Budgetaviseringar

Flowtly kontrollerar dina budgetar åt dig och talar om när en budget avviker från planen, så att du slipper öppna budgetsidan för att ta reda på det. Du får en avisering när utgifterna ligger före planen, eller när den marginal som budgeten planerades ge inte längre finns kvar.

Aviseringar kommer som notiser: i klockmenyn högst upp i arbetsytan och som pushnotis på de enheter där du har tillåtit det.

När aviseringar skickas

Flowtly utvärderar varje budget en gång om dagen, på morgonen. En budget kontrolleras över sin egen planeringsperiod, och den period som kontrolleras är den som pågår just nu, så ett problem rapporteras medan du ännu kan agera i stället för efter att perioden har stängts. Den period som precis har avslutats kontrolleras också, eftersom sena fakturor och kategorisering fortsätter att ändra dess siffror en tid.

Varje budget skickar högst en notis per villkor och dag. Om inget har ändrats skickas ingenting.

Vad som utlöser en avisering

Tre villkor ger en notis.

• Utgifter över plan. De kostnader som bokförts mot budgeten överstiger det som planerats för perioden med mer än 10 %. Över 30 % över plan markeras aviseringen som kritisk.
• Marginal under målet. För en period som har avslutats ligger den marginal som budgeten faktiskt gav minst 5 procentenheter under den marginal den planerades ge. Ett gap på 15 punkter eller mer är kritiskt.
• Marginal i riskzonen. För den period som fortfarande pågår överstiger de hittills bokförda kostnaderna redan de planerade kostnaderna med minst 5 % av de planerade intäkterna. Med andra ord: även om varje planerad faktura betalas i sin helhet ligger marginalen redan så mycket under planen. Ett gap på 15 punkter eller mer är kritiskt.

En budget utan plan för perioden ger ingenting, och det gör inte heller en budget som bara planerar en sida av bokföringen när kontrollen kräver båda. Intäkter som kommer senare än planerat är inte en avisering i sig: en underuppnådd månad syns genom marginalkontrollerna, inte som en separat notis.

Varje notis anger budgeten och perioden, visar det faktiska värdet mot det planerade och hur stort gapet är, och föreslår ett enkelt nästa steg. Den länkar direkt till budgeten så att du kan se detaljerna bakom. Den anger aldrig en orsak, och den ändrar aldrig en budget, en plan eller en fördelning.

Vem som får en avisering

En budget kan ha en egen lista över mottagare av aviseringar. När den listan är angiven är det bara dessa personer som får en notis.

När den inte är angiven går aviseringen till alla i organisationen som kan hantera budgetar. En administratör eller ägare kvalificerar sig, eftersom de rollerna inkluderar budgethantering.

Mottagarna kontrolleras på nytt när aviseringen skickas. Den som inte längre har åtkomst till budgeten, eller som har lämnat organisationen, hoppas över.

Upprepningar och avfärdande

Samma avisering skickas inte igen dag efter dag. När ett villkor väl har rapporterats hör du om det igen först när det blir märkbart värre: när det eskalerar från varning till kritiskt, eller när det försämras med minst ytterligare 10 punkter utöver det värde du senast fick veta.

Om en budget kommer tillbaka inom planen skickas ingenting för att meddela det. Villkoret stängs helt enkelt, och om det återkommer senare rapporteras det på nytt som en ny avisering.

Om du avfärdar en avisering förblir den avfärdad för dig. Du får ingen ny notis om den om den inte eskalerar till kritisk, vilket är ny information snarare än en upprepning.

Stänga av aviseringar

Det finns två sätt att stoppa notiser om budgetaviseringar.

• Per budget. Proaktiva aviseringar kan stängas av för en enskild budget av någon som kan hantera budgetar. De är på som standard för varje budget som har en plan.
• Tyst period för hela organisationen. Medan organisationen befinner sig i sin tysta period för notiser skickas ingenting. En avisering som uppstod under den tysta perioden levereras vid den första kontrollen efter att fönstret har stängts, så den försenas i stället för att gå förlorad.

Att tysta via notisinställningarna påverkar bara leveransen. Aviseringen visas fortfarande i notislistan i appen, och villkoret syns fortfarande på själva budgeten.

När siffrorna kan vara ofullständiga

Budgetaviseringar är bara så aktuella som data bakom dem. Varje avisering anger det datum som siffrorna är aktuella till.

En avisering anger att siffrorna kan vara ofullständiga när bank- eller importdata inte har kommit in nyligen, när perioden innehåller transaktioner som inte är tilldelade någon budget (antalet anges), eller när inga bank- eller importdata alls har kommit in. En avisering med någon av dessa anmärkningar markeras aldrig som kritisk: en ofullständig bild rapporteras som en varning, eftersom den slutliga siffran mycket väl kan vara bättre än den ser ut.

Om det här händer ofta, kontrollera bankanslutningen och tilldela de utestående transaktionerna till en budget. Aviseringarna blir skarpare så fort underliggande data är kompletta.

Exempel på användningsfall

• Få veta att ett kundprojekt har gått över sin kostnadsplan medan månaden fortfarande pågår, i stället för när böckerna stängs.
• Upptäcka att ett abonnemangsavtal har slutat täcka det arbete som levereras mot det, före nästa förnyelsesamtal.
• Skicka en avdelnings budgetaviseringar till avdelningschefen i stället för till alla budgetansvariga i organisationen.
• Hålla en hårt planerad kampanjbudget under uppsikt utan att öppna den varje dag.