Kontraktsändringar

Flowtlys redaktionsteam4 min

En ändring anger vad ett kontrakts siffror blev och från vilket datum. Själva kontraktet behåller de värden det ingicks med; varje ändring anger de värden som gäller från dess ikraftträdandedatum och framåt.

Den vanliga orsaken är en siffra som det undertecknade kontraktet inte innehåller. På ett hyresavtal med inredningsanpassning är hyran ett pris per m², och ytan mäts först sedan lokalen har överlämnats, så siffran som avgör hyran kommer senare. En ändring är platsen där den siffran registreras. En hyresöversyn, ett nytt slutdatum eller ett ändrat belopp per period registreras på samma sätt.

Var du hittar den

Öppna ett sparat kontrakt från kontraktslistan. Avsnittet Ändringar finns under Priser och finns på varje sparat kontrakt, även ett som aldrig har ändrats: ett kontrakt utan ändringar anger det och behåller det värde det ingicks med.

Varje ändring i listan visar:

  • Från och datumet då den träder i kraft
  • Värde - kontraktsvärdet efter ändringen
  • Yta i m², eller Ingen yta registrerad
  • Per period - beloppet för en period, när ändringen anger ett
  • anteckningen, när en har skrivits

Den senaste ändringen visas först.

Skapa en ändring

Skapa en ändring är tillgängligt för personer som hanterar kontrakt eller budgetar. Det öppnar ett formulär med dessa fält:

  • Gäller från - obligatoriskt.
  • Kontraktsvärde efter - obligatoriskt, i kontraktets valuta och större än noll.
  • Yta efter (m²)
  • Kostnad för en period
  • Start och Slut - kontraktets löptid efter ändringen.
  • Anteckning

En ändring anger hela bilden, inte skillnaden

En ändring registrerar vad siffrorna är från ikraftträdandedatumet, inte vad som ändrades. Ett fält som lämnas tomt registreras som utan värde efter ändringen; det betyder inte ”oförändrat”.

Därför öppnas formuläret redan ifyllt med det som gäller i dag: nuvarande kontraktsvärde, yta, belopp per period och datum. För att registrera en uppmätt yta anger du ytan och lämnar resten som det är. Att tömma ett fält är ett medvetet uttalande om att kontraktet inte har något sådant värde från det datumet - en ändring med tomt Slut registrerar till exempel ett kontrakt utan slutdatum.

Listan gör samma skillnad synlig: en ändring som lämnar ytan tom visar Ingen yta registrerad i stället för att dölja ytan.

Rätta en ändring

En ändring kan inte redigeras. Den är en registrering av vad som överenskoms vid en viss tidpunkt, så en felaktig ändring rättas genom att den tas bort och att den rätta skapas. Personer som kan skapa ändringar ser en raderingsknapp bredvid varje ändring. Borttagningen sker direkt, utan bekräftelsesteg.

Prissätta en rad efter den uppmätta ytan

En yta ensam ändrar ingenting på prisraderna. Varje sparad rad under Priser har en omkopplare, Prissatt efter uppmätt yta, som anger att raden multipliceras med kontraktets yta i stället för med sin egen kvantitet.

  • Med en gällande yta visar raden gällande yta: och ytan, och dess summa på kontraktet beräknas utifrån den ytan. Den gällande ytan är den från den senaste ändringen som har trätt i kraft, eller kontraktets egen yta om det aldrig har ändrats.
  • Utan yta ännu visar raden ingen yta uppmätt ännu - skapa en ändring, och dess summa förblir ofullständig. Det är det normala tillståndet mellan undertecknande och överlämnande. Flowtly faller inte tillbaka på radens egen kvantitet, eftersom det är den siffra omkopplaren finns för att ersätta.
  • En rad med omkopplaren avstängd använder fortfarande sin egen kvantitet, och en fast avgift förblir en fast avgift.

Omkopplaren ställs in per rad eftersom ett hyresavtal rutinmässigt prissätter hyran per m² och en fast avgift, till exempel ett marknadsföringsbidrag, som ett fast belopp i samma dokument.

Användningsexempel

  • Registrera den uppmätta ytan på ett hyresavtal med inredningsanpassning: efter överlämnandet mäter lokalen 850 m². Skapa en ändring som träder i kraft från överlämnandedatumet, ange 850 i Yta efter (m²), behåll övriga siffror som de är ifyllda och slå på Prissatt efter uppmätt yta för hyresraden.
  • Markera hyresraden före mätningen: slå på Prissatt efter uppmätt yta för hyresraden när kontraktet registreras, så att den visar ingen yta uppmätt ännu och förblir synligt ofullständig tills ytan är registrerad.
  • En hyresöversyn: skapa en ändring från översynsdatumet med det nya kontraktsvärdet och beloppet per period; de tidigare siffrorna finns kvar i listan som historik.
  • Förlänga löptiden: skapa en ändring med det nya Slut-datumet och lämna värde och yta som de är.
  • Rätta en felskriven ändring: ta bort den och skapa den på nytt med rätt siffror.

Kopplingskarta

Hänvisar tillFörbrukarHärleds frånDel avPlanerat mot utfall
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
invoice faktureras till counterparty. invoice beskattas av tax-group. cost belastar budget. cost ska betalas till counterparty. bank-transaction avstämd mot invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract schemalägger payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract avtalad med counterparty. contract kopplad till budget. contract beställer purchase-order-line. contract ändrat genom contract-amendment. contract föreskriver contract-clause. purchase-order-line prissätter position. purchase-order-line estimerat mot time-entry. budget raises budget-alert. budget omfattar project. counterparty som standard till budget. counterparty som standard till project. invoice faktureras från project. set-off-declaration kvittar invoice. set-off-declaration lämnad till counterparty. project länkad till budget. tenant-turnover rapporterad av counterparty. tenant-turnover yta hämtad från contract. utilities-statement calculated for contract. lead blir counterparty. deal såld till counterparty.faktureras tillbeskattas avbelastarska betalas tillavstämd motimportsschemaläggerinvoiced asavtalad medkopplad tillbeställerändrat genomföreskriverprissätterestimerat motraisesomfattarsom standard tillsom standard tillfaktureras frånkvittarlämnad tilllänkad tillrapporterad avyta hämtad fråncalculated forblirsåld tillFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartMMomsgrupp — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppKKostnad — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostnadBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalningspost — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalningspostOOrderrad — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrderradKKontraktsändring — What a contract's value, area, per-period amount and dates are from a given date. It states the whole picture rather than the change, and the contract keeps its as-agreed values.KontraktsändringFFaktureringsklausul — A rule a contract states about how its invoices are raised, such as which exchange rate converts the amount, quoted in the contract's own words. It informs the invoice; it is never applied automatically.FaktureringsklausulPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionTTidrapport — What actually happened — work time logged against a project.TidrapportBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektKKvittningsförklaring — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.KvittningsförklaringHHyresgästomsättning — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.HyresgästomsättningUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementPPotentiell kund — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potentiell kundAAffär — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affär