Fakturaförhandsvisning/koppla till budget

För att granska hur fakturan ser ut kan du använda förhandsvisningsfunktionen. För att växla till förhandsvisningsläge klickar du på fakturatiteln, eller väljer alternativet "Open preview" under knappen "More options" (representerad av tre vertikala punkter) som finns för varje faktura i listan.

I förhandsvisningsläget kan du se fakturan så som den kommer att visas för kunden. Detta inkluderar:

• Fakturahuvud: Visar fakturatitel och ditt företags logotyp.
• "Invoice details": Inklusive dina kontaktuppgifter (Säljare) och kundens information (Köpare) samt utfärdandedatum, försäljningsdatum, förfallodatum.
• Bankkontoinformation: Med IBAN, SWIFT/BIC-koder och andra nödvändiga betalningsuppgifter.
• Specificerad lista: Detaljerad uppgift om levererade produkter eller tjänster, inklusive antal, enhetspriser, momssatser och totalbelopp (netto och brutto).
• Sammanfattningssektion: Visar totalt nettobelopp, totalt belopp efter moms, betalt belopp (det belopp som redan betalats mot fakturan, om något) och återstående belopp att betala.
• Sidfot: Inkluderareventuella ytterligare anteckningar till fakturan.

I förhandsvisningsläget kan du inte göra ändringar i fakturan. Om du upptäcker ett fel eller behöver uppdatera några uppgifter måste du återgå till Redigeringsläget genom att välja knappen "Edit invoice" i förhandsvisningens meny. Efter att du gjort nödvändiga justeringar kan du spara ändringarna och återvända till förhandsvisningen. Bland andra användbara alternativ i sidomenyn hittar du: "Download PDF", "Send via e-mail" (omdirigerar till sidan för e-postinställningar), "Create similar" (omdirigerar till fakturaskapandesidan med annan fakturatitel men all annan data liknande och ifylld), "Edit invoice" (öppnar fakturan i redigeringsläge för ändringar innan slutförande eller utskick), "Delete invoice" (tar bort fakturan från systemet om den inte längre behövs, efter ytterligare bekräftelse).

Koppla faktura till budget

Funktionen "Invoice edition" gör det möjligt att ändra fakturauppgifter och, om Budgetmodulen är aktiv, koppla fakturan till en eller flera budgetar. Denna funktionalitet är särskilt användbar för att följa utgifter mot specifika budgetar.

För att koppla en faktura till en budget:

• Navigera till posten "Invoices" från huvudmenyn.
• Klicka på knappen "More options" för den faktura du vill redigera.
• Välj "Edit" från listan.
• Scrolla till botten av sidan, mellan sektionerna "Notes" och "Internal comments".
• Klicka på knappen "Add budget".
• I rullgardinsmenyn väljer du den budget du vill koppla fakturan till.
• Ange beloppet att koppla genom att fylla i fältet "Transaction amount":

Om du vill allokera ett specifikt belopp: Ange önskat värde i fältet. Om du vill koppla hela fakturan: Lämna fältet tomt.

Du kan upprepa denna process för att koppla fakturan till flera budgetar vid behov. Dessutom kan du ta bort en redan kopplad budget genom att klicka på Papperskorgsikonen.

När du kopplar en faktura till budget(är) återspeglas det i sektionen "Budget" från huvudmenyn. Fakturan visas i den associerade budgetposten: uppdaterar motsvarande diagram "Budget summary" och listas i sektionen "Costs" för enkel uppföljning. Detta säkerställer att alla intäkter och utgifter registreras korrekt och inkluderas i budgetöversikten.

Exempelanvändning

• Verifiera fakturanoggrannhet: Innan du skickar en faktura till en kund, använd förhandsvisningen för att dubbelkolla alla detaljer, inklusive prissättning, moms och kundinformation, för att säkerställa att allt är korrekt och professionellt presenterat.
• Allokera projektkostnader: Koppla en leverantörsfaktura för material eller tjänster direkt till en specifik projektbudget för att noggrant följa utgifter mot det projektets allokerade medel.
• Hantera avdelningsutgifter: Koppla en faktura för kontorsmaterial eller programvaruprenumerationer till relevant avdelnings driftsbudget för att upprätthålla en aktuell översikt över utgifterna.
• Granska innan nedladdning/e-post: Använd förhandsvisningsläget för att bekräfta fakturans slutgiltiga utseende innan du laddar ned den som PDF eller skickar den direkt via e-post till en kund.