Välja taggar för budgetering

En budget kan bara besvara de frågor som dess taggar har satts upp för att besvara. Den här artikeln hjälper dig att bestämma vilka taggrupper och taggar du ska skapa innan du börjar budgetera. Den ger alternativ snarare än en fast uppsättning, så att du kan välja det som passar hur din organisation arbetar. Du behöver ingen ekonomibakgrund för att följa den.

Vad en tagg gör för en budget

En taggrupp besvarar en fråga. Vyn "P&L by tags" i en budget bryter ner intäkter och kostnader per taggrupp, en grupp i taget: du väljer gruppen i "Tag group", och varje tagg i gruppen blir en rad. En grupp som heter Kunder besvarar "vilken kund kom de här pengarna från, eller gick de till?". En grupp som heter Kostnadsslag besvarar "vad var det för slags utgift?".

Tre regler följer av det:

Ett dokument räknas fullt ut i varje grupp där det har en tagg. En faktura med taggen Kund A i Kunder och Mediaköp i Kostnadsslag visas fullt ut i båda nedbrytningarna. Grupperna är separata vyer av samma totalsumma, så du lägger aldrig ihop dem.
Inom en grupp delas ett dokument mellan sina taggar. En faktura med två kunder som taggar delas mellan dem och räknas aldrig två gånger, så raderna i en grupp summerar alltid till budgetens total.
Allt som saknar tagg från gruppen hamnar på raden "Untagged". En stor "Untagged"-rad är det första tecknet på att en grupp inte används på alla dokument.

När Flowtly letar efter en kostnads tagg i en grupp börjar det på det mest specifika stället och arbetar sig utåt: fakturaraderna, sedan fakturan som helhet, sedan banktransaktionen som betalade den och till sist motparten. Så snart någon rad på en faktura har en tagg från gruppen räknas bara raderna: en rad utan tagg hamnar på "Untagged" i stället för att ta fakturans tagg. Att tagga en leverantör en gång kan alltså täcka alla dess fakturor, och att tagga en faktura eller dess rader åsidosätter det. Intäkter börjar från försäljningsfakturans rader och går sedan till fakturan som helhet. En obetald försäljningsfaktura utan tagg från gruppen räknas som "Untagged", oavsett vad dess motpart har, så tagga själva försäljningsfakturorna.

Hur siffrorna beräknas och läses beskrivs i Budget-resultaträkning och prognos.

De tre frågor de flesta organisationer börjar med

De flesta organisationer behöver tre taggrupper: vem arbetet är till för, vilket arbete det är och vad det är för slags pengar. Var och en kan sättas upp på mer än ett rimligt sätt.

Kunder

Skapa en taggrupp, till exempel Kunder, med en tagg per kund. Välj sedan hur långt du vill gå:

Alternativ A: intäkt per kund. Tagga bara försäljningsfakturorna. Nedbrytningen visar hur mycket varje kund ger. Det är den enklaste uppsättningen och ett bra ställe att börja på.
Alternativ B: marginal per kund. Tagga också de kostnader du köper in för en kund, till exempel media eller en frilansare som bara arbetar med det kundkontot. Nedbrytningen visar då intäkt och kostnad per kund, och därmed den marginal var och en lämnar.

Två inställningar sparar skrivande:

Slå på "Also apply to counterparties" på gruppen, så kan du sätta en kundtagg på själva motparten. Resultaträkningen använder den taggen för motpartens kostnadsdokument som saknar tagg från gruppen. Den når inte en obetald försäljningsfaktura, så ge försäljningsfakturor en egen kundtagg.
Fyll i "Default invoice tags" hos en leverantör som bara arbetar för en kund. Taggarna läggs till på leverantörens inkommande fakturor när de matchas, eller erbjuds som förslag om din organisation har stängt av automatiskt tillägg. Se Motparter.

Flowtly kopplar inte en kund till en tagg åt dig. Skapa taggen när du tar emot kunden.

Projekt

Skapa en grupp som Projekt. Välj sedan:

Alternativ A: en tagg per projekt. Bäst när projekten är få och pågår i månader.
Alternativ B: en tagg per projekttyp, till exempel Retainer, Kampanj och Engångsuppdrag. Bäst när projekten är många och korta, och det du vill jämföra är typen av arbete snarare än varje enskilt jobb.

För alternativ A anger du "Linked project" på varje tagg. På en inköpsfaktura fyller valet av taggen då i projektet, och valet av projektet fyller i taggen. Båda kan fortfarande redigeras. Kopplingen anges manuellt, tagg för tagg.

