Skapa en ledighetsförfrågan
Flowtly ger dig möjlighet att begära olika typer av ledighet. Endast de ledighetstyper som din organisation har konfigurerat kommer att vara tillgängliga att välja vid skapande av en ledighetsförfrågan. Om en specifik ledighetstyp inte finns med i listan innebär det att den inte har konfigurerats eller gjorts tillgänglig av din organisation (Gå till panelen Ledighetstyper i Inställningar för mer information).
Inte alla ledighetstyper påverkar den anställdes ledighetssaldo. Som standard är det endast förfrågningar med ledighetstyperna "vacation" och "on demand" som dras från ditt återstående ledighetssaldo när de godkänns av chefer. Ledighetssaldot beräknas baserat på fälten Tjänstomfattning och Timmar per vecka som konfigurerats i de anställdes avtal.
Obs: Återstående lediga dagar visas i fältet längst ned på sidan Mina lediga dagar. Denna sektion inleds med din Year-end forecast, de dagar du har kvar att ta före den 31 december, och visar, i förekommande fall, antalet väntande ledighetsförfrågan som ännu inte godkänts.
Steg för att skapa en ledighetsförfrågan
För att skapa en ledighetsförfrågan, följ dessa steg:
- Navigera till "My absences" i huvudmenyn.
- Klicka på knappen "New absence request" i det övre högra hörnet på sidan.
- Ange detaljer för förfrågan:
- "Type": Ange vilken typ av ledighet du begär (t.ex. semester, sjukfrånvaro, etc.). Bredvid varje typ visar listan vad den lämnar kvar åt dig. En typ med en egen kvot visar hur mycket av kvoten som återstår av det som beviljats. En typ för årlig semester visar din Year-end forecast, eller de dagar som är tillgängliga nu när din organisation visar Available now. En typ som inte tar från något saldo visar ingen siffra.
- "Description": Ange en kort beskrivning eller anledning för ledigheten (kan vara valfritt om det konfigurerats så i inställningarna).
- Ledighetsperiod: Välj dag eller period för ledigheten i kalendern med hjälp av dra-och-släpp-funktionen.
Obs: När en ledighetstyp har valts markeras beskrivningsfältet som obligatoriskt eller förblir valfritt baserat på de gemensamma ledighetsinställningarna.
Obs: Du har även möjlighet att välja ett antal timmar (från 1 till 7) i fältet "Hours" om den begärda ledigheten är kortare än en hel dag.
Obs: När du har valt en typ och datumen visar panelen bredvid formuläret vad förfrågan skulle ändra, innan du skickar den. Den anger antalet arbetsdagar som förfrågan faktiskt kostar (helger, röda dagar och ditt eget arbetsmönster är redan avdragna), och din Year-end forecast före och efter förfrågan. Om din organisation visar Available now följer de dagar du kan ta i dag på en liten rad under, även den före och efter; den är avstängd som standard, och Semesterdagar förklarar båda siffrorna. Där det inte finns någon årsslutsprognos att visa anger panelen i stället de dagar som är tillgängliga nu. En stapel visar förfrågan mot hela årets rätt, där den del som sträcker sig bortom det du hunnit tjäna in är markerad för sig.
Obs: Årlig semester belastar kvoten för det år den infaller i. När en förfrågan infaller delvis eller helt nästa år visar panelen det årets saldo på en egen rad, före och efter förfrågan, efter avdrag för dina andra väntande förfrågningar det året.
Obs: Panelen ger dig också ett av tre svar. Den ryms: förfrågan håller sig inom den ledighet du redan tjänat in. Du tar ut den i förskott: ledigheten är ännu inte intjänad, din organisation tillåter det, och panelen anger vilket datum det jämnar ut sig. Den överstiger din rätt för året: förfrågan kan inte skickas, och panelen förklarar varför.
Obs: Om datumen överlappar en frånvaro du redan har säger panelen det innan du skickar, i stället för att förfrågan misslyckas efteråt. Den anger också vem förfrågan går till för godkännande och när ett underlag krävs för den typ och den orsak du valt. I typlistan visar varje typ hur mycket du har kvar av den, och kalendern markerar helger och röda dagar, sätter en prick på dagar du redan bokat och lyfter fram dagens datum.
- Klicka på "Create request" för att spara din ledighetsförfrågan.
När du har sparat din ledighetsförfrågan visas den under fliken Ledighetsförfrågningar på sidan "My absences" med aktuell status. Den visas också under fliken Ledighetsförfrågningar i Ledighetshantering för att godkännas eller avvisas av chefer.
Ledighetshistorik
Fliken "Time off history" visar en komplett lista över alla fullt godkända ledighetsförfrågan. När en ledighetsförfrågan har fått alla nödvändiga godkännanden visas den automatiskt i denna vy.
Varje rad i tabellen visar följande detaljer:
- Ledighetstyp - Kategorin för ledigheten (t.ex. Semester, Giftermål, Sjukdom).
- Beskrivning - Beskrivning som angavs vid skapandet av förfrågan (kan vara valfritt).
- Från / Till - Start- och slutdatum för ledigheten.
- Varaktighet - Total längd på ledigheten (i timmar eller dagar).
- Status - Slutgiltig godkännandestatus för ledigheten ("Godkänd").
Denna flik gör det enkelt för anställda att granska sin ledighetshistorik. Använd filtren längst upp för att begränsa resultaten efter ledighetstyp eller datumintervall.
Hantera dina egna ledighetsförfrågan
Du kan avbryta din förfrågan genom att klicka på Papperskorgen bredvid förfrågan och bekräfta ditt val. Detta alternativ är tillgängligt så länge din förfrågan ännu inte har godkänts eller avslagits av en chef.
Bifoga ett styrkande dokument
Vissa ledighetstyper kräver ett styrkande dokument, till exempel ett läkarintyg. Medan din ansökan väntar på godkännande kan du öppna den från fliken Ledighetsförfrågningar. Avsnittet "Supporting documents" visar om ett dokument fortfarande saknas, och "Attach document" låter dig välja filen. När det är bifogat kan de som kan se din ansökan — du, HR och dina godkännare — öppna det från samma avsnitt.
Obs: Bifoga dokumentet innan ansökan godkänns: en typ som kräver ett kan inte godkännas utan det. En ansökan av en typ som är "Accepted automatically" godkänns så snart du skickar den; när den visas under fliken "Time off history" kan du (eller HR) bifoga dokumentet därifrån istället för från själva ansökan.
Meddelande om godkännande eller avslag
- Godkännande: Om din förfrågan godkänns får du ett e-postmeddelande och statusen för förfrågan ändras till "Accepted". Den godkända ledigheten flyttas till fliken "Time off history". Om mer än 1 godkännande krävs för din organisation förblir förfrågan i väntande status efter ett godkännande, tills alla nödvändiga godkännanden har givits.
- Avslag: Om din förfrågan avvisas får du också ett e-postmeddelande och förfrågan tas bort från listan Ledighetsförfrågningar.
Exempelanvändning
- Begära en veckas semester för en planerad resa.
- Skicka in en endagsförfrågan för ett läkarbesök.
- Boka några timmars ledighet för ett personligt ärende.
- Ansöka om en längre period av föräldraledighet, om det konfigurerats av din organisation.