Budgetkonfiguration — Budgetar

För att konfigurera en budget, börja med att klicka på "Budget" i huvudmenyn. I det övre högra hörnet av vyn finns knappen "Add", som erbjuder två alternativ: Lägg till en "Budget" eller Lägg till en "Budget group".

Om du väljer alternativet Budgetgrupp, visas en modalruta där du kan ange namnet på budgetgruppen. När den har sparats visas den nya budgetgruppen i huvudbudgetvyn, placerad efter alla oberoende budgetar.

Efter att ha skapat en budgetgrupp kan du lägga till budgetar i den på två sätt:

Skapa en ny budget inom gruppen: Klicka på knappen "Add new budget" vid budgetgruppen. En modalruta öppnas, där du kan konfigurera den nya budgeten.
Koppla en befintlig budget till gruppen: Öppna den aktuella budgeten genom att klicka på dess kort, välj sedan "Edit budget" i det övre högra hörnet på sidan. I den modalruta som då visas väljer du önskad budgetgrupp från rullgardinsmenyn och sparar ändringarna. Dessutom kan du döpa om en budgetgrupp eller radera den helt med hjälp av dedikerade knappar i gränssnittet.

Om du väljer Budget-alternativet efter att ha klickat på knappen "Add", öppnas modalrutan med följande fält:

"Name";
Budgetkategori [valfritt];
"Budget type": Gemensam (alla deltagare använder en gemensam budgetpott), Individuell (varje deltagare har sin egen budgetpott, som hen använder oberoende).

När du klickar på "Save" omdirigeras du till denna budgetsida. För budgettypen Gemensam finns två flikar: "Budget summary" och Kostnader. Fliken "Budget summary" är uppdelad i två sektioner: ett diagram och en detaljerad lista över kostnader med ett cirkeldiagram som visuellt representerar alla kostnader och visar den totala summa som har använts för budgeten. I denna vy kan du planera och hantera din budget genom att klicka på den dedikerade knappen "Plan your budget".

Budgetplanering

Budgetplaneringen i Flowtly är månadsbaserad och flexibel. Du väljer ett år, och kan ange en startmånad om så önskas, samt belopp för valfri månad. Det finns inget slutdatum – värden och regler sträcker sig över framtida månader och år tills du ändrar dem. Planering krävs inte för att använda budgetar.

Planeraren visar ett år i taget för enkelhetens skull. Använd årsväljaren för att byta visningsår; detta begränsar inte budgetens period. Klicka på valfri månadskolumn för att öppna månadsredigeraren. "Budget total" högst upp till höger visar totalsumman för det aktuella visningsåret. Att spara ändringarna uppdaterar diagrammet omedelbart. Du kan när som helst återvända och justera månadsvärdena igen.

I månadsredigeraren anger du ett "Base amount" för den månaden. Om föregående månad redan har ett värde förifylls det. Du kan alternativt tillämpa Exponentiell tillväxt (%) för att lägga till en procentuell ökning månad för månad från och med denna punkt, Linjär tillväxt (valuta) för att lägga till ett fast belopp varje efterföljande månad, eller Enhetstillväxt (valuta) om din budget baseras på enheter. Att lämna tillväxtfälten tomma bibehåller samma värde för de följande månaderna.

När du anger en bas- eller tillväxtregel för en månad, blir den startpunkten för alla efterföljande månader och överförs automatiskt mellan år. Att redigera en senare månad etablerar en ny startpunkt därifrån och framåt. Att rensa tillväxtfälten för en senare månad stoppar automatiska ökningar från den punkten. Befintliga värden förblir oförändrade. Månader före din valda startmånad kan lämnas nollställda om du inte behöver dem.

Spara dina ändringar och navigera mellan år för att granska hur de nuvarande reglerna sträcker sig in i framtiden.

Det är viktigt att notera att budgetplanering inte är obligatorisk för att börja använda budgeten. Du kan direkt koppla kostnader eller fakturor till en budget, även om den inte har planerats eller konfigurerats. I sådana fall:

Systemet kommer automatiskt att visa "Budget summary" i en standardiserad månadsöversikt.
Kostnadstabellen kommer också att visas, vilket ger en översikt över de kopplade kostnaderna och fakturorna.

