Skicka fakturor
Det finns 2 möjligheter att utlösa e-postgenerering för en faktura:
- Efter att ha sparat en ny faktura:
- Klicka på "Generate PDF and sent to customer".
- I fakturalistan:
- Klicka på knappen "More options" och välj "Send via e-mail".
Efter att ha utfört en av dessa åtgärder omdirigeras du till sidan för e-postinställningar.
Sidan för e-postinställningar
Denna sida består av tre sektioner:
- "Client data": Inkluderar kundens e-post och kundens namn. Dessa fält förifylls om en faktureringskontakt finns för den kund som valdes vid fakturaskapandet. Det är anpassningsbart, så du kan justera om kundens faktureringskontakt har ändrats.
- "CC settings": Inkluderar mottagarens e-post och mottagarens namn. För att dessa fält ska förifyllas bör du hantera dem organisationsbrett via panelen "Organization settings" i användarkontextmenyn. Om de inte är konfigurerade för hela organisationen kan de anges manuellt eller till och med tas bort genom att klicka på knappen "Papperskorg". Du kan lägga till så många mottagare som behövs genom att klicka på knappen "Add recipient" i det övre högra hörnet av CC-inställningssektionen.
- "Message": Ett meddelande genereras med informationen som angavs tidigare. Detta meddelande genereras automatiskt och inkluderar väsentliga uppgifter som fakturanummer, betalningsinformation och beloppet att betala. Fakturan bifogas e-postmeddelandet.
Obs: I det genererade fakturameddelandet kan du markera att det finns radbrytningar mellan textsektioner: "br". Radbrytningarna hjälper till att organisera innehållet så att varje informationsdel, såsom betalningsuppgifter och fakturainformation, visas på sin egen rad för bättre tydlighet.
Obs: Meddelandet skrivs på det dokumentspråk som är inställt på kundens sida (se Kunder) när det språket är polska, engelska eller rumänska; för en kund med något annat språk skrivs det på engelska. Den bifogade PDF:en är på kundens dokumentspråk.
För en faktura som skickats in via RO e-Factura (ANAF) nämner det rumänska meddelandet RO e-Factura och anger inlämningsreferensen som RO e-Factura-referensen, och Flowtly lägger inte till någon rad, på något språk, som säger att fakturan också har skickats via KSeF. När ANAF har godkänt en sådan faktura är den bifogade PDF:en kopian som sparats tillsammans med den, och den har en egen layout och en egen språkregel, beskrivna i E-fakturering.
Obs! Flowtly kontrollerar kundens adress när du skickar fakturan. Om land, ort, postnummer eller gata saknas avvisas utskicket med ett meddelande som anger vad som saknas, till exempel "Kunden på den här fakturan har inget postnummer i sin adress. Lägg till det i kundens uppgifter och skicka sedan fakturan.", och ingenting skickas. Postnumret är det enda undantaget: det behövs inte när kundens land är Rumänien och organisationens eget företag är ett rumänskt företag vars leverantör under "Romanian e-invoicing" är ANAF, eftersom ANAF-dokumentet inte innehåller något postnummer för köparen. PDF:en visar då inget postnummer. Kundens land, ort och gata behövs fortfarande.
Du kan gå tillbaka och redigera fakturan genom att klicka på knappen "Invoice edition" i det övre högra hörnet på sidan. När alla detaljer är angivna klickar du på knappen "Send invoice" för att slutföra och skicka fakturan till kunden. Efter utskick uppdateras fakturans status till "sent". Kunden får ett e-postmeddelande med fakturan bifogad.
Exempelanvändning
- Skicka en nyskapad faktura: Skicka en faktura direkt till en kund efter att ha slutfört skapandet.
- Skicka om en befintlig faktura: Skicka en påminnelse eller en uppdaterad faktura till en kund från fakturalistan.
- Skicka till flera mottagare: Inkludera ytterligare intressenter, såsom projektledare eller ekonomiavdelningar, med hjälp av CC-inställningarna.
- Anpassa e-postinnehåll: Justera standardmeddelandet innan utskick för att lägga till personliga anteckningar för kunden.
- Fakturera en rumänsk kund på rumänska: Med kundens dokumentspråk inställt på rumänska når meddelandet och den bifogade PDF:en kunden på rumänska.
- Skicka e-post till en rumänsk kund utan postnummer: Ett rumänskt företag som lämnar in till ANAF skickar fakturan med kundens land, ort och gata ifyllda och utan postnummer.