Förbrukningsavräkningar för hyresgäster

En förbrukningsavräkning för en hyresgäst räknar ut vad en hyresgästs hyresavtal är skyldigt för el under en månad: den energi som hyresgästens mätare har registrerat, multiplicerad med den gällande taxan. Den är tänkt att kontrolleras mot de förbrukningsfakturor du redan har utfärdat.

Det finns ännu ingen vy för detta. Avräkningar kan bara beräknas, läsas och slutföras via Flowtlys API, av din administratör eller en integrationspartner. Inget av detta syns i dag i appens menyer, och ingenting faktureras utifrån en avräkning.

Vad en avräkning innehåller

• En avräkning per hyresavtal och månad, för elmätarna på de enheter som hyresavtalet omfattar.
• En rad per mätare: de registrerade kWh, enhetspriset och beloppet.
• Beloppen avrundas till två decimaler per rad, och summan är summan av de avrundade raderna.
• En hyresgäst vars enheter saknar mätare har ingen avräkning.

Hur månaden mäts

• Bara den del av månaden då hyresavtalet faktiskt löper räknas. Ett hyresavtal som börjar den 16:e mäts från den 16:e. Ett hyresavtal utan slutdatum behandlas som fortfarande löpande.
• Taxan är den som gäller den första dagen i månaden. En taxa som är satt för ett visst projekt eller en viss mätare går före organisationens standardtaxa. En standardtaxa gäller aldrig före sitt eget startdatum.
• En enhet som två hyresavtal delar under samma period flaggas, eftersom varje hyresavtal annars skulle debiteras för hela enheten.

Utkast och slutlig

En beräknad avräkning är ett utkast. Att räkna om ett utkast uppdaterar det med de aktuella avläsningarna och taxorna. En andra person med rätt behörighet slutför det sedan. En slutlig avräkning ändras aldrig mer, inte ens om en avläsning eller en taxa redigeras senare. För att rätta en slutlig avräkning räknar du om, vilket skapar ett nytt utkast bredvid; när det utkastet slutförs ersätter det den tidigare avräkningen.

En avräkning kan inte slutföras så länge den har ett hinder:

• en rad saknar taxa och kan därför inte prissättas;
• en avläsning ser tveksam ut (negativ, markerad som uppskattning eller långt från mätarens övriga avläsningar);
• avräkningen saknar rader.

Hindren listas tillsammans med avräkningen, så att du ser vad som behöver åtgärdas innan den slutförs.

Ta bort ett hyresavtal som har avräkningar

Ett hyresavtal som har en slutlig avräkning kan inte tas bort. Eftersom en slutlig avräkning är en post som aldrig ändras avvisar Flowtly borttagningen, listar de slutliga avräkningarna per förbrukningsslag och månad och ändrar ingenting. Utkast hindrar inte borttagningen: de tas bort tillsammans med hyresavtalet.

Jämförelse med dina fakturor

En skrivskyddad jämförelse ställer varje avräkning bredvid de förbrukningsfakturor som utfärdats till samma kund. Den räknar de fakturarader som är taggade som förbrukning och sålda månaden efter förbrukningsmånaden (eller senare, om din organisation fakturerar i efterhand med fler månader). För varje hyresavtal visar den skillnaden. Hyresavtal inom en procent visas som överensstämmande; större avvikelser markeras som oförklarade och tvingas aldrig att stämma. Om det inte finns någon faktura eller någon summa att jämföra med säger jämförelsen det i stället för att visa en nolla.

Vem kan göra vad

Båda behörigheterna är avstängda som standard och ges med avsikt, i dina behörighetsgrupper:

• "Meter Statements Calculator" beräknar och läser avräkningar och jämförelsen.
• "Meter Statements Finaliser" slutför avräkningar och kan läsa dem.

De två är åtskilda så att den som beräknar inte är den som godkänner.

Allt detta kräver också att funktionerna för fastighetsförvaltning och inställningen för förbrukningsmätare (Tillgångsinställningar) är aktiverade för din organisation.

Ange standardtaxan

Om dina fakturor redan visar vad du har debiterat per kWh kan Flowtlys supportteam härleda standardtaxan för en månad ur dem: det tar den taxa som flest hyresgästers fakturor är överens om och registrerar den en gång. Det visar först vad det skulle registrera och skriver ingenting förrän det har bekräftats, och det vägrar när hyresgästernas taxor inte stämmer överens.

Vad som ännu inte omfattas

Gemensamma serviceavgifter och årsavstämning, vatten och värme, hyresgäster utan mätare, en vy för något av detta och att göra om en avräkning till en faktura.