Denna flexibilitet gör att du kan börja spåra finansiell aktivitet omedelbart, även innan budgetkonfigurationsprocessen är slutförd.

Fliken Kostnader visar en tabell som sammanfattar alla transaktioner kopplade till budgeten, organiserade per månad. Varje rad representerar en transaktion som visar kostnaderna för varje månad inom den valda tidsramen. Kostnaderna visas i respektive valuta, med tomma celler som indikerar inga utgifter under den månaden. Denna strukturerade vy hjälper till att analysera utgiftsmönster och hantera budgetar effektivt.

Omräknade rader i månadsdetaljerna. Månadsdetaljerna på fliken "Budget summary" listar intäkts- och kostnadsraderna bakom en månad. En rad som har räknats om från en annan valuta till budgetens valuta visar växelkursen och kursens datum, till exempel Rate 4,9712 EUR/PLN, 2026-09-30, skrivna i din organisations talformat. En rad som har räknats om till fakturans egen kurs visar kursen utan datum. Rader som inte behövde räknas om visar ingetdera. Om du för pekaren över beloppet på en omräknad rad, eller flyttar dit med tangentbordet, visas omräkningen i sin helhet: det ursprungliga beloppet och valutan, varje kurs med sitt datum och det omräknade beloppet. Summorna per valuta under "Converted from", under totalen i en månadsdetalj, visar samma sak vid hovring eller tangentbordsfokus: det ursprungliga beloppet i den valutan, varje använd kurs med sitt datum och den omräknade summan. En valuta som har räknats om med flera kurser listar var och en av dem. Beloppet "Other lines" behövde inte räknas om och visar ingen omräkning. Själva totalen och månadens huvudsiffror blandar valutor och kurser och visar därför ingen omräkning; summorna under "Converted from" är deras förklaring.

Fakturauppgifter i månadsdetaljerna. En kostnadsrad som kommer från en faktura visar, när dokumentet har dem, fakturanumret och KSeF-numret under dokumentets namn, samt fakturans nettosumma bredvid beloppet. Nettosumman beskriver hela dokumentet, så som det bokfördes; den läggs inte till månadens summa, som bara räknar beloppet på raden. Hur kurser väljs beskrivs i Valutor och växelkurser.

Planerade belopp i månadsdetaljerna. Ett klick på ett planerat belopp, i månadsplanen eller i en månads detaljer, listar raderna bakom det per projekt: en rubrik per projekt, med rader utan projekt sist. En rad som kommer från ett kontrakt har en Contract-etikett, kontraktets namn och dess datum, som bara visar Due och datumet när betalningsplanen anger ett. En sådan rad har också en kontraktsikon, Open contract, som öppnar kontraktet som det planerade beloppet kommer från; den visas bara när dina behörigheter låter dig öppna kontrakt. Varje annan planerad rad har en Plan line-etikett och visar "Planned in the budget". Varje rad behåller sitt belopp. Den sista raden visar "Total, equals the planned figure", eller "Listed items do not add up to the figure" när raderna och beloppet skiljer sig åt. Ett planerat intäktsbelopp listar intäktsrader.

Planen bakom en månad. I en budget i läget "Planning" har en månads detaljer ett avsnitt "Where does the plan come from" som listar raderna som utgör månadens plan. Kostnader och intäkter listas separat, var och en bara när den sidan har en plan över noll, och avsnittet är dolt när ingenting är planerat. Raderna läses som under Planerade belopp i månadsdetaljerna: per projekt, varje kontrakt eller planrad med sitt belopp och eventuell valutaomräkning, och en sista rad som bekräftar att de motsvarar det planerade beloppet eller säger att de inte gör det. En mening ovanför anger hur planen placeras: varje planerat belopp räknas i månaden för kontraktets betalningsdatum, eller i den period som angetts för en manuell plan. Varje planrad listas en gång i månadsdetaljerna: där det här avsnittet visas tar det platsen för månadsdetaljernas egen planlista. När du öppnade månaden genom att klicka på dess planerade siffra kommer avsnittet först och är redan öppet. En månad utan plan på den sida du klickade på behåller i stället planlistan och dess tomma läge.

För budgettypen Individuell finns en ytterligare flik för Deltagare tillgänglig, utöver flikarna "Budget summary" och Kostnader. Denna flik låter användare hantera och se individer eller enheter som är kopplade till den specifika budgeten. Deltagare kan läggas till eller tas bort vid behov, vilket säkerställer en tydlig översikt över vem som är involverad i budgetens allokering och hantering.

