Hantera ledighetsförfrågningar

Som chef kan du granska inkomna ledighetsförfrågningar och godkänna eller avvisa dem med ett enda klick. Allt som rör ledighet finns i en enda grupp "Time off" i sidofältet. En ledighetsansvarig hittar alla vyer där: "New time off request", sin egen ledighet, förfrågningarna, planeraren, utnyttjandevyn och "Time off dashboard". Alla andra ser samma grupp med bara "New time off request" och sin egen ledighet. Det finns två vyer som hjälper dig att hantera ledigheter. Den första är fliken Ledighetsförfrågningar. Alla begärda ledigheter listas under fliken Ledighetsförfrågningar. Fliken öppnas på de väntande förfrågningarna. Statusfiltret erbjuder "Pending" och "Rejected", och när det sista statusfiltret tas bort återgår fliken till de väntande förfrågningarna.

Denna sektion ger viktig information om varje förfrågan, inklusive:

"Name": Namnet på den anställde som begär ledighet.
Ledighetstyp: Typen av ledighetsförfrågan.
"Description": En kort förklaring eller ytterligare detaljer som den anställde angett för ledighetsförfrågan (kan vara tom om den konfigurerats som valfri).
Från/Till: Start- och slutdatum för den begärda ledigheten.
"Duration": Total varaktighet för ledighetsförfrågan, angiven i timmar.
Status: Aktuell status för förfrågan (t.ex. Väntande (om inga godkännanden ännu), eller Godkänd 1/2, Godkänd 2/3 om flera godkännanden krävs).
Pilknapp: När en användare klickar på pilknappen visas en sidopanel med detaljerad information om den valda ledigheten. Denna vy fungerar både som informationspanel och åtgärdscenter för godkännare. Panelen inkluderar:

Anställdes namn och avatar
Ledighetsperiod: visar tydligt start- och slutdatum med totalt begärda timmar eller dagar
När det hände: under datumen anger "Submitted" datum och tid då förfrågan gjordes, och när den har godkänts eller avslagits anger "Decided" datum och tid för det senaste beslutet och av vem. Båda använder organisationens datumformat. En väntande förfrågan visar bara "Submitted". En förfrågan som godkänts först efter sin första dag har markeringen "Approved after the leave began"; ett avslag har aldrig den. För en förfrågan i historiken visas "Submitted" bara när tidpunkten för inskickandet är känd.
Aktuellt ledighetssaldo och saldot efter förfrågan. Årlig semester belastar kvoten för det år den infaller i, så för en förfrågan om årlig semester visar panelen ett block per kvotår som förfrågan berör. Varje block anger det årets saldo, de andra väntande förfrågningarna det året och saldot efter; en förfrågan som sträcker sig över årsskiftet visar också hur mycket av den som faller på respektive år. En varning om att kvoten överskrids visas det år som är överdraget.
För en frånvaro som redan är godkänd är det visade saldot det för frånvarons eget år, räknat till den 31 december. Frånvaron ingår redan i det saldot och dras därför inte av igen; endast det årets väntande förfrågningar dras av. En frånvaro som sträcker sig över årsskiftet visar ett block för varje år den berör.
Ledighetstyp och beskrivning, om angiven
Godkännandeväg: visar listan över godkännare om mer än 1 behövs.

Från startsidan

Kortet "Time off requests" på startsidan räknar de väntande förfrågningar som du kan agera på — samma som visar Godkänn och Avvisa för dig — och listar de tre som startar först, med den anställde, datum, varaktighet och ledighetstyp. Dina egna förfrågningar finns inte med. När du väljer en rad öppnas samma sidopanel, där beslutet fattas; "Review requests" öppnar fliken Ledighetsförfrågningar.

När ingenting väntar står det "No pending requests" på kortet, och det länkar till förfrågningshistoriken. Om listan inte kunde läsas in fullständigt visar kortet de förfrågningar det har och anger att listan är ofullständig i stället för att ge en summa. Kortet visas för personer med rollen "Time off manager" eller "Time off verifier".

En "Time off viewer" ser också kortet, skrivskyddat. Det listar alla väntande förfrågningar som personen kan se, av alla ledighetstyper, under "Awaiting a decision", och dess knapp heter "View requests". En rad öppnar samma panel, utan Godkänn och Avvisa. Den som har visarrollen tillsammans med chefs- eller verifierarrollen behåller godkännarens kort.

