Så skyddas dina data

Den här sidan beskriver skyddet kring de data som din organisation lagrar i Flowtly: var de lagras, hur en organisation hålls åtskild från en annan, hur de krypteras, hur de säkerhetskopieras och var du hittar de dokument som rör personuppgifter enligt GDPR. Sidan beskriver bara åtgärder som finns på plats.

Var dina data lagras

Flowtly körs på Google Cloud. Applikationsservrarna, databasen, filerna du laddar upp och det kortlivade cacheminnet finns alla i en och samma Google Cloud-region i Belgien, inom Europeiska unionen.

När Flowtly läser texten i ett dokument som du laddar upp, till exempel en faktura eller ett kvitto, görs den läsningen av Googles AI-tjänst i samma region.

Varje organisation hålls åtskild

Varje organisation i Flowtly har en egen databas för sina arbetsdata: personer, projekt, kunder, ekonomi och dokument. Det som måste fungera över organisationsgränserna, till exempel användarkonton, organisationsmedlemskap och inloggningsposter, lagras i en separat delad databas.

Varje förfrågan till Flowtly anger vilken organisation den gäller. Innan något läses för din räkning kontrollerar Flowtly att du är medlem i den organisationen. Om du inte är det avvisas förfrågan. En förfrågan som inte anger någon organisation når ingen organisations arbetsdata alls: Flowtly vägrar öppna en organisations databas som inte har angetts, i stället för att falla tillbaka på en standarddatabas.

Aviseringar i appen följer samma gräns. En avisering som är avsedd för en person kan bara läsas av den personen, och en som är avsedd för en organisation bara av personer som är inloggade i den organisationen. Meddelanden om Flowtly självt visas för alla.

Kryptering

Under överföring. Flowtly levereras bara över HTTPS. En förfrågan som kommer in över vanlig HTTP omdirigeras till HTTPS innan något utbyts. Bakom Flowtly är även anslutningen mellan applikationen och databasen krypterad, och databasen accepterar den bara från en klient som presenterar ett betrott certifikat.

I vila. Databasen, dess säkerhetskopior och dina uppladdade filer lagras på Google Cloud, som krypterar lagrade data som standard.

Nycklarna och lösenorden som Flowtlys egna tjänster använder förvaras i ett hanterat hemlighetsarkiv, inte i applikationens kod.

Filer du laddar upp

Uppladdade filer förvaras i privat lagring. Offentlig åtkomst är blockerad på lagringsnivå, så en fil kan inte göras offentligt nåbar via en länk eller en delningsinställning, vare sig av misstag eller på annat sätt.

Lagringen behåller tidigare versioner av en fil. Att ersätta eller radera en fil förstör inte omedelbart den version som fanns innan.

Säkerhetskopior

Databasen säkerhetskopieras automatiskt varje dag, och de 30 senaste säkerhetskopiorna sparas. Vid sidan av de dagliga säkerhetskopiorna registreras varje ändring löpande, vilket gör att databasen kan återställas till en vald tidpunkt nyligen, inte bara till det ögonblick då en säkerhetskopia togs.

Databasen är också skyddad mot radering: den kan inte tas bort med ett enda kommando, av misstag, utan att skyddet först stängs av avsiktligt.

Skydd framför Flowtly

Varje förfrågan passerar en brandvägg för webbapplikationer innan den når Flowtly.

Automatiska sökningar avvisas. De genomsökningar som svepar över internet efter sårbar programvara når aldrig Flowtly.
Ovanlig trafik övervakas av ett adaptivt skydd mot överbelastningsattacker.
Förfrågningar som ändrar data har en hastighetsbegränsning per adress. En adress som skickar för många under en minut avvisas, och en som fortsätter blockeras en tid.

Upprepade misslyckade inloggningar bromsas också: efter för många pausar Flowtly ytterligare försök en tid, som Logga in beskriver.

Flowtly lagrar aldrig ditt lösenord i sig, bara en enkelriktad hash av det. Utöver lösenordet kan en organisation kräva multifaktorautentisering för alla, eller låta sina medlemmar logga in via enkel inloggning (single sign-on) med Google Workspace eller Microsoft. Logga in och Multifaktorautentisering täcker båda.

Vem som kan se vad inom din organisation

Skydden ovan håller andra organisationer ute. Inom din egen organisation avgörs åtkomsten av roller: vad var och en kan se och ändra följer de roller som en administratör ger dem. Behörigheter förklarar hur roller fungerar.

Viktiga åtgärder registreras. Granskningsloggen visar vem som ändrade vad och när, och varje inloggning registreras tillsammans med nätverket den kom från. Som standard sparar Flowtly bara nätverksprefixet för adressen, inte hela adressen; en administratör kan ändra det under "Settings" → "Security", som Säkerhetsinställningar beskriver.

Din organisation kan lagra personuppgifter i Flowtly, till exempel uppgifter om anställda, kandidater eller kunder. Villkoren för hur Flowtly behandlar dessa uppgifter för din organisations räkning anges i dokument som publiceras i sin helhet på flowtly.eu:

Personuppgiftsbiträdesavtalet
de Tekniska och organisatoriska åtgärderna som hör till det
Integritetspolicyn

Sidan Säkerhet på flowtly.eu samlar samma dokument för en upphandling eller säkerhetsgranskning.

Om du vill att ett konto, eller en hel organisation, ska raderas, se Radera ditt konto och dina data.

Exempel på användning

Besvara en kunds säkerhetsenkät: Använd den här sidan för var data lagras, hur organisationer hålls åtskilda och hur säkerhetskopiering fungerar, och bifoga det publicerade personuppgiftsbiträdesavtalet och de tekniska och organisatoriska åtgärderna för de avtalsmässiga villkoren.
Kontrollera dataplacering för en GDPR-bedömning: Flowtlys databas och filerna du laddar upp lagras i en Google Cloud-region i Belgien, inom Europeiska unionen.
Lugna ett team om uppladdade dokument: Avtal, lönespecifikationer och fakturor som laddas upp till Flowtly finns i privat lagring som inte kan göras offentlig.
Förklara vad en säkerhetskopia omfattar: Databasen säkerhetskopieras dagligen och de senaste 30 säkerhetskopiorna sparas, och den kan också återställas till en vald tidpunkt nyligen.
Skärpa inloggningen för hela organisationen: Kräv multifaktorautentisering eller enkel inloggning (single sign-on), så att ett läckt lösenord ensamt inte räcker för att ta sig in.