiskt — till exempel från uppmätt förbrukning av försörjningstjänster — och redan har en enhet som inte är ett av standardalternativen, behålls den enheten och visas som vald, så att den aldrig går förlorad när du redigerar andra fält på samma rad.
"Net price" - Priset för en enskild enhet av produkten före skatt.
"VAT" - Detta fält anger momsprocenten som används för att beräkna skattebeloppet som läggs till nettopriset. Dessutom finns mojligheten att lägga till "Notes" och "Internal comments" till fakturan. Anteckningar skickas till alla mottagare i fakturafilen, Interna kommentarer sparas enbart i Flowtly och skickas inte med fakturan.
När produkter läggs till på en faktura beräknas fälten "VAT total" och "Gross value" automatiskt baserat på de uppgifter du anger.
Om sparandet nekas på grund av ett värde på en produktrad markeras radens fält med meddelandet under sig, och felmeddelandet anger posten och fältet, till exempel Post 2, Kvantitet: Det här värdet ska inte vara lika med 0. Ett fält som ligger i radens ihopfällda detaljer öppnas så att du kan se det. Markeringen försvinner när du ändrar värdet eller sparar igen.
Du kan även ändra den automatiskt genererade fakturatiteln genom att klicka på knappen "Edit" bredvid den faktiska fakturatiteln.
Obs: Prefix kan anges för alla framtida fakturor i panelen "Organization settings" i användarkontextmenyn. Det hjälper till att kategorisera och organisera fakturor.
Spara och skicka fakturan:
- Efter att fakturan sparats visas knappen "Generate PDF and sent to customer" i det övre högra hörnet på sidan. Dessutom läggs fakturan till i fakturalistan efter sparande.
Den sparade fakturan kommer även att kopplas till den kund som valdes vid skapandet (synlig under fliken "Payments" på sidan "Clients").
Vad faktura-PDF:en visar
PDF:en som Flowtly genererar för en faktura innehåller en sammanfattning av beloppen:
- En rad per momssats. Momssammanfattningen listar varje momssats som används på fakturan, var och en på en egen rad med nettobelopp, moms och bruttobelopp för den satsen. En faktura med rader med 23 % och 8 % visar två rader.
- Betalt och återstående. Betalt är summan av de betalningar som är registrerade på fakturan vid den tidpunkt då PDF:en genereras. Återstående är det totala beloppet minus det betalda beloppet. Kvittningar dras inte av, så en faktura som reglerats genom kvittning visar ändå hela sitt totalbelopp som återstående i PDF:en; se Kvittningsdeklarationer.
- Fakturans eget valutaformat. Alla belopp i PDF:en använder decimaler och skiljetecken för fakturans valuta, inte för din organisations standardvaluta.
- Kundens dokumentspråk. PDF:en skrivs på det dokumentspråk som är inställt på kunden. Det gäller betalningssättet (banköverföring eller kort), etiketterna för momsbefriade och icke momspliktiga satser (på rumänska scutit och neimpozabil) samt dubblettmarkeringen på en dubblett.
- Återbetalning vid en korrigering som sänker beloppet. När en korrigeringsfaktura eller kreditnota minskar beloppet visar PDF:en det belopp som ska återbetalas en gång, med etiketten Att återbetala, i stället för ett negativt obetalt belopp och ett negativt belopp att betala.
Netto-, moms- och bruttobeloppen på raden Summa, och på raderna Före korrigering och Efter korrigering i en korrigeringsfaktura, summeras från fakturans rader och stämmer därför med raderna per momssats. Beloppet att betala är den summa som sparats på fakturan.
Betalt och återstående hämtas när PDF:en genereras. En PDF som genererats tidigare behåller de siffror den genererades med: om du registrerar en betalning efteråt ändras inte en PDF som du redan har laddat ned eller skickat.
PDF:en för en faktura som lämnats in till ANAF skapas i stället utifrån det inlämnade dokumentet; se E-fakturering.
Fakturor som skapats från ett kontrakt
En faktura som skapas från en rad i ett kontrakts betalningsplan öppnas i redigeringsformuläret. När kontraktet har faktureringsklausuler registrerade visas en ruta med rubriken "What the contract says about invoicing" i formuläret och listar dem: varje klausuls typ, var den finns i dokumentet och själva klausulen, citerad exakt som kontraktet skriver den.
- Klausultexten översätts aldrig. Rubriken följer ditt gränssnittsspråk, men klausulen förblir på kontraktets språk, ord för ord, så att den kan kontrolleras mot det undertecknade dokumentet. Den är också markerad så att webbläsarens översättning lämnar den ifred.
- Inget tillämpas åt dig. Rutan är till för att läsas. Flowtly räknar inte om eller beräknar något på nytt på grund av en klausul: tillämpa regeln själv, och beloppen och växelkursen på fakturan förblir exakt som du har ställt in dem.
- Ingen ruta betyder att det inte finns något att visa. Den visas inte på en faktura som lagts till via "Create an invoice", som inte är kopplad till något kontrakt, eller när kontraktet inte har några registrerade klausuler.
- Rutan visas för personer som kan visa kontrakt. Den som har åtkomst till fakturor men inte till kontrakt ser den inte, även om kontraktet har klausuler.
Klausuler registreras och underhålls i själva kontraktet; se Kontrakt.
Exempelanvändning
- Manuellt skapa en faktura för en engångstjänst som utförts åt en kund.
- Generera fakturor automatiskt för kunder baserat på registrerade projekttimmar, för att säkerställa korrekt fakturering.
- Duplicera en befintlig faktura för att snabbt skapa en liknande för återkommande tjänster.
- Följa betalningsstatusen för alla utstående fakturor och skicka påminnelser till kunder.