Skrivskyddad åtkomst: rollen Time off viewer

Rollen "Time off viewer" är till för den som behöver se allas ledighet utan att fatta beslut om den, till exempel en kontorschef som planerar vikarier. En Time off viewer kan öppna fliken Ledighetsförfrågningar, fliken "Time off history" och Ledighetsplaneraren, och ser det skrivskyddade kortet "Time off requests" på startsidan. Hen kan också öppna ett projekts flik för ledighetsplaneraren, skrivskyddad, som visar projektets medlemmar. Den som har ledighetsroller men ingen av projektrollerna ser bara den fliken i projektet, och en länk till någon annan flik i det öppnar planeraren i stället. Hen kan inte godkänna, avvisa, lägga till, redigera eller ta bort ledighet. Rollen ges på en persons flik för behörigheter, som "Time off viewer". Se Behörigheter.

Styrkande dokument

När ledighetstypen kräver ett styrkande dokument visar sidopanelen ett avsnitt "Supporting documents": de dokument som redan bifogats, som var och en kan öppnas, och en varning så länge ett fortfarande saknas. En förfrågan vars typ kräver ett dokument kan inte godkännas förrän ett har bifogats.

Den anställde och alla med rollen Ledighetsansvarig kan lägga till ett med "Attach document" — till exempel å vägnar av en anställd som är sjukskriven. En godkännare utan den rollen kan öppna dokumentet men inte bifoga ett: dokumentet kommer från den anställde, och godkännaren är den som väntar på det.

Godkännandemekanism

Om bara ett godkännande krävs (dvs. Antal godkännanden = 1), kommer den första godkännaren som accepterar förfrågan att slutföra den:

Statusen ändras från Väntande till Godkänd
Förfrågan flyttas automatiskt till fliken "Time off history"
Godkännaren ser både knappen "Accept" och knappen "Reject"

Om flera godkännanden krävs:

När den aktuella användaren godkänner ser de inte längre åtgärdsknappar
Ledigheten förblir under fliken Ledighetsförfrågningar tills alla godkännanden är klara
Förfrågan flyttas först till "Time off history" när alla nödvändiga godkännanden är uppfyllda

Detta säkerställer full transparens i flernivåers godkännandearbetsfloden samtidigt som enklare fall med en nivå förenklas.

Alla ledigheter som blivit fullt godkända visas under fliken "Time off history". Pågående ledigheter har en blå bakgrund för att göra dem lättare att identifiera. Flikarna Ledighetsförfrågningar och "Time off history" kan filtreras efter Anställd och typ av ledighet.

Chefer kan hantera redan godkända ledighetsförfrågningar direkt från fliken "Time off history". När man visar en specifik anställdes godkända ledighet:

Redigeringsfunktion

Genom att klicka på alternativet "Redigera ledighetsfrånvaro" i sidopanelen visas ett standardredigeringsformular.

Formuläret tillåter chefen att:

Ändra ledighetstypen.
Justera beskrivningen.
Ändra varaktigheten för ledigheten (datumintervall och timmar).

Obs: Det är inte möjligt att ändra den anställde vid redigering av en redan skapad ledighet.

Ledighetssaldot som visas i formuläret uppdateras dynamiskt baserat på den redigerade varaktigheten. När ändringar sparas uppdateras ledighetsdetaljerna och ledighetssaldot därefter.

Borttagningsfunktion

Chefer kan även klicka på knappen "Ta bort ledighetsfrånvaro" för att radera ledighetsposten. En bekräftelsedialog visas med frågan: "Are you sure you want to delete?" Efter bekräftelse via "Yes, continue" tas ledigheten bort från systemet. Om den borttagna ledigheten tidigare minskat den anställdes ledighetssaldo, beräknas saldot automatiskt om och uppdateras för att återspegla borttagningen.

Detta säkerställer full flexibilitet och noggrannhet vid hantering av ledighetsposter, samtidigt som en aktuell spårning av tillgängliga lediga dagar för anställda upprätthålls.

