Kvittningsdeklarationer

När ett företag både säljer till och köper från samma part kan de två skulderna regleras mot varandra i stället för att betala i båda riktningarna. I Flowtly kan du registrera en sådan kvittningsdeklaration: vilka av dina fakturor och vilka av deras kostnadsdokument den omfattar, för vilka belopp och när deklarationen nådde den andra parten.

Vad den gör

En kvittningsdeklaration registrerar två listor som balanserar exakt:

• Our invoices (what they owe us): dina försäljningsfakturor till den parten, med det belopp som kvittas på var och en.
• Their cost documents (what we owe them): deras dokument registrerade i Flowtly, med det belopp som kvittas på var och ett.

När du har deklarerat den minskar det utestående beloppet på var och en av dina fakturor med det belopp som kvittats på den. Flowtly skapar ingen betalning eller banktransaktion och matchar ingenting mot ditt bankflöde.

Var du startar en kvittning

En kvittning startar från kön för betalningspåminnelser, så betalningspåminnelser måste vara aktiverade för din organisation.

Gå till "Finance" → "Payment reminders" (/finance/payment-reminders) och gör sedan något av följande:

• Från en påminnelse: klicka på påminnelsen för att öppna den och klicka på "Declare set-off" längst ned i panelen. Du behöver inte markera något först.
• Från ett urval: markera påminnelsen (eller påminnelserna) för en faktura från parten och klicka på "Declare set-off" i åtgärdsfältet. Knappen där är inaktiverad om ditt urval omfattar mer än en faktura, eller om påminnelsen inte är kopplad till en faktura.

Hur som helst är fakturan du utgick från redan vald på nästa skärm, och du kan lägga till partens övriga fakturor där. En påminnelse som inte är kopplad till en faktura har ingen knapp "Declare set-off" i sin panel.

Obs: Bara fakturor som för tillfället har en påminnelse som väntar i kön kan väljas. En obetald faktura som ännu inte är förfallen, eller en utan påminnelse i kön, kan inte kvittas från den här skärmen.

Fylla i deklarationen

1. "Counterparty". Flowtly hittar den motpart som är kopplad till fakturans kund. Båda listorna är begränsade till den parten. Om kunden inte är kopplad till en motpart kan deras kostnadsdokument inte listas; koppla först kunden till en motpart.
2. "Our invoices". Markera de fakturor som ska ingå. Var och en är förifylld med sitt utestående belopp, som du kan sänka för en delkvittning.
3. "Their cost documents". Markera de dokument som ska ingå. Var och ett är förifyllt med sin dokumentsumma, som du kan ändra. En varning visas om du anger mer än ett dokument är värt.
4. "Balance". Summan av fordringarna och summan av skulderna måste vara lika. "Declare set-off" förblir inaktiverad tills de stämmer och varje belopp är större än noll.
5. "Reached the other party on". Det datum då deklarationen nådde den andra parten. Det är som standard dagens datum och kan inte ligga i framtiden. Du kan också lägga till ett referensnummer och en anteckning.

Klicka på "Declare set-off". Deklarationen registreras direkt; det finns inget utkastssteg.

Vad som ändras efteråt

• Varje fakturas utestående belopp minskar med det belopp som kvittats på den, i kön för betalningspåminnelser och i senare påminnelser.
• Om en faktura nu är fullt reglerad avfärdas dess väntande påminnelser och flyttas till "History", och inga nya påminnelser förbereds för den.
• Om en faktura bara är delvis reglerad stannar den kvar i kön, och senare påminnelser anger det reducerade beloppet.
• I fakturalistan fylls fakturans cirkel för "Payment status" med det belopp som kvittats, och dess verktygstips lyder Settled in full by set-off, not by payment när ingenting återstår - så en full cirkel där är inget tecken på att pengar har kommit in.

Vad Flowtly inte gör

• Det förbereder inget deklarationsdokument och skickar ingenting till den andra parten. Du levererar deklarationen själv; Flowtly registrerar att du gjort det och när.
• Det ber inte den andra parten att bekräfta eller godta kvittningen.
• Det markerar inte fakturan som betald: fakturan behåller sin status, och kvittningen visas inte på fakturans PDF eller i KSeF. Betalningsstatuscirkeln i listan är det enda ställe där regleringen syns, och där framgår vilket av de två som hände.
• Det ändrar inte saldot eller statusen på kostnadsdokumenten.
• Det jämför inte valutor. Se till att beloppen på båda sidor är i samma valuta.
• Det avgör inte om en kvittning är juridiskt tillåten för dina skulder. Det förblir ditt beslut.

Obs: En registrerad deklaration kan för närvarande inte redigeras, dras tillbaka eller rättas från den här skärmen. Om en deklaration registrerades av misstag, kontakta Flowtlys support.

Vem kan deklarera en kvittning

Administratörer, fakturaansvariga och inkassoansvariga.