Kunder

Kunder är en väsentlig del av faktureringprocessen. Kundfunktionen i Flowtly fungerar som en central hubb för hantering av all kundrelaterad information och interaktion. Denna funktion gör det möjligt att underhålla en detaljerad kunddatabas, inklusive kontaktinformation, betalningshistorik med tillhörande fakturor, alla associerade transaktioner och relaterade dokument.

Skapa och redigera en kund

Du kan snabbt lägga till nya kunder genom att fylla i ett enkelt formulär som fångar alla nödvändiga uppgifter som företagsnamn, kontaktinformation, faktureringsadresser och eventuella anpassade fält som är relevanta för din verksamhet. Följ dessa steg:

1. Navigera till Kunder:

   • Öppna "Counterparties" i huvudmenyn, i gruppen "Counterparties & contracts", och välj fliken "Clients".

   • Du ser alla motparter som är kunder, med deras roller, hur komplett deras post är, deras bankkonton och deras taggar.

   • Ovanför listan finns ett sökfält som gör att du snabbt kan hitta en kund på namn.

2. Skapa en ny kund:

   • Klicka på "Add counterparty" och välj kund som roll. På fliken "Clients" är rollen redan vald.

   • Dialogrutan frågar efter skattenummer, land och namn, och fyller i namnet från företagsregistret för ett polskt NIP. Den beskrivs i Motparter.

3. Spara och granska:

   • Efter sparande visas kunden i listan. Öppna dess post med "Open record" och följ länken i avsnittet "Client" till kundsidan, där du kan ange ytterligare information under följande flikar:

• Fliken "Overview" ger en sammanfattning av kundens viktigaste information, inklusive namn, land, valuta och dokumentspråk. Den visar detaljerade fält som momsnummer, betalningsdagar och standardunderleverantör. Användare kan enkelt redigera grundläggande och finansiella uppgifter direkt från denna vy. På högra sidan finns en anteckningssektion där användare kan lämna och hantera kommentarer relaterade till kunden. Endast författaren kan redigera sina egna anteckningar.

  Dokumentspråket är det språk som Flowtly skriver den här kundens faktura-PDF:er och faktura-e-post på. Rumänska är ett av de språk som erbjuds. Se Skicka fakturor för hur e-postmeddelandet följer det.

• Fliken "Documents": Här kan användare ladda upp och lagra filer relaterade till varje kund. Detta kan inkludera kontrakt, fakturor, avtal eller andra relevanta dokument.

  Från formuläret "Add document" kan användare antingen välja en befintlig dokumenttyp eller skapa en ny genom att klicka på knappen "New document type".

  Detta öppnar ett formulär där användaren kan definiera dokumenttypens namn, ange en valfri beskrivning och specificera om dokumenttypen har ett utgångsdatum.

  Nyligen skapade dokumenttyper från detta formulär är enbart tillgängliga för kundentiteter. För att lägga till mer globala dokumenttyper, gå till "Organization settings" → "Document types".

• Fliken "Address": Här kan du ange kundens fysiska adress. Formuläret innehåller följande valfria fält:

  • "Street line"
  • "Building number"
  • "Unit number"
  • "City"
  • "Post code"
  • "Country"
  • "Phone number"

  Det finns ingen Spara-knapp. De sex adressfälten sparas tillsammans, som en enda ändring, när du lämnar gruppen, och telefonnumret sparas för sig. Fyll i från GUS (NIP) hämtar adressen från det polska företagsregistret och sparar den i ett steg. Statusen i klientsidans rubrik, efter namnet, visar om allt på fliken är sparat, och den senaste ändringen kan ångras i 8 sekunder; se Formulär som sparar löpande.

• Fliken "Payments": Denna flik visar alla fakturor som skapats för kunden via Flowtly. När betalningar tas emot från kunden uppdateras "Paid amount" automatiskt för att återspegla transaktionerna.

  Du kan även manuellt välja transaktioner att koppla till fakturan genom att klicka på "Assign transaction" och välja dem från rullgardinslistan. Knappen "Assign transaction" är alltid synlig, oavsett om det finns otilldelade transaktioner för kunden.

  Om inga matchande transaktioner finns tillgängliga visar formuläret meddelandet "No results".

  I formuläret som öppnas efter att du klickat på "Assign transaction" kan du ange det exakta beloppet som ska matchas med fakturan. Som standard visar fältet "Transaction amount" ett värde som täcker hela fakturabeloppet. Om transaktionsbeloppet är lägre än fakturans totalbelopp visas transaktionens fulla belopp istället.

  Efter sparande uppdateras kolumnen "Paid amount" därefter, och en ikon som indikerar om fakturan är fullt betald eller delvis betald visas. När en transaktion har matchats med fakturan visas den som en separat rad under fakturan. Du kan klicka på den för att omdirigeras till transaktionssidan. Dessutom är varje faktura i listan klickbar och omdirigerar dig till sidan Fakturaförhandsvisning. Varje kopplad transaktion kan även tas bort från fakturan vid behov.

• Fliken "Contacts": Denna flik gör det möjligt att ange olika typer av kontakter för kunden. Bland dem finns: "Contact" (vanligtvis allmän kontaktperson för kunden), "Billing" (person ansvarig för fakturerings- och betalningskommunikation), "Debt collection" (person att kontakta vid problem med försenade betalningar eller inkassoarenden). Utöver kontakttyp behöver du ange namn och e-post. "Title" och "Contact phone" är valfria fält. När kontakten sparats visas den i listan. Du kan uppdatera och ta bort dessa kontakter efter behov, för att säkerställa att rätt person kontaktas för varje specifik aspekt av kundhanteringen.

  Obs: Endast kontakten av typen "Billing" används för att automatiskt förifylla kunddata vid generering av PDF-fakturor och utskick till kunden. Det säkerställer att fakturor skickas till rätt person som hanterar fakturering och betalningsprocesser.

Redigera en befintlig kund:

För att redigera en befintlig kund:

1. Öppna kunden från fliken "Clients" under Motparter och följ länken i avsnittet "Client" i dess post till kundsidan.
2. På kundsidan, hitta den sektion du vill uppdatera (t.ex. "Basic information" eller "Details").
3. Klicka på knappen "Edit" för den sektionen.
4. Gör nödvändiga ändringar.
5. Stäng dialogrutan när du är klar. Om en ändring avvisades anger fältet varför, och Flowtly frågar innan du stänger och förlorar den. Den senaste ändringen kan ångras i några sekunder, och en ändring som görs utan uppkoppling väntar och sparas av sig själv när uppkopplingen kommer tillbaka; se Formulär som sparar löpande.

Exempelanvändning

• Innan du skapar din första faktura behöver du konfigurera din kunds profil med deras faktureringsuppgifter och kontaktinformation.
• Du vill uppdatera en kunds adress, betalningsvillkor eller kontaktperson för att säkerställa att alla framtida fakturor är korrekta.
• Du behöver granska en kunds betalningshistorik, inklusive alla tidigare fakturor och tillhörande transaktioner, för att stämma av deras konto eller följa upp försenade betalningar.
• Lagra viktiga dokument som kontrakt, tjänstavtal eller sekretessavtal direkt i en kunds profil för enkel åtkomst och arkivering.
• Ställa in en rumänsk kunds dokumentspråk på rumänska, så att dess faktura-PDF:er och faktura-e-post är på rumänska.
• Hantera separata kontakter för en enskild kund, såsom en allmän kontakt, en faktureringskontakt för fakturakommunikation och en inkassokontakt för betalningsproblem.