Budget-resultaträkning och prognos — Budgetar

Varje budget i Flowtly innehåller en resultaträkningsvy som samlar intäkter, kostnader och saldo på ett ställe. Den här artikeln förklarar hur du öppnar den vyn och vad varje siffra innebär.

Öppna resultaträkningsvyn

Navigera till "Budgets" i huvudmenyn.
Klicka på brickan för den budget du vill analysera.
Välj fliken "Budget summary" (det är standardfliken när du öppnar en budget).

Vyn är uppdelad i en KPI-sektion längst upp, ett diagram nedanför och en nedbrytningstabell.

Huvud-KPI:er

Längst upp i resultaträkningsvyn visas tre nyckeltal för innevarande period:

Värde	Vad det visar
"INCOME"	Totala intäkter kopplade till denna budget under innevarande period (t.ex. betalda kundfakturor länkade till budgeten).
"EXPENSE"	Totala kostnader debiterade denna budget under innevarande period.
"Balance"	Intäkter minus kostnader. Ett positivt saldo innebär överskott; ett negativt saldo innebär att budgeten överskridits.

Avvaktande kontra mottagna: Inom både intäkter och kostnader skiljer Flowtly på belopp som redan mottagits eller betalats och sådana som fortfarande är planerade eller väntar på avräkning. Det gör att du kan separera bekräftade kassaflöden från förväntade kassaflöden direkt. Avvaktande belopp visas med ett ljusare visuellt utseende så att du alltid vet vad som är bekräftat och vad som fortfarande väntar.

Kontrakt med ofullständig faktureringscykel: En budget som planeras utifrån kontrakt hämtar varje kontrakts plan från dess återkommande fakturering: startdatum, intervall och belopp. Saknas något av de tre i ett kontrakt kan dess plan bara räkna de betalningsposter som redan är sparade på det, och månader utan sparad betalningspost kan saknas i planen. Budgetsammanfattningen visar då en varning ovanför huvudsiffrorna, "Some contracts have an incomplete billing cadence", med antalet berörda kontrakt. Varningen anger inte vilka kontrakt det gäller. Den visas inte när alla kontrakts cykler är kompletta.

Återkommande rader från hyresavtal

I organisationer som använder funktionerna för fastighetsförvaltning visar en budget som planeras utifrån kontrakt ett kort "Recurring lines" på fliken Budgetsammanfattning. Det listar varje återkommande avgift som härleds från prisraderna i budgetens hyresavtal, till exempel en driftavgift per m².

Varje rad visar typen av avgift och vad den omfattar, taxan gånger ytan eller antalet platser med de månader den löper, hyresavtalet den kommer från, beloppet per månad, planen för året, den faktiska kostnaden och avvikelsen från planen hittills. Planen är hyresavtalets taxa gånger gällande yta eller antal platser gånger de månader hyresavtalet löper. Den faktiska kostnaden är de inkommande fakturor som kopplas till just den raden via hyresavtalets projekt eller taggar, och avvikelsen jämför den med planen hittills, inte med hela året. En rad som ligger över planen hittills markeras med ord och inte bara med färg.

"not attributable" betyder att radens fakturor inte kan kopplas enbart till den. Det är inte noll, och det visas annorlunda än en riktig nolla.
"no area measured yet" betyder att hyresavtalet saknar uppmätt yta, så raden har ingen plan; dess faktiska kostnad visas ändå. Ytan registreras med ett tillägg, se Kontraktsändringar.
Raden "Total (lines with a plan)" summerar bara de rader som har en plan, och dess faktiska kostnad och avvikelse bara de rader som jämförs.
En fotnot anger datumet planen räknas till, beloppet på rader utan plan och beloppet som inte kunde kopplas till en enskild rad.

Plan, faktisk kostnad och avvikelse anges i budgetens valuta; en rads belopp per månad anger sin egen valuta när den skiljer sig. När budgeten ännu inte har några sådana rader säger kortet det och förklarar att de kommer från driftavgiftspriserna i hyresavtalen. På en budget som inte planeras utifrån kontrakt visas inte kortet.

Plan jämfört med utfall per kategori

Fliken "Budget summary" har ett kort "Plan vs actual by category", som ställer varje kategoris plan mot det som har spenderats på den. En kategori är en tagg på budgetens plan eller kostnader, som på fliken "P&L by tags", och kortet bygger på samma siffror. Det är skrivskyddat. Budgetvalutan anges bredvid titeln, och raden under den, "Selected period", anger början och slutet på den period som kortet täcker. Planerat och utfall täcker båda hela perioden: ingetdera klipps till i dag.

Varje kategori har ett fält som visar hur mycket av dess plan som är förbrukat, och fyra värden:

"Planned" — kategorins plan, summerad över perioden.
"Actual" — kategorins kostnader under perioden.
Remaining — planerat minus utfall. Det blir negativt när planen överskrids.
"Used" — utfall som procent av planerat.

