Företagspolicyer

Företagspolicyer är de interna regler som en organisation skriver ned och håller aktuella — hantering av ledighet, rätt till förmåner, utgiftsgränser, användning av utrustning. Alla anställda kan läsa dem. Bara en administratör kan skriva dem.

Varje policy är en sida med en permanent identifierare, och dess lydelse sparas som en serie versioner. En version bär det datum då den trädde i kraft, så att sidan kan besvara den fråga som är viktig när en regel har ändrats: vad gällde den 15 mars? Tidigare lydelse skrivs aldrig över och raderas aldrig — den förblir läsbar under sitt eget datum, vilket är det som gör en policy användbar som underlag månader senare.

Läsa en policy

Policylistan visar alla policyer i organisationen. När du öppnar en visas den version som gäller idag, med startdatumet bredvid titeln.

Versionshistoriken bredvid sidan listar varje version och märker upp var och en:

• "In force" — den lydelse som gäller idag. Det finns exakt en.
• "Archived" — lydelse som gällde tidigare och som sedan har ersatts. Fortfarande läsbar.
• "Scheduled" — lydelse som har skrivits men vars startdatum ännu inte har kommit. Den gäller inte ännu, även om vem som helst kan öppna och läsa den.

Om du väljer en arkiverad version öppnas den med ett meddelande som tydligt säger att den inte är dagens regel. Om du sätter datumet "As of" till en dag i det förflutna visas vad som gällde den dagen.

Policyer länkar till varandra. En länk i en policy leder alltid till den version av målet som gäller när du följer den, aldrig till den lydelse som gällde när länken skrevs.

Skriva en policy

Dessa åtgärder visas bara för administratörer. Alla andra ser samma sidor utan dem.

"New policy" skapar sidan. Den ber om en titel och en identifierare. Identifieraren är det som andra policyer använder för att länka hit, och den kan inte ändras efteråt — ingenting registrerar vilka policyer som länkar till en viss sida, så ett namnbyte skulle bryta de länkarna i det tysta.

"Rename" ändrar bara titeln, av samma skäl.

"Publish version" lägger till en ny version. Den ber om lydelsen och det datum då den träder i kraft:

• "Today" — den blir omedelbart den gällande versionen, och den föregående arkiveras.
• Ett framtida datum — den sparas som schemalagd. Den nuvarande lydelsen är fortfarande den som visas som gällande tills det datumet kommer, och redigeraren säger det när ett framtida datum väljs. Så förbereds en regeländring som aviserats i förväg, utan att den träder i kraft för tidigt.

Publicering lägger alltid till. Det går inte att redigera eller radera en publicerad version, och det är avsiktligt: en version som kunde ändras i efterhand kunde inte längre besvara vad som gällde i mars, och en som kunde raderas skulle besvara det fel. En rättelse publiceras som en ny version, precis som ett tillägg fungerar på papper.

En administratör kan ändå dra tillbaka en hel policy. Den försvinner då från listan och kan inte längre öppnas.

Policyer skickar ingen avisering när en version publiceras, samlar inte in bekräftelser på att de har lästs och signeras inte. Ett startdatum ändrar bara vilken lydelse som visas som gällande. Elektroniska signaturer är en separat funktion i Dokumenthantering.

Exempel på användningsfall

• Publicera ledighetspolicyn så att varje anställd kan läsa de aktuella reglerna utan att fråga.
• Besvara en revisors fråga om vilken förmånsregel som gällde den dag en betalning gjordes.
• Förbered nästa kvartals utgiftsgränser i förväg, daterade den första i månaden; fram till dess ser de anställda fortfarande de nuvarande gränserna som de gällande.
• Rätta ett fel i den nuvarande lydelsen genom att publicera en rättad version, så att registret över vad som tidigare gällde förblir intakt.
• Länka utrustningspolicyn från onboardingpolicyn så att en ny anställd följer en sida vidare till nästa.