Skapa ledighet på en anställdes vägnar

Som chef har du också möjlighet att skapa frånvaro på valfri aktiv anställds vägnar genom att klicka på knappen "Add time off" i det övre högra hörnet. Dialogen kan göra två olika saker, och en väljare högst upp i den, precis under personen du valde, avgör vilken:

"Add absence" registrerar frånvaron direkt, utan godkännande. Det är vad den här dialogen alltid har gjort, och det förblir standardvalet.
"Request on behalf" skickar i stället in en förfrågan. Den går till den anställdes godkännare precis som en förfrågan personen själv hade skickat in, och den är inte frånvaro förrän de har godkänt den.

En rad under väljaren upprepar vilken du är på: Registreras direkt, utan godkännande, eller Går till godkännaren som en vanlig förfrågan. Knappen längst ner ändras med den ("Create time off" mot "Send request"), och i förfrågningsläget anger foten också vem den går till, under Godkänns av.

Obs: Väljaren visas endast för administratörer och HR-chefer. En ledighetsansvarig utan HR-rollen kan fortfarande lägga till frånvaro åt någon, men kan inte skicka in en förfrågan i deras namn. Om du inte ser väljaren är det därför.

För att skapa frånvaro på en anställds vägnar följer du dessa steg:

Öppna gruppen "Time off" i sidofältet och gå till ledighetsförfrågningarna.
Klicka på knappen Lägg till ledighet.
Välj den anställde från rullgardinsmenyn.
Välj "Add absence" eller "Request on behalf".
Välj ledighetstyp.
Om den typen är uppdelad efter skäl, välj ett. Skälet avgör vilken del av rätten frånvaron dras från, så siffrorna bredvid formuläret följer det.
Ange en kort beskrivning (valfritt, om det i inställningarna är markerat som inte obligatoriskt).
Välj dagen eller perioden i kalendern med dra och släpp.
Spara den med "Create time off", eller skicka den med "Send request".

Obs: När en ledighetstyp har valts markeras beskrivningsfältet som obligatoriskt eller förblir valfritt beroende på de allmänna ledighetsinställningarna.

Obs: Du har också möjlighet att välja några timmar (från 1 till 7) i fältet "Hours" om frånvaron är kortare än en hel arbetsdag.

Obs: När både en person och en typ har valts visar panelen bredvid formuläret vad frånvaron skulle ändra för den personen, inte för dig. Den anger antalet arbetsdagar den faktiskt kostar (helger, helgdagar och den personens eget arbetsmönster är redan avdragna), och deras Year-end forecast före och efter. Om din organisation visar Available now följer den personens dagar tillgängliga i dag på en liten rad under, även de före och efter; inställningen beskrivs i Frånvaroinställningar. Där det inte finns någon årsslutsprognos att visa anger panelen i stället de dagar som är tillgängliga nu. Innan båda är valda visar den ingenting, eftersom varje siffra i den tillhör en bestämd person.

Obs: Panelen ger ett av tre svar, och här varnar den i stället för att neka. Det ryms: inom den ledighet som redan tjänats in. Tas i förskott: inte intjänad än, din organisation tillåter det, och panelen anger datumet då det jämnar ut sig. Överstiger årets rätt: panelen säger det och låter dig ändå registrera den, eftersom en chef ibland måste mata in vad som faktiskt hände (en sjukanmälan eller en efterregistrering). Det är här den här dialogen skiljer sig från den anställdes egen, där det svaret hindrar att förfrågan skickas.

Obs: Panelen varnar också för datum som överlappar en frånvaro personen redan har, i stället för att låta sparandet misslyckas efteråt, och anger när ett underlag krävs för vald typ och vald orsak. Kalendern markerar helger, helgdagar och den personens befintliga frånvaro och anger antalet arbetsdagar i perioden.

Obs: "Repeat this absence" erbjuds endast för "Add absence". En förfrågan kan inte upprepas, så alternativet försvinner så snart du byter till "Request on behalf".

Frånvaro som lagts till med "Add absence" visas direkt under fliken "Time off history" med möjlighet att redigeras eller tas bort. Den som skickats med "Request on behalf" visas i stället under fliken Ledighetsförfrågningar och stannar där tills godkännarna har hanterat den.