Kategorier över planen står först, med ett rött fält och etiketten "Over plan", så att färgen aldrig är den enda signalen. De övriga kategorierna följer, med störst utfall först. En kategori med kostnader men utan plan visar "no plan": den har inget fält, ett streck i stället för värdena för planerat, återstår och förbrukat, och markeras aldrig som över plan.

Plan som angetts utan tagg och kostnader som saknar tagg lämnas utanför kortet. De är olika pengar, så att para ihop dem skulle jämföra två orelaterade belopp; raden Otaggad på fliken P&L by tags är där de visas.

Kortet säger det i stället för att jämföra när det inte kan:

No plan is stored for this budget yet, so there is nothing to compare the actuals with.
A plan is stored for this budget, but it has no per-category rows, so there is nothing to compare category by category. Planen finns, men ingen del av den är angiven under en tagg.
Some amounts could not be converted to EUR, so the comparison is not shown., med budgetens egen valuta i stället för EUR. En saknad växelkurs skulle annars ställa belopp i olika valutor sida vid sida.

När vissa planrader saknar växelkurs visas jämförelsen ändå, utan dem, och kortet anger hur många som lämnats utanför: Planned lines without an exchange rate are left out of the plan, följt av antalet.

Resultaträkning per taggar och kostnadsgrupper

Under nyckeltalen visar nedbrytningsabellen alla taggar och kostnadsgrupper som tillämpats på transaktioner i denna budget. Varje rad visar:

Tagg / kostnadsgruppnamn — etiketten som användes när transaktionen kategoriserades.
Allokerat belopp — den del av en delad kostnad som tillhör just denna budget. När en transaktion delas mellan flera projekt eller budgetar räknas bara den andel som allokerats hit.

Den här vyn är särskilt användbar när omkostnader (löneskatter, kontorshyra, programvarulicenser) delas upp mellan flera budgetar. Du kan verifiera att din budget bär rätt andel och upptäcka avvikelser utan att lämna resultaträkningsvyn.

Tagg- och kostnadsgruppraderna tilldelas månader på samma grund som nyckeltalen och tidsseriediagrammet nedan (se Vilken månad en kostnad räknas in i). Eftersom alla tre stämmer överens kan en tagges månadsbelopp stämmas av mot de kostnadssummor de ligger under, och en betald kostnad räknas aldrig en gång under sin tagg i en månad och igen som otaggad i en annan.

Budgetar filtrerade på taggar. När en budget är begränsad till en uppsättning taggar visas varje kostnad under den filtertagg som förde in den i budgeten, en rad per tagg. En dokumentrad som bär flera av budgetens taggar delas mellan dem och räknas aldrig två gånger, och taggar utanför budgetens filter får ingenting. I avsnittet per projekt placeras varje dokument på sitt projekt exakt som i budgetsammanfattningen.

Ett dokument som delas med projekt utanför budgeten. När ett kostnadsdokument som budgetens taggar tagit in har en rad i sin projektfördelning på ett av budgetens projekt räknar budgeten det som dess taggar släpper in: hela dokumentet när taggen sitter på dokumentet, bara de taggade raderna när taggen sitter på några av dess rader. En del av beloppet kan tillhöra projekt som budgeten inte omfattar. I Costs by project visar budgetens projekt bara sin egen andel, och resten visas under No project i stället för att fördelas på dem; i en budget med ett enda projekt stannar den på det projektet, som beskrivs nedan. Ett dokument på 1 000, fördelat med 100 på ett budgetprojekt och 900 på ett projekt utanför budgeten, visar 100 på det projektet och 900 under No project. Avsnittet summerar fortfarande till budgetens totala kostnad. Andelen beräknas rad för rad:

En rad med en egen projektfördelning följer den fördelningen.
En rad med ett projekt följer det projektet.
En rad med inget av dem följer dokumentets projektfördelning, liksom ett dokument utan rader.
Ett överstruket projekt i en fördelning får ingenting.

Raderna som listas för ett projekts faktiska kostnad i tabellen By project i Budget summary visar samma andel.

Filtrering på en taggrupps egen tagg. När en budget filtreras på en tagg som har samma namn som sin taggrupp (till exempel taggen Driftskostnader i taggruppen Driftskostnader) räknar budgeten alla taggar i den gruppen, inte bara den. En kostnad som bara är taggad med Administration från den gruppen ingår, så du behöver inte tagga ett dokument två gånger. Kostnaden visas på en egen rad, Administration, och budgetsammanfattningen tar med den också. Versaler, gemener och mellanslag i namnet saknar betydelse. Varje annan filtertagg räknar bara sig själv. När ett dokument har gruppens tagg på dokumentet som helhet och en tagg från gruppen på några av dess rader räknas bara de raderna, precis som när samma tagg finns både på dokumentet och på en rad.

När budgetens visningsvaluta skiljer sig från din organisations valuta visar intäkts- och kostnadspanelerna per projekt i en taggfiltrerad budget sina belopp i den visningsvalutan, precis som nyckeltalen ovanför dem. Varje dokument omräknas till sitt eget datum: en faktura till försäljningsdatumet, ett kostnadsdokument till sin relaterade månad, eller till skapandedatumet om det saknar en. En budget som visas i din organisations valuta behöver ingen omräkning.

