Vanliga inställningar för ledighet
I Flowtly kan du som chef konfigurera gemensamma inställningar för ledighet i din organisation för att anpassa processen för ledighetshantering till företagets policyer och operativa behov. Dessa inställningar låter dig anpassa godkännandeprocesser och kategorisera olika typer av ledighet. För att uppdatera dessa inställningar, navigera till "Settings" från din organisations huvudmeny och välj panelen "Time off types".
Antal godkännanden
Antal godkännanden definierar hur många godkännanden som krävs för att en ledighetsansökan ska fullföljas och godkännas. Denna inställning säkerställer att ledighetsansökningar granskas och godkänns korrekt innan de bekräftas.
För att ställa in Antal godkännanden för din organisation:
- Navigera till "Settings" från huvudmenyn.
- Välj panelen "Time off types".
- I avsnittet "Approval count", ange önskat antal godkännanden som krävs för att en ansökan ska godkännas.
- Välj "Save".
Till exempel: Om du ställer in Antal godkännanden till 2 kommer anställdas ledighetsansökningar att förbli väntande tills två personer med den angivna rollen godkänner dem.
Ledighetstyper
Alla ledighetstyper kan hittas och justeras i avsnittet "Time off types", som finns under inställningarna för antalet godkännanden i panelen "Time off types". Varje ledighetstyp har en specifik färg och ikon för enkel identifiering.
Flowtly har tolv inbyggda ledighetstyper:
- Vacation
- Sick leave
- Pick up day
- Marriage
- Army
- Unpaid
- Remote
- On demand
- Family matters
- Coaching
- Client office
- Day in lieu
Du kan redigera dessa typer baserat på ditt företags policy och lägga till egna typer, enligt beskrivningen nedan under Lägga till en ledighetstyp. För att förhindra anställda från att ansöka om en specifik ledighetstyp kan du inaktivera dess status.
Så här hanterar du ledighetstyper:
- Navigera till "Settings" från huvudmenyn.
- Välj panelen "Time off types".
- Scrolla till avsnittet "Time off types".
- Välj pennikonen (redigeringsläge) bredvid den ledighetstyp du vill ändra.
- För att inaktivera ledighetstypen, slå av växlingsknappen "Active".
- För att aktivera ledighetstypen, slå på växlingsknappen "Active".
- För att göra en beskrivning obligatorisk vid ansökan om denna ledighetstyp, slå på växlingsknappen "Description required".
- Välj "Save".
Om "Description required" är avstängd, kommer beskrivningsfältet att förbli valfritt för den ledighetstypen.
En ledighetstyp kan också be om ett styrkande dokument, till exempel ett läkarintyg. När typen är inställd på "Requires approval", slå på "Supporting document required before approval": ansökan kan inte godkännas förrän ett dokument har bifogats. När typen är inställd på "Accepted automatically" heter samma inställning "Ask for a supporting document": eftersom ansökan godkänns direkt hålls den inte tillbaka av ett saknat dokument: dokumentet kan i stället bifogas i efterhand, från den ledighetens post under fliken "Time off history", i stället för från själva ansökan. Inställningen behålls om du senare ändrar godkännandeläget.
Lägga till en ledighetstyp
"Add time off type", på panelen "Time off types", öppnar en dialog med två sätt att göra det. De är inte varianter av samma sak, så det lönar sig att veta vilket du vill ha innan du börjar skriva.
"Predefined" slår på en av de tolv inbyggda typerna ovan, under ett namn du själv väljer. Välj typen under "Built-in type" och skriv det namn din organisation använder i "Name". Namnet är det de anställda ser när de ansöker om ledighet; den inbyggda typen bakom det är det som resten av Flowtly känner igen. Varje inbyggd typ kan bara slås på en gång, så listan erbjuder bara de som inte redan används, och när alla tolv används säger den det.
"Custom" skapar en egen ledighetstyp. Den kräver ett namn, en ikon och en färg, alla tre obligatoriska, och inget annat: det finns ingen inbyggd typ bakom den. Använd den när den frånvaro din organisation registrerar inte är någon av de tolv, till exempel en tjänsteresa.
Valet gäller inte bara namnet, och det här är delen som är värd att läsa innan du väljer "Custom". En inbyggd typ är en som Flowtly känner igen som en viss sorts frånvaro, så det beteende som hör till den sorten följer med. Ledighet som tas som "Vacation" eller som "On demand" dras från den intjänade rätten till årlig semester. Markeringen för distansarbete i tidrapporteringen registrerar på den inbyggda typen "Remote". En anpassad typ har inget av detta. Den är en riktig ledighetstyp (anställda ansöker om den, den visas i kalendern och i rapporter, och en person kan tilldelas en egen kvot för den), men inget behandlar den som den sorts frånvaro den liknar. En anpassad typ som heter "Årlig semester" dras inte från rätten till årlig semester; det gör den inbyggda typen "Vacation". Om frånvaron du lägger till beter sig som en av de tolv, välj den under "Predefined" och byt namn på den i stället för att återskapa den under "Custom".
Båda sätten erbjuder samma inställningar bredvid namnet, och alla kan ändras senare: "Active", "Description required", inställningen för styrkande dokument som beskrivs tidigare på den här sidan, om ett projekt kan väljas i ansökan, om återkommande ansökningar tillåts, och om typen är inställd på "Requires approval" eller "Accepted automatically". En typ du lägger till kräver godkännande och ber inte om något annat förrän du bestämmer något annat.
Exempel på användningsfall
- Centraliserat godkännande: En stor organisation konfigurerar antalet godkännanden för att kräva två nivåer av godkännande (t.ex. närmaste chef och avdelningschef) för alla ledighetsansökningar för att säkerställa tillräcklig bemanning.
- Effektiviserat godkännande: Ett litet team med platt hierarki ställer in antalet godkännanden till ett, vilket gör att en enda utsedd godkännare snabbt kan hantera ledighetsansökningar.
- Anpassade ledighetskategorier: Ett företag anpassar sina Ledighetstyper för att inkludera specifika kategorier som "Volontärdag" eller "Studieledighet" för att återspegla unika förmåner för anställda eller branschspecifika behov.
- Policyefterlevnad: En organisation inaktiverar ledighetstyper som "Marriage" eller "Army" om de inte är tillämpliga för deras nuvarande personalstyrka eller interna policyer, vilket förenklar de tillgängliga alternativen för anställda.