Vad budgeten omfattar

Ett steg i budgetdialogen, "What should the budget include?", är där du markerar vilka typer av kostnader och intäkter en budget spårar — projekt, kontrakt med betalningsscheman, löner och personalkostnader, intäkter från registrerade timmar samt taggade fakturor. För "Projects" och "Contracts with payment schedules" väljer du också hur budgeten avgör vilka av dem som tillhör den.

Projekt

"Selected projects" — budgeten omfattar de projekt du väljer, och endast dem.
"All projects" — budgeten omfattar varje projekt som inte är arkiverat. Arkiverade projekt ingår inte, och ett projekt som arkiveras faller ur budgeten. Med det här alternativet kan du dessutom lista projekt att undanta, och budgeten omfattar då allt utom de du listar.

En bildtext under väljaren anger vilken av de två reglerna som sparas med budgeten, så det alltid syns om undantag tillämpas.

Kontrakt

"Selected contracts" — budgeten omfattar de kontrakt du väljer, och endast dem.
"All contracts" — budgeten omfattar varje kontrakt.
"All from related projects" — budgeten omfattar varje kontrakt kopplat till ett projekt som budgeten omfattar. Att utöka eller begränsa projektsidan utökar eller begränsar kontraktssidan med den.

"Alla" är en regel, inte en lista

Skillnaden spelar störst roll för sådant som ännu inte finns.

Valda projekt och Valda kontrakt sparar en fast lista. Ett projekt eller kontrakt som skapas senare hamnar utanför budgeten tills någon öppnar budgeten och lägger till det, och inget på skärmen visar det — siffrorna är helt enkelt mindre än hela bilden.

Alla-alternativen sparar i stället en regel, som tillämpas varje gång budgeten läses. Ett projekt som skapas nästa månad ingår i en budget med Alla projekt utan att någon behöver öppna budgeten igen, och ett kontrakt som senare kopplas till ett projekt budgeten omfattar ingår i en budget med Alla från relaterade projekt på samma sätt.

Undantag fungerar på samma sätt. Att undanta ett projekt från Alla projekt sparar regeln "allt utom det projektet" i stället för en lista över vad som fanns vid den tidpunkten, så att projekt som skapas senare fortsätter att omfattas och undantaget fortsätter att gälla.

Ändra en befintlig budget

Att öppna en budget för redigering visar vilket alternativ den använder och behåller det. En budget som byggts upp av en manuellt vald lista behåller den listan och det beteendet tills någon ändrar det.

Att växla till ett av "All"-alternativen lämnar din manuellt valda lista på plats i stället för att kasta bort den, så att växla tillbaka återställer de projekt eller kontrakt du hade valt i stället för att tvinga dig att välja dem igen.

Om du sparar medan budgetens omfattning fortfarande laddas ber dialogen dig att försöka igen om en stund i stället för att spara. Att spara för tidigt skulle kunna ta bort undantag som budgeten är tänkt att behålla och i tysthet utöka den.

Steg som du redan har slutfört kan nås från dialogens stegindikator, och därifrån återvänder du till sammanfattningen. I sammanfattningen har varje rad en egen redigeringsknapp, som öppnar den radens steg.

Raden Period i sammanfattningen visar budgetens datum. En budget utan fasta datum visar i stället innevarande år, till exempel "Current year, 2026 (no fixed dates)", eftersom Flowtly läser en sådan budget från den 1 januari innevarande år till i dag. Etiketten är bara till för läsning: att spara dialogen ger inte budgeten några datum.

Exempel på användningsfall

Hantera återkommande månatliga avdelningskostnader med prognostiserad tillväxt.
Spåra individuella projektbudgetar för olika team eller kunder.
Allokera och övervaka personliga utgiftsgränser för flera deltagare inom en större budget.
Skapa flexibla utgiftsplaner som justeras baserat på enheter eller fasta steg.
Ha en företagsövergripande budget som omfattar varje projekt som inte är arkiverat, inklusive sådana som startas efter att budgeten skapats.
Följ en avdelnings utgifter över alla projekt utom de två som drivs för ett annat kostnadsställe.