Budgetar med ett enda projekt. När en budget omfattar exakt ett projekt visas kostnader som inget dokument placerar på ett projekt under det projektet, som i sammanfattningens tabell Per projekt, i stället för under Inget projekt.

Posterna i ett projekts ursprungsbudget. När tabellen Per projekt i sammanfattningen visar en kolumn Initial budget är ett projekts siffra i den en knapp. Ett klick öppnar en skrivskyddad dialogruta med rubriken Initial budget: och projektets namn, som listar posterna i projektets ursprungsbudget, var och en med sitt namn och sitt planerade belopp i budgetens valuta. Det är de poster som siffran är summerad från. Poster som är markerade som "Reserve" i ursprungsbudgeten listas inte, eftersom siffran utelämnar dem. En post med pris i en valuta utan växelkurs visar No rate i stället för ett belopp. Siffran är vanlig text på raden för kostnader utan projekt och på ett projekt utan ursprungsbudget. Ett projekt utan poster visar This project has no initial budget items., och om posterna inte kan läsas in säger dialogrutan The initial budget items could not be loaded. Själva posterna planeras i projektets Initial budget; se Projektvy.

En plan hämtad från en syskonbudget. När en kontraktsplanerad budget omfattar den handskrivna planen för ett projekt som ligger i en annan budget i samma budgetgrupp visas den planen i resultaträkningen under den tagg som den andra budgeten är filtrerad på, inte under Otaggad. Om den andra budgeten är filtrerad på flera taggar delas planen mellan dem i samma proportion som projektets faktiska kostnader på dessa taggar; om ingen av dess faktiska kostnader ännu bär någon av dem blir den kvar under Otaggad.

Fliken för resultaträkning visar samma siffror som budgetsammanfattningen, uppdelade per tagg och per projekt. För varje period är de totala intäkterna, den totala kostnaden per tagg och den totala kostnaden per projekt lika med sammanfattningens intäkter och kostnader för perioden — intäkterna omfattar bankinbetalningar och obetalda fakturor, inte bara fakturarader, och kostnaderna omfattar obetalda kostnadsdokument. Ett dokument som bär flera taggar på samma nivå delas mellan dem i stället för att räknas fullt under var och en, så raderna summerar alltid till totalen, och en fördjupning summerar alltid till den cell du öppnade. Belopp i utländsk valuta omräknas till budgetvalutan exakt som i sammanfattningen; om en kurs saknas utelämnar resultaträkningen de siffrorna i stället för att addera utländska belopp som om de vore i budgetvalutan. "Plan"-raderna kommer från budgetens egen plan — kontraktens betalningsscheman eller de planerade belopp du målat in per period — så de stämmer med planen i sammanfattningen.

Så läser du tabellen

Över plan. En faktisk kostnad som är högre än sin plan för perioden visas i rött, med ett litet uppåtriktat trendmärke framför beloppet. Håll muspekaren över märket för att se Över plan. Märket finns där eftersom ett negativt belopp också är rött, av ett annat skäl, så färgen ensam skulle inte avslöja vilket av dem du tittar på. En period utan planerat belopp markeras aldrig.
Ofullständiga månader. I en budget som nettar vidarefakturering till hyresgäster mot förbrukningskostnader kan en månad innehålla den vidarefakturering som redan har fakturerats till hyresgästerna medan leverantörens egen faktura ännu inte har lästs in. Vidarefaktureringen överstiger då den kostnad som bokförts för månaden, och nettosiffran skulle se ut som en negativ kostnad. I stället för att bli röd behåller siffran sin vanliga färg och får en orange markering; håll muspekaren över den för att se Vidarefakturering bokförd, leverantörsfakturor ännu inte inlästa. En sådan månad markeras aldrig som över plan. En taggrupp och totalen får markeringen för en månad när någon rad under dem har den, och en årskolumn som innehåller en sådan månad anger det. På fliken "Budget summary" utelämnas dessa månader från jämförelsen mellan plan och utfall, både plan och utfall, och rubriken nämner dem: Ofullständiga månader, utelämnade från jämförelsen med planen.
Var en plan kommer ifrån. Varje planerat belopp i "Costs by tag" är en knapp — under en tagg, under en taggrupp och under totalen. Klicka på en så öppnas en panel om planen: det planerade beloppet kommer först och är markerat, med den faktiska kostnaden för samma period bredvid och den andel av planen som den har förbrukat. Nedanför förklarar "Where this plan comes from" siffran:
- för en tagg eller totalen de planposter som ligger bakom — betalningsschemaposter i kontrakt och manuellt inmatade planbelopp — och dessa poster summerar till det belopp du klickade på. På en kvartals- eller årskolumn är det posterna för varje månad i den;
- för en taggrupp planen för var och en av dess taggar, som tillsammans utgör gruppens plan. Klicka på en tagg för att se dess egna planposter.
En period markerad ingen plan öppnar samma panel, som anger att ingenting var planerat för den perioden. Varje kostnad i den perioden är utgifter utan plan och markeras därför inte som över plan. Där en siffra har en uppdelning av faktiska kostnader tar en omkopplare Plan / Utfall högst upp dig till den.