Kostnads- och intäktsslag

Det här är den ledningsmässiga vyn: vad pengarna gick till och var intäkterna kom ifrån. Alternativ:

Alternativ A: en kort startlista. För ett tjänsteföretag till exempel: mediaköp, frilansare och konsulter, löner, verktyg och prenumerationer, kontor, resor och egen marknadsföring. För intäkter en tagg per tjänsteområde.
Alternativ B: följ din revisors kontoplan. Använd de kontonamn som din revisor redan rapporterar efter, så att budgeten och bokföringen talar samma språk. Fyll i "Accounting code" på varje tagg om du exporterar till din revisor.
Alternativ C: börja med fem och dela upp senare. Börja med fem breda taggar och dela upp en när den blir för stor för att förklara. Det är lättare att dela upp en tagg än att slå ihop två som människor har använt på olika sätt.

Om kostnader och intäkter delar en grupp, låt varje taggnamn börja med vad det är, till exempel Kostnader · Kontor eller Intäkter · Retainers, och ställ in "Invoice direction" på "Incoming (purchase) invoices only" eller "Outgoing (sales) invoices only". Varje faktura erbjuder då bara de taggar som passar den.

Taggkategorier: ett fält per fråga

En taggrupp avgör hur resultaträkningen bryts ner. En kategori avgör vad människor ser när de konterar en kostnadsfaktura. "Tagging categories", öppnade längst ned på "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", gör en eller flera taggrupper till ett fält med etikett på fakturan, som erbjuder alla taggar i de grupperna.

"Required" markerar fältet som ett som ska fyllas i. Ett tomt obligatoriskt fält sänker fakturans fullständighet och markerar sektionen, men hindrar aldrig att fakturan sparas, så en faktura kan fortfarande parkeras innan den är konterad.
När "Several values" är avstängt blir fältet ett enkelval. Slå på det när en kostnad kan behöva delas över flera taggar.
Kategorierna visas i samma ordning som fälten på fakturan.

Vid en första uppsättning skapar du en kategori per taggrupp: Kund, Projekt, Kostnadsslag. Slå på "Required" för kostnadsslagskategorin från start: den stoppar ingenting, och den visar direkt vilka fakturor som fortfarande behöver konteras. Klickstegen beskrivs i Fakturataggrupper.

Misstag att undvika

Att kapsla orelaterade taggar som nivåer. Nivåer summerar inte i resultaträkningen: varje tagg är sin egen rad, oavsett vilken nivå den står på. Lägger du Redovisning under Administration under en grupp får du därför rader sida vid sida, inte en total med dess delar. Om två saker besvarar olika frågor, ge dem olika grupper.
En grupp för två frågor. En grupp som rymmer både kunder och kostnadsslag tvingar antingen människor att välja det ena eller det andra på varje faktura eller delar varje faktura mellan de två taggarna, och båda nedbrytningarna blir felaktiga.
En grupp uppkallad efter ett team i stället för en fråga. Ledning säger vem som äger listan, inte vad den besvarar. Namnge gruppen efter frågan, till exempel Kostnadsslag, så att alla taggar på samma sätt.
Att hoppa över kategorier. Utan dem måste de som konterar fakturor veta vilka grupper som finns och själva välja från var och en. Ett obligatoriskt fält per fråga är lättare att få rätt.

Ett genomgånget exempel

En liten byrå med tre kunder, fyra projekt och en person som konterar fakturor sätter upp:

Kunder: Kund A, Kund B, Kund C, med "Also apply to counterparties" påslaget, varje kunds tagg på dess motpart och på varje försäljningsfaktura som utfärdats till den.
Projekt: en tagg per projekt, var och en med "Linked project" angivet: Kund A retainer, Kund B vårkampanj, Kund B webbplats, Kund C lansering.
Kostnads- och intäktsslag: åtta taggar. Kostnader · Mediaköp, Kostnader · Frilansare, Kostnader · Verktyg och prenumerationer, Kostnader · Kontor och Kostnader · Egen marknadsföring, inställda på endast inkommande fakturor; Intäkter · Retainers, Intäkter · Kampanjer och Intäkter · Produktion, inställda på endast utgående fakturor.
Tre kategorier: Kund, Projekt och Kostnadsslag, var och en över sin egen grupp, där Kostnadsslag är obligatorisk.

I budgetens "P&L by tags" visar valet av Kunder i "Tag group" intäkt och kostnad per kund. Gemensamma kostnader som kontorshyran har ingen kundtagg, så de visas på raden "Untagged", och byrån ser hur stora omkostnader som inte debiteras någon kund. Valet av Projekt visar samma pengar per projekt, och valet av Kostnads- och intäktsslag visar vad pengarna gick till. Varje vy summerar till samma budgettotal.

Exempel på användningsfall

En kontorschef som sätter upp budgetering för första gången skapar tre taggrupper, en per fråga, innan någon konterar en faktura.
En grundare vill veta vilka kunder som är lönsamma, så teamet går från att bara tagga försäljningsfakturor till att också tagga de kostnader som köps in för varje kund.
En ekonomichef speglar revisorns kontoplan i kostnadsslagsgruppen, så att budgeten och månadsrapporten använder samma namn.
En administratör ser en stor "Untagged"-rad i kundnedbrytningen och slår på "Required" för kategorin Kund.