Ledighetsplanerare

Ledighetsplaneraren, i gruppen "Time off" i sidofältet, ger en visuell kalendervy över alla godkända frånvaron i organisationen, vilket hjälper chefer och team att planera arbete kring anställdes tillgänglighet. På en standardskrivbordsskärm visar planeraren ett rullande 30-dagarsfonster som börjar från aktuell dag. Detta hjälper chefer att snabbt överblicka både kommande och pågående ledigheter.

Ledighetsplaneraren inkluderar:

Interaktiv kalendervy - Visa schemalagda ledigheter för anställda.
Snabbskapande av ledighet - Klicka på en tom dagruta eller använd dra-och-släpp för att lägga till en ledighet.
Godkännandearbetsflöde - Godkänn eller avvisa väntande ledighetsförfrågningar.
Redigering och borttagning - Ändra eller ta bort godkända ledigheter vid behov.
Synlighet för väntande godkännanden - Om ytterligare godkännanden krävs markeras förfrågan som väntande med relevanta detaljer.

Filtrera ett stort team

Bredvid medlemsfiltret erbjuder planeraren två filter:

Projekt visar bara de aktiva medlemmarna i det valda projektet. Delprojekt visas under sitt överordnade projekt, och listan går att söka i.
Avdelning visar bara personer på den valda avdelningen, där både huvudavdelningen och eventuella ytterligare avdelningar räknas. Det är tillgängligt för "Time off manager". En "Time off verifier" ser det inte ännu.

Ett filter erbjuds bara när det finns något att välja. I ett projekts egen planerare visas inte projektfiltret.

Planeraren öppnas på din egen avdelning, markerad "(my team)" i avdelningslistan. Den avdelning, det projekt och de personer du väljer sparas i sidans adress, så att bakåtknappen, en omladdning eller en delad länk visar samma urval. När urvalet skiljer sig från ditt team för "Reset filters" tillbaka det till ditt team. Om ingen matchar filtren säger planeraren det och erbjuder även "Reset filters". Planeraren för ett enskilt projekt, eller för en vald grupp personer, öppnas på dem.

När du rullar ligger datumhuvudet och veckonavigatorn kvar fastlåsta under den övre listen, och på en smal skärm blir namnkolumnen kvar medan dagarna rullar i sidled.

Lägga till en ledighet i Ledighetsplaneraren

Klicka på en tom dagruta i planeraren.
Alternativt använd dra-och-släpp för att definiera ledighetsperioden.
Fyll i nödvändiga ledighetsdetaljer (t.ex. typ av ledighet, varaktighet, beskrivning).
Klicka på knappen "Create time off". Ledigheten visas i planeraren och alla andra relevanta vyer som redan godkänd.

Redigera eller ta bort en godkänd ledighet

Klicka på en redan godkänd ledighet.
Ändra detaljerna genom att klicka på relevant knapp i sidopanelen som visas.
Använd alternativet Ta bort ledighetsfrånvaro för att ta bort ledigheten vid behov.

Godkänna eller avvisa en ledighetsförfrågan

Om en förfrågan väntar på godkännande skiljer den sig visuellt från godkända ledigheter i kalendern.
Som ledighetschef kan du:
- Klicka på förfrågan för att visa detaljer.
- "Approve" eller "Reject" förfrågan genom att klicka på relevant knapp.
- Om ytterligare godkännanden behövs förblir förfrågan som väntande tills alla nödvändiga godkännanden är klara.

Använd filter för att visa specifika anställda.

Ledighetsplaneraren förenklar ledighetshantering genom att tillhandahålla ett lättanvänt och transparent spårningssystem. Med möjligheten att använda filter för att visa specifika anställda kan chefer säkerställa smidig ledighetsplanering samtidigt som balansen i arbetsstyrkan upprätthålls.

Exempelanvändning

Godkänna väntande förfrågningar: Granska och godkänn eller avvisa flera ledighetsförfrågningar snabbt från dina teammedlemmar.
Skapa ledighet för en anställd: Lägg till en sjukdag eller specialledighet på uppdrag av en anställd som inte kan skicka in den själv.
Justera godkänd ledighet: Ändra datum eller varaktighet för en redan godkänd ledighet om planerna ändras, för att säkerställa korrekta ledighetsposter.
Visualisera teamets tillgänglighet: Använd Ledighetsplaneraren för att få en övergripande översikt över vem som är ledig vid en given tidpunkt, som stöd för personalplanering.