Om planposterna inte kan summera till beloppet säger panelen det i stället för att lista poster som förklarar en annan siffra. Det inträffar när en manuellt inmatad plan saknar taggar att dela den efter, eller när en del av en taggs plan har hämtats från en syskonbudget. På en månadskolumn erbjuder panelen då hela planen för den månaden i stället.

Totalens plan är budgetens hela plan, inklusive plan som inte angetts under någon tagg, precis som den faktiska totalen omfattar otaggade kostnader.

Med en taggrupp vald innehåller raden Otaggad den del av planen som inte anges under någon av gruppens taggar: plan utan någon tagg alls och plan som bara är taggad i en annan grupp. En tagg som bara är planerad i en annan grupp har därför ingen egen rad i den här gruppens tabell, eftersom dess plan redan ingår i Otaggad. Gruppens rader summerar därmed alltid till den totala planen. Det planerade beloppet på raden Otaggad är en siffra, inte en knapp: det öppnar ingen panel.
Kategorinamn visas en gång. En taggs kortetikett visas bredvid dess namn bara när den tillför något. Om namnet redan innehåller etiketten, till exempel 01 Teknisk förvaltning med etiketten Teknisk förvaltning, visas bara namnet.
Hela tal. Slå på "Whole numbers" ovanför tabellen för att visa belopp avrundade till enheten, utan decimaler. Inställningen ändrar bara hur siffrorna visas: totalerna beräknas fortfarande utifrån de exakta beloppen, så en avrundad total kan avvika med ett från summan av de avrundade raderna. Rader med kostnad per m² behåller sina decimaler. Flowtly kommer ihåg inställningen i din webbläsare, så den ändrar inte vyn för någon annan.

Filtrera och sortera

Använd kolumnrubrikerna för att sortera rader efter namn eller belopp. Om din organisation använder många taggar kan du filtrera efter nyckelord med sökfältet ovanför tabellen.

Att öppna transaktionen bakom en persons kostnad

På fliken "P&L by Person" öppnar ett val av person en panel som listar personens rader med direkta kostnader. En rad som kommer från en banktransaktion bär en plånboksikon, "Open settling transaction", som öppnar den transaktionens egen sida. En rad som kommer från en faktura eller ett annat dokument bär ingen: bakom den finns ingen enskild transaktion att öppna.

Varje sådan rad erbjuder ikonen. Ett tryck hämtar just den ena transaktionen och öppnar den sedan, så ikonen är nedtonad den stund det tar, och transaktionen öppnas i samma flik i stället för i en ny.

Ikonen visas bara där dina behörigheter tillåter transaktionens egen sida, som är öppen för färre personer än panelen själv. Där de inte gör det visar raden fortfarande sin benämning och sitt belopp — bara vägen vidare till transaktionen saknas.

Avvaktande kontra mottagna i detalj

Diagramytan innehåller en växlare som växlar mellan två perspektiv:

Mottagna / betalda — enbart bekräftade transaktioner (fakturor markerade som betalda, banktransaktioner som redan avräknats).
"Awaiting" — bokade men ännu inte avräknade transaktioner (godkända fakturor med väntande betalning, planerade kostnader som ännu inte förfallit).

Att växla mellan de två låter dig stresstesta budgeten: skulle saldot fortfarande vara positivt om alla avvaktande belopp förföll på en gång?

Denna uppdelning beskriver enbart avräkningsstatus. Den ändrar inte vilken månad ett belopp tillhör — en kostnad ligger i den månad dess dokument avser både före och efter att den betalats, och avräkning av den flyttar den från avvaktande till mottagna utan att flytta den mellan månader.

Kortet Awaiting vs received anger den period det summerar. På budgetsidan räknar kortet hela det valda året, så dess rader lyder till exempel "EXPENSE 2026" och "INCOME 2026", och en kostnad som är daterad senare under året ingår. Därför kan det visa mer än ett rubrikkort som stannar vid de perioder som redan har gått. I en månads detaljer omfattar samma avsnitt den månaden och lyder "MONTH EXPENSE" och "MONTH INCOME".

By project i en månads detaljer visar exakta belopp, och varje belopp anger sin valuta, så att de stämmer med resten av detaljerna. På en telefon står varje projekts namn ovanför dess belopp.

På en budget som omfattar projekt räknas en obetald kundfaktura som avvaktande intäkt när dess rad ligger på ett av budgetens projekt. En rad utan projekt räknas till projektet för det kontrakt som fakturan utfärdades under, så en faktura som utfärdats utan projekt på raderna visas ändå på det kontraktets projekt. En rad som anger ett projekt behåller det, vad kontraktet än säger.

Samma regel gäller när budgetens intäkter filtreras på taggar: en taggad kundfakturarad utan projekt räknas till sitt kontrakts projekt, betald eller inte. En taggad rad som inte når något av budgetens projekt — inget eget projekt, ingen projektdelning och inget kontrakt på något av budgetens projekt — utelämnas från intäkterna. När det gör att intäkterna blir tomma säger resultaträkningen det: anmärkningen som förklarar det tomma intäktsavsnittet anger hur många taggade rader som utelämnades och varför. Att ange radens projekt, eller att utfärda fakturan under ett kontrakt på något av budgetens projekt, tar med den; att ändra taggar gör det inte.

En delvis betald kundfaktura delas mellan mottagna och avvaktande intäkter: det som betalats räknas som mottaget och resten förblir avvaktande tills det betalas. En faktura på 1 000 där 400 är betalda visas som 400 mottagna och 600 avvaktande. Den del som fortfarande avvaktar är det som återstår att betala på fakturan efter dess betalningar, eventuell kvittning och eventuell korrigering. En korrigering som själv är kopplad till budgeten räknas på sin egen rad och dras därför inte av från den återstoden en andra gång. En betalning som är kopplad till fakturan utan eget belopp reglerar fakturan helt, och ingenting av den förblir avvaktande.

Hur kostnaden på kortet läggs ihop

På budgetsidan är utgiftsraden på kortet "Awaiting vs received" märkt "documents + team cost". Dess belopp är budgetens hela kostnad för perioden: kostnadsdokument tillsammans med teamkostnad, kostnaden för människors arbete utifrån loggade timmar eller allokeringar. Raden under, "To date, without future or incomplete months", anger den del av kostnaden som räknats hittills, den del som nyckeltalen använder. Stapeln och beloppen "Paid" och "Due" under den räknar bara kostnadsdokument.

Där budgeten följer kostnader slutar kortet med ett block med rubriken "How the cost adds up", följd av perioden. Det listar "Documents (paid + to pay)", därefter "Team cost" och "Net credit moved to income, or rounding" när de inte är noll, och slutar med "Cost". När summan av månaderna eller tabellen "By project" når en annan total anger en rad "Sum of the months" eller "By project table" den totalen, med skillnaden inom parentes. Blocket anger storleken på varje skillnad; det anger ingen orsak.

I en månads detaljvy förklaras siffrorna på samma sätt:

Procentsatsen mot planen anger sin grund. Bredvid procentsatsen på månadens kostnad och intäkt följs beloppet över eller under planen av "vs plan".
Betalt och att betala i kostnadsavsnittet. Ovanför raderna i avsnittet "Expenses" anger filterknapparna "Paid" och "Due" summan av vardera. Ett klick på en knapp listar bara de dokumenten, och totalen under listan blir deras summa; ett nytt klick listar alla rader. Intäktsavsnittet erbjuder "Received" och "Awaiting" på samma sätt.
Teamkostnad för sig. Teamkostnad finns i ingen av knapparna. När månaden har någon står "Team cost" och dess total bredvid knapparna.
Tecknen går ihop. I kostnadsavsnittet läses en kostnad med minus och en kreditering med plus, så ett avsnitt som innehåller båda går ihop på skärmen.
Omräknade belopp. När rader har räknats om från en annan valuta listar "Converted from" under totalen det ursprungliga beloppet per valuta bredvid vad det räknas för i budgetens valuta, och "Other lines" anger resten.
Bara dokument i månadens kort. Månadens avsnitt "Awaiting vs received" är märkt "documents only": teamkostnad visas i avsnittet "Expenses", inte där.
Ett projekts egna rader. I månadens tabell "By project" öppnar ett klick på namnet på ett projekt med kostnad projektets kostnadsrader för månaden. När de listade raderna inte summerar till siffran anger en notering orsaken, till exempel "Part of this figure is logged time or payroll with no line to list."

Senaste budgetrörelser

Kortet Recent budget movements i Budget summary listar de fem senaste rörelserna för det valda året: utgående fakturor och deras betalningar samt budgetens inköpsfakturor och banktransaktioner, var och en markerad Received eller Awaiting. När en faktura är fördelad på flera projekt och raden för budgetens projekt saknar belopp bidrar den raden med ingenting till budgetens siffror, så en betalning som når budgeten endast via den raden listas inte heller. En faktura som getts till ett enda projekt räknas fullt ut även när dess rad saknar belopp, och dess betalning listas.

Raderna bakom ett projekts faktiska kostnad

I tabellen "By project" i "Budget summary" är ett projekts siffra för faktisk kostnad en knapp. Ett klick öppnar en dialogruta, med rubriken Actual cost: och projektets namn, som listar kostnadsraderna bakom siffran för den period som tabellen täcker. Dialogrutan är skrivskyddad. Dess sista rad lyder "Total of listed items", eller "Listed items do not add up to the figure" när raderna och siffran skiljer sig åt.

Dialogrutan anger det när den inte kan lista siffran i sin helhet:

"No cost rows were booked for this project in the selected period."
The figure is not itemised into rows:, följt av orsaken, när siffran inte har några rader bakom sig att lista.
Showing the most recent periods only, med de visade datumen, när tabellen täcker en längre period än dialogrutan öppnar. Raderna kanske då inte summerar till siffran i tabellen.
This period is too long to open as rows. Begränsa budgetens datumintervall och försök igen.
"These rows are not available for this project and period."

Siffran är vanlig text, inte en knapp, på raden för kostnader utan projekt, på ett projekt utan kostnad och på en budget som täcker ett enda projekt när det projektets siffra innehåller kostnader som inget dokument placerar på ett projekt, eftersom dess egna rader inte skulle summera till den.

Tidsseriediagram

Stapeldiagrammet visar ett stapel per kalendermånad. Varje stapel representerar de faktiska intäkts- eller kostnadssiffrorna för den månaden.

Vilken månad en kostnad räknas in i

En kostnad räknas in i den månad som dess dokument avser — den "Related month" som registrerats på transaktionsbilagorna. Det gäller oavsett om dokumentet har betalats, så en kostnad stannar kvar i samma månad när den avräknas.

Två preciseringar gäller:

Ingen relaterad månad på dokumentet. Flowtly faller tillbaka på betalningsdatumet och räknar kostnaden i den månad betalningen registrerades.
En relaterad period som sträcker sig över flera månader. Beloppet fördelas proportionellt över den perioden snarare än att placeras i en enda månad.

Eftersom tilldelningen följer dokumentet snarare än banken drar inte avslutande av en eftersläpning av äldre fakturor i en månad ett års kostnader till den månaden. Varje dokument stannar kvar i den månad det avser, så diagrammets form speglar när arbetet eller leveransen skedde snarare än när kontot avräknades. En månad kan därför bära kostnad även om inga betalningar lämnade kontot under den, och en månad med intensiv avräkning kan visa lite egen kostnad.

Månadsfördelning ändrar bara hur en summa distribueras, aldrig summan i sig. Periodsummor, saldot och förbrukning mätt mot den planerade budgeten räknar samma pengar oavsett när de betalades.

Intäkter följer motsvarande regel: en faktura redovisas i sin försäljningsmånad snarare än den månad klientens betalning anlände.

En korrigering av en fryst månad

En administratör kan frysa de månader som har gått till revisorn, under Frysta budgetmånader i "Settings" → "Advanced" → "Budgets". En fryst månads projektfördelning kan inte längre ändras, så en sen kostnad eller en senare ändring för den månaden bokförs som en korrigering: ett dokument vars "Related month" är en öppen månad och vars fält "Corrects month" anger den frysta månaden. Det fältet visas på ett dokuments panel när organisationen har fryst en månad. Korrigeringen räknas i sin öppna månad, och dess rad i en detaljvy lyder "Correction of <month>".

I en budget som omfattar projekt räknas en korrigering på sina egna projektrader, med deras tecken, oavsett om den har betalats:

En negativ rad är mindre utgift. Den tar bort kostnad från projektet och är aldrig intäkt.
En återbetalning på en korrigering är inte intäkt. Korrigeringens negativa rader tar redan bort beloppet från utgiften, så återbetalningen räknas en gång, som mindre utgift.
Hela korrigeringen räknas direkt. En obetald eller delvis betald korrigering räknas fullt ut som mottagen kostnad, i nyckeltalen och i kostnadstabellen. Den är aldrig avvaktande, och dess betalning skalar inte ned den.

Två fall läses annorlunda:

En återbetalning på en betalning med egen tilldelning. När själva betalningen är tilldelad ett projekt, en konsult eller en budget läser kostnadstabellen den som en betalning. Den visas då som intäkt i den tabellen och som mindre utgift i nyckeltalen.
En budget filtrerad på taggar. En sådan budget läser bara det som bär dess taggar. En korrigering utan någon av dem utelämnas från dess utgift, och en återbetalning på den korrigeringen utelämnas från dess intäkt, tills korrigeringen har taggats.

Plan och utfall för samma månad kan skilja sig åt

Månadsdiagrammet visar två siffror för varje månad — vad som var planerat och vad som faktiskt hände — och de räknas medvetet efter olika datum:

Värde	Räknas efter
"Plan"	datumet på kontraktets betalningsschemapost; för en manuellt inmatad plan den period du angav
"Actual"	dokumentets relaterade månad, som beskrivs ovan

En plansiffra och en utfallssiffra för samma kalendermånad får därför skilja sig åt, och en skillnad mellan dem är inte i sig ett fel. En stor faktura kan hamna i juni eftersom juni är dess relaterade månad, medan junis plan kommer från en schemapost daterad i juni för något helt annat. Båda är riktiga svar på två olika frågor.

Det som har ändrats är att vyn nu säger vilken fråga den besvarade. Klicka på en månadsstapel, en rad i nedbrytningen per projekt eller prognosbrickan, så öppnas en panel som anger grunden innan den listar något och därefter listar de enskilda posterna bakom den siffra du klickade på. Posterna summerar till den siffran — och om de någon gång inte gör det säger panelen det, i stället för att låta dig addera dem själv.

Två fall anger panelen uttryckligen i stället för att visa en tom lista:

En siffra som inte kan specificeras. Ett kontraktsinnehåll eller ett engångsbelopp som bokförts på en period i stället för på en daterad post har inga poster att visa, och panelen förklarar det i stället för att visa ingenting. Prognosen är samma sorts siffra: den är en projektion, inte en summa av dokument.
Ett dokument som delas med andra projekt. Panelen visar denna budgets andel som en procentsats tillsammans med båda beloppen — den del som räknas här och dokumentets fulla värde — eftersom ett dokument som är fullt allokerat till denna budget och ett dokument som aldrig delats är samma tal men olika fakta.

En konsult som också loggar tid räknas en gång

När en budget omfattar personalkostnader är en persons loggade tid redan en kostnad för det projekt den loggades på. Om samma person dessutom fakturerar det arbetet — en konsult vars faktura är allokerad till personen — skulle budgeten annars räkna arbetet två gånger: en gång som loggad tid och en gång som fakturan.

En faktura som är allokerad till en person utelämnas därför från budgetens kostnad på ett projekt där personens loggade tid är kostnadsberäknad, men bara upp till kostnaden för den loggade tiden. Den loggade tiden finns kvar; den del av fakturan som duplicerar den gör det inte, och varje belopp utöver den förblir kostnad. En faktura på 100 000 vid sidan av 1 timme kostnadsberäknad tid à 100 sänker därför projektkostnaden med 100, inte med 100 000. Siffran "EXPENSE", resultaträkningen per tagg, nedbrytningen per projekt, månadspanelen och listan över aktivitetsrader utelämnar alla samma del, så de stämmer fortfarande med varandra.

Bara på projektet där tiden loggades. Tid som loggats på ett annat projekt täcker inte en faktura här.
Bara för personer vars tid är kostnadsberäknad. En underleverantör som får en klumpsumma och inte loggar någon tid behåller fakturan som kostnad.
Bara för arbete. En bil-, utrustnings- eller förmånskostnad som allokerats till personen är inte vad personens loggade tid kostar, och den finns kvar.
Bara när budgeten omfattar personalkostnader. Utan dem är fakturan det enda underlaget för arbetet, och den räknas.
Delas mellan en persons fakturor. Den loggade tiden fördelas på personens fakturor på projektet i datumordning, med fakturans relaterade månad eller dess skapandedatum om den saknar en, och därefter i den ordning fakturorna skapades. Varje faktura tar det som återstår av den loggade tiden, så två fakturor på 50 000 vid sidan av 50 000 kostnadsberäknad tid utelämnar 50 000 totalt, inte 100 000. Fakturor utan datum kommer sist.
I proportion. Om bara en del av en faktura är allokerad till personen utelämnas bara den delen.
Över budgetens hela period. Fakturan jämförs med personens loggade tid över budgetens datum (eller det valda intervallet för en budget utan datum), så den täckta delen förblir utelämnad även en månad då personen råkade logga ingenting. En faktura daterad före budgetens period kan ändå förbruka loggad tid först, så en faktura inom perioden kan behålla mer av sin kostnad än du väntar dig.

Fakturan och den loggade tiden stämmer sällan exakt överens, och det är inte heller meningen: en konsult kan fakturera arbete som ännu inte loggats, eller logga arbete som ännu inte fakturerats. Skillnaden är information om vilken av de två siffrorna som bör kontrolleras, inte ett fel åt något håll.

Var en huvudsiffra kommer från

Under varje huvudkort i budgetsammanfattningen finns en länk för varje siffra som kortet visar. I en budget i läget "Planning" erbjuder kostnads- och intäktskorten "Actual: source and parts", "Plan: source and parts" och "Annual plan: source and parts"; i andra lägen erbjuder de bara "Actual: source and parts". Kortet Net YTD erbjuder "Actual: source and parts" och "Plan: source and parts". Mätaren "SPEND VS INITIAL BUDGET", kortet "Top category" och de prognostiserade brickorna erbjuder "Source and parts".

En länk öppnar en panel med rubriken "Where this number comes from" och, som titel, den siffra den förklarar, till exempel Expense · Actual · to date. Panelen visar först siffran och säger sedan vad den består av:

Vad den summerar. Till exempel de kostnader som registrerats i budgetens månader, omräknade till budgetvalutan, eller planerade intäkter minus planerade kostnader, månad för månad.
Vilka månader. En siffra hittills räknar de månader som har börjat och utelämnar en månad som är markerad som ofullständig. En siffra över hela intervallet räknar varje månad i det valda intervallet, även månader som ännu inte har kommit.

Därunder listas varje månad som bidrar till siffran med sitt belopp, och beloppen summerar till siffran. En månad utan innehåll listas inte. "Show lines for" en månad öppnar raderna bakom månadens belopp: samma rader som månadsdetaljerna listar, med det ursprungliga beloppet, kursen och kursens datum på en omräknad rad. En nettosiffra listar månadens intäktsrader och kostnadsrader för sig, var och en markerad som intäkt eller utgift. Ett klick på en månads belopp öppnar den månadens egna detaljer. Om en del av siffran inte förklaras av månaderna listas den delen som en egen rad, "Not itemised by month (cannot be listed)", med sitt belopp, så att panelen fortfarande summerar till det kortet visar. En siffra utan innehåll säger Nothing recorded in this figure.

Vissa siffror är inte en summa av rader. Deras panel säger This number cannot be listed line by line. och anger skälet:

En prognostiserad siffra beräknas utifrån månaderna hittills; den är en prognos, inte en summa av rader.
Den ursprungliga budgeten är summan av de länkade projektens ursprungliga budgetar, som förs utanför budgeten. Poster som är markerade som "Reserve" i ett projekts ursprungsbudget ingår inte i den.
"Top category" är en summa över en kostnadsgrupp, som budgeten listar per månad i stället för per rad.

Om budgetens månadsuppdelning inte har lästs in säger panelen att delarna inte är tillgängliga.

Så beräknas en härledd siffra

Vissa brickor i budgetsammanfattningen visar en siffra som beräknas i stället för att adderas: mätaren "SPEND VS INITIAL BUDGET" och de prognostiserade brickorna för kostnader, intäkter och resultat. Var och en har en liten ?-knapp bredvid sin etikett. Klicka på den för att se hur siffran beräknas, i tre delar: vad siffran är, vad den beräknas utifrån — med brickans egna belopp och datum — och vad den inte omfattar.

Kostnader mot ursprunglig budget. De faktiska kostnaderna för den valda perioden dividerade med hela den ursprungliga budgeten för de länkade projekten. Den ursprungliga budgeten har inga datum, så i ett flerårigt projekt betyder en låg procentsats inte att lite har förbrukats: kostnader från tiden före den valda perioden räknas inte. För att se förbrukningen sedan projektet startade väljer du ett "Custom range" som börjar vid dess start. För att bedöma utgiftstakten använder du i stället "SPEND VS PLAN".

Prognostiserade kostnader, intäkter och resultat. De faktiska siffrorna för de avslutade månaderna, plus trenden för dessa månader förlängd till slutet av den visade perioden. Intervallet under siffran är det intervall som resultatet hamnar inom med 80 % sannolikhet om trenden håller i sig. När budgetens plan kommer från kontrakt och deras betalningsscheman löper till slutet av den visade perioden stannar de prognostiserade kostnaderna och intäkterna vid det som dessa scheman fortfarande ska betala: om trenden skulle gå förbi det sänks siffran och dess intervall till det. I alla andra fall — en manuellt inmatad plan, eller ett kontrakt vars schema upphör före slutet av perioden eller helt saknar schema — följer prognosen bara trenden. Planen höjer aldrig en prognos, så en stor betalning som planerats till senare flyttar den inte uppåt.

Uppdatera siffror

Budgetsiffror cachar av prestandaskäl. I de flesta fall uppdateras cachen automatiskt när nya transaktioner anländer. Om du behöver tvinga fram en omedelbar omberäkning — till exempel efter massimport av transaktioner — klicka på ikonen "Refresh" i det övre högra hörnet av fliken Budgetsammanfattning. Det rensar cachen för denna budget och beräknar om alla siffror från grunden.

Exempelanvändning

En controller klickar på ett projekts ursprungsbudget i tabellen By project för att se vilka planerade poster siffran består av innan den jämförs med utgifterna.
En projektledare öppnar en kundprojektbudget mitt i kvartalet för att kontrollera om saldot fortfarande är positivt efter att de senaste fakturorna betalats.
En ekonomicontroller kontrollerar en kunds budget efter att kunden betalat en del av en faktura och ser den betalda delen under mottagna intäkter och resten fortfarande som avvaktande.
En finanscontroller använder taggnedbrytningen för att verifiera att kontorshyran är allokerad med rätt 40 %-andel till denna avdelningsbudget snarare än räknad i sin helhet.
En controller för en taggfiltrerad budget hittar den del av en delad leverantörsfaktura som tillhör en annan anläggnings projekt under No project i Costs by project, i stället för tillagd på budgetens eget projekt.
En revisor reglerar ett års utestående leverantörsfakturor i en enda betalningskörning och kontrollerar sedan månadsdiagrammet och finner att varje faktura fortfarande räknas i den månad den avser i stället för ett enda hopp i betalningsmånaden.
En controller som jämför utgifter månad för månad ställer in den relaterade månaden på varje inkommande dokument så att kostnader stämmer överens med de perioder de tillhör, oavsett när leverantören faktiskt betalas.
En controller registrerar en leverantörs sena återbetalning för en fryst månad som en korrigering i den öppna månaden och ser utgiften sjunka den månaden utan att någon intäkt läggs till.
En projektledare öppnar ett projekts faktiska kostnad i tabellen "By project" för att se vilka fakturor och kostnader den består av, innan en överskridning ifrågasätts.
En fastighetsförvaltare öppnar en byggnads budget och hittar städning överst i "Plan vs actual by category", markerad som över plan, innan hen öppnar P&L by tags för att se vilka månader